ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ 
03 червня 2026 року справа №200/7923/25 

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: судді-доповідача Геращенка І.В., суддів Гайдара А.В., Пивовар І.В., розглянув у письмовому провадженні апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 20 листопада 2025 року у справі № 200/7923/25 (головуючий І інстанції Чучко В.М.) за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,-

В С Т А Н О В И В :

ОСОБА_1 (далі - позивач) звернувся до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (далі – відповідач 1), Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві (далі – відповідач 2) про:
- визнання протиправними дій Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо неврахування періодів роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995 до загального стажу для розрахунку пенсії за віком;
- зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області зарахувати періоди роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995 згідно записів трудової книжки до загального стажу та здійснити перерахунок пенсії з дня її призначення, а саме, з 23.04.2025 року;
- зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві провести виплату перерахованого розміру пенсії за віком з дня її призначення, а саме, з 23.04.2025 року.
Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 20 листопада 2025 року позов задоволений: 
- визнано протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо незарахування до страхового стажу позивача періодів роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995;
- зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області здійснити позивачу перерахунок та виплату пенсії з 23.04.2025 року із зарахуванням до страхового стажу періодів роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995 згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_1 від 12.02.1981, з урахуванням виплачених сум.
Відповідач 1 не погодився з рішенням суду першої інстанції, подав апеляційну скаргу, в якій, просить скасувати рішення суду, прийняти нове, яким відмовити у задоволенні позову через порушення норм матеріального права. 
Апелянт зазначив, що при проведенні розрахунку страхового стажу, згідно з записами у трудовій книжці НОМЕР_1 від 12.02.1981 Головним управлінням не було зараховано період роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989 у кооперативі «Вина», оскільки запис про звільнення не завірено печаткою. Період роботи з 04.06.1989 по 14.01.1991 в організаційному комітеті спеціальних заходів не зараховано до страхового стажу оскільки у трудовій книжці відсутні номер та дата наказу про звільнення. Записи 17-18 у трудовій книжці про прийняття та звільнення у ТОВ «Диво» за період роботи з 18.01.1991 по 30.06.1995 не завірені підписом директора. Інших відомостей чи матеріалів на підтвердження наявності страхового стажу позивача у вказані періоді до Головного управління не надходило.
Враховуючи висновки Верховного суду в постанові від 28 січня 2025 року у справі № 300/8132/23, Головне управління зауважує, що висновки Донецького окружного адміністративного суду стосовно належності записів трудової книжки як доказу роботи позивача без підтвердження уточнюючих відомостей чи матеріалів є передчасними та не підтвердженими обставинами справи.
Апеляційним судом витребувано у Донецького окружного адміністративного суду справу, який надіслав матеріали справи, які сформовані в електронній формі та частково в паперовій формі.
За ч.ч. 1, 4 ст. 18 КАС України у судах функціонує Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система. Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система відповідно до закону забезпечує обмін документами (надсилання та отримання документів) в електронній формі між судами, між судом та учасниками судового процесу, а також фіксування судового процесу і участь учасників судового процесу у судовому засіданні в режимі відеоконференції.
За пп. 15 пункту 1 розділу VII «Перехідні положення» КАС України подання, реєстрація, надсилання процесуальних та інших документів, доказів, формування, зберігання та надсилання матеріалів справи здійснюються в паперовій формі (пп. 15.1); розгляд справи у суді здійснюється за матеріалами справи у паперовій формі (пп. 15.3).
Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи у паперовій або електронній формі в порядку, визначеному Положенням про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему та/або положеннями, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів) (ч. 9 ст. 18 КАС України).
Процесуальні та інші документи і докази в паперовій формі зберігаються в додатку до справи в суді першої інстанції та у разі необхідності можуть бути оглянуті учасниками справи чи судом першої інстанції або витребувані судом апеляційної чи касаційної інстанції після надходження до них відповідної апеляційної чи касаційної скарги (ч. 10 ст. 18 КАС України).
За пп. 5.2 п.5 розділу І Положення про порядок функціонування окремих підсистем (модулів) Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, затвердженого рішенням Вищої ради правосуддя від 17 серпня 2021 року № 1845/0/15-21, електронна копія паперового документа - документ в електронній формі, що містить візуальне подання паперового документа, отримане шляхом сканування (фотографування) паперового документа. Відповідність оригіналу та правовий статус електронної копії паперового документа засвідчуються кваліфікованим електронним підписом особи, що створила таку копію.
Відповідно до ст. 311 КАС України справу розглянуто в порядку письмового провадження. 
Суд апеляційної інстанції заслухав доповідь судді-доповідача, вивчив доводи апеляційної скарги, перевірив їх за матеріалами справи у змішаній формі (електронно-паперовій) і дійшов висновку про відсутність підстав для скасування рішення, виходячи з наступного.
Позивач 23.04.2025 року звернувся до органу Пенсійного фонду України із заявою №4417 та документами про призначення пенсії за віком.
За принципом екстериторіальності заява позивача була відпрацьована Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області.
За наслідком розгляду наданого пакету документів та індивідуальних відомостей про застраховану особу Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області було прийнято рішення про призначення позивачу пенсії за віком відповідно до положень Закону 1058.
При проведенні розрахунку страхового стажу, згідно із записами у трудовій книжці НОМЕР_1 від 12.02.1981 Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області не було зараховано період роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989 у кооперативі “Вина”, оскільки запис про звільнення не завірено печаткою.
Період роботи з 04.06.1989 по 14.01.1991 в організаційному комітеті спеціальних заходів не зараховано до страхового стажу оскільки у трудовій книжці відсутні номер та дата наказу про звільнення.
Записи 17-18 у трудовій книжці про прийняття та звільнення у ТОВ “Диво” за період роботи з 18.01.1991 по 30.06.1995 не завірені підписом директора.
Разом з цим, в трудовій книжці позивача серії НОМЕР_1 від 12.02.1981 містяться записи про спірні періоди роботи:
- з 05.07.1988 по 31.05.1989 водієм у кооперативі “Вина”;
- з 04.06.1989 по 14.01.1991 водієм в організаційному комітеті спеціальних заходів;
- з 18.01.1991 по 30.06.1995 адміністратором у ТОВ “Диво”.
Позивач засобами електронного зв`язку звернувся до уповноваженого органу Пенсійного фонду України з заявою від 28.08.2025 №ВЕБ-05001-Ф-С-25-178337 щодо врахування наведених вище періодів. 
Вказану заяву було розглянуто Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області відповідно до Закону України від 02.10.1996 №393/96 “Про звернення громадян” та листом від 25.09.2025 за № 39331-35249/С-02/8-0500/25 позивачу було надано роз`яснення щодо підстав незарахування спірних періодів та запропоновано надати уточнюючі відомості щодо уточнення відомостей на підтвердження наявності страхового стажу.
Апеляційний суд надає правову оцінку спірним правовідносинам та враховує наступне.
За ч. 1 ст. 9 Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” від 9 липня 2003 року № 1058-IV (далі – Закон 1058) за рахунок коштів Пенсійного фонду в солідарній системі призначається, зокрема: пенсія за віком.
Відповідно до ст.1 Закону 1058 страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов`язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню згідно із цим Законом і за який сплачено страхові внески. 
Страхові внески - кошти відрахувань на соціальне страхування, збір на обов`язкове державне пенсійне страхування та страхові внески на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування, сплачені (які підлягають сплаті) згідно із законодавством, що діяло раніше; надходження від сплати єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування, що спрямовуються на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування.
За ст.62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
При цьому лише у разі відсутності трудової книжки або записів у ній органи Пенсійного фонду мають право встановлювати трудовий стаж на підставі інших первинних документів. У разі сумніву органу, що призначає пенсію, у належності та обґрунтованості поданих заявником документів, в нього є право перевірити надані заявником документи шляхом звернення до установ, підприємств, організацій, де працював заявник, із відповідними запитами.
Отже, необхідність підтверджувати періоди роботи для визначення стажу роботи виникає у разі відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.
З наявної в матеріалах справи копії трудової книжки позивача серії НОМЕР_1 від 12.02.1981, вбачається, що позивач працював:
- з 05.07.1988 по 31.05.1989 водієм у кооперативі “Вина”;
- з 04.06.1989 по 14.01.1991 водієм в організаційному комітеті спеціальних заходів;
- з 18.01.1991 по 30.06.1995 адміністратором у ТОВ “Диво”.
Пенсійний орган посилається на відсутність правових підстав для зарахування до страхового стажу позивача періоду роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989 у кооперативі “Вина”, оскільки запис про звільнення не завірено печаткою, періоду роботи з 04.06.1989 по 14.01.1991 в організаційному комітеті спеціальних заходів, оскільки у трудовій книжці відсутні номер та дата наказу про звільнення, записи 17-18 у трудовій книжці про прийняття та звільнення у ТОВ “Диво” за період роботи з 18.01.1991 по 30.06.1995 не завірені підписом директора.
Разом з цим, пунктом 2.4 глави 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, що затверджена наказом Міністерства праці України №58 від 29.07.1993 передбачено, що усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Відповідно до пункту 4.1 вказаної вище Інструкції, у разі звільнення всі записи про роботу працівника скріплюються підписом керівника підприємства та печаткою. У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.
А отже, доказом правильності оформлення трудової книжки та відповідність записів про роботу працівника фактично виконуваній останнім роботи, що у свою чергу є підтвердженням стажу роботи, є правильність оформлення трудової книжки, в частині підпису керівником та скріпленням печаткою.
Як вбачається з трудової книжки позивача серії НОМЕР_1 від 12.02.1981, записи про періоди роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989 не завірено печаткою про звільнення, з 04.06.1989 по 14.01.1991 - відсутні номер та дата наказу про звільнення, записи 17-18 за період роботи з 18.01.1991 по 30.06.1995 не завірені підписом директора.
Вказані обставини слугували підставою для не зарахування позивачу спірних періодів роботи.
За п. 2 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 року № 637 (далі - Постанова № 637), у разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи (пункт 3 Постанови № 637).
