СУМСЬКИЙ ОКРУЖНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
Р І Ш Е Н Н Я
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И
28 серпня 2026 року Справа № 480/1006/26
Сумський окружний адміністративний суд у складі головуючого судді - Кунець О.М., розглянувши у порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення (виклику) сторін за наявними у справі матеріалами (у письмовому провадженні) в приміщенні суду в м.Суми адміністративну справу №480/1006/26 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області про визнання протиправним рішення та зобов`язання вчинити дії,-
В С Т А Н О В И В:
Позивач, ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ), звернулася до Сумського окружного адміністративного суду з позовною заявою до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області (вул. Соборна, 7а,м. Кропивницький, Кіровоградська область,25009), в якій просить:
- визнати протиправним рішення Головного управління Пенсійного фонду в Кіровоградській області № 184250013756 від 08.10.2025 про відмову ОСОБА_1 у призначені пенсії за віком;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду в Кіровоградській області зарахувати всі періоди роботи згідно з трудовою книжкою НОМЕР_1 до трудового стажу для призначення пенсії ОСОБА_1 та повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення їй пенсії за віком. 
Позовні вимоги обґрунтовані тим, що позивачка після досягнення 63-річного віку звернулася із заявою про призначення пенсії за віком. Рішенням від 08.10.2025 №184250013756 відповідач відмовив у призначенні пенсії, визначивши страховий стаж у розмірі 16 років 5 днів та не зарахувавши всі періоди роботи, зазначені у трудовій книжці НОМЕР_2 , з тієї підстави, що на титульному аркуші трудової книжки вказано лише рік народження - 1962, без числа та місяця.
На думку позивачки, неповне зазначення дати народження на титульному аркуші не стосується правильності та достовірності записів про її трудову діяльність і не може позбавляти її права на врахування фактично набутого трудового стажу. Позивачка зазначає, що належність трудової книжки саме їй підтверджується сукупністю відомостей у документі: ім`ям та по батькові, роком народження, послідовними записами про зміну прізвища, а також записами про трудову діяльність, які можуть бути співставлені з іншими наявними у Пенсійному фонді даними.
Ухвалою суду від 19.02.2026 позовну заяву прийнято до розгляду та відкрито провадження в адміністративній справі №480/1006/26 за правилами спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін.
Відповідач подав відзив на позовну заяву, у якому проти позову заперечував. Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області зазначило, що заява позивачки від 01.10.2025 була розглянута за принципом екстериторіальності, а підставою для незарахування періодів роботи за трудовою книжкою стало неповне зазначення дати народження на її титульному аркуші. Відповідач послався на Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників №58 та пункт 3 Порядку №637 і вважав, що для підтвердження відповідних періодів роботи позивачка повинна подати довідки, видані за місцем роботи, правонаступником або архівною установою.
У відповіді на відзив позивачка наголосила, що пункт 3 Порядку №637 передбачає подання додаткових документів у разі відсутності трудової книжки або неправильних чи неточних записів саме про періоди роботи. Натомість записи про прийняття на роботу та звільнення у її трудовій книжці наявні. Неповнота анкетних відомостей на титульному аркуші, за наявності можливості достовірно ідентифікувати власника книжки, не є підставою для неврахування усіх записів про трудову діяльність.
Дослідивши заяви по суті справи та письмові докази, наявні у матеріалах справи, суд встановив наступне.
ОСОБА_1 народилася ІНФОРМАЦІЯ_1 , що підтверджується паспортом громадянина України. 27.09.2025 позивачці виповнилося 63 роки.
01.10.2025 позивачка звернулася до територіального органу Пенсійного фонду України із заявою про призначення пенсії за віком. За принципом екстериторіальності заяву розглянуто Головним управлінням Пенсійного фонду України в Кіровоградській області.
Рішенням від 08.10.2025 №184250013756 позивачці відмовлено у призначенні пенсії за віком. У рішенні зазначено, що страховий стаж особи становить 16 років 5 днів. До страхового стажу не зараховано всі періоди роботи за трудовою книжкою НОМЕР_2 , оскільки на титульному аркуші зазначена неповна дата народження - лише 1962 рік. Для зарахування цих періодів пенсійний орган запропонував подати належним чином оформлені довідки про періоди роботи, видані за місцем роботи, правонаступником або архівною установою, з посиланням на первинні документи.
У цьому ж рішенні відповідач дійшов висновку, що з урахуванням визначеного ним страхового стажу право на пенсію за віком за статтею 26 Закону №1058-IV позивачка набуде після досягнення 65-річного віку - з 28.09.2027.
З трудової книжки серії НОМЕР_2 вбачається, що на титульному аркуші зазначені ім`я та по батькові позивачки - ОСОБА_2 , а в графі «дата народження» вказано 1962 рік. На внутрішній стороні обкладинки містяться послідовні записи про зміну прізвища власниці трудової книжки, засвідчені відповідними печатками та посиланнями на документи. Записи про трудову діяльність містять дати прийняття на роботу, переведення і звільнення, посади, а також посилання на накази та інші документи, на підставі яких вони внесені.
Таким чином, спір між сторонами виник не у зв`язку з відсутністю у трудовій книжці записів про періоди роботи або з установленою недостовірністю таких записів, а виключно через неповне зазначення дати народження власниці на титульному аркуші.
Надаючи правову оцінку спірним правовідносинам, суд виходить з такого.
Відповідно до статті 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх, зокрема, у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій визначені Законом України від 09.07.2003 №1058-IV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі - Закон №1058-IV).
Відповідно до частини другої статті 26 Закону №1058-IV у разі відсутності страхового стажу, передбаченого частиною першою цієї статті, право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 63 роки у період з 01.01.2025 по 31.12.2025 мають особи за наявності страхового стажу від 22 до 32 років.
Отже, для вирішення питання про право позивачки на пенсію за віком після досягнення 63-річного віку визначальним є правильне встановлення тривалості її страхового стажу.
Згідно з частиною першою статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж - це період, протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Частиною другою статті 24 Закону №1058-IV встановлено, що страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду України відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
Відповідно до частини четвертої статті 24 Закону №1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Статтею 56 Закону України від 05.11.1991 №1788-XII «Про пенсійне забезпечення» передбачено зарахування до стажу роботи роботи, виконуваної на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях та кооперативах незалежно від використовуваних форм власності та господарювання.
Статтею 62 Закону №1788-XII визначено, що основним документом, який підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637 затверджено Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (далі - Порядок №637).
Згідно з пунктом 1 Порядку №637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Пунктом 3 Порядку №637 передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в ній відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються, зокрема, дані реєстру застрахованих осіб, довідки, виписки з наказів, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати, письмові трудові договори та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Із системного аналізу наведених положень вбачається, що необхідність підтвердження стажу додатковими документами виникає передусім тоді, коли відсутній основний документ - трудова книжка, або коли відсутні, є неправильними чи неточними саме записи про відповідні періоди роботи. Сам по собі недолік анкетних відомостей на титульному аркуші не тотожний відсутності або недостовірності записів про трудову діяльність.
Суд також враховує, що трудова книжка позивачки була заведена у 1981 році. На той час діяла Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена постановою Державного комітету Ради Міністрів СРСР з праці та соціальних питань від 20.06.1974 №162 (далі - Інструкція №162).
Згідно з пунктами 1.1-1.3 Інструкції №162 трудова книжка визнавалася основним документом про трудову діяльність робітників і службовців. Відповідно до пункту 2.2 Інструкції №162 заповнення трудової книжки вперше здійснювалося адміністрацією підприємства в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносилися, зокрема, відомості про працівника - прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність, а також відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Пунктами 2.10-2.11 Інструкції №162 передбачалося, що відомості про працівника вносяться на першій сторінці трудової книжки, а прізвище, ім`я, по батькові та дата народження зазначаються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Перша сторінка трудової книжки підписувалася особою, відповідальною за її видачу, та засвідчувалася печаткою підприємства.
