П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

29 травня 2026 року 	 	справа 160/36099/25	

Третій апеляційний адміністративний суду складі колегії:
головуючий суддя Суховаров А.В. 
судді Семененко Я.В., Добродняк І.Ю., 
розглянувши у письмовому провадженні в м.Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області на рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 25.02.2026 (суддя Ніколайчук С.В.) в адміністративній справі за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області про призначення пенсії

ВСТАНОВИВ:

ОСОБА_1 19.12.2025 звернулась до Дніпропетровського окружного адміністративного суду з позовом, в якому просить: визнати протиправними дії ГУ ПФУ у Волинській області щодо не зарахування до страхового стажу періоду роботи згідно записів в трудовій книжці та скасувати рішення про відмову в призначенні пенсії; зобов`язати ГУ ПФУ в Дніпропетровській області зарахувати до страхового стажу період роботи згідно записів в трудовій книжці та здійснити розрахунок пенсії за віком.
Рішенням Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 25.02.2026 позов задоволений частково: визнано протиправним та скасовано рішення ГУ ПФУ у Волинській області про відмову у призначенні пенсії ОСОБА_1 ; зобов`язано ГУ ПФУ у Волинській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 період роботи згідно із записами в трудовій книжці та повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 31.10.2025 про призначення пенсії за віком, з урахуванням позиції викладеної у рішенні та зарахованих періодів роботи ОСОБА_1 судовим рішенням; у задоволенні іншої частини позовних вимог відмовлено.
В апеляційній скарзі ГУ ПФУ у Волинській області просить рішення суду скасувати та відмовити в задоволені позовних вимог. Посилається на те, що до страхового стажу не зараховано період роботи з 07.02.1983 по 17.06.2000 оскільки у підставах внесення записів щодо встановлено мінімуму трудової участі в громадському господарстві та його виконання у трудовій книжці відсутні назва документа, номер та дата на підставі яких внесені записи за кожен рік. Архівні довідки №№ 762, 763 від 12.06.2025 про відпрацьовані трудодні за 1988-2000 роки не відповідають даним позивача (ім`я та по батькові) вказаним в книгах обліку праці колгоспу, а тому не можуть бути взяті до уваги. 
Переглядаючи справу колегія суддів виходить з наступного: 
ОСОБА_1 ІНФОРМАЦІЯ_1 31.10.2025 звернулась до ГУ ПФУ в Дніпропетровській області з заявою для призначення пенсії за віком відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”.
Рішенням ГУ ПФУ у Волинській області №046550009215 від 31.10.2025, прийнятим за принципом екстериторіальності, відмовлено у призначенні пенсії за віком у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. Згідно із записами в трудовій книжці серії НОМЕР_1 від 03.08.1983 позивачка працювала в колгоспі імені Кірова з 07.02.1983 по 17.06.2000. Вказаний період роботи не може бути зарахований до страхового стажу, так як у підставах внесення записів щодо встановлено мінімуму трудової участі в громадському господарстві та його виконання у трудовій книжці відсутні назва документа, номер та дата на підставі яких внесені записи за кожен рік. Архівні довідки №№ 762, 763 від 12.06.2025 про відпрацьовані трудодні за 1988-2000 роки не відповідають даним позивача (ім`я та по батькові). Інших документів для підтвердження спірного періоду роботи позивачкою не подано, тому період роботи в колгоспі не може бути зарахований до страхового стажу.
Відповідно до статті 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
Відповідно до статті 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Пунктом 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №637 від 12.08.1993 встановлено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Порядок ведення трудових книжок колгоспників врегульований Основними положеннями про порядок видачі та ведення трудових книжок колгоспників, які затверджені постановою Ради Міністрів СРСР №310 від 21.04.1975.
Відповідно до пунктів 1, 2, 5 Основних Положень, трудова книжка колгоспника є основним документом про трудову діяльність членів колгоспів. Трудові книжки ведуться на всіх членів колгоспу з моменту їх вступу в члени колгоспу. До трудової книжки колгоспника, зокрема, заносяться: відомості про колгоспника: прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність; відомості про роботу: призначення на роботу, переведення на іншу роботу, закінчення роботи; відомості про трудову участь: прийнятий в колгоспі річний мінімум трудової участі в громадському господарстві, його виконання.
Згідно пункту 6 Основних Положень всі записи в трудовій книжці засвідчуються у всіх розділах за час роботи в колгоспі підписом голови колгоспу або спеціально уповноваженої правлінням колгоспу особи та печаткою.
Якщо колгоспник не виробив обов`язковий мінімум трудової участі в громадському господарстві з причин, визнаних правлінням чи загальними зборами колгоспників поважними, адміністрація колгоспу вносила відповідні записи до трудової книжки.
