ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
15 вересня 2026 р. | Справа № 440/12451/24
Другий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
Головуючого судді: Фоміної Л.О.,
Суддів: Бегунца А.О. , Русанової В.Б. ,
розглянувши в порядку письмового провадження у приміщенні Другого апеляційного адміністративного суду адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління ДПС у Полтавській області на рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 16.04.2026, головуючий суддя І інстанції: А.Б. Головко, вул. Пушкарівська, 9/26, м. Полтава, 36039, по справі № 440/12451/24
за позовом Фізичної особи-підприємця ОСОБА_1 
до  Державної податкової служби України , Головного управління ДПС у Полтавській області  третя особа  Товариство з обмеженою відповідальністю "Дом Фактор" 
про скасування рішення та зобов`язання вчинити певні дії,
ВСТАНОВИВ:
Фізична особа-підприємець ОСОБА_1 (далі – ФОП ОСОБА_1 , позивач) звернувся до Полтавського окружного адміністративного суду з позовом до Головного управління ДПС у Полтавській області (далі – ГУ ДПС у Полтавській області, відповідач 1, апелянт), Державної податкової служби України (далі – ДПС України, відповідач 2), третя особа Товариство з обмеженою відповідальністю «Дом Фактор» (далі – ТОВ «Дом Фактор», третя особа), в якому просив суд:
- визнати протиправним та скасувати рішення комісії Головного управління ДПС у Полтавській області, яка приймає рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних № 11805865/3182613079 від 23.09.2024 року про відмову у реєстрації податкової накладної № 22 від 14.08.2024 року в Єдиному реєстрі податкових накладних;
- зобов`язати Державну податкову службу України зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних податкову накладну № 22 від 14.08.2024, складену та подану на реєстрацію фізичною особою – підприємцем ОСОБА_1 (податковий номер НОМЕР_1 ).
Обґрунтовуючи позовні вимоги позивач зазначив, що спірне рішення не відповідає вимогам податкового законодавства, оскільки квитанція про зупинення реєстрації податкової накладної не містила переліку документів, достатніх для реєстрації податкової накладної. За твердженням позивача, на вимогу фіскального органу після зупинення реєстрації податкової накладної надані усі наявні документи на підтвердження правомірності її виписки. Проте, відповідні документи не взяті відповідачем до уваги, з огляду на що ухвалене рішення про відмову в реєстрації податкової накладної в ЄРПН. Посилання ГУ ДПС у Полтавській області на відсутність розшифровки підпису отримувача у видатковій накладній, як на підставу відмови в реєстрації податкової накладної, позивач вважає необґрунтованим, містить надмірний формалізм та не може слугувати для відмови в реєстрації податкової накладної.
Рішенням Полтавського окружного адміністративного суду від 16.04.2026 адміністративний позов фізичної особи - підприємця ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; код НОМЕР_1 ) до Головного управління ДПС у Полтавській області (вул. Європейська, 4, м. Полтава, 36000; код ЄДРПОУ ВП 44057192), Державної податкової служби України (Львівська площа 8, м. Київ, 04053; код ЄДРПОУ 43005393), третя особа: Товариство з обмеженою відповідальністю «Дом Фактор» (вул. Анатолія Безроди, 24, м. Лубни, Полтавська область, 37500; код ЄДРПОУ 41255332) про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії задоволено.
Визнано протиправним та скасовано рішення комісії Головного управління ДПС у Полтавській області з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних від 23.09.2024 №11805865/3182613079.
Зобов`язано Державну податкову службу України зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних податкову накладну фізичної особи - підприємця ОСОБА_1 № 22 від 14.08.2024 року датою її фактичного подання.
Стягнуто за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління ДПС у Полтавській області на користь фізичної особи - підприємця ОСОБА_1 судові витрати зі сплати судового збору в розмірі 3028,00 грн.
Не погодившись з рішенням суду першої інстанції, відповідач 1 подав апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на порушення норм матеріального та процесуального права, просить скасувати рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 16.04.2026 по справі № 440/12451/24, винести нове рішення, яким відмовити в задоволенні позовних вимог ФОП ОСОБА_1 в повному обсязі.
В обґрунтування вимог апеляційної скарги апелянт посилається на те, що судом першої інстанції не було досліджено в повній мірі підставу прийняття рішення Комісії ГУ ДПС у Полтавській області № 11805865/3182613079 від 23.09.2024, а саме: наданням платником податку копій документів, складених/оформлених із порушенням законодавства. До повідомлення платником надано видаткову накладну від 14.08.2024 № 6831 на реалізацію запчастин, яка не містить обов`язкових реквізитів (не розшифровано підпис отримувача), чим порушено ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року. Вказане не дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Таким чином, відповідач – ГУ ДПС у Полтавській області діяв відповідно до приписів податкового законодавства, забезпечуючи виконання покладених на контролюючий орган функцій та повною мірою використовуючи надані законодавством права, а винесене рішення Комісії ГУ ДПС у Полтавській області є правомірним.
