Головуючий І інстанції: Мороко А.С.

ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

19 червня 2026 р. 	Справа № 520/22423/25	
Другий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
Головуючого судді Катунова В.В.,
Суддів: Мінаєвої К.В. , Ральченка І.М. ,
розглянувши в порядку письмового провадження у приміщенні Другого апеляційного адміністративного суду адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 16.03.2026, майдан Свободи, 6, м. Харків, 61022 по справі № 520/22423/25
за позовом ОСОБА_1 
до  Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області   
про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,
ВСТАНОВИВ:
ОСОБА_1 (далі - ОСОБА_1 , позивач) звернулась до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області (далі -ГУ ПФУ в Київській області, відповідач), в якому просила суд:
- визнати неправомірними дії Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області (08500, м. Фастів, вул. Саєнка Андрія, буд. 10, код ЄДРПОУ: 22933548) щодо відмови ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; РНОКПП: НОМЕР_1 ) у призначенні пенсії за віком;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області (08500, м. Фастів, вул. Саєнка Андрія, буд. 10, код ЄДРПОУ 22933548) зарахувати до страхового (трудового) стажу ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; РНОКПП: НОМЕР_1 ), що дає право на призначення пенсії за віком, періоди роботи: з 21.07.1982 по 10.09.1984; 28.09.1984 по 03.07.1985; з 29.07.1985 по 22.06.1988; з 17.01.1989 по 19.04.1989; з 19.04.1989 по 07.06.1990; з 04.09.1990 по 25.06.1991; з 02.01.1992 по 31.12.1994; з 01.01.1995 по 06.05.1996; з 19.08.1996 по 20.03.1997; з 16.09.1997 по 31.12.1997; з 01.09.1980 по 20.07.1982;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області (08500, м. Фастів, вул. Саєнка Андрія, буд. 10, код ЄДРПОУ: 22933548) повторно розглянути заяву ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; РНОКПП: НОМЕР_1 ) від 15.07.2025 про призначення пенсії за віком з дня наступного за днем досягненням пенсійного віку, а саме: з 29 червня 2025 року, з врахуванням висновків суду викладених у мотивувальній частині рішення суду.
- стягнути за рахунок бюджетних асигнувань з Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області (08500, м. Фастів, вул. Саєнка Андрія, буд. 10, код ЄДРПОУ: 22933548) на користь ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 ; РНОКПП: НОМЕР_1 ) понесені судові витрати в справі, зокрема, витрати на правничу (правову) допомогу адвоката у сумі 6 000 гривень 00 копійок та суму сплаченого судового збору – 968 гривень 96 копійок.
В обґрунтування позивних вимог зазначено, що відповідачем протиправно винесено рішення від 22.07.2025 № 203950012641, у зв`язку із не зарахуванням періодів роботи за трудовою книжкою від 21.07.1982 НОМЕР_2 , оскільки на титульній сторінці трудової книжки зміна прізвищ внесена з порушенням пункту 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993р. № 58 та заявницею не надано документів на зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ), а також не зараховано період навчання за атестатом від 20.07.1983 № 3629 з 01.09.1980 по 20.07.1982, оскільки відсутні документи про зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ).
Рішенням Харківського окружного адміністративного суду від 19.01.2026 задоволено адміністративний позов.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області від 22.07.2025 № 203950012641 щодо відмови ОСОБА_1 у призначенні пенсії за віком.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Київській області призначити пенсію за віком ОСОБА_1 з 29.06.2025, зарахувавши до страхового стажу періоди її роботи з 21.07.1982 по 10.09.1984, 28.09.1984 по 03.07.1985, з 29.07.1985 по 22.06.1988, з 17.01.1989 по 19.04.1989, з 19.04.1989 по 07.06.1990, з 04.09.1990 по 25.06.1991, з 02.01.1992 по 31.12.1994, з 01.01.1995 по 06.05.1996, з 19.08.1996 по 20.03.1997, з 16.09.1997 по 31.12.1997, з 01.09.1980 по 20.07.1982 згідно записів у трудовій книжці НОМЕР_2 .

Не погодившись з рішенням суду першої інстанції, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на порушення судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, просить скасувати оскаржуване рішення та прийняти нову постанову, якою позовні вимоги залишити без розгляду.
В апеляційній скарзі позивач посилається на те, що ОСОБА_1 звернулася до територіальних органів Пенсійного фонду України 15.07.2025 за призначенням пенсії. Вік заявниці 60 років. Головним управлінням Пенсійного фонду України у Київській області встановлено, що згідно наданих документів та даних персоніфікованого обліку страховий стаж позивача становить 24 роки 04 місяці 27 днів. Так, необхідний страховий стаж, визначений частиною першою статті 26 Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” становить не менше 32 років. В результаті розгляду документів, доданих до заяви за доданими документами до страхового стажу не зараховано періоди роботи за трудовою книжкою від 21.07.1982 НОМЕР_2 , оскільки на титульній сторінці трудової книжки зміна прізвищ внесена з порушенням пункту 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993р. № 58 та заявниця не надала документи на зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ); період навчання за атестатом від 20.07.1983 № 3629 з 01.09.1980 по 20.07.1982, оскільки відсутні документи про зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ). Враховуючи вищезазначене, Головним управлінням Пенсійного фонду України у Київській області прийнято обґрунтоване рішення №203950012641 від 22.07.2025 про відмову у призначенні пенсії за віком відповідно до статті 26 Закону за відсутністю необхідного страхового стажу — 32 роки. Право на пенсійну виплату набуде з 29.06.2030.
Відповідач наголошує, що позивачем відповідно до встановленого порядку не вчинено необхідних дій для реалізації своїх прав на отримання належних йому сум пенсійних виплат.
Позивач подав відзив в якому останній просить апеляційну скаргу Головного управління пенсійного фонду України в Київській області на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 16.03.2026 року у справі № 520/22423/25 залишити без задоволення, а оскаржуване рішення - залишити без змін.
Відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 311 Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України) суд апеляційної інстанції може розглянути справу без повідомлення учасників справи (в порядку письмового провадження) за наявними у справі матеріалами, якщо справу може бути вирішено на підставі наявних у ній доказів, у разі подання апеляційної скарги на рішення суду першої інстанції, які ухвалені в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін (у порядку письмового провадження).
Предметом апеляційного оскарження є судове рішення, яке прийняте судом першої інстанції в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін, у зв`язку з чим колегія суддів вважає за можливе розглянути справу в порядку письмового провадження.
Колегія суддів, заслухавши суддю-доповідача, переглянувши справу за наявними у ній доказами та перевіривши законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги, вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню з огляду на таке.
Судом першої інстанції встановлено та підтверджено в суді апеляційної інстанції, що 15.07.2025 позивач звернулася до Пенсійного фонду України із заявою про призначення пенсії за віком.
За принципом екстериторіальності дану заяву розглядало Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області .
Так, відповідно до винесеного рішення від 22.07.2025 № 203950012641 позивачці відмовлено у призначенні пенсії за віком, оскільки до страхового стажу не зараховано:
- періоди роботи за трудовою книжкою від 21.07.1982 НОМЕР_3 , оскільки на титульній сторінці трудової книжки зміна прізвищ внесена з порушенням пункту 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993р. № 58 та заявницею не надано документів на зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 );
- період навчання за атестатом від 20.07.1983 № 3629 з 01.09.1980 по 20.07.1982, оскільки відсутні документи про зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ).
Вважаючи рішення відповідача щодо відмови у зарахуванні до страхового стажу періодів роботи: з 21.07.1982 по 10.09.1984; 28.09.1984 по 03.07.1985; з 29.07.1985 по 22.06.1988; з 17.01.1989 по 19.04.1989; з 19.04.1989 по 07.06.1990; з 04.09.1990 по 25.06.1991; з 02.01.1992 по 31.12.1994; з 01.01.1995 по 06.05.1996; з 19.08.1996 по 20.03.1997; з 16.09.1997 по 31.12.1997; з 01.09.1980 по 20.07.1982 протиправним, позивачка звернулась до суду із даним позовом.
Ухвалюючи рішення про задоволення позову, суд першої інстанції виходив з того, що працівник не може нести тягар відповідальності роботодавця за недоліки заповнення трудової книжки, а відтак, періоди трудової діяльності позивача мають бути зараховані до страхового трудового стажу. 
Таким чином, суд вважав, що рішення ГУ ПФУ в Київській області від 22.07.2025 № 203950012641 є протиправним та підлягає скасуванню.
