ШОСТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД	
Справа № 320/17099/23 Суддя (судді) першої інстанції: Колеснікова І.С.

ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

19 травня 2026 року м. Київ
Шостий апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: 
Судді-доповідача: Ключковича В.Ю.
Суддів: Беспалова О.О., Грибан І.О.,
розглянувши у порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Державної податкової служби у Київській області, як відокремленого підрозділу ДПС на рішення Київського окружного адміністративного суду від 5 вересня 2025 року у справі за адміністративним позовом Товариства з обмеженою відповідальністю «БРЕНД СЕРВІС» до Державної податкової служби України, Головного управління ДПС у Київській області про визнання протиправними рішень, зобов`язання вчинити дії,-
В С Т А Н О В И В:
У травні 2023 року до Київського окружного адміністративного суду звернулося Товариство з обмеженою відповідальністю "Бренд Сервіс" з адміністративним позовом до Головного управління ДПС у Київській області, Державної податкової служби України, в якому просить суд:
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Державної податкової служби у Київській області від 31.01.2023 року №8182130/38274842 про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних;
- визнати протиправним та скасувати рішення Державної податкової служби України від 09.03.2023 року №23615/38274842/2 про залишення скарги без задоволення про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних без змін;
- зобов`язати Державну податкову службу України зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних податкову накладну Товариства з обмеженою відповідальністю «БРЕНД СЕРВІС» №29 від 24.10.2022 року датою її подання на реєстрацію.
В обґрунтування вимог позивач зазначив, що відповідачем неправомірно відмовлено в реєстрації податкової накладної, оскільки ним надано всі необхідні документи для розблокування податкової накладної, реєстрація якої відповідачем була зупинена. