П`ЯТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
^————————————————————————
П О С Т А Н О В А
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И

15 вересня 2026 р. | м. Одеса | Справа № 420/43261/25

| Головуючий в 1 інстанції: Єфіменко К.С. Дата і місце ухвалення: 13.07.2026р., м. Одеса
Колегія суддів П`ятого апеляційного адміністративного суду 
у складі:
головуючого – Ступакової І.Г.
суддів – Бітова А.І.
– Лук`янчук О.В.

розглянувши в порядку письмового провадження в місті Одесі адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області на рішення Одеського окружного адміністративного суду від 13 липня 2026 року у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,-

В С Т А Н О В И Л А :

У грудні 2025 року ОСОБА_1 звернувся до суду з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області, в якому просив суд: 
- визнати дії Головного управління пенсійного фонду України в Житомирській області щодо відмови в зарахуванні ОСОБА_1 трудового стажу за період з 10.07.1985 р. по 01.04.2000 р. протиправними.
- скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області №155050001624 від 07.07.2025р. про відмову в призначенні пенсії за віком та зобов`язати ГУ ПФУ в Житомирській області та повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 30.06.2025 про призначення пенсії, зарахувавши до страхового стажу період роботи з 10.07.1985 p по 01.04.2000 р.
- встановити факт належності ОСОБА_1 архівної довідки №01-46-307 від 02.05.2025 р., виданої начальником відділу трудового архіву виконавчого комітету Березівської міської ради Одеської обл. Вікторією Сюзєвою.
В обґрунтування позовних вимог позивач зазначав, що позивач звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області із заявою про призначення дострокової пенсії за віком. Однак, рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області позивачу відмовлено в призначенні пенсії у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. Вважаючи рішення протиправним позивач звернувся до суду з цим позовом.
Рішенням Одеського окружного адміністративного суду від 13 липня 2026 року позов ОСОБА_1 задоволено.
Визнано протиправним і скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області №155050001624 від 07.07.2025р. про відмову в призначенні пенсії за віком ОСОБА_1 ..
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Житомирській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 період роботи з 10.07.1985 p по 01.04.2000 р. згідно трудової книжки від 28.03.2000 НОМЕР_1 та повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 30.06.2025 року про призначення пенсії з урахуванням правової оцінки, наданої судом у даному рішенні.
Не погоджуючись з вказаним рішенням, Головне управління Пенсійного фонду України в Житомирській області подало апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на неправильне застосування судом першої інстанції норм матеріального права та порушення норм процесуального права, просить скасувати рішення від 13.07.2026 р. та ухвалити нове рішення, яким у задоволенні позову ОСОБА_1 відмовити. 
В своїй скарзі апелянт зазначає, що розглянувши заяву позивача з наданими документами, відповідачем не зараховано до страхового стажу період трудової діяльності з 10.07.1985 року по 01.04.2000 року відповідно до записів трудової книжки від 28.03.2000 року НОМЕР_1 , оскільки період трудової діяльності не відповідає даті заповнення трудової книжки, а також наказ про прийняття на роботу від 27.04.1987 року, що не відповідає даті прийняття на роботу (10.07.1985).
Вищезазначений період трудової діяльності не зараховано згідно довідки від 02.05.2025 року №01-46-307, оскільки наказ на прийняття на роботу від 27.04.1987 року не відповідає даті прийняття на роботу 10.07.1985 року, також ім`я та по батькові зазначено не в повному обсязі. Довідка потребує підтвердження первинними документами.
Справу розглянуто судом апеляційної інстанції в порядку письмового провадження на підставі п.3 ч.1 ст.311 КАС України.
Розглянувши матеріали справи, заслухавши суддю-доповідача, перевіривши законність і обґрунтованість судового рішення в межах позовних вимог і доводів апеляційної скарги, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню.
Судом першої інстанції встановлено та матеріалами справи підтверджено, що ОСОБА_1 30.06.2025 року звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області із заявою про призначення пенсії за віком.
Після реєстрації заява позивача відповідно до принципу екстериторіальності була розглянута Головним управлінням Пенсійного фонду України в Житомирській області.
За результатами розгляду заяви та доданих документів Головним управлінням Пенсійного фонду України в Житомирській області прийнято рішення №155050001624 від 07.07.2025 року про відмову у призначенні пенсії ОСОБА_1 ..
Відповідно до рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області №155050001624 від 07.07.2025 року:
за доданими документами до страхового стажу не зараховано період трудової діяльності з 10.07.1985 по 01.04.2000 згідно трудової книжки від 28.03.2000 НОМЕР_1 , оскільки період трудової діяльності не відповідає даті заповнення трудової книжки та наказ на прийняття від 27.04.1987 не відповідає даті прийняття на роботу. Вищезазначений період трудової діяльності не зараховано згідно довідки від 02.05.2025 №01-Н6-307, оскільки наказ на прийняття на роботу від 27.04.1987 не відповідає даті прийняття на роботу також ім`я та по батькові зазначено не в повному обсязі. Довідка потребує підтвердження первинними документами. Період частково зараховано згідно Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування про сплату страхових внесків;
за доданими документами до страхового стажу не зараховано період трудової діяльності з 01.03.2008 по 31.08.2008 згідно трудової книжки від 28.03.2000 НОМЕР_1 , оскільки даний період відсутній в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування про сплату страхових внесків.
Позивач вважає зазначене рішення протиправним та за його скасуванням звернувся до суду.
Суд першої інстанції, задовольняючи позов, виходив з того, що однією з підстав для призначення пенсії за віком є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Відповідачем не враховано, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці. 
Працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком.
Колегія суддів погоджується з такими висновками суду першої інстанції виходячи з наступного.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначає Закон України Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV (далі – Закон №1058-IV).
Згідно з частиною 1 статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Частиною 2 статті 24 Закону №1058-IV визначено, що страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
Статтею 62 Закону України від 05.11.1991 № 1788-XII «Про пенсійне забезпечення» (далі Закон № 1788-XII) встановлено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до статті 48 Кодексу Законів про працю України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, установі, організації. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації.
Згідно з абзацом 1 частини 3 статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж обчислюється в місяцях. Неповний місяць роботи, якщо застрахована особа підлягала загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню або брала добровільну участь у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови, що сума сплачених за цей місяць страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати, є не меншою, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж враховується в одинарному розмірі, крім випадків, передбачених цим Законом (абзац 9 частини 3 статті 24 Закону №1058-IV).
Згідно Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємства, в установах і організаціях, затвердженою постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 року №162 (далі -Інструкція №162).
Згідно п.1.1. Інструкції №162 трудова книжка є основним документом про трудової діяльності робітників та службовців.
Трудові книжки ведуться на всіх робітників і службовців державних, кооперативних та громадських підприємств, установ та організацій*, які пропрацювали понад 5 днів, у тому числі на сезонних та тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Відповідно до п.2.2. Інструкції №162 заповнення трудової книжки вперше виробляється адміністрацією підприємства у присутності працівника пізніше тижневого терміну від часу прийому працювати.
У трудову книжку вносяться:
відомості про працівника: прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;
відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
відомості про нагородження та заохочення: нагородження орденами та медалями, присвоєння почесних звань; заохочення за успіхи у роботі, що застосовуються трудовим колективом, а також нагородження та заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку та статутами про дисципліну; інші заохочення відповідно до чинного законодавства;
відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
Стягнення до трудової книжки не записуються.
Пунктом 2.3. Інструкції №162 встановлено, що всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження та заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - у день звільнення повинні точно відповідати текст наказу (розпорядження).
Згідно з п.4 Постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 року №301 (далі - Постанова №301) відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Відповідно до п.1 Інструкції «Про порядок ведення трудових книжок», затвердженої Наказом Міністерство праці України, Міністерство юстиції України, Міністерство соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (далі - Інструкція №58) трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п`ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Згідно п.2.2. Інструкції №58 заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, на стажування.
До трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження.
Пунктом 2.11. Інструкції передбачено, що відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження.
В свою чергу за п.2.12. Інструкції після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Відповідно до п.2.13. Інструкції зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім`я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім`я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім`я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
За змістом наведених норм відповідальним за заповнення трудової книжки є роботодавець.
В той же час, Верховний Суд у постанові від 24.05.2018 у справі №490/12392/16-а звернув увагу, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
У постанові від 06.03.2018 у справі №754/14898/15-а Верховний Суд дійшов висновку, що підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
Також, у постанові Верховного Суду від 06.02.2018 у справі № 677/277/17 вказано, що відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, яка звернулася за пенсією а отже, й не може впливати на її особисті права.
В постанові Верховного Суду від 21.02.2018 №687/975/17 йдеться, зокрема, про таке: «на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Відсутність посилання чи неточних записів у первинних документах по обліку трудового стажу та нарахуванню заробітної плати на конкретну посаду, яку займав позивач у той чи інший період його роботи у підприємстві за наявності належним чином оформленої трудової книжки, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пільгової пенсії за віком, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком на пільгових умовах відповідно до ст. 13 Закону України «Про пенсійне забезпечення».
Також Верховний Суд неодноразово наголошував на тому, що працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці. Така правова позиція викладена, зокрема, в постанові Верховного Суду від 11.05.2022 у справі №120/1089/19-а.
Так, трудова книжка позивача оформлена відповідно до вимог законодавства, містить всі необхідні записи, які вчинені в хронологічному порядку. Записи в трудовій книжки виконані чітко, зрозуміло, містять інформацію про періоди роботи та займану посаду, реквізити наказів, на підставі яких вони внесені, підпис уповноваженої особи та печатку підприємства.
Разом з тим, не всі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом у постанові від 06.03.2018 під час розгляду справи в аналогічних правовідносинах №754/14898/15-а.
Варто також зазначити, що згідно ч.3 ст.44 Закону №1058-IV, органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію. На такі перевірки не поширюється дія положень законодавства про здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності.
Вказані положення також відображені у ч.1 ст.101 Закону №1788-XII передбачено, що органи, що призначають пенсії, мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі.
Таким чином, колегія суддів зазначає, що при виникненні у відповідача сумнівів щодо права позивача на отримання пенсії, відповідач має право перевіряти достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
З огляду на наведене, твердження відповідача про наявність розбіжностей щодо періоду трудової діяльності який не відповідає даті заповнення трудової книжки та, що наказ на прийняття від 27.04.1987 року не відповідає даті прийняття на роботу не можуть спростовувати факт наявності у позивача страхового стажу у спірний період.
Водночас відповідачем не надано доказів у підтвердження того, що дані трудової книжки позивача (в частині спірного періоду роботи) містять неправдиві або недостовірні відомості чи були предметом судового розгляду.
Враховуючи вищезазначене, колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції, що період роботи позивача з 10.07.1985 року по 01.04.2000 року слід зарахувати до його стажу роботи, оскільки він підтверджений належним чином оформленими записами в трудовій книжці, а тому оскаржуване рішення про відмову у призначенні пенсії №155050001624 від 07.07.2025 року є протиправним та підлягає скасуванню.
Таким чином, доводи апеляційної скарги правильність висновків суду першої інстанції про задоволення позову не спростовують, а тому, підстав для задоволення скарги та скасування рішення суду першої інстанції колегія суддів не вбачає.
Оскільки судом першої інстанції правильно встановлено обставини справи та постановлено судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права, тому, відповідно до ст. 316 КАС України, за наслідками розгляду апеляційної скарги на рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення суду першої інстанції - без змін.
З огляду на залишення рішення суду першої інстанції без змін, відповідно до приписів статті 139 КАС України, підстави для розподілу судових витрат відсутні.
Враховуючи, що дана справа правомірно віднесена судом першої інстанції до категорії незначної складності та розглядалась за правилами спрощеного провадження, тому постанова суду апеляційної інстанції, відповідно до ч. 5 ст. 328 КАС України, в касаційному порядку оскарженню не підлягає.
Керуючись ст.ст. 262, 263, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328, 329 України, колегія суддів, - 

П О С Т А Н О В И Л А :

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області залишити без задоволення, рішення Одеського окружного адміністративного суду від 13 липня 2026 року залишити без змін.
Постанова апеляційного суду набирає законної сили з дати її прийняття та оскарженню в касаційному порядку не підлягає, крім випадків, передбачених п.2 ч.5 ст.328 КАС України. 

Повний текст судового рішення виготовлений 15 вересня 2026 року.

Головуючий: І.Г. Ступакова

Судді: А.І. Бітов

О.В. Лук`янчук