Щодо позовної вимоги про зобов`язання ДПС України зареєструвати в ЄРПН податкову накладну, відповідач зазначає, що адміністративний суд не може підміняти інший орган державної влади та перебирати на себе повноваження щодо вирішення питань, які законодавством віднесені до компетенції цього органу державної влади.
Одночасно з апеляційною скаргою відповідачем 1 було заявлено клопотання про розгляду справи за участю сторін.
Рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 16.04.2026 було ухвалено в порядку письмового провадження.
Згідно із ч. 1 ст. 257 КАС України за правилами спрощеного позовного провадження розглядаються справи незначної складності.
За змістом п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України суд апеляційної інстанції може розглянути справу без повідомлення учасників справи (в порядку письмового провадження) за наявними у справі матеріалами, якщо справу може бути вирішено на підставі наявних у ній доказів, у разі подання апеляційної скарги на рішення суду першої інстанції, які ухвалені в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін (у порядку письмового провадження).
Враховуючи, що ця справа є справою незначної складності, а матеріали справи містять достатні докази для її розгляду, відсутні підстави для розгляду справи за участі сторін.
Позивач правом на подання відзиву на апеляційну скаргу не скористався, що відповідно до ч. 4 ст. 304 КАС України не перешкоджає перегляду рішення суду першої інстанції.
Водночас позивач подав до суду апеляційної інстанції додаткові пояснення, в яких зазначає, що вважає апеляційну скаргу ГУ ДПС у Полтавські області безпідставною, а рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 15.06.2022 року по справі № 440/1740/22 абсолютно законним, таким, що ухвалене з додержанням норм матеріального та процесуального права. Позивач зауважує, що посилання ГУ ДПС у Полтавській області на відсутність розшифровки підпису отримувача, як на підставу відмови в реєстрації податкової накладної № 22 від 14.08.2024 року, є необґрунтованим, містить надмірний формалізм, та не може слугувати для відмови в реєстрації податкової накладної. Також позивач зазначає, що ГУ ДПС у Полтавській області повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та документів для підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній позивачу не надсилалося. Таким чином позивач був позбавлений можливості додатково надати до ГУ ДПС у Полтавській області документи та пояснення яких було б достатньо для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної №22 від 14.08.2024 року у ЄРНП. З огляду на зазначене, позивач просить апеляційну скаргу Головного управління Державної податкової служби у Полтавській області залишити без задоволення, а рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 16.04.2026 по справі № 440/12451/24 без змін.
На підставі положень ч. 1 ст. 308, п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України справа розглянута в порядку письмового провадження за наявними у справі матеріалами, в межах доводів та вимог апеляційної скарги. 
Колегія суддів, вислухавши суддю-доповідача, перевіривши законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги, дослідивши докази, що стосуються фактів, на які апелянт посилається в апеляційній скарзі, дійшла таких висновків.
Судом встановлено такі обставини справи.
ОСОБА_1 зареєстрований як фізична особа - підприємець та є платником податку на додану вартість, що не заперечується сторонами.
21.09.2020 між фізичною особою - підприємцем ОСОБА_1 (Продавець) та Товариством з обмеженою відповідальністю «Дом Фактор» (Покупцем), був укладений договір купівлі-продажу № 573 (далі - Договір), за умовами якого Продавець зобов`язується передавати у власність Покупцю, за заявкою останнього, а Покупець у порядку та на умовах, передбачених даним Договором, зобов`язується приймати та оплачувати запасні частини до техніки (далі - Товар), асортимент, кількість та вартість яких визначатиметься відповідно до рахунків-фактур Продавця до цього Договору, що є невід`ємними частинами.
14.08.2024 на виконання Договору ФОП ОСОБА_1 реалізовано ТОВ «Дом Фактор» товарів на загальну суму 150 430,52 грн, в. т.ч. ПДВ 25 071,75 грн, про що складена видаткова накладна від 14.08.2024 № 6831.
14.08.2024 ФОП ОСОБА_1 складено рахунок № 817 на суму 150 430,52 грн, в. т.ч. ПДВ 25 071,75 грн.
Відповідно до платіжної інструкції № 2730 ТОВ «Дом Фактор» сплатило ФОП ОСОБА_1 грошові кошти в сумі 150 430,52 грн на виконання договору купівлі-продажу № 573 від 21.09.2020 згідно з рахунком № 817 від 14.08.2024. 
За першою подією – поставка товару, позивачем було складено податкову накладну № 22 від 14.08.2024 на загальну суму 150 430,52 грн, у тому числі ПДВ – 25071,75 грн, яку надіслано на реєстрацію.
За результатами реєстрації податкової накладної позивачем отримано квитанцію, де зазначено, що відповідно до пункту 201.16 статті 201 Податкового кодексу України реєстрацію податкової накладної № 22 від 14.08.2024 зупинено, оскільки обсяг постачання товару/послуги 8424 перевищує величину залишку, визначеного як різниця обсягу придбання такого товару/послуги та обсягу його постачання, що відповідає п. 1 Критеріїв ризиковості здійснення операцій (додаток 3 Порядку). Додатково повідомлено: показник «D»=4.1119%, «Рпоточ»=33702.9 Запропоновано надати пояснення та копії документів, достатніх для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних. Запропоновано надати пояснення та копії документів (договори, у тому числі зовнішньоекономічні контракти, з додатками до них; договори, довіреності, акти керівного органу платника податку, якими оформлено повноваження осіб, які одержують продукцію в інтересах платника податку для здійснення операції; первинні документи щодо постачання / придбання товарів / послуг, зберігання і транспортування, навантаження, розвантаження продукції, складські документи, інвентаризаційні описи, у тому числі рахунки-фактури / інвойси, акти приймання-передачі товарів (робіт, послуг) з урахуванням наявності певних типових форм і галузевої специфіки, накладні; розрахункові документи та/або банківські виписки з особових рахунків; документи щодо підтвердження відповідності продукції (декларації про відповідність, паспорти якості, сертифікати відповідності), наявність яких передбачено договором та/або законодавством; інші документи, що підтверджують інформацію, зазначену у податковій накладній/розрахунку коригування, реєстрацію яких зупинено в Реєстрі), достатніх для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі.
Позивачем складено та подано до ГУ ДПС у Полтавській області повідомлення від 19.09.2024 № 1 про подання пояснень та копій документів щодо податкової накладної, реєстрацію якої зупинено, до якого додано пояснення та копії документів: повідомлення про об`єкти оподаткування або об`єкти, пов`язані з оподаткуванням або через які проводяться діяльність, форма №20-ОПП та квитанції № 2 до неї; договору купівлі-продажу № 573 від 21.09.2020 з ТОВ «Дім Фактор», рахунку № 817 від 14.08.2024, видаткової накладної № 6831 від 14.08.2024, платіжної інструкції № 2730 від 21.08.2024, податкової накладної № 22 від 14.08.2024; договору оптової поставки товарів № 30-20/ПО від 03.07.2022 з ТОВ «ПЛА-ТАН І К», рахунку на оплату № 1658 від 12.04.2023, видаткової накладної № 1625 від 12.04.2023, платіжної інструкції № 2187 від 12.04.2023, податкової накладної № 4 від 12.04.2023.
За результатами розгляду поданих позивачем пояснень та доданих документів 23.09.2024 Комісією ГУ ДПС у Полтавській області з питань зупинення реєстрації податкової накладної/ розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних прийнято рішення № 11805865/3182613079 про відмову у реєстрації податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних у зв`язку з наданням платником податку копій документів, складених із порушенням законодавства. У графі «Додаткова інформація (зазначити конкретні документи)» зазначено: «До повідомлення платником надано видаткову накладну від 14.08.2024 № 6831 на реалізацію запчастин, яка не містить обов`язкових реквізитів (не розшифровано підпис отримувача), чим порушено ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-ХІV від 16.07.1999».
Не погодившись із зазначеним рішенням позивач звернувся до ДПС України зі скаргою, за результатами розгляду якої прийнято рішення від 03.10.2024 № 63008/3182613079/2, згідно з яким скаргу позивача залишено без задоволення та рішення комісії регіонального рівня про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних без змін.
Позивач, не погодившись із рішенням комісії Головного управління ДПС у Полтавській області від 23.09.2024 № 11805865/3182613079, звернувся до суду з цим позовом.
Задовольняючи позовні вимоги суд першої інстанції виходив з того, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо. Суд відхилив доводи представника відповідача про недоліки видаткової накладної від 14.08.2024 року № 6831, оскільки вона містить підпис уповноваженої особи та печатку ТОВ «Дом Фактор» ідентифікаційний код - 41255332, тобто інформацію, яка дає можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Крім того, представником позивача до пояснень надавались інші документи, які підтверджували вчинення господарської операції. Таким чином, аналіз наданих позивачем документів та пояснень свідчить про відсутність у них дефекту форми, змісту або походження, які у силу частини другої статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», пункту 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, спричинили б втрату такими документами юридичної сили. З огляду на зазначене суд першої інстанції виснував, що відповідачами у ході судового розгляду справи не доведено наявності достатніх підстав для відмови у реєстрації в ЄРПН податкової накладної № 22 від 14.08.2024 року, складеної позивачем, а отже спірне рішення від 23.09.2024 № 11805865/3182613079 є протиправним. Зважаючи на те, що суд дійшов висновку про наявність підстав для реєстрації податкової накладної № 22 від 14.08.2024 року, належним способом захисту порушеного права позивача суд визначив зобов`язання ДПС України її зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Надаючи оцінку спірним правовідносинам колегія суддів зазначає таке.
За змістом ст. 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відповідно до абз. першого п. 201.1 ст. 201 Податкового кодексу України (далі – ПК України) на дату виникнення податкових зобов`язань платник податку зобов`язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений цим Кодексом термін.
Згідно з п. 201.10 ст. 201 ПК України при здійсненні операцій з постачання товарів/послуг платник податку - продавець товарів/послуг зобов`язаний в установлені терміни скласти податкову накладну, зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних та надати покупцю за його вимогою.
Податкова накладна та/або розрахунок коригування до неї, складені та зареєстровані після 1 липня 2017 року в Єдиному реєстрі податкових накладних платником податку, який здійснює операції з постачання товарів/послуг, є для покупця таких товарів/послуг достатньою підставою для нарахування сум податку, що відносяться до податкового кредиту, та не потребує будь-якого іншого додаткового підтвердження.
Підтвердженням продавцю про прийняття його податкової накладної та/або розрахунку коригування до Єдиного реєстру податкових накладних є квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, яка надсилається протягом операційного дня.
Датою та часом надання податкової накладної та/або розрахунку коригування в електронному вигляді до центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну податкову і митну політику, є дата та час, зафіксовані у квитанції.
Якщо надіслані податкові накладні/розрахунки коригування сформовано з порушенням вимог, передбачених пунктом 201.1 цієї статті та/або пунктом 192.1 статті 192 цього Кодексу, а також у разі зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування відповідно до пункту 201.16 цієї статті, протягом операційного дня продавцю/покупцю надсилається квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі про неприйняття їх в електронному вигляді або зупинення їх реєстрації із зазначенням причин.
Квитанція про зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування надсилається одночасно продавцю та покупцю платнику податку.
Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних встановлюється Кабінетом Міністрів України. Покупець має право звіряти дані отриманої податкової накладної на відповідність із даними Єдиного реєстру податкових накладних.
Механізм внесення відомостей, що містяться у податковій накладній та/або розрахунку коригування кількісних і вартісних показників до неї, до Єдиного реєстру податкових накладних (далі - Реєстр) визначає Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, який затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 № 1246 (далі – Порядок 1246).
За змістом п. 2 Порядку № 1246 податкова накладна - електронний документ, який складається платником податку на додану вартість (далі - платник податку) відповідно до вимог Податкового кодексу України (далі - Кодекс) в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.
Відповідно до п. 4 Порядку № 1246 до Реєстру вносяться відомості щодо податкових накладних та/або розрахунків коригування, які прийняті до Реєстру та підлягають реєстрації, реєстрацію яких зупинено, а також щодо яких у встановленому порядку прийнято рішення про реєстрацію або відмову у реєстрації.
Згідно з п. 12 Порядку № 1246 після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки, зокрема, щодо наявності підстав для зупинення реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування.
Відповідно до п. 13 Порядку № 1246 за результатами перевірок, визначених пунктом 12 цього Порядку, формується квитанція про прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування (далі - квитанція).
За змістом п. 14 Порядку № 1246 квитанція в електронній формі надсилається платнику податку протягом операційного дня та є підтвердженням прийняття або неприйняття, або зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування. Примірник квитанції в електронній формі зберігається в ДПС.
Положеннями п. 17 Порядку № 1246 передбачено, що у разі зупинення реєстрації податкових накладних та/або розрахунків коригування формується квитанція про зупинення реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування. Така квитанція одночасно надсилається постачальнику (продавцю) та отримувачу (покупцю) - платнику податку.
Відповідно до статті 56 і пункту 201.16 статті 201 Податкового кодексу України Кабінетом Міністрів України прийнято постанову від 11.12.2019 № 1165, якою затверджено Порядок зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - Порядок № 1165).
Згідно з п. 4 Порядку № 1165 у разі коли за результатами перевірки податкової накладної/розрахунку коригування визначено, що податкова накладна/розрахунок коригування відповідають одній з ознак безумовної реєстрації, визначених у пункті 3 цього Порядку, реєстрація таких податкової накладної/розрахунку коригування не зупиняється в Реєстрі.
Пунктом 5 Порядку № 1165 встановлено, що платник податку, яким складено та/або подано для реєстрації в Реєстрі податкову накладну/розрахунок коригування, що не відповідають жодній з ознак безумовної реєстрації, перевіряється щодо відповідності критеріям ризиковості платника податку, показникам, за якими визначається позитивна податкова історія платника податку. Податкова накладна/розрахунок коригування, що не відповідають жодній з ознак безумовної реєстрації, перевіряються щодо відповідності відображених у них операцій критеріям ризиковості здійснення операцій.
Пунктом 7 Порядку № 1165 визначено, що у разі коли за результатами автоматизованого моніторингу податкової накладної/розрахунку коригування встановлено, що відображена в них операція відповідає хоча б одному критерію ризиковості здійснення операції, крім податкової накладної/розрахунку коригування, складених платником податку, який відповідає хоча б одному показнику, за яким визначається позитивна податкова історія, реєстрація таких податкової накладної/розрахунку коригування зупиняється.
Відповідно до п. 10 Порядку № 1165 у разі зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі контролюючий орган протягом операційного дня надсилає (в електронній формі у текстовому форматі) в автоматичному режимі платнику податку квитанцію про зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування, яка є підтвердженням зупинення такої реєстрації.
Згідно з п. 11 Порядку № 1165 у квитанції про зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування зазначаються: 
1) номер та дата складення податкової накладної/розрахунку коригування;
2) критерій (критерії) ризиковості платника податку та/або ризиковості здійснення операцій, на підставі якого (яких) зупинено реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі, з розрахованим показником за кожним критерієм, якому відповідає платник податку;
3) пропозиція щодо надання платником податку пояснень та копій документів відповідно до Порядку прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, затвердженого наказом Мінфіну від 12 грудня 2019 р. № 520.
Відповідно до п. 25 Порядку № 1165 комісії регіонального рівня приймають рішення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі або відмову в такій реєстрації, врахування або неврахування таблиці даних платника податку, відповідність/невідповідність платника податку критеріям ризиковості платника податку.
Механізм прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, реєстрацію яких відповідно до пункту 201.16 статті 201 Податкового кодексу України зупинено в порядку та на підставах, визначених Кабінетом Міністрів України, визначає Порядок прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, який затверджений наказом Міністерства фінансів України від 12.12.2019 № 520 (далі - Порядок № 520).
Відповідно до п. 4 Порядку № 520 у разі зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі платник податку має право подати копії документів та письмові пояснення стосовно підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній / розрахунку коригування, для розгляду питання прийняття комісією регіонального рівня рішення про реєстрацію / відмову в реєстрації податкової накладної/ розрахунку коригування в Реєстрі.
За змістом п. 5 Порядку № 520 платник податку, який склав податкову накладну / розрахунок коригування, реєстрацію яких зупинено, для розгляду питання прийняття комісією регіонального рівня рішення про реєстрацію / відмову в реєстрації таких податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі може подати такі документи: договори, у тому числі зовнішньоекономічні контракти, з додатками до них; договори, довіреності, акти керівного органу платника податку, якими оформлено повноваження осіб, які одержують продукцію в інтересах платника податку для здійснення операції; первинні документи щодо постачання/придбання товарів/послуг, зберігання і транспортування, навантаження, розвантаження продукції, складські документи, інвентаризаційні описи, у тому числі рахунки-фактури / інвойси, акти приймання-передачі товарів (робіт, послуг) з урахуванням наявності певних типових форм і галузевої специфіки, накладні; розрахункові документи та/або банківські виписки з особових рахунків; документи щодо підтвердження відповідності продукції (декларації про відповідність, паспорти якості, сертифікати відповідності), наявність яких передбачено договором та/або законодавством; інші документи, що підтверджують інформацію, зазначену у податковій накладній / розрахунку коригування, реєстрацію яких зупинено в Реєстрі.
Згідно з п. 7 Порядку № 520 письмові пояснення та копії документів, зазначені у пункті 5 цього Порядку, платник податку подає до ДПС засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».
Положеннями п. 9 Порядку № 520 передбачено, що письмові пояснення та копії документів, подані платником податку до контролюючого органу відповідно до пункту 4 цього Порядку, розглядає комісія регіонального рівня.
За результатами розгляду поданих письмових пояснень та копій документів комісія регіонального рівня протягом 5 робочих днів, що настають за днем отримання пояснень та копій документів, поданих відповідно до пункту 4 цього Порядку:
або приймає рішення про реєстрацію податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі та надсилає його платнику податку засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку;
або надсилає повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів, необхідних для розгляду питання прийняття комісією регіонального рівня рішення про реєстрацію податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі (далі - Повідомлення), засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку з пропозицією щодо надання платником податку додаткових пояснень та копій документів на підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній / розрахунку коригування;
або приймає рішення про відмову в реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі у разі надання платником податку копій документів, складених/оформлених із порушенням законодавства, та надсилає його платнику податку засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.
Платник податку має право подати до контролюючого органу додаткові пояснення та копії документів на підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній / розрахунку коригування, протягом 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання Повідомлення.
Додаткові письмові пояснення та копії документів, зазначені в абзаці шостому цього пункту, платник податку подає до ДПС засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги».
За результатами розгляду поданих додаткових пояснень та копій документів комісія регіонального рівня протягом 5 робочих днів, що настають за днем їх отримання, приймає рішення про реєстрацію / відмову в реєстрації податкових накладних / розрахунків коригування в Реєстрі та надсилає його платнику податку засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.
Якщо платник податку не надав додаткових пояснень та копій документів на підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній / розрахунку коригування, комісія регіонального рівня приймає рішення про відмову в реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі протягом 5 робочих днів, що настають за днем граничного строку їх подання, визначеного абзацом шостим цього пункту, та надсилає його платнику податку засобами електронного зв`язку в електронній формі з дотриманням вимог Кодексу та Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги» за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.
Відповідно до п. 10 Порядку № 520 комісія регіонального рівня приймає рішення про відмову в реєстрації податкової накладної/ розрахунку коригування в Реєстрі в разі:
ненадання / часткового надання додаткових письмових пояснень та копій документів стосовно підтвердження інформації, зазначеної у податковій накладній / розрахунку коригування, реєстрацію яких зупинено в Реєстрі, при отриманні Повідомлення;
та/або надання платником податку копій документів, складених/оформлених із порушенням законодавства.
Аналіз вищевказаних норм законодавства вказує, що реєстрація податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних може бути зупинена з підстав відповідності критеріям ризиковості платника податку, критеріям ризиковості здійснених операцій.
Колегія суддів зазначає, що законодавець визначив два етапи реєстрації податкових накладних: перший - це зупинення реєстрації податкової накладної, який є проміжним перед прийняттями рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації податкової накладної, та другий - це сам етап прийняття рішення податковим органом.
Тобто, рішення про реєстрацію/відмову у реєстрації податкової накладної приймається за результатами оцінки наданих підприємством документів.
Можливість надання платником податків вичерпного переліку документів на підтвердження правомірності формування та подання податкових накладних прямо залежить від чіткого визначення податковим органом конкретного виду критерію оцінки ступеня ризиків.
Із матеріалів справи встановлено, що відповідно до отриманої позивачем квитанції від 30.08.2024 реєстрація податкової накладної № 22 від 14.08.2024 зупинена у зв`язку з відповідністю пункту 1 Критеріїв ризиковості здійснення операцій.
Додатком № 3 до Порядку № 1165 визначені Критерії ризиковості здійснення операцій, у пункті 1 якого зазначено (в редакції станом на дату зупинення реєстрації податкової накладної): «Обсяг постачання товару/послуги згідно з кодом УКТЗЕД/Державного класифікатора продукції та послуг/умовним кодом такого товару, зазначений у податковій накладній/розрахунку коригування до податкової накладної на збільшення суми податкових зобов`язань, яку/який подано для реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі - Реєстр), перевищує величину залишку, що визначається як різниця між обсягом придбання на митній території України такого/такої товару/послуги (крім обсягу придбання товарів/послуг за операціями, які звільнені від оподаткування та підлягають оподаткуванню за нульовою ставкою) та/або ввезення на митну територію України такого товару, зазначеного з 1 січня 2017 р. в отриманих податкових накладних/розрахунках коригування, зареєстрованих у Реєстрі, і митних деклараціях, збільшеного у 1,5 раза, та обсягом постачання відповідного товару/послуги, зазначеного/зазначеної в податкових накладних/розрахунках коригування, зареєстрованих з 1 січня 2017 р. у Реєстрі за відсутності такого товару/послуги згідно з кодом УКТЗЕД/Державного класифікатора продукції та послуг/умовного коду товару у врахованій таблиці даних платника податку».
Так, у квитанції про зупинення реєстрації податкової накладної № 22 від 14.08.2024 контролюючий орган вказав на те, що обсяг постачання товару/послуги 8424 перевищує величину залишку, визначеного як різниця обсягу придбання такого товару/послуги та обсягу його постачання. Додатково повідомлено: показник «D»=4.1119%, «Рпоточ»=33702.9.
Аналіз пункту 1 Критеріїв ризиковості здійснення операцій свідчить про те, що для того, аби встановити наявність у господарської операції такої ознаки мають існувати визначені цим пунктом передумови, а також для підтвердження відповідності господарської операції вказаному критерію слід навести обґрунтований розрахунок за цим критерієм, якому відповідає платник податку, чого вимагає пункт 11 Порядку № 1165.
Відсутність у квитанції про зупинення реєстрації податкової накладної зазначення конкретного критерію ризиковості здійснення операцій, про які йдеться у пункті 1 додатку 3 до Порядку № 1165, із розрахованим показником за відповідним критерієм, якому відповідає платник податку, свідчить про необґрунтованість віднесення господарської операції до відповідного критерію, що визначений пунктом 1 Критеріїв ризиковості господарських операцій. Зокрема, контролюючим органом не наведено обґрунтування того, що обсяг постачання товару/послуги, зазначених у податкових накладних/розрахунку коригування до податкової накладної на збільшення суми податкових зобов`язань, яку/який подано для реєстрації в Реєстрі, перевищує величину залишку, що визначається як різниця між обсягом придбання на митній території України такого/такої товару/послуги (крім обсягу придбання товарів/послуг за операціями, які звільнені від оподаткування та підлягають оподаткуванню за нульовою ставкою) та/або ввезення на митну територію України такого товару, зазначеного з 1 січня 2017 року в отриманих податкових накладних/розрахунках коригування, зареєстрованих у Реєстрі, і митних деклараціях, збільшеного у 1,5 раза, та обсягом постачання відповідного товару/послуги, зазначеного/зазначеної в податкових накладних/розрахунках коригування, зареєстрованих з 1 січня 2017 року у Реєстрі, що свідчить про необґрунтованість такої квитанції.
Розрахунок, відповідно до якого відповідач дійшов висновку про відповідність першому критерію ризиковості здійснення операцій, до матеріалів справи не надано, у квитанції лише повідомлено показники D, P.
При цьому, як вбачається із п. 2-1 Порядку № 1165: показник D - це співвідношення сплаченої за останні 12 місяців загальної суми єдиного внеску та податків і зборів до загальної суми постачання Товарів за цей же період, а показник Р - це сума ПДВ, яка зазначена в податкових накладних, зареєстрованих у звітному періоді, з урахуванням поданої на реєстрацію податкової накладної.
Отже, із викладеного вбачається, що наведення в квитанції, якою підтверджується факт зупинення реєстрації спірної податкової накладної, показників D та Р за жодних обставин не може розцінюватися як виконання контролюючим органом свого обов`язку щодо зазначення у квитанціях розрахункових показників критеріїв ризиковості здійснюваної операції.
Відтак, квитанція про зупинення реєстрації спірної податкової накладної не відповідає вимогам, що встановлені до них п. 11 Порядку № 1165 в частині необхідності зазначення критерію ризиковості здійснення операцій, на підставі якого зупинено реєстрацію податкової накладної в Реєстрі, із розрахованим показником за кожним критерієм, якому відповідає платник податку.
Крім того, у квитанції не зазначено, які саме документи слід надати платнику податків та чого мають стосуватися пояснення такого платника податків для того аби реєстрація податкової накладної стала можливою, що також свідчить про невідповідність сформованої квитанції вимогам до такої, що визначені пунктом 11 Порядку № 1165.
Суд апеляційної інстанції зазначає, що у випадку неконкретизації переліку документів у квитанції про зупинення реєстрації податкової накладної платник податків перебуває у стані правової невизначеності, що позбавляє його можливості надати контролюючому органу необхідний в розумінні суб`єкта владних повноважень пакет документів.
Аналогічний висновок щодо застосування норм матеріального права викладений в постанові Верховного Суду від 16.04.2026 у справі № 440/12686/24.
Крім того, у постанові від 29.01.2026 у справі № 160/29956/24 Верховний Суд зазначив, що пропозиція «надання пояснень та копій документів щодо підтвердження інформації, зазначеної в податковій накладній/розрахунку коригування для розгляду питання прийняття рішення про реєстрацію/відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в ЄРПН» є лише дублюванням норми пп. 3 п. 11 Порядку № 1165. Умови такої пропозиції дають підстави позивачу самостійно визначати перелік необхідних документів, що в подальшому виключає посилання відповідача на їх недостатність чи неповноту та спростовує доводи про недостатність документів, поданих позивачем на підтвердження реальності проведених операцій. 
При цьому колегія суддів бере до уваги, що позивач, реагуючи на отриману квитанцію, подав до контролюючого органу повідомлення від 19.09.2024 № 1 з поясненнями та копіями документів щодо податкової накладної, реєстрацію якої було зупинено. Разом з повідомленням позивачем також направлено до контролюючого органу додатки у вигляді довільного формату. Подання таких пояснень і документів свідчить про реалізацію позивачем права, передбаченого Порядком № 520, та про вчинення ним дій, спрямованих на усунення сумнівів контролюючого органу.
За результатами розгляду поданих позивачем пояснень та документів Комісією з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних Головного управління ДПС у Полтавській області прийнято рішення від 23.09.2024 № 11805865/3182613079 про відмову в реєстрації податкової накладної № 22 від 14.08.2024.
В апеляційній скарзі апелянт посилається на те, що оскаржуване рішення комісії є правомірним, оскільки позивачем було надано видаткову накладну від 14.08.2024 № 6831 на реалізацію запчастин, яка не містить обов`язкових реквізитів (не розшифровано підпис отримувача), чим порушено ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року. Вказане не дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. 
З цього приводу колегія суддів зазначає таке.
За змістом ст. 1 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон № 996-XIV) господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов`язань, власному капіталі підприємства; первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію.
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Положеннями ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV передбачено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов`язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
У межах цієї справи подією, за якою позивачем складено податкову накладну № 22 від 14.08.2024, є відвантаження товару.
На підтвердження цієї події позивачем відповідачу 1 було надано ряд документів, зокрема, видаткову накладну № 6831 від 14.08.2024.
При цьому, фактична відсутність у примірнику наданої позивачем контролюючому органу видаткової накладної № 6831 від 14.08.2024 прізвища, імені та по батькові особи у графі «отримав(ла)», при наявності у такій графі підпису зазначеної особи, на переконання суду, жодним чином не може свідчити про дефектність такої видаткової накладної, оскільки неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції. Також суд зауважує, що у зазначеній видатковій накладній поряд з підписом міститься печатка контрагента – ТОВ «Дом Фактор», що дає змогу ідентифікувати підписувача як представника ТОВ «Дом Фактор».
Також, колегія суддів зазначає, що разом із видатковою накладною від № 6831 від 14.08.2024 відповідачу при реєстрації спірної податкової накладної надавалися договір купівлі-продажу № 573 від 21.09.2020, укладений позивачем з ТОВ «Дом Фактор», рахунок № 817 від 14.08.2024, платіжна інструкція № 2730 від 21.08.2024, а також документи на підтвердження походження товару, який у подальшому поставлявся ТОВ «Дом Фактор» і щодо якого в квитанції про зупинення спірної податкової накладної зазначено про перевищення величини залишку, а саме договір оптової поставки товарів № 30-20/ПО від 03.07.2022 з ТОВ «ПЛА-ТАН І К», рахунок на оплату № 1658 від 12.04.2023, видаткова накладна № 1625 від 12.04.2023, платіжна інструкція № 2187 від 12.04.2023, податкова накладна № 4 від 12.04.2023.
З огляду на викладене, колегія суддів вважає, що позивачем контролюючому органу був поданий пакет документів, достатній для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної № 22 від 14.08.2024.
Щодо посилання апелянта на те, що позовна вимога про зобов`язання ДПС України зареєструвати в ЄРПН податкову накладну не може бути задоволена, оскільки адміністративний суд не може підміняти інший орган державної влади та перебирати на себе повноваження щодо вирішення питань, які законодавством віднесені до компетенції цього органу державної влади, колегія суддів зазначає таке.
Відповідно до пунктів 2, 10 частини 2 статті 245 КАС України у разі задоволення позову суд може прийняти рішення про, зокрема, визнання протиправним та скасування індивідуального акта чи окремих його положень; інший спосіб захисту прав, свобод, інтересів людини і громадянина, інших суб`єктів у сфері публічно-правових відносин від порушень з боку суб`єктів владних повноважень, який не суперечить закону і забезпечує ефективний захист таких прав, свобод та інтересів.
Спосіб відновлення порушеного права має бути ефективним та таким, який виключає подальші протиправні рішення, дії чи бездіяльність суб`єкта владних повноважень, а у випадку невиконання, або неналежного виконання рішення не виникала б необхідність повторного звернення до суду, а здійснювалося примусове виконання рішення.
За змістом п. 19 Порядку № 1246 податкова накладна та/або розрахунок коригування, реєстрацію яких зупинено, реєструється у день настання однієї з таких подій:
прийняття в установленому порядку та набрання чинності рішенням про реєстрацію податкової накладної та/або розрахунку коригування;
набрання рішенням суду законної сили про реєстрацію податкової накладної та/або розрахунку коригування (у разі надходження до ДПС відповідного рішення);
неприйняття та/або відсутність реєстрації в установленому порядку рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації податкової накладної та/або розрахунку коригування.
Положеннями п. 20 Порядку № 1246 передбачено, що внесення відомостей до Реєстру на підставі рішення суду, яке набрало законної сили, здійснюється з дотриманням вимог цього Порядку. При цьому вимоги абзацу десятого пункту 12 цього Порядку не застосовуються до податкової накладної та/або розрахунку коригування, реєстрацію яких зупинено в установленому порядку. Датою внесення відомостей до Реєстру вважається день, зазначений в рішенні суду, або день набрання законної сили таким рішенням.
Із вищезазначеного вбачається, що реєстрація податкових накладних належить до компетенції контролюючого органу. Водночас, нормами Порядку № 1246 чітко визначено настання такої події, як набрання законної сили рішення суду про реєстрацію відповідної податкової накладної. При цьому датою внесення відомостей до Реєстру вважається день, зокрема, зазначений в рішенні суду.
Отже, задоволення позовної вимоги про зобов`язання ДПС України зареєструвати подану позивачем податкову накладну є дотриманням судом гарантій, що спір між сторонами буде остаточно вирішений.
Доводи апеляційної скарги наведених вище висновків суду не спростовують.
Згідно із ст. 242 КАС України рішення суду повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим. Законним є рішення, ухвалене судом відповідно до норм матеріального права при дотриманні норм процесуального права. Обґрунтованим є рішення, ухвалене судом на підставі повно і всебічно з`ясованих обставин в адміністративній справі, підтверджених тими доказами, які були досліджені в судовому засіданні, з наданням оцінки всім аргументам учасників справи.
За змістом п. 1 ч. 1 ст. 315 КАС України за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення - без змін.
Відповідно до ст. 316 КАС суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
З огляду на вищевикладене, колегія суддів вважає рішення суду першої інстанції законним та обґрунтованим, а отже апеляційна скарга підлягає залишенню без задоволення, а рішення суду без змін, оскільки судом було правильно встановлено всі обставини справи, а рішення ухвалено з додержанням норм матеріального і процесуального права. 
Керуючись ст. ст. 242, 308, 311, 315, 316, 321, 325, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд
ПОСТАНОВИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління ДПС у Полтавській області - залишити без задоволення.
Рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 16 квітня 2026 року по справі № 440/12451/24 - залишити без змін. 
Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та не підлягає касаційному оскарженню, крім випадків, передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 КАС України.

Головуючий суддя | | Л.О. Фоміна
Судді | | А.О. Бегунц   В.Б. Русанова