ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

05 травня 2026 року 	м. Дніпро	справа № 160/33514/25	
Суддя І інстанції – Боженко Н.В.

Третій апеляційний адміністративний суд 
у складі колегії суддів: головуючого - судді Чепурнова Д.В. (доповідач),
суддів: Кальника В.В., Сафронової С.В., 
розглянувши в порядку письмового провадження в місті Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області
на рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 29 січня 2026 року у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області, Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області, Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,-

ВСТАНОВИВ:

ОСОБА_1 звернулася до суду з вищевказаним позовом, в якому просила: 
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області №047150033539 від 22.09.2025 року, рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області №047150033539 від 09.10.2025 року про відмову в призначенні пенсії за віком ОСОБА_1 ;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області (код ЄДРПОУ 21910427) зарахувати ОСОБА_1 (РНОКПП: НОМЕР_1 ) до страхового стажу період роботи відповідно до відомостей зазначених в архівних довідках №321/А-262/01-25 та довідок про нарахування заробітної плати №323/А-262/01-25, №324/А-262/01-25 від 30.09.2025 та записів трудової книжки НОМЕР_2 від 25.01.1983 року з 19 січня 1983 року по 18 травня 1995 року;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області (код ЄДРПОУ 21910427) повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 01.10.2025 року про призначення пенсії за віком, зарахувавши до страхового стажу періоди роботи відповідно до відомостей зазначених в архівних довідках №321/А-262/01-25 та довідок про нарахування заробітної плати №323/ А-262/01-25, №324/А-262/01-25 від 30.09.2025 та записів трудової книжки НОМЕР_2 від 25.01.1983 року з 19 січня 1983 року по 18 травня 1995 року з урахуванням висновків суду.
Рішенням Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 29 січня 2026 року позов задоволено частково.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області від 22.09.2025 року №047150033539, яким ОСОБА_1 відмовлено в призначенні пенсії.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 09.10.2025 року №047150033539, яким ОСОБА_1 відмовлено в призначенні пенсії.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії від 01.10.2025 року, з урахуванням правової оцінки, наданої судом у цьому рішенні, та прийняти рішення згідно з вимогами законодавства.
В іншій частині позовних вимог відмовлено. 
Не погодившись з рішенням суду першої інстанції, Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, зазначаючи про порушення судом першої інстанції норм матеріального права, оскаржило його в апеляційному порядку. Просить скасувати рішення суду першої інстанції та прийняти нове рішення, яким в задоволенні позовних вимог відмовити в повному обсязі.
Апеляційна скарга фактично обґрунтована помилковістю висновків суду першої інстанції про наявність правових підстав для часткового задоволення позовних вимог. Посилається на правомірність рішень Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області від 22.09.2025 №047150033539 та Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 09.10.2025 №047150033539 про відмову ОСОБА_2 в призначенні пенсії за віком, зважаючи на відсутність в останньої необхідного страхового стажу. При цьому, скаржник вказує на те, що за результатами розгляду документів, доданих до заяви, до страхового стажу не враховано періоди роботи в колгоспі з 19.01.1983 по 18.05.1995 «Зоря Комунізму» та в КСП «Зоря Комунізму» згідно архівної довідки №321/А-262/01-25 та довідок про заробітну плату №323/А-262/01-25, №324/А-262/01-25 від 30.09.2025, оскільки у вищезазначених довідках зазначено не повне ім`я та по батькові заявниці, з що є порушенням пункту 2.2 Інструкції №162 та пункту 2.11 Інструкції №58.
Перевіривши законність та обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів апеляційної скарги, обговоривши доводи апеляційної скарги, дослідивши матеріали справи, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню з наступних підстав.
Судом першої інстанції з`ясовано та знайшло підтвердження під час апеляційного розгляду справи, що Рішенням Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області від 22.09.2025 року №047150033539 позивачу відмовлено в призначенні пенсії. Страховий стаж заявника становить 28 років 0 місяців 12 днів. Зазначено, що спірні періоди не зараховано до страхового стажу через недоліки оформлення наданих довідок, а саме: періоди роботи в колгоспі з 1982 року по 1995 рік, згідно архівної довідки № 278/ а-209/01-25 від 12.06.2023 року, оскільки ім`я та по батькові зазначено скорочено « ОСОБА_3 » та згідно записів долученої трудової книжки не враховано, оскільки записи оформлені неналежним чином – вони внесені з порушеннями вимог Інструкції № 58: кожний фактично відпрацьований рік не завірено печаткою та підписом, а також відсутній номер та дата документа, на підставі якого внесено запис. 
Рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 09.10.2025 року №047150033539 позивачу відмовлено в призначенні пенсії. Страховий стаж заявника становить 28 років 0 місяців 12 днів. Зазначено, що спірні періоди не зараховано до страхового стажу через недоліки оформлення наданих довідок, а саме: періоди роботи в колгоспі з 19.01.1983 по 18.05.1995 «Зоря Комунізму» та в КСП «Зоря Комунізму» згідно архівної довідки №321/ А-262/01-25 та довідок про заробітну плату №323/А-262/01-25, №324/А-262/01-25 від 30.09.2025 з 19.01.1983 по 18.05.1995, оскільки у вищезазначених довідках зазначено не повне ім`я та по батькові заявниці, зазначено тільки ініціали ( ОСОБА_1 ) що є порушенням пункту 2.2 Інструкції №162 та пункту 2.11 Інструкції №58. 
Вважаючи такі рішення протиправними, позивач звернулася до суду з адміністративним позовом. 
Колегія суддів, проаналізувавши на підставі фактичних обставин справи застосування судом першої інстанції норм матеріального і процесуального права при ухвалені оскарженого рішення виходить з наступного.
Відповідно до частини 2 статті 19 Конституції України, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Загальні умови, порядок нарахування та розмір пенсій визначаються, зокрема, Законом України "Про пенсійне забезпечення" від 05.11.1991 № 1788-XII та Законом України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 № 1058-IV.
Відповідно до ст. 24 Закону №1058-IV, страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності Законом (до 01.01.2004). Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до 01.01.2004, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше.
Згідно з ст. ст. 56 Закону № 1788-XII до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв, навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, в училищах і на курсах по підготовці кадрів, підвищенню кваліфікації та перекваліфікації, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі.
У законодавстві, що діяло раніше (до 01.01.2004), зокрема, у статті 56 Закону №1788-XII передбачено, що до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
При обчисленні стажу роботи в колгоспі за період після 1965 року, якщо член колгоспу не виконував без поважних причин встановленого мінімуму трудової участі в громадському господарстві, враховується час роботи за фактичною тривалістю.
До стажу роботи, серед іншого, також зараховується: а) будь-яка інша робота, на якій працівник підлягав державному соціальному страхуванню, або за умови сплати страхових внесків, період одержання допомоги по безробіттю, а також робота в`язнів і робота за угодами цивільно-правового характеру за умови сплати страхових внесків; ж) час догляду непрацюючої матері за малолітніми дітьми, але не довше ніж до досягнення кожною дитиною 3-річного віку.
Основним документом, що підтверджує стаж роботи, згідно із статтею 62 Закону № 1788-XII, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до пунктів 1, 2 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 (Порядок № 637), основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Пунктом 20 Порядку № 637 передбачено, що у випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств або організацій. У довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до якого включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка.
Трудовий стаж встановлюється на підставі уточнюючих довідок підприємств, установ, організацій або їх правонаступників у разі відсутності відповідних записів у трудовій книжці.
Таким чином, лише за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Аналогічна правова позиція викладена в постанові Верховного Суду від 21 лютого 2020 року у справі №291/99/17 (адміністративне провадження № К/9901/24469/18).
Як вбачається з оскаржуваних рішень Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області від 22.09.2025 №047150033539 та Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 09.10.2025 №047150033539, позивачу було відмовлено у призначенні пенсії за віком через відсутність необхідного страхового стажу. При цьому, в обох рішеннях пенсійним органом не було зараховано до страхового стажу періоди роботи позивача згідно наданих архівних довідок №278/ а-209/01-25 від 12.06.2023 року (наданої до Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області) та №321/ А-262/01-25 та довідок про заробітну плату №323/А-262/01-25, №324/А-262/01-25 від 30.09.2025 (наданих до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області) у зв`язку із скороченням ім`я та по-батькові ОСОБА_4 у зазначених архівних довідках.
При цьому у рішенні Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області від 22.09.2025 №047150033539 також вказано на неврахування спірних періодів роботи позивача згідно записів долученої трудової книжки, оскільки записи оформлені неналежним чином – вони внесені з порушеннями вимог Інструкції № 58: кожний фактично відпрацьований рік не завірено печаткою та підписом, а також відсутній номер та дата документа, на підставі якого внесено запис. 
В свою чергу, відповідно до записів трудової книжки позивача НОМЕР_2 від 25.01.1983, ОСОБА_1 з 28.02.1983 по 18.05.1995 була членом колгоспу «Зоря комунізму» (КСП «Зоря») та працювала на посадах учня лаборанта та зоотехніка.
У спірні періоди роботи позивача порядок ведення трудових книжок регулювався Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затвердженою постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 №162, положення якої діяли до 29.07.1993, а з 29.07.1993 - Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58.
Відповідно до п.2.2 Інструкції № 162 до трудової книжки вносяться зокрема, відомості, про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), а при звільненні - в день звільнення повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) п.2.3 Інструкції № 162.
Відповідно до п.4.1 Інструкції № 162 при звільненні робочого або службовця всі записи про роботу, внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Відповідно до пунктів 1.1, 2.1 Інструкції №58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами.
За змістом пункту 2.2 Інструкції №58 до трудової книжки вносяться, зокрема, відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Відповідно до п. 2.4 Інструкції № 58 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Відповідно до пункту 4.1 Інструкції № 58 у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Відтак, обов`язок щодо внесення достовірних та правильних записів до трудової книжки працівника покладається саме на роботодавця.
У постанові Верховного Суду від 21.02.2018 у справі №687/975/17 викладена правова позиція, де зазначено, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Відсутність посилання чи неточних записів у первинних документах по обліку трудового стажу та нарахуванню заробітної плати на конкретну посаду, яку займав позивач у той чи інший період його роботи у підприємстві за наявності належним чином оформленої трудової книжки, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пенсії за віком, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком.
Верховний Суд у постанові від 24 травня 2018 року у справі № 490/12392/16-а (провадження № К/9901/2310/18) висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Враховуючи вищезазначене, працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці. Крім того, нормативно-правовими актами не передбачено визнання трудової книжки недійсною в разі виявлених помилок.
Формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
Колегія суддів зазначає, що записи у трудовій книжці позивача не містять недопустимих (таких, що внесені всупереч Інструкції) виправлень чи дописок, які б змінювали суть записів або перекручували б їх зміст, а натомість внесені у відповідності із встановленими правилами. 
При цьому, суд першої інстанції доцільно відзначив про скорочене написання імені та по батькові позивача у наданих позивачем архівних довідках, проте дійшов вірного висновку, що такий недолік ніяким чином не впливає на можливість зарахувати спірний період до страхового стажу позивача, оскільки мова йде про одну й ту ж особу – ОСОБА_1 , що додатково підтверджується записами її трудової книжки колгоспника.
При цьому, в рішеннях Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області та Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про відмову у призначенні пенсії позивачу не оспорюються інші відомості, вказані в архівних довідках щодо періодів роботи позивача у колгоспі.
Відтак, судова колегія погоджується з висновком суду першої інстанції про необхідність визнання протиправними та скасування рішень Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області від 22.09.2025 року №047150033539 та Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 09.10.2025 року №047150033539, а також зобов`язання Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії від 01.10.2025 року, з урахуванням правової оцінки, наданої судом, та прийняти рішення згідно з вимогами законодавства.
За таких обставин, колегія суддів приходить до висновку, що рішення суду першої інстанції у цій справі є законним та обґрунтованим і не підлягає скасуванню, оскільки суд, всебічно перевіривши обставини справи, вирішив спір у відповідності з нормами матеріального права та при дотриманні норм процесуального права, з дослідженням усіх основних питань, які є важливими для прийняття даного судового рішення. 
Доводи апеляційної скарги висновків суду не спростовують, тому рішення суду першої інстанції у цій справі необхідно залишити без змін, а апеляційну скаргу без задоволення.
Керуючись: пунктом 1 частини 1 статті 315, статтями 316, 321, 322, 327, 329 КАС України, Третій апеляційний адміністративний суд, -

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області – залишити без задоволення.
Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 29 січня 2026 року – залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її прийняття та може бути оскаржена протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення шляхом подання касаційної скарги безпосередньо до Верховного Суду за наявності підстав, передбачених пунктом 2 частини 5 статті 328 Кодексу адміністративного судочинства України.
Повне судове рішення складено 05 травня 2026 року.

Головуючий - суддя Д.В. Чепурнов 

суддя В.В. Кальник 

суддя С.В. Сафронова