Разом з тим, трудова книжка позивача містить записи про періоди роботи на відповідних посадах і у наведений період часу, що є належним доказом роботи позивача, а відповідальність за належне і правильне оформлення документів щодо відомостей про періоди роботи та ведення трудової книжки покладається на керівника підприємства, організації.
Крім того суд звертає увагу, що відсутність в трудовій книжці печатки підприємства, номера та дати наказу, підпису директора, не спростовує наявність у позивача стажу роботи, а отже юридичний факт роботи позивача протягом вказаного періоду часу є підтвердженим належними та допустимими доказами.
За даних обставин пенсійний орган фактично переклав відповідальність за належне та правильне оформлення трудової книжки та інших документів щодо відомостей про періоди роботи на позивача, що є непропорційним заявленій легітимній меті (підтвердження періодів роботи позивача), тому зазначені дії не можна вважати такими, які вчинені обґрунтовано, добросовісно та розсудливо.
З урахуванням наведеного, суд вважає, що відповідачем-1 безпідставно не зараховано до страхового стажу позивача періодів роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995.
При цьому суд також виходить з того, що відповідно до ч.3 ст.23 Загальної Декларації прав людини, п.4 ч.1 Європейської Соціальної хартії та ч.3 ст.46 Конституції України кожна особа похилого віку має право на справедливу і задовільну винагороду, соціальний захист, за роки важкої праці та шкідливих робіт, - яка є основним джерелом існування для них самих та їхніх сімей.
За п.4.2 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України №22-1 від 25 листопада 2005 року, в редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 07 липня 2014 року №13-1) при прийманні документів орган, що призначає пенсію:
1) перевіряє правильність оформлення заяви, відповідність викладених у ній відомостей про особу даним паспорта та документам про стаж.
2) перевіряє зміст і належне оформлення наданих документів;
3) перевіряє копії відповідних документів, фіксує й засвідчує виявлені розбіжності (невідповідності).
Орган, що призначає пенсію, має право вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних осіб дооформлення у тримісячний строк з дня подання заяви прийнятих і подання додаткових документів, передбачених законодавством, а також перевіряти обґрунтованість їх видачі.
Згідно з ч.1 ст. 101 Закону України “Про пенсійне забезпечення” органи, що призначають пенсії, мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі.
З аналізу вищенаведених норм суд приходить до висновку, що правом вимагати додаткові документи від підприємств, організацій і окремих осіб наділені лише органи, що призначають пенсії, а не особи, яким призначається пенсія.
Суд зазначає, що в матеріалах справи відсутні будь-які документи, які б свідчили про вчинення відповідачем 1 дій, спрямованих на проведення перевірки відомостей щодо періодів роботи позивача та отримання додаткових документів.
Крім того, за абз. 13 пункту 4.2 Порядку №22-1 (у редакції постанови Пенсійного фонду від 16.12.2020 №25-1) після реєстрації заяви та сканування копій документів засобами програмного забезпечення за принципом екстериторіальності визначається структурний підрозділ органу, що призначає пенсію, який формує атрибути сканованих документів (із зазначенням часу їх створення), електронну пенсійну справу.
За таких обставин, оскільки у спірних відносинах компетентним органом для розгляду заяви позивача про призначення пенсії визначено Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, то саме останній має завершити процедуру належного обрахунку при призначенні позивачу пенсії.
Отже, відповідач 1 діяв з порушенням меж повноважень, визначених Законами України, необґрунтовано та не пропорційно, чим порушив вимоги ст. 18 Конституції України та ч. 2 ст. 2 Кодексу адміністративного судочинства України, за якими органи державної влади та органи місцевого самоврядування, в тому числі, зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України, а також обґрунтовано і пропорційно.
Апеляційний суд не застосовує висновки Верховного суду, на які посилається апелянт, оскільки вони не є релевантними до обставин цієї справи.
На підставі викладеного, колегія суддів погоджує висновок суду першої інстанції про:
- визнання протиправними дій Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо незарахування до страхового стажу позивача періодів роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995;
- зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області здійснити позивачу перерахунок та виплату пенсії з 23.04.2025 року із зарахуванням до страхового стажу періодів роботи з 05.07.1988 по 31.05.1989, з 04.06.1989 по 14.01.1991, з 18.01.1991 по 30.06.1995 згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_1 від 12.02.1981, з урахуванням виплачених сум.
Відповідно до ч. 1 ст. 308 КАС України суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
Отже, спір за суттю вимог судом першої інстанції вирішений правильно, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції, внаслідок чого відсутні підстави для скасування рішення суду.
Керуючись ст. ст. 250, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328, 329 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

П О С Т А Н О В И В :

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області - залишити без задоволення.
Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 20 листопада 2025 року у справі № 200/7923/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії - залишити без змін.
Повний текст постанови складений 3 червня 2026 року.
Постанова суду апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду набирає законної сили з дати її ухвалення та відповідно до ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України може бути оскаржена до Верховного Суду протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення.

Головуючий І.В. Геращенко

Судді: А.В. Гайдар

І.В. Пивовар