З метою обрання найбільш ефективного та доцільного способу відновлення порушених прав позивачки, суд приходить до висновку про наявність підстав для виходу за межі позовних вимог у відповідності до приписів ст. 9 КАС України та задоволення позовних вимог шляхом визнання протиправним та скасування рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області від 22.07.2025 № 203950012641 та зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області призначити пенсію ОСОБА_1 з 29.06.2025, зарахувавши до страхового стажу періоди її роботи з 21.07.1982 по 10.09.1984; 28.09.1984 по 03.07.1985; з 29.07.1985 по 22.06.1988; з 17.01.1989 по 19.04.1989; з 19.04.1989 по 07.06.1990; з 04.09.1990 по 25.06.1991; з 02.01.1992 по 31.12.1994; з 01.01.1995 по 06.05.1996; з 19.08.1996 по 20.03.1997; з 16.09.1997 по 31.12.1997; з 01.09.1980 по 20.07.1982 згідно записів у трудовій книжці НОМЕР_2 .
Суд апеляційної інстанції погоджується із зазначеними висновками суду першої інстанції з огляду на таке.
Частиною 2 ст. 19 Конституції України встановлено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відповідно до ст. 46 Конституції України, громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом. Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними.
За приписами п. 6 ч. 1 ст. 92 Конституції України, основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначені Законом України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 № 1058-IV (в подальшому - Закон №1058-ІV).
Статтею 1 Закону № 1058-IV передбачено, що пенсія - щомісячна пенсійна виплата в солідарній системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, яку отримує застрахована особа в разі досягнення нею передбаченого цим Законом пенсійного віку чи визнання її особою з інвалідністю, або отримують члени її сім`ї у випадках, визначених цим Законом; страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов`язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню згідно із цим Законом і за який сплачено страхові внески.
На виконання вимог частини 1 статті 45 Закону № 1058-ІV пенсія призначається з дня звернення за пенсією, крім таких випадків, коли пенсія призначається з більш раннього строку: пенсія за віком призначається з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, якщо звернення за пенсією відбулося не пізніше трьох місяців з дня досягнення особою пенсійного віку.
За визначенням, наведеним у частині першої статті 26 Закону № 1058-ІV, особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу:
з 1 січня 2018 року по 31 грудня 2018 року - не менше 25 років;
з 1 січня 2019 року по 31 грудня 2019 року - не менше 26 років;
з 1 січня 2020 року по 31 грудня 2020 року - не менше 27 років;
з 1 січня 2021 року по 31 грудня 2021 року - не менше 28 років;
з 1 січня 2022 року по 31 грудня 2022 року - не менше 29 років;
з 1 січня 2023 року по 31 грудня 2023 року - не менше 30 років;
з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року - не менше 31 року;
з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років;
з 1 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року - не менше 33 років;
з 1 січня 2027 року по 31 грудня 2027 року - не менше 34 років;
починаючи з 1 січня 2028 року - не менше 35 років.
У разі відсутності, починаючи з 1 січня 2018 року, необхідного страхового стажу на дату досягнення віку, передбаченого частинами першою - третьою цієї статті, пенсію за віком може бути призначено після набуття особою страхового стажу, визначеного частинами першою - третьою цієї статті на дату досягнення відповідного віку.
Наявність страхового стажу, передбаченого частинами першою - третьою цієї статті, який дає право на призначення пенсії за віком, визначається на дату досягнення особою відповідного віку і не залежить від наявності страхового стажу на дату звернення за призначенням пенсії.
Колегією суддів встановлено, що станом на дату звернення до пенсійного органу із заявою про призначення пенсії за віком позивач досяг 60 років. Отже, для призначення пенсії за віком страховий стаж позивача повинен бути не менше 32 роки.
Приписами ст. 24 Закону № 1058-ІV передбачено, що страховий стаж, необхідний для призначення пенсії, обчислюється відповідно до вимог цього Закону за даними, які містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку на підставі документів (записів трудової книжки) та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
До набрання чинності Законом № 1058-ІV питання пенсійного забезпечення, в тому числі й порядок обчислення стажу для призначення пенсій, регулювалися Законом України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.1991 р. № 1788-XII (в подальшому - Закон № 1788-XII).
Відповідно до ч. 1 ст. 56 Закону № 1788-XII, до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
Згідно із ст. 62 Закону №1788-XII, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до п. 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 р. № 637 (в подальшому - Порядок № 637), основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Пунктом 3 Порядок № 637, визначено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Згідно із п.п. 2.2 та 2.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженої постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1974 р. № 162 (яка діяла на час заповнення трудової книжки позивача), заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства у присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. У трудову книжку вносяться, зокрема відомості про працівника: прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність; відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Отже, за аналізу наведених норм слідує, що трудова книжка, в якій містяться всі необхідні та точні записи про періоди роботи, є основним документом, що підтверджує стаж роботи. За наявності такої трудової книжки підтверджувати трудовий стаж іншими документами законодавством не вимагається. Обов`язок щодо заповнення трудової книжки покладався на керівника підприємства, установи організації, а не на працівника.
Верховний Суд неодноразово висловлював правову позицію, викладену, зокрема, у постановах від 28.02.2018 р. у справі № 428/7863/17 та від 16.04.2020 р. у справі №159/4315/16-а про те, що певні недоліки в заповненні трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи організації, і не може мати негативні наслідки для особи, яка звернулася за пенсією.
Однією з підстав для призначення пенсії за віком є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Відповідач не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Верховним Судом в постанові від 24.05.2018 р. у справі №490/12392/16-а викладено правову позицію, відповідно до якої, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини підприємства не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань нарахування/призначення пенсії.
Колегія суддів встановила, що спір у даній справі фактично виник, у зв`язку із не зарахуванням до трудового стажу позивача періодів роботи згідно трудової книжки НОМЕР_2 , оскільки на титульній сторінці трудової книжки зміна прізвищ внесена з порушенням пункту 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993р. № 58 та заявницею не надано документів на зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ), а також не зараховано період навчання за атестатом від 20.07.1983 № 3629 з 01.09.1980 по 20.07.1982, оскільки відсутні документи про зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ).
Як вбачається з матеріалів справи, прізвище ОСОБА_3 змінено на ОСОБА_4 на підставі свідоцтва про шлюб № НОМЕР_4 від 15.01.1985 року.
Прізвище ОСОБА_4 змінено на ОСОБА_1 на підставі свідоцтва про шлюб НОМЕР_5 від 25.02.1994.
Окрім цього, позивачем надана копію витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію шлюбу щодо підтвердження дошлюбного прізвища – ОСОБА_5 .
Отже, суд зазначає, що пунктом 3 постанови Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 року за № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Згідно з п. 20 вказаної постанови, у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток № 5). У довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до якого включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка. У разі відсутності правонаступника підтвердження періодів роботи, що зараховуються до трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установленої для окремих категорій працівників, здійснюється у порядку, визначеному Пенсійним фондом України за погодженням з Мінсоцполітики та Мінфіном.
Аналіз наведених норм права дає змогу дійти висновку, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка, тоді як підтвердження трудового стажу на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами можливе лише у випадку її відсутності або відсутності в ній записів.
Як вже раніше зазначалось судом, станом на дату заповнення трудової книжки позивача, діяла Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях від 20.06.1974 року №162, затверджена постановою від 20.06.1974 року №162.
Так, вказаною Інструкцією встановлені загальні вказівки для заповнення відомостей про працівника до трудової книжки.
Відповідно до пунктів 2.10., 2.11 вказаної Інструкції відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) та дата народження зазначаються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.
Після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник підписом засвідчує правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або друк відділу кадрів), де вперше заповнювалася трудова книжка.
Згідно з п. 2.4, 2.6, 2.9, 2.11, 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженою Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 № 58 (далі Інструкція №58), усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р., у графі 2 трудової книжки записується « 05.01.1993». Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження. Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім`я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім`я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім`я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
Відповідно до пункту 1.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, затвердженої 20.06.1974 року ДК СРСР по праці і соціальним питанням (у редакції, яка діяла на момент заповнення трудової книжки в спірний період роботи) питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання за обліку, врегульовано постановою Ради Міністрів СССР та ВЦСПС від 06.09.1973 року №656 «Про трудові книжки робітників та службовців» та даною Інструкцією.
За змістом пункту 1 постанови Ради Міністрів СССР та ВЦСПС від 06.09.1973 року №656 «Про трудові книжки працівників» та службовців встановлено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робочих та державних службовців, кооперативних і громадських підприємств, установ та організацій, що пропрацювали більше 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових роботах, а також на позаштатних працівників при умові, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Пунктом 13 вказаної постанови «Про трудові книжки робітників та службовців» при звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження та подяки, занесені до трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, в установі, підприємстві засвідчуються підписом керівника або спеціально уповноваженої особи та печаткою.
При цьому, відповідно до п. 18 вказаної постанови відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несуть спеціально уповноважені особи, що призначені наказом керівника підприємства, установи, організації.
Як вбачається з копії трудової книжки, позивач має відповідні записи у трудовій книжці щодо спірних періодів роботи, та ці записи є належними та допустимими доказами підтвердження її трудового стажу.
Також, у період внесення записів про роботу позивача, незарахованих відповідачем, порядок ведення трудових книжок регулювався Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (надалі - Інструкція №58).
Згідно пункту 2.4 Інструкції №58 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Відповідно до п.4.1 Інструкції №58 у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
З положень пункту 2.4. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників вбачається, що необхідним реквізитом під відповідним записом у трудовій книжці працівника є печатка.
Разом з тим, обов`язок щодо внесення записів до трудової книжки покладається на роботодавців, що виключає провину особи, яка бажає призначити пенсію, у недоліках таких записів.
Аналогічна правова позиція викладена у постанові Верховного Суду від 07.02.2018 року, справа № 275/615/17, провадження №К/9901/768/17.
Крім того, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 року у справі №677/277/17, провадження №К/9901/1298/17.
Верховним Судом в постанові від 24.05.2018 року у справі №490/12392/16-а викладено правову позицію, відповідно до якої, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини підприємства не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань нарахування/призначення пенсії.
Таким чином, враховуючи те, що працівник не може нести тягар відповідальності роботодавця за недоліки заповнення трудової книжки, а відтак, періоди трудової діяльності позивача мають бути зараховані до страхового трудового стажу.
Колегія суддів також зазначає, що суб`єктом владних повноважень із аналогічних підстав протиправно не враховано період навчання за атестатом від 20.07.1983 № 3629 з 01.09.1980 по 20.07.1982, оскільки відсутні документи про зміну прізвища ОСОБА_2 ( ОСОБА_3 ).
Таким чином, суд першої інстанції дійшов правильного висновку, що рішення ГУ ПФУ в Київській області від 22.07.2025 № 203950012641 є протиправним та підлягає скасуванню.
Стосовно визначення дати, з якою позивачка має право на призначення пенсії, колегія суддів зазначає наступне.
Відповідно до приписів ч.1 ст.45 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", пенсія призначається з дня звернення за пенсією, крім таких випадків пенсія за віком призначається з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, якщо звернення за пенсією відбулося не пізніше трьох місяців з дня досягнення особою пенсійного віку.
Пенсія за віком, що призначається автоматично (без звернення особи) - з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, крім випадків відсутності в системі персоніфікованого обліку відомостей про страховий стаж застрахованої особи, необхідний для призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону. У разі якщо документи про страховий стаж не подані протягом трьох місяців з дня досягнення застрахованою особою пенсійного віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону, вважається, що застрахована особа виявила бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.
Враховуючи те, що ОСОБА_1 досягла 60-річного віку 28.06.2025, із заявою про призначення пенсії звернулась 15.07.2025 (тобто у межах трьох місяців з дня досягнення особою пенсійного віку), суд приходить до висновку, що позивачка має право на призначення пенсії за віком з 29.06.2025 (тобто з дня, що настає за днем досягнення пенсійного віку, враховуючи те, що звернення за пенсією відбулося не пізніше трьох місяців з дня досягнення особою пенсійного віку).
При обранні способу відновлення порушеного права позивача суд виходить з принципу верховенства права щодо гарантування цього права ст. 1 Протоколу № 1 до Європейської Конвенції з прав людини, як складової частини змісту і спрямованості діяльності держави, та виходячи з принципу ефективності такого захисту, що обумовлює безпосереднє поновлення судовим рішенням прав особи, що звернулась за судовим захистом без необхідності додаткових її звернень та виконання будь-яких інших умов для цього.
Таким чином, ефективний спосіб захисту повинен забезпечити поновлення порушеного права, бути адекватним наявним обставинам та виключати подальше звернення особи до суду за захистом порушених прав.
Відповідно до пункту 10 частини 2 статті 245 КАС України у разі задоволення позову суд може прийняти рішення про інший спосіб захисту прав, свобод, інтересів людини і громадянина, інших суб`єктів у сфері публічно-правових відносин від порушень з боку суб`єктів владних повноважень, який не суперечить закону і забезпечує ефективний захист таких прав, свобод та інтересів.
Отже, ефективний спосіб захисту повинен забезпечити поновлення порушеного права, бути адекватним наявним обставинам.
Підсумовуючи вищезазначене, з метою обрання найбільш ефективного та доцільного способу відновлення порушених прав позивачки, колегія суддів погоджується з висновком суду про наявність підстав для виходу за межі позовних вимог відповідно до приписів ст. 9 КАС України та задоволення позовних вимог шляхом визнання протиправним та скасування рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області від 22.07.2025 № 203950012641 та зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області призначити пенсію ОСОБА_1 з 29.06.2025, зарахувавши до страхового стажу періоди її роботи з 21.07.1982 по 10.09.1984; 28.09.1984 по 03.07.1985; з 29.07.1985 по 22.06.1988; з 17.01.1989 по 19.04.1989; з 19.04.1989 по 07.06.1990; з 04.09.1990 по 25.06.1991; з 02.01.1992 по 31.12.1994; з 01.01.1995 по 06.05.1996; з 19.08.1996 по 20.03.1997; з 16.09.1997 по 31.12.1997; з 01.09.1980 по 20.07.1982 згідно записів у трудовій книжці НОМЕР_2 .
Суд наголошує, що Європейський суд з прав людини у рішенні від 10 лютого 2010 року у справі Серявін та інші проти України зауважив, що згідно з його усталеною практикою, яка відображає принцип, пов`язаний з належним здійсненням правосуддя, у рішеннях, зокрема, судів мають бути належним чином зазначені підстави, на яких вони ґрунтуються. Хоча пункт 1 статті 6 Конвенції про захист прав людини та основоположних свобод (далі Конвенція) зобов`язує суди обґрунтовувати свої рішення, його не можна тлумачити як такий, що вимагає детальної відповіді на кожний аргумент. Міра, до якої суд має виконати обов`язок щодо обґрунтування рішення, може бути різною залежно від характеру рішення. У справі Трофимчук проти України ЄСПЛ також зазначив, що хоча пункт 1 статті 6 Конвенції зобов`язує суди обґрунтовувати свої рішення, це не можна розуміти як вимогу детально відповідати на кожен довід. Таким чином, питання, чи виконав суд свій обов`язок щодо подання обґрунтування, що випливає зі статті 6 Конвенції, може бути визначено тільки у світлі конкретних обставин справи.
Відповідно до пункту 41 висновку № 11 (2008) Консультативної ради європейських суддів до Комітету Міністрів Ради Європи щодо якості судових рішень, обов`язок суддів наводити підстави для своїх рішень не означає необхідності відповідати на кожен аргумент захисту на підтримку кожної підстави захисту. Обсяг цього обов`язку може змінюватися залежно від характеру рішення.
Наведене дає підстави для висновку, що доводи скаржника у кожній справі мають оцінюватись судами на предмет їх відповідності критеріям конкретності, доречності та важливості у рамках відповідних правовідносин з метою належного обґрунтування позиції суду. Деякі аргументи не можуть бути підставою для надання детальної відповіді на такі доводи.
Усі інші аргументи сторін вивчені судом, однак є такими, що не потребують детального аналізу у цьому судовому рішенні, оскільки вищенаведених висновків рішення суду першої інстанції не спростовують.
Частиною 1 ст. 315 КАС України визначено, що за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення - без змін.
Відповідно до ст. 316 КАС України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Під час апеляційного провадження, колегія суду не встановила таких порушень судом першої інстанції норм матеріального і процесуального права, які б призвели до неправильного вирішення справи по суті, які були предметом розгляду і заявлені в суді першої інстанції.
Таким чином, колегія суддів вважає, що рішення суду першої інстанції є обґрунтованим, прийнятим на підставі з`ясованих та встановлених обставинах справи, які підтверджуються доказами, та ухваленим з додержанням норм матеріального і процесуального права, а тому залишає апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення без змін.
Керуючись ст. ст. 311, 315, 321, 325 Кодексу адміністративного судочинства України, суд 

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області - залишити без задоволення.
Рішення Харківського окружного адміністративного суду від 16.03.2026 по справі № 520/22423/25 - залишити без змін. 
Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та не підлягає касаційному оскарженню, крім випадків, передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України. 

Суддя-доповідач 		В.В. Катунов 	
Судді	   	К.В. Мінаєва   І.М. Ральченко