ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
30 червня 2026 р. 	Справа № 520/8616/25	
Другий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
Головуючого судді: Жигилія С.П.,
Суддів: Перцової Т.С. , Макаренко Я.М. ,
розглянувши в порядку письмового провадження у приміщенні Другого апеляційного адміністративного суду адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 22.12.2025 (суддя: Полях Н.А., м. Харків) по справі № 520/8616/25
за позовом ОСОБА_1 
до  Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області , Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області   
про визнання незаконним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,
ВСТАНОВИВ:
ОСОБА_1 (далі по тексту - позивач, ОСОБА_1 ) звернувся до Харківського окружного адміністративного суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (далі по тексту – відповідач-1, ГУПФУ в Донецькій області), Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області (далі по тексту – відповідач-2, ГУПФУ в Харківській області), в якому просив суд:
- визнати незаконними та скасувати рішення Відділу призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 18.02.2025 та рішення Головного управління Пенсійного фонду в Донецькій області від 04.03.2025;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , згідно з трудовою книжкою періоди:
- навчання з 01.09.1982 по 22.11.1983 на денному відділенні Харківського радіотехнічного технікуму (1 рік 2 міс. 22 дні);
- служби в органах МВС з 10.07.1989 по 20.01.1997 (7 років 6 міс. 11 днів);
- роботи в Управлінні будівництва в Криму з 16.02.1998 по 31.21.1998 (10 міс. 16 днів).
Рішенням Харківського окружного адміністративного суду від 22.12.2025 у справі № 520/8616/25 адміністративний позов ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_1 ) до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області (код ЄДРПОУ 14099344, майдан Свободи, буд. 5, Держпром, під. 3, пов. 2, м. Харків, 61022), Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (код ЄДРПОУ 13486010, пл. Соборна, буд. 3, м. Слов`янськ, Краматорський р-н, Донецька обл., 84122) про визнання незаконними та скасування рішення, та зобов`язання вчинити певні дії задоволено частково.
Визнано протиправними та скасовано рішення Відділу призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 18.02.2025 №205250014394 та Відділу контролю за правильністю призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 04.03.2025 № 205250014394.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 25.02.2025 про призначення пенсії за віком, з урахуванням висновків суду.
У задоволенні іншої частини позовних вимог відмовлено.
Стягнуто за рахунок бюджетних асигнувань Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (код ЄДРПОУ 13486010, пл. Соборна, буд. 3, м. Слов`янськ, Краматорський р-н, Донецька обл., 84122) на користь ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_1 ) суму судового збору у розмірі 605,60 грн. (шістсот п`ять гривень 60 копійок).
Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, не погодившись з вказаним рішенням суду першої інстанції, подало апеляційну скаргу, в якій, зазначило, що справа була розглянута судом першої інстанції з порушенням норм матеріального та процесуального права, а тому просить суд апеляційної інстанції скасувати рішення Харківського окружного адміністративного суду від 22.12.2025 року у справі № 520/8616/25 та прийняти нове рішення, в якому відмовити в задоволенні позову в повному обсязі. 
В обґрунтування вимог апеляційної скарги відповідач зазначив, що ведення трудових книжок працівників регламентується Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України № 58 від 27.07.1993 (далі - Інструкція № 58). Відповідно до пункту 5.2 Інструкції № 58, дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. Відповідачем до страхового стажу не зараховано: згідно з дипломом НОМЕР_2 від 25.03.1988, період навчання з 01.09.1982 по 25.03.1988, оскільки період навчання перетинається з періодом роботи згідно з трудовою книжкою та проходженням військової служби згідно з військовим квитком та довідкою; згідно з дублікатом трудової книжки НОМЕР_3 від 15.08.2005, період служби з 10.07.1989 по 20.01.1997 та період роботи з 16.02.1998 по 31.12.1998, оскільки записи зроблені несвоєчасно та передують даті видачі трудової книжки. Враховуючи вищевикладене, відповідачем-1 правомірно прийнято рішення від 18.02.2025 за №205250014394, відповідно до якого позивачу відмовлено в призначені пенсії. Зважаючи на зазначене, вимоги позивача є безпідставними та такими, що не відповідають чинному законодавству, та не підлягають задоволенню.
Позивач не реалізував своє процесуальне право подання відзиву на апеляційну скаргу. Відповідно до ч. 4ст. 304 КАС України, відсутність відзиву на апеляційну скаргу не перешкоджає перегляду рішення суду першої інстанції.
Враховуючи подання апеляційної скарги на рішення суду першої інстанції, яке ухвалене в порядку письмового (спрощеного позивного) провадження, справа розглядається в порядку письмового провадження, відповідно до приписів п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України, за наявними у ній матеріалами.
Відповідно до ч. 1 ст. 308 КАС України, суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
Колегія суддів, заслухавши суддю-доповідача, перевіривши, в межах апеляційної скарги, рішення суду першої інстанції та доводи апеляційної скарги, дослідивши матеріали справи, вважає, що апеляційну скаргу належить залишити без задоволення, а рішення суду першої інстанції - без змін, з таких підстав.
Судом першої інстанції встановлено та підтверджено у суді апеляційної інстанції, що 11.02.2025 позивач звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області з заявою щодо призначення пенсії за віком.
Рішенням Відділу призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 18.02.2025 №205250014394 позивачу відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону України від 09.07.2003 № 1058-ІV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі Закон № 1058) у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу.
За доданими документами, до загального страхового стажу відповідачем не зараховано: дублікат трудової книжки НОМЕР_3 від 15.08.2005, оскільки трудову книжку заведено з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України № 58 від 27.07.1993 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110; військовий квиток НОМЕР_4 від 10.05.1984, оскільки містяться наявні виправлення в даті закінчення проходження військової служби; період навчання з 01.09.1982 по 22.11.1983 згідно з архівною довідкою № 425 від 29.04.2024, оскільки в довідці відсутня інформація про закінчення повного навчального періоду або окремих його етапів.
Страховий стаж зараховано згідно з архівною довідкою № 06-14/136 від 09.04.2024 та страхових внесків у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування за формою ОК-5.
Для врахування до страхового стажу періодів роботи згідно з трудовоою книжкою відповідач зазначив, що позивачу необхідно надати уточнюючі довідки, видані на підставі первинних документів та довідки про перейменування підприємств.
25.02.2025 позивач повторно звернувся з заявою про призначення пенсії за віком.
Відповідно до принципу екстериторіальності заява позивача про призначення пенсії за віком розглянута Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області.
Рішенням Відділу контролю за правильністю призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 04.03.2025 № 205250014394 ОСОБА_1 відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу - 31 рік..
Так, за результатами розгляду документів, доданих до заяви позивача, відповідачем до страхового стажу не зараховано: згідно з дипломом НОМЕР_2 від 25.03.1988, період навчання з 01.09.1982 по 25.03.1988, оскільки період навчання перетинається з періодами роботи згідно з трудовою книжкою та проходженням військової служби згідно з військовим квитком та довідкою; згідно з дублікатом трудової книжки НОМЕР_3 від 15.08.2005, період служби з 10.07.1989 по 20.01.1997 та період роботи з 16.02.1998 по 31.12.1998, оскільки записи зроблені несвоєчасно та передують даті видачі трудової.
Позивачу роз`яснено про необхідність надати уточнюючі довідки, видані на підставі первинних документів та довідки про перейменування підприємств.
Позивач, не погодившись з прийнятими рішеннями, звернувся до суду з даним адміністративним позовом.
Задовольняючи позовні вимоги частково, суд першої інстанції виходив з того, що при прийнятті оскаржуваних рішень від 18.02.2025 та від 04.03.2025 відповідачі не здійснили повного та всебічного з`ясування обставин, що мають значення для призначення позивачу пенсії за віком, неправомірно не врахували наявні документи на підтвердження спірних періодів роботи, навчання позивача, формально послалися на недоліки оформлення записів у трудовій книжці та не надали належної оцінки наданим позивачем документам.
Надаючи правову оцінку встановленим обставинам справи та доводам апеляційної скарги, а також виходячи з меж апеляційного перегляду справи, визначених статтею 308 КАС України, колегія суддів зазначає наступне.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Згідно зі статтею 46 Конституції України, громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Європейська соціальна хартія (переглянута) від 03 травня 1996 року, ратифікована Законом України від 14 вересня 2006 року № 137-V, яка набрала чинності з 01 лютого 2007 року (далі - Хартія), визначає, що кожна особа похилого віку має право на соціальний захист (пункт 23 частини І). Ратифікувавши Хартію, Україна взяла на себе міжнародне зобов`язання запроваджувати усіма відповідними засобами досягнення умов, за яких можуть ефективно здійснюватися права та принципи, що закріплені у частині І Хартії.
Отже, право особи на належне отримання пенсії як складова частина права на соціальний захист є її конституційним правом, яке гарантується міжнародними зобов`язаннями України.
За приписами пункту 6 частини 1 статті 92 Конституції України, основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел, визначаються Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» №1058-IV від 09.07.2003 (далі - Закон № 1058-ІV).
Згідно з положеннями статті 1 Закону № 1058-IV, страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов`язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню згідно із цим Законом і за який сплачено страхові внески.
Відповідно до частини 1 статті 24 Закону № 1058-IV, страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Згідно з частиною 2 статті 24 Закону № 1058-IV, страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
За приписами частини 4 статті 24 Закону № 1058-IV, періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Відповідно до частини 1 статті 44 Закону № 1058-IV, призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених цим Законом.
Звернення за призначенням (перерахунком) пенсії здійснюється шляхом подання заяви та інших документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії, до територіального органу Пенсійного фонду або до уповноваженого ним органу чи уповноваженої особи застрахованою особою особисто або через законного представника недієздатної особи, особи, дієздатність якої обмежена, малолітньої або неповнолітньої особи.
Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсії визначається правлінням Пенсійного фонду за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення.
Призначення пенсії за віком здійснюється автоматично (без звернення особи) у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону, на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку, передбаченого статтею 26 цього Закону, особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.
За змістом частини першої статті 26 Закону № 1058-IV, особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2018 року по 31 грудня 2018 року - не менше 25 років; з 1 січня 2019 року по 31 грудня 2019 року - не менше 26 років; з 1 січня 2020 року по 31 грудня 2020 року - не менше 27 років; з 1 січня 2021 року по 31 грудня 2021 року - не менше 28 років; з 1 січня 2022 року по 31 грудня 2022 року - не менше 29 років; з 1 січня 2023 року по 31 грудня 2023 року - не менше 30 років; з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року - не менше 31 року; з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років; з 1 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року - не менше 33 років; з 1 січня 2027 року по 31 грудня 2027 року - не менше 34 років; починаючи з 1 січня 2028 року - не менше 35 років.
У разі відсутності, починаючи з 1 січня 2018 року, необхідного страхового стажу на дату досягнення віку, передбаченого частинами першою - третьою цієї статті, пенсію за віком може бути призначено після набуття особою страхового стажу, визначеного частинами першою - третьою цієї статті на дату досягнення відповідного віку.
Судом апеляційної інстанції встановлено, що станом на дату звернення до пенсійного органу з заявою про призначення пенсії за віком (11.02.2025) позивач досяг 60 років. Отже, для призначення пенсії за віком страховий стаж позивача повинен бути не менше 32 року.
Відповідно до статті 62 Закону № 1788-ХІІ, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до пункту 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 року № 637 (далі по тексту - Порядок № 637), основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Згідно з пунктом 3 Порядку № 637, за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Відповідно до пункту 20 Порядку № 637, у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток № 5). У довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до якого включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка. У разі відсутності правонаступника підтвердження періодів роботи, що зараховуються до трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установленої для окремих категорій працівників, здійснюється у порядку, визначеному Пенсійним фондом України за погодженням з Мінсоцполітики та Мінфіном.
Аналіз наведених норм свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка, тоді як підтвердження трудового стажу на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами необхідне лише у випадку її відсутності або відсутності в ній записів.
Апеляційний суд враховує, що на час прийняття позивача на роботу була чинною Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена постановою Держкомпраці СРСР № 162 від 20.06.1974.
Відповідно до абзацу першого пункту 1.1 Інструкції №162, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників та службовців.
Згідно з абзацами другим, третім пункту 2.2 Інструкції №162, заповнення трудової книжки вперше здійснюється адміністрацією підприємства у присутності робітника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться відомості про роботу: прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Відповідно до пункту 2.3.Інструкції №162, усі записи трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1984 р., у графі 2 трудової книжки раніше встановленого зразка (1983 р.) записується 1984.05.01, в трудових книжках, виданих після 1 січня 1975 р.; 05.01.1984. Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується адміністрацією підприємства, де було зроблено відповідний запис. Адміністрація підприємства за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу (пункт 2.5 Інструкції № 162).
Відповідно до пункту 2.8 Інструкції №162, виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.
Згідно з пунктом 2.9 Інструкції №162, у розділі Відомості про роботу, Відомості про нагородження, Відомості про заохочення трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається. У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: Запис за таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки. У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: Запис за таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі. При зміні формулювання причини звільнення пишеться: Запис за таким-то є недійсним звільнений... і зазначається нове формулювання. У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення. При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.
Згідно з підпунктами 2.10 та 2.11. пункту 2 Інструкції №162, відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Освіта - середня, середня спеціальна і вища - вказується тільки на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома). Запис про незакінчену середню або незакінчену вищу освіті також може бути проведена лише на підставі відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу і т. п.). Професія або спеціальність записується у трудовій книжці на підстав документа про освіту або іншого належним чином оформленого документа. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після того ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Відповідно до пункту 18 постанови Ради Міністрів СРСР та Всесоюзної центральної ради професійних союзів від 06 вересня 1973 року №656 "Про трудові книжки працівників та службовців", відповідальність за організацію робіт по веденню, обліку, зберіганню і видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачу трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а у передбачених законом випадках іншу відповідальність.
При цьому, з 29 липня 1993 року порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (далі - Інструкція №58), яка містить аналогічні вимоги щодо внесення записів до трудових книжок, що й Інструкція №162.
Відповідно до пункту 1.1 «Загальні положення» Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Відповідно до пп.2.2 п.2 Інструкції №58, заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньокваліфікаційному рівні, на стажування.
Згідно з пп. 2.11 п. 2 Інструкції №58, відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження.
Відповідно до пп. 2.4. п.2 Інструкції № 58, усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Як встановлено, п. 2.14 Інструкції № 58, у графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишеться: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у "Класифікаторі професій". Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Відповідно до абзацу 2 пункту 6.1 Інструкції № 58, у разі невірного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Отже, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення документів на підприємстві, а неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки чи іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист при вирішенні питань призначення пенсії.
При цьому, формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для обмеження права особи на соціальний захист.
Недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки для особи, яка допустила такі порушення.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 у справі № 677/277/17.
Аналіз вказаних норм свідчить, що законодавством чітко визначено порядок організації ведення, обліку, зберігання і видачу трудових книжок працівників, а також встановлено відповідальність за порушення такого порядку.
Дослідивши дублікат трудової книжки НОМЕР_3 , колегією суддів встановлено, що відповідачем-1 не зараховано до страхового стажу:
- навчання з 01.09.1982 по 22.11.1983 на денному відділенні Харківського радіотехнічного технікуму (1 рік 2 міс. 22 дні);
- служби в органах МВС з 10.07.1989 по 20.01.1997 (7 років 6 міс. 11 днів);
- роботи в Управлінні будівництва в Криму з 16.02.1998 по 31.21.1998 (10 міс. 16 днів).
У спірному рішенні Відділу призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 18.02.2025 №205250014394 зазначається, що позивачу відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону № 1058 у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. Так, до загального страхового стажу відповідачем не зараховано: дублікат трудової книжки НОМЕР_3 від 15.08.2005, оскільки трудову книжку заведено з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої від 29 липня 1993 року № 58; військовий квиток НОМЕР_4 від 10.05.1984, оскільки містяться наявні виправлення в даті закінчення проходження військової служби; період навчання з 01.09.1982 по 22.11.1983 згідно з архівною довідкою № 425 від 29.04.2024, оскільки в довідці відсутня інформація про закінчення повного навчального періоду або окремих його етапів.
Згідно зі змістом рішення Відділу контролю за правильністю призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 04.03.2025 № 205250014394, позивачу відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до ч. 1 ст. 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. Так, за результатами розгляду документів, доданих до заяви позивача, відповідачем до страхового стажу не зараховано: згідно з дипломом НОМЕР_2 від 25.03.1988, період навчання з 01.09.1982 по 25.03.1988, оскільки період навчання перетинається з періодам роботи згідно з трудовою книжкою та проходження військової служби згідно з військовим квитком та довідкою; згідно з дублікатом трудової книжки НОМЕР_3 від 15.08.2005, період служби з 10.07.1989 по 20.01.1997 та період роботи з 16.02.1998 по 31.12.1998, оскільки записи зроблені несвоєчасно та передують даті видачі трудової книжки.
Водночас, матеріали справи не містять доказів на підтвердження того, що дані трудової книжки позивача (в частині спірних періодів роботи) містять неправдиві або недостовірні відомості, а тому зазначені відповідачем недоліки, а саме: записи зроблені несвоєчасно та передують даті видачі трудової книжки, не можуть бути самостійними підставами для відмови у зарахуванні вказаних періодів роботи позивача.
Позивач не може нести відповідальності та бути позбавленим спеціального захисту у вигляді права на призначення пенсії з вини роботодавців позивача.
У постанові від 21.02.2018 у справі № 687/975/17 Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду зазначає, що працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист.
За правовою позицією Верховного Суду, викладеною в постанові від 06.02.2018 у справі №677/277/17, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення.
Колегія суддів, вважає, що право позивача на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки. На особу не може перекладатися тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені й його трудовій книжці.
Формальні неточності в записах у трудовій книжці не можуть бути підставою для виключення певних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пенсії, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення та належний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства. Відповідач, виносячи оскаржуване рішення, не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 24 травня 2018 року у справі № 490/12392/16-а (провадження № К/9901/2310/18), в якій зазначено, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
З матеріалів справи вбачається, що архівною довідкою від 29.04.2024 № 425 підтверджено, що в архівних матеріалах Харківського радіотехнічного фахового коледжу значиться: ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , на підставі наказу №269 від 28.08.1982 був зарахований до числа студентів першого курсу денного відділення Харківського радіотехнічного технікуму з 01.09.1982.
Наказом №378 від 22.11.1983 ОСОБА_1 був відрахований із числа студентів денного відділення Харківського радіотехнічного технікуму у зв`язку із призовом на службу до армії.
Архівна довідка складена на підставі архівних матеріалів Харківського радіотехнічного фахового коледжу (накази директора по особовому складу за 1982 рік; 1983 рік; опис особових справ студентів, які були відраховані із числа студентів технікуму в 1983 році; особова справа №80) та видана ОСОБА_1 для подання до Пенсійного фонду України.
Харківський радіотехнічний технікум перейменовано в Харківський радіотехнічний коледж. Підставою для зміни типу та перейменування був наказ Міністерства освіти і науки України від 16.07.2018 №780.
Дані зміни внесені у Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань, що підтверджується випискою від 20.03.2019.
Харківський радіотехнічний коледж перейменовано в Харківський радіотехнічний фаховий коледж. Підставою для зміни типу та перейменування був наказ Міністерства освіти і науки України від 04.07.2023 №815.
Дані зміни внесені у Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань, що підтверджується випискою від 20.07.2023.
Таким чином, період навчання позивача на денному відділенні Харківського радіотехнічного технікуму з 01.09.1982 по 22.11.1983 підтверджується наданими до матеріалів справи доказами.
Період служби в органах МВС з 10.07.1989 по 20.01.1997 підтверджується дублікатом трудової книжки НОМЕР_3 , виданим замість втраченої, де зазначено прийняття 10.07.1989 позивача згідно з наказом № 62 від 13.07.1989 та звільнення зі служби 20.01.1997 (наказ № 7 о/с від 20.01.1997).
Аналогічна інформація міститься у копії втраченої трудової НОМЕР_5 та підтверджується копією службової картки.