В разі відсутності рішення правління колгоспу або загальних зборів колгоспників або правонаступника про зарахування певного року до стажу роботи, через невиконання встановленого мінімуму трудової участі в колективному господарстві з поважної причини, обчислення страхового стажу проводиться за фактичною тривалістю в такому порядку: загальна кількість відпрацьованих людино-днів ділиться на 25,4. Отже, єдиною підставою для врахування до трудового стажу часу роботи колгоспника за фактичною тривалістю є виконання встановленого мінімуму трудової участі саме без поважних причин.
Відповідно пункту 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України №58 від 29.07.1993, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України №110 від 17.08.1993, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
При цьому, як передбачено пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України №301 від 27.04.1993 “Про трудові книжки працівників”, заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства, установи, організації в присутності працівника, а відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
Відповідно до пункту 1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (надалі підприємств) усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. 
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Таким чином, недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на його особисті права.
Суд наголошує, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Вказані відповідачем обставини, не можу бути підставою для виключення спірного періоду роботи з трудового стажу позивача, оскільки працівник не може відповідати за неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства (установи) не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист.
Верховний Суд у постанові від 24.05.2018 у справі №490/12392/16-а висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 по справі №677/277/17, від 21 лютого 2018 року у справі №687/975/17, від 11 травня 2022 року у справі №120/1089/19-а, від 18 листопада 2022 року у справі №560/3734/22, 04 липня 2023 року у справі №580/4012/19.
З аналізу вказаних нормативно-правових актів випливає, що законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок на адміністрацію підприємств, тому її неналежне ведення не може позбавити позивачку права на включення спірного періоду роботи до страхового стажу і на отримання пенсії з врахуванням такого періоду.
Також, слід врахувати правову позицію, викладену Верховний Судом у постановах від 30.09.2019 у справі № 638/18467/15-а та від 19.12.2019 у справі №307/541/17, згідно якої підставою для призначення пенсії за віком є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи, а не правильність записів у трудовій книжці. Формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист. 
Згідно записам у трудовій книжці НОМЕР_1 від 03.08.1983, позивачка з 07.02.1983 прийнята в колхоз ім. Кірова та 17.06.2000 звільнена в зв`язку з реорганізацією КСП ім. Кірова; з 22.11.2002 по 16.12.2003 П`ятихатським центром зайнятості виплата допомоги по безробіттю; з 20.02.2004 розпочато виплату допомоги по безробіттю та 17.08.2004 припинено виплату матеріальної допомоги; за 1983-1989 роки відпрацьовані людино-дні, 1990-1991 роки декретна відпустка, 1992-1996 роки відпрацьовано людино-дні, за 1997-2000 роки відпрацьовані людино-дні. 
Згідно архівної довідки №762 від 12.06.2025 зазначено, що в книгах обліку оплати колгоспу ім. Кірова, з 1976 року ім. Леніна, з 1984 року ім. Кірова, з 1993 року КСП ім. Кірова, з 2000 року ТОВ «Лан» значиться ОСОБА_2 по батькові не вказано і її відпрацьовані людино-дні за 1988-1994 роки; у архівній довідці №763 від 12.06.2025 зазначено що в книгах обліку оплати праці колгоспу ім. Кірова, з 1976 року ім. Леніна, з 1984 року ім. Кірова, з 1993 року КСП ім. Кірова, з 2000 року ТОВ «Лан» значиться ОСОБА_3 ім`я ОСОБА_4 , ОСОБА_5 з 2000 року по батькові не вказано і її відпрацьовані людино-дні за 1995-2000 роки; архівна довідка №764 від 12.06.2025 містить записи, що в книгах обліку оплати праці колгоспу ім. Кірова, з 1976 року ім. Леніна, з 1984 року ім. Кірова, з 1993 року КСП ім. Кірова, з 2000 року ТОВ «Лан» значиться ОСОБА_3 ім`я ОСОБА_4 , по батькові не вказано і її заробітна плата за 1988-1994 роки; копія архівної довідки №765 від 12.06.2025 містить записи що в книгах обліку оплати праці колгоспу ім. Кірова, з 1976 року ім. Леніна, з 1984 року ім. Кірова, з 1993 року КСП ім. Кірова, з 2000 року ТОВ «Лан» значиться ОСОБА_3 ім`я ОСОБА_4 , ОСОБА_5 з 2000 року по батькові не вказано і її заробітна плата за 1995-2000 роки. 
Колегія суддів наголошує, що відповідачем був застосований формальний підхід під час вирішення питання про зарахування до стажу роботи спірних періодів, оскільки формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
З урахуванням доводів і заперечень сторін, наданих ними доказів, колегія суддів дійшла висновку, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Керуючись статтями 241-244, 315, 316, 321, 322 КАС України, суд

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області залишити без задоволення, а рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 25.02.2026 – без змін.

Постанова набирає законної сили з 29.05.2026 та може бути оскаржена в касаційному порядку до Верховного Суду протягом 30 днів у випадках, передбачених пунктом 2 частини 5 статті 328 КАС України. 

Головуючий суддя А.В. Суховаров 

судді Я.В. Семененко 

судді І.Ю. Добродняк