Отже, вимога зазначати повну дату народження дійсно існувала. Разом із тим заповнення титульного аркуша трудової книжки було обов`язком адміністрації роботодавця, а не працівника. Неналежне виконання відповідальною особою роботодавця обов`язку щодо повноти внесення анкетних даних саме по собі не спростовує факту трудової діяльності, підтвердженого належно внесеними записами про роботу.
Відповідно до пункту 18 постанови Ради Міністрів СРСР і ВЦРПС від 06.09.1973 №656 «Про трудові книжки робітників і службовців» відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, їх облік, зберігання та видачу покладалася на спеціально уповноважених осіб підприємств, установ та організацій.
Аналогічний підхід закріплений пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників», за яким відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
Таким чином, недотримання вимог щодо оформлення трудової книжки може мати правові наслідки для осіб, відповідальних за її ведення, однак не повинно покладати на працівника непропорційний тягар у вигляді втрати набутого трудового стажу.
Подібний правовий підхід послідовно застосовується Верховним Судом. Так, у постанові від 21.02.2018 у справі №687/975/17 Верховний Суд зазначив, що працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення документації підприємством, а неналежне ведення та заповнення трудової книжки з вини адміністрації не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист.
У постанові від 06.03.2018 у справі №754/14898/15-а Верховний Суд виходив з того, що не всі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи, а не суто формальне дотримання правил оформлення документа.
Аналогічна правова позиція щодо неприпустимості покладення на працівника негативних наслідків недоліків оформлення трудової книжки викладена у постанові Верховного Суду від 09.08.2019 у справі №654/890/17.
Застосовуючи наведені положення до обставин цієї справи, суд зазначає, що відповідач не навів жодної конкретної неточності у записах трудової книжки НОМЕР_2 про прийняття позивачки на роботу, переведення або звільнення. Не встановлено також, що будь-який із записів про трудову діяльність є підробленим, недостовірним або не відповідає первинному документу.
Єдина зазначена у рішенні від 08.10.2025 №184250013756 підстава для неврахування усіх періодів роботи - запис на титульному аркуші лише року народження «1962» замість повної дати народження.
Разом із тим паспорт позивачки підтверджує, що вона народилася ІНФОРМАЦІЯ_1 , тобто рік народження у паспорті повністю збігається з роком, указаним у трудовій книжці. Ім`я та по батькові у трудовій книжці також відповідають анкетним даним позивачки. Крім того, у трудовій книжці наявні послідовні записи про зміну прізвища, які дають можливість простежити зміну анкетних даних власниці документа до прізвища « ОСОБА_3 ».
Відповідач у рішенні та у відзиві не зазначив, що трудова книжка належить іншій особі, не навів будь-яких суперечливих персональних даних, які унеможливлювали б ідентифікацію її власника, та не спростував доводи позивачки щодо можливості співставлення записів трудової книжки з іншими відомостями, наявними у пенсійного органу.
За таких обставин вимога подати окремі архівні довідки щодо кожного періоду роботи лише через те, що відповідальна особа у 1981 році внесла на титульний аркуш рік народження без числа та місяця, є надмірно формальним підходом і не відповідає меті законодавства про підтвердження трудового стажу.
Відповідно до частини другої статті 2 Кодексу адміністративного судочинства України адміністративні суди перевіряють, чи прийняті рішення суб`єктів владних повноважень, зокрема, обґрунтовано, добросовісно, розсудливо та пропорційно.
Оскаржуване рішення у спірній частині цим критеріям не відповідає, оскільки відповідач, не поставивши під сумнів достовірність самих записів про роботу та маючи можливість ідентифікувати власницю трудової книжки за сукупністю наявних даних, виключив із розрахунку всі періоди трудової діяльності лише через формальний недолік титульного аркуша.
Відповідно до частини другої статті 77 КАС України в адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача.
Належних та достатніх доказів того, що трудова книжка НОМЕР_2 не належить позивачці або що записи про періоди роботи в ній є недостовірними, відповідач суду не надав.
З огляду на викладене суд доходить висновку, що трудова книжка НОМЕР_2 є належним доказом трудової діяльності позивачки, а неповне зазначення дати народження на її титульному аркуші не може бути самостійною підставою для неврахування записаних у ній періодів роботи.