Період роботи позивача в Управлінні будівництва в Криму з 16.02.1998 по 31.21.1998 підтверджуються записами в трудовій книжці та копією особової картки позивача.
Суд зазначає, що Інструкціями №162 і №58 встановлено відповідний порядок оформлення трудової книжки, внесення до трудової книжки записів про роботу, а також спосіб занесення відомостей про виправлення невірних чи недійсних даних. Закреслення та/або виправлення (підтирання, повторне наведення цифр і букв для зміни їх первинного змісту) раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.
Аналіз наведених положень дає підстави дійти обґрунтованого висновку, що обов`язок ведення трудових книжок покладено на роботодавців, тому неналежне ведення таких не може позбавити працівника права на соціальний захист, зокрема й на отримання пенсійних виплат.
Відтак, з огляду на викладене, колегія суддів вважає, що відмова пенсійного органу у зарахуванні наведених вище періодів трудової діяльності не базується на нормах закону, а тому правомірним є висновок суду першої інстанції про протиправність рішень Відділу призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 18.02.2025 №205250014394 та Відділу контролю за правильністю призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 04.03.2025 № 205250014394 про відмову у призначенні пенсії за віком ОСОБА_1 та наявність підстав для їх скасування.
Щодо зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 25.02.2025, колегія суддів зазначає наступне.
Спосіб відновлення порушеного права позивача має бути ефективним та таким, який виключає подальші протиправні рішення, дії чи бездіяльність суб`єкта владних повноважень, а у випадку невиконання, або неналежного виконання рішення не виникала б необхідність повторного звернення до суду, а здійснювалося примусове виконання рішення.
Зазначена позиція повністю кореспондується з висновками Європейського суду з прав людини, відповідно до яких, обираючи спосіб захисту порушеного права, слід зважати на його ефективність з точки зору статті 13 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод, яка вимагає, щоб норми національного правового засобу стосувалися сутності "небезпідставної заяви" за Конвенцією та надавали відповідне відшкодування. Зміст зобов`язань за статтею 13 також залежить від характеру скарги заявника за Конвенцією. Тим не менше, засіб захисту, що вимагається згаданою статтею, повинен бути "ефективним" як у законі, так і на практиці, зокрема, в тому сенсі, щоб його використання не було ускладнене діями або недоглядом органів влади відповідної держави (пункт 75 рішення Європейського суду з прав людини у справі "Афанасьєв проти України" від 5 квітня 2005 року (заява № 38722/02)).
Отже, "ефективний засіб правого захисту" в розумінні статті 13 Конвенції повинен забезпечити поновлення порушеного права й одержання особою бажаного результату.
Колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції про те, що оскільки в спірних правовідносинах права позивача порушені протиправними рішеннями відповідачів, які судом скасовано, і відповідачем у даному випадку не було належно обраховано загальний страховий стаж позивача, який дає право на призначення пенсії за віком, заява позивача про призначення пенсії від 25.02.2025 вважається не розглянутою по суті.
Враховуючи викладене, колегія суддів погоджується з обраним судом першої інстанції способом захисту та зазначає, що належним та ефективним способом захисту порушеного права позивача є зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 25.02.2025 про призначення пенсії за віком, з урахуванням висновків суду.
Відповідно до пункту 1 частини 1 статті 315 КАС України, за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення без змін.
За визначенням, наведеним у статті 316 КАС України, суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
На підставі викладеного, колегія суддів погоджується з висновками суду першої інстанції в частині задоволення позову, а тому відсутні підстави для його скасування.
Доводи апеляційної скарги висновків суду першої інстанції в цій частині не спростовують.
Керуючись ч. 4 ст.229, ч.4 ст.241, ст.ст.243, 250, 308, 310, 315, 316, 321, 322, 325, 327-329 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, - 
ПОСТАНОВИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області - залишити без задоволення.
Рішення Харківського окружного адміністративного суду від 22.12.2025 по справі № 520/8616/25 - залишити без змін. 
Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та не підлягає касаційному оскарженню, крім випадків, передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 КАС України.

Головуючий суддя 		С.П. Жигилій 	
Судді	   	Т.С. Перцова   Я.М. Макаренко