П О С Т А Н О В А 
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
Справа № 120/6275/25 Головуючий суддя 1-ої інстанції - Свентух Віталій Михайлович 
Суддя-доповідач - Гнап Д.Д. 
27 липня 2026 року м. Вінниця
Сьомий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
головуючої судді: Гнап Д.Д. 
суддів: Сушка О.О.  Яремчукa К.О. , 

розглянувши в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Вінницького окружного адміністративного суду від 09 квітня 2026 року у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області, Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити дії.

I. КОРОТКИЙ ЗМІСТ ПОЗОВНИХ ВИМОГ І РІШЕННЯ СУДУ ПЕРШОЇ ІНСТАНЦІЇ

До Вінницького окружного адміністративного суду звернувся ОСОБА_1 з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області, Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити дії.
Позовні вимоги мотивовані протиправністю рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області №025650002975 від 23.04.2025 року щодо відмови в проведенні перерахунку пенсії в частині "зміна страхового стажу, набутого до 01.01.2004".
Рішенням суду першої інстанції позов задоволено частково. 
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області №025650002975 від 23.04.2025 року.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про перерахунок пенсії від 17.04.2025 року, з урахування правової оцінки, наданої судом у рішенні.
В задоволенні решти позовних вимог відмовлено.
Суд першої інстанції виходив з того, що відповідальність за організацію ведення, заповнення та облік трудових книжок покладається на роботодавця, а недоліки їх оформлення не можуть бути підставою для обмеження конституційного права громадянина на соціальний захист.

ІІ. УЗАГАЛЬНЕНІ ДОВОДИ АПЕЛЯЦІЙНОЇ СКАРГИ ТА ПОЗИЦІЙ УЧАСНИКІВ СПРАВИ

Не погодившись із рішенням суду першої інстанції відповідач подав апеляційну скаргу.
Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області в апеляційній скарзі просить скасувати рішення суду та ухвалити нове про відмову у задоволенні позову в повному обсязі.
Апелянт стверджує, що оскільки трудова книжка позивача містить записи, внесені з порушенням вимог Інструкції № 58 (відсутність реквізитів наказів, незавірені виправлення), такі періоди не можуть бути зараховані до страхового стажу без надання додаткових уточнюючих документів. Також відповідач посилається на постанову Верховного Суду від 28 січня 2025 року у справі № 300/8132/23, зазначаючи, що запис у трудовій книжці не є безумовним доказом стажу за наявності обґрунтованих сумнівів щодо його достовірності. 
Позивач правом подання відзиву на апеляційну скаргу не скористався.

ІІІ. ВСТАНОВЛЕНІ ОБСТАВИНИ СПРАВИ

17.04.2025 року позивач звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області із заявою про перерахунок пенсії відповідно до статті 26 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування".
За принципом екстериторіальності заяву позивача було розглянуто Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області та прийнято рішення №025650002975 від 23.04.2025 року, яким відмовлено у перерахунку пенсії відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", оскільки заявник надав трудову книжку, ведення якої велося з порушенням норм діловодства (наявні виправлення, записи внесені з порушенням) та відсутні дати наказів.
Не погоджуючись із таким рішенням, позивач звернувся до суду з даним адміністративним позовом.

ІV. ОЦІНКА ВИСНОВКІВ СУДУ ПЕРШОЇ ІНСТАНЦІЇ ТА АРГУМЕНТІВ УЧАСНИКІВ СПРАВИ 

Стаття 19 Конституції України передбачає, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Згідно зі статтею 46 Конституції України, громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом. Пенсії, інші види соціальних виплат для догляду, що є основним джерелом існування, мають забезпечувати рівень життя, не нижчий від прожиткового мінімуму, встановленого законом.
Правовідносини, що виникають у сфері пенсійного забезпечення громадян регулюються Законом України "Про пенсійне забезпечення" та Законом України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування".
Статтею 8 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" передбачено право громадян України на отримання пенсійних виплат та соціальних послуг.
Відповідно до статті 24 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" страховий стаж - це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону, за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Статтею 62 Закону України "Про пенсійне забезпечення" встановлено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до "Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній", що затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 (далі - Порядок № 637), основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Аналіз зазначених нормативно-правових актів свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка працівника.
Аналогічна позиція викладена Верховним Судом у постановах від 07.03.2018 року у справі № 233/2084/17, від 16.05.2019 року у справі № 161/17658/16-а, від 27.02.2020 року у справі №577/2688/17, від 31.03.2020 року у справі №446/656/17, від 21.05.2020 року у справі №550/927/17, від 25 лютого 2021 року у справі № 683/3705/16-а.
Порядок ведення (внесення записів) до трудових книжок врегульовано Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України від 29.07.1993 № 58 (далі - Інструкція № 58).
Відповідно до пункту 2.4 Інструкції № 58, усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Відповідно до пункту 2.6 Інструкції, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Згідно з пунктами 2.11. та 2.12. Інструкції, відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (п. 4.1 Інструкції № 58).
Системний аналіз вищезазначених положень, дає підстави дійти обґрунтованого висновку, що законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок на адміністрацію підприємств, тому її не належне ведення не може позбавити позивача права на включення спірних періодів роботи до його страхового стажу і на отримання пенсії з його врахуванням.
Більше того, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 "Про трудові книжки працівників" № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Тому недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на його особисті права.
Одночасно, слід зазначити, що відповідальність за правильність ведення трудових книжок покладена на власника підприємства, установи чи організації або уповноважений ним орган, а не на працівника.
Отже, доводи апелянта про необхідність відмови у зарахуванні стажу через відсутність дати наказу чи технічні виправлення є проявом надмірного формалізму. Колегія суддів зазначає, що працівник не має можливості впливати на якість ведення кадрової документації роботодавцем, а тому технічні помилки, допущені при заповненні трудової книжки, не можуть призводити до позбавлення особи її конституційного права на соціальний захист.
У даному випадку слід застосувати правовий висновок Верховного Суду викладений у постанові від 04 липня 2023 року у справі №580/4012/19, який полягає у тому, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці.
Щодо посилання пенсійного органу на практику у справі № 300/8132/23, суд зауважує, що у цій справі відповідач не надав жодних доказів, які б реально ставили під сумнів факт роботи позивача або вказували на фальсифікацію записів. Сама по собі відсутність дати наказу або наявність виправлення при збереженні змістовної цілісності запису про період роботи не є достатньою підставою для висновку про недостовірність трудового стажу. Суд першої інстанції справедливо вказав, що відомості у трудовій книжці позивача є послідовними та не викликають обґрунтованих сумнівів. 
Таким чином, рішення про відмову у перерахунку пенсії на підставі лише формальних дефектів трудової книжки є протиправним, а обраний судом спосіб захисту у вигляді зобов`язання повторно розглянути заяву є належним для відновлення прав позивача без втручання у дискреційні повноваження пенсійного фонду.
Інші доводи апеляційної скарги зводяться до переоцінки встановлених судом обставин та не спростовують правильності висновків суду першої інстанції.
Отже, рішення суду першої інстанції є законним і обґрунтованим, а підстав для його скасування немає.

V. ВИСНОВКИ ЗА РЕЗУЛЬТАТАМИ РОЗГЛЯДУ АПЕЛЯЦІЙНОЇ СКАРГИ

Відповідно до статті 242 КАС України судове рішення повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим. Законним є рішення, ухвалене відповідно до норм матеріального права при дотриманні норм процесуального права, а обґрунтованим — рішення, ухвалене на підставі повно і всебічно з`ясованих обставин, підтверджених дослідженими доказами.
Колегія суддів дійшла висновку, що суд першої інстанції правильно встановив фактичні обставини справи, належним чином дослідив наявні у матеріалах справи докази та правильно застосував норми матеріального і процесуального права. 
За таких обставин підстави для скасування рішення суду першої інстанції та ухвалення нового рішення, передбачені статтею 317 КАС України, відсутні. 
Керуючись ст.ст. 243, 250, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 329 КАС України, суд 
П О С Т А Н О В И В :
апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області залишити без задоволення, а рішення Вінницького окружного адміністративного суду від 09 квітня 2026 року - без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її ухвалення та оскарженню не підлягає. 

Головуюча | | | Гнап Д.Д.
Судді | | | Сушко О.О.    Яремчук К.О.