Відтак рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області від 08.10.2025 №184250013756, яким відмовлено у призначенні пенсії за віком внаслідок визначення страхового стажу без урахування періодів роботи за трудовою книжкою, є протиправним та підлягає скасуванню.
Щодо належного способу захисту порушеного права суд зазначає наступне.
Відповідно до статті 58 Закону №1058-IV Пенсійний фонд України є органом, який здійснює керівництво та управління солідарною системою, призначає пенсії та забезпечує фінансування їх виплати.
У цій справі позивачка не просить суд безпосередньо призначити їй пенсію або визначити її розмір. Заявлений спосіб захисту полягає у зарахуванні періодів роботи за трудовою книжкою та повторному розгляді заяви про призначення пенсії.
З огляду на те, що під час первинного розгляду заяви відповідач взагалі не надав змістовної оцінки записам про трудову діяльність, а виключив їх з розрахунку через формальний недолік титульного аркуша, належним та ефективним способом захисту є скасування оскаржуваного рішення та зобов`язання відповідача повторно розглянути заяву від 01.10.2025, зарахувавши до страхового стажу періоди роботи, зазначені у трудовій книжці НОМЕР_2 , які не були враховані саме з підстави неповного зазначення дати народження, та прийняти нове рішення з урахуванням правової оцінки суду.
При повторному розгляді відповідач має визначити загальну тривалість страхового стажу позивачки та перевірити виконання умов статті 26 Закону №1058-IV станом на дату звернення із заявою, не ставлячи зарахування періодів роботи за трудовою книжкою у залежність від подання додаткових архівних довідок лише через неповне зазначення дати народження на титульному аркуші.
За таких обставин позовні вимоги підлягають задоволенню.
Відповідно до частини першої статті 139 КАС України при задоволенні позову сторони, яка не є суб`єктом владних повноважень, всі судові витрати, які підлягають відшкодуванню або оплаті відповідно до положень цього Кодексу, стягуються за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень, що виступав відповідачем у справі.
З матеріалів справи вбачається, що при зверненні до суду за подання адміністративного позову позивачкою сплачено судовий збір у розмірі 1064,96 грн, що підтверджується платіжною інструкцією від 14.02.2026.
Оскільки позов підлягає задоволенню, сплачений судовий збір у сумі 1064,96 грн підлягає стягненню на користь позивачки за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області. 
Керуючись ст.ст. 90, 139, 143, 241-246, 250, 255, 295 КАС України, суд, -
В И Р І Ш И В:
Адміністративний позов ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області про визнання протиправним рішення та зобов`язання вчинити дії – задовольнити у повному обсязі.
Визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області від 08.10.2025 №184250013756 про відмову ОСОБА_1 у призначенні пенсії за віком.
Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 01.10.2025 про призначення пенсії за віком, зарахувавши до її страхового стажу всі періоди роботи, зазначені у трудовій книжці НОМЕР_2 , які не були враховані при прийнятті рішення від 08.10.2025 №184250013756 з підстави неповного зазначення дати народження на титульному аркуші трудової книжки, з урахуванням правової оцінки, наданої судом у цьому рішенні, та прийняти за результатами повторного розгляду відповідне рішення.
Стягнути на користь ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_3 ) за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області (вул. Соборна, 7а, м. Кропивницький, Кіровоградська область, 25009, код ЄДРПОУ 20632802) судовий збір у розмірі 1064 (одна тисяча шістдесят чотири) грн 96 коп. 
Рішення може бути оскаржено до Другого апеляційного адміністративного суду шляхом подачі апеляційної скарги протягом тридцяти днів з дня складення повного рішення. 
Рішення набирає законної сили після закінчення строку подання апеляційної скарги всіма учасниками справи, якщо апеляційну скаргу не було подано. 
У разі подання апеляційної скарги рішення, якщо його не скасовано, набирає законної сили після повернення скарги, відмови у відкритті чи закриття апеляційного провадження або прийняття постанови судом апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду.

Суддя   О.М. Кунець