П`ЯТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
————————————————————————
П О С Т А Н О В А
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И

28 квітня 2026 р.	м. Одеса	Справа № 400/12706/25	

 	Головуючий в 1 інстанції: Дерев`янко Л.Л. Дата і місце ухвалення: 25.02.2026 р., м. Миколаїв 	
Колегія суддів П`ятого апеляційного адміністративного суду 
у складі:
головуючого – Ступакової І.Г.
суддів – Бітова А.І.
– Лук`янчук О.В.
– 
розглянувши в порядку письмового провадження в місті Одесі адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Миколаївського окружного адміністративного суду від 25 лютого 2026 року у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії, -

В С Т А Н О В И Л А :

У листопаді 2025 року ОСОБА_1 звернулась до Миколаївського окружного адміністративного суду з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області в якому просила суд: 
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області №143350008323 від 01.08.2025 року про відмову в призначенні пенсії;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області зарахувати ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , РНОКПП НОМЕР_1 , до страхового стажу при призначенні пенсії за віком період роботи з 22.04.1987 по 21.05.1993 року;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 25.07.2025 року про призначення пенсії за віком, з урахуванням рішення суду по цій справі.
В обґрунтування позовних вимог позивач зазначила, що відповідач протиправно не зарахував спірний період в її страховий стаж, оскільки трудовою книжкою, яка є основним документом підтверджено період її роботи. При цьому, формальні неточності чи недоліки не можуть бути підставою для органів Пенсійного фонду для обмеження особи в конституційному праві на соціальний захист.
Рішенням Миколаївського окружного адміністративного суду від 25 лютого 2026 року позов ОСОБА_1 задоволено частково.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області №143350008323 від 01.08.2025 року про відмову в призначенні пенсії ОСОБА_1 .
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області зарахувати ОСОБА_1 до страхового стажу при призначенні пенсії за віком період роботи з 22.04.1987 по 21.05.1993 року відповідно до трудової книжки серія НОМЕР_2 від 12.11.1983.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 25.07.2025 року про призначення пенсії за віком, з урахуванням рішення суду по цій справі.
В іншій частині позову відмовлено.
Не погоджуючись з вказаним рішенням Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області подало апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на не правильне застосування судом першої інстанції норм матеріального права, не повне з`ясування обставин справи, просить скасувати рішення від 25.02.2026 р. з ухваленням по справі нового судового рішення про відмову в задоволенні позову ОСОБА_1 .
В своїй скарзі апелянт заперечує проти заявлених позовних вимог та просить відмовити в повному обсязі з огляду на те, що відсутні підстави зарахування до страхового стажу періодів роботи згідно з трудовою книжкою від 12.11.1983 НОМЕР_2 з 22.04.1987 по 21.05.1993 (Запис 5-9). Додаткових документів на підтвердження спірного стажу позивачем не надавалося.
Справу розглянуто судом апеляційної інстанції в порядку письмового провадження на підставі п.3 ч.1 ст.311 КАС України.
Розглянувши матеріали справи, заслухавши суддю-доповідача, перевіривши законність і обґрунтованість судового рішення в межах позовних вимог і доводів апеляційної скарги, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню.
Судом першої інстанції встановлено та матеріалами справи підтверджено, що 25.07.2025 позивач звернулася з заявою для призначення пенсії за віком.
З урахуванням Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", затвердженого постановою Правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 р. № 22-1 (далі Порядок № 22-1), органом, що приймав рішення за заявою позивача, визначено відповідачем.
Розглянувши подані заявником документи Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області 01.08.2025 прийняло рішення № 143350008323 про відмову в призначенні пенсії. За висновком органу Пенсійного фонду України у позивача відсутнє право на призначення пенсії за віком в зв`язку з відсутністю необхідного стажу. Рішення мотивоване тим, що за доданими документами до страхового стажу не зараховано період трудової діяльності з 22.04.1987 по 21.05.1993, оскільки наявне виправлення у номері наказу про звільнення, не завірене належним чином. Страховий стаж особи становить 16 років 5 місяців 13 днів. 
Суд першої інстанції також встановив, що в матеріалах справи є копія трудової книжки позивачки серія НОМЕР_2 від 12.11.1983. Запис № 5, зроблений 22.04.87 підтверджує, що позивачку прийнято на роботу продавцем в проммаг № 12. Також в трудовій книжці є записи про переведення в продмаг № 14, присвоєння кваліфікації продавця ІІІ категорії продовольчих та промислових товарів, присвоєння кваліфікацїї продавця ІІІ категорії продовольчих та промислових товарів (записи № 6,7,8). Відповідно до запису № 9 21.05.1993 позивачку звільнено з власним бажанням, ст. 38 КЗпП України. В графі «На підставі чого здійснено запис» зазначено: розпорядження № 32 К від 28.05.1993р.
Листом № 05-11/Р-694 від 22.09.2025 Державний архів Херсонської області повідомив позивачку, що документи з кадрових питань він не зберігає. Документи з кадрових питань Великокопанівського сільгоспрабкоопу Олешківського району знаходились на зберіганні в архівному відділ Олешківської міської ради (зараз це тимчасово окупована територія).
Вважаючи неправомірною відмову відповідача у призначенні пенсії за віком, позивачка звернулась до суду.
Розглядаючи справу суд першої інстанції дійшов висновку про наявність правових підстав для часткового задоволення позовних вимог та зазначив, що працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці.
Також, суд дійшов висновку, що заява підлягає повторному розгляду саме тим органом Пенсійного фонду, до якого її було направлено, в даному випадку Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області. 
Колегія суддів погоджується з такими висновками суду першої інстанції виходячи з наступного.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначаються Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 року № 1058-IV (далі - Закон № 1058-IV).
Статтею 8 Закону № 1058-IV передбачено право громадян України на отримання пенсійних виплат та соціальних послуг.
За змістом частини 1 статті 8 Закону № 1058-IV право на отримання пенсій та соціальних послуг із солідарної системи мають, зокрема, громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані особами з інвалідністю в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих осіб члени їхніх сімей, зазначені у статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом (п. 1).
В силу приписів частини 1 статті 9 Закону № 1058-IV відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв`язку з втратою годувальника.
Відповідно до частини 1 статті 26 Закону № 1058 право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу: - з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року не менше 31 року.
Наявність страхового стажу, передбаченого частинами 1-3 цієї статті, який дає право на призначення пенсії за віком, визначається на дату досягнення особою відповідного віку і не залежить від наявності страхового стажу на дату звернення за призначенням пенсії (абз. 2 ч. 4 ст. 26 Закону № 1058-IV).
Відповідно до частин 1, 4 статті 24 Закону № 1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
До впровадження системи персоніфікованого обліку порядок обчислення страхового стажу визначався Законом України «Про пенсійне забезпечення» № 1788-XII (далі – Закон № 1788-XII).
Статтею 62 Закону № 1788-XII передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітника. Трудові книжки ведуться на всіх робітників, які працюють на підприємстві, в установі, організації понад п`ять днів, у тому числі на сезонних і тимчасових працівників.
Слід зазначити, що відповідно до п.1 Порядку №637, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби або навчання, а також архівними установами.
Пунктами 3 та 20 зазначеного Порядку регламентовано, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи чи містяться неправильні або ж неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, що наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (Додаток №5). У довідці повинно бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до якого включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка.
Отже, системний аналіз вказаних правових норм беззаперечно вказує на те, що законодавством України встановлено пріоритетність записів у трудовій книжці перед відомостями у первинних документах. Проте, якщо у трудовій книжці не зазначені відомості про умови праці та характер виконуваної роботи, то для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників.
Тобто, надання уточнюючої довідки підприємства, установи або організації необхідне у двох випадках: за відсутності трудової книжки як такої, або ж необхідних записів у ній, які визначають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом у постанові від 20.02.2018р. у справі №234/13910/17, від 07.03.2018р. у справі №233/2084/17, від 04.03.2020р. у справі №367/945/17, від 27.04.2020р. у справі №367/4230/17 та від 23.09.2021р. у справі №227/4273/16-а.
До матеріалів даної справи долучено копію трудової книжки ОСОБА_1 серії НОМЕР_2 від 12.11.1983 року, в якій дійсно напис цифри « 2» в даті розпорядження № 32 К від 28.05.1993, на підставі якого позивачку звільнено з роботи 21.05.1993 дещо відрізняється від написання інших цифр.
Разом з тим, при дослідженні спірних записів в трудовій книжці вбачається, що записи № 5 про прийняття на роботу, № 6 про переведення, № 7 і № 8 про присвоєння кваліфікації про переведення не мають недоліків і, як такі, під сумнів відповідачем не ставляться. 
Отже, запис № 9 про звільнення з роботи є логічним. При цьому, він виконаний чітко та без будь-яких виправлень, помарок чи підтирань, що давало б підстави для сумніву, що звільнення позивачки з роботи відбулось саме з дати, визначеній цим записом, а саме з 21.05.1993. Тобто, запис № 9 має певний недолік, пов`язаний з зазначенням першої цифри в даті наказу, проте цей недолік не впливає на сприйняття іншої інформації запису № 9 як достовірної.
Крім іншого колегія суддів встановила, що позивачка здійснила необхідні дії для отримання підтвердження про стаж роботи з 22.04.1987 по 21.05.1993, проте, враховуючи що за повідомленням Державного архіву Херсонської області документи з кадрових питань Великокопанівського сільгоспрабкоопу Олешківського району знаходились на зберіганні в архівному відділі Олешківської міської ради, отримати ці документи наразі не вбачається за можливе з огляду на тимчасову окупацію міста Олешки. 
Колегія суддів звертає увагу, що працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення документів на підприємстві, неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки чи іншої документації з вини адміністрації підприємства, відтак вказані обставини не можуть бути підставою для позбавлення позивача конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань з призначення пенсії за віком.
При цьому, орган, що призначає пенсію, має право вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних осіб дооформлення у тримісячний строк з дня подання заяви прийнятих і подання додаткових документів, передбачених законодавством, а також перевіряти обґрунтованість їх видачі, однак, матеріали справи не містять доказів вчинення відповідачем таких дій, спрямованих на отримання відомостей, додаткових документів, на підставі яких можна було б додатково підтвердити страховий стаж позивача.
Таким чином, недоліки щодо заповнення трудової книжки не може бути підставою для неврахування відповідних періодів роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії та позбавляти позивача конституційного права на соціальний захист та вирішення питання призначення пенсії. Підставою для призначення пенсії за віком є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
Отже, колегія суддів звертає увагу на те, що трудова книжка позивача містить дані про періоди навчання та трудової діяльності, а сумніви апелянта щодо можливості зарахування цих періодів до страхового стражу не знайшли свого обґрунтованого підтвердження.
В свою чергу, відповідачем не надано доказів, які б підтверджували той факт, що ним вчинялись певні дії щодо здійснення зустрічної перевірки первинних документів для підтвердження спірного періоду, а також доказів того, що позивач не виконував трудові обов`язки у спірний період або що вказаний період не відповідає дійсності.
У зв`язку із чим, колегія суддів погоджується із висновками суду першої інстанції про те, що доводи відповідача про відсутність правових підстав для зарахування спірного періоду роботи позивачки до страхового стажу є необґрунтованими та не відповідають законодавству, що регулює спірні правовідносини.
Колегія суддів враховує, що судом не встановлено недостовірності або інших ознак юридичної дефектності трудової книжки, а тому на переконання суду його належить розглядати як належні та допустимі докази у справі.
Отже, доводи апеляційної скарги Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області не спростовують правильність висновку суду першої інстанції про часткове задоволення позову, тому підстав для задоволення апеляційної скарги відповідача та скасування рішення суду колегія суддів не вбачає.
Оскільки судом першої інстанції правильно встановлено обставини справи та постановлено судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права, тому, відповідно до ст.316 КАС України, за наслідками розгляду апеляційної скарги на рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення суду першої інстанції - без змін.
З огляду на залишення рішення суду першої інстанції без змін, відповідно до приписів статті 139 КАС України, підстави для розподілу судових витрат відсутні.
Враховуючи, що дана справа правомірно віднесена судом першої інстанції до категорії незначної складності та розглядалась за правилами спрощеного провадження, тому постанова суду апеляційної інстанції, відповідно до ч.5 ст.328 КАС України, в касаційному порядку оскарженню не підлягає.
Керуючись ст.ст. 262, 263, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328, 329 України, колегія суддів, - 

П О С Т А Н О В И Л А :

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області залишити без задоволення, рішення Миколаївського окружного адміністративного суду від 25 лютого 2026 року залишити без змін.
Постанова апеляційного суду набирає законної сили з дати її прийняття та оскарженню в касаційному порядку не підлягає, крім випадків, передбачених п.2 ч.5 ст.328 КАС України.

Повний текст судового рішення виготовлений 28 квітня 2026 року.

Головуючий: І.Г. Ступакова

Судді: А.І. Бітов

О.В. Лук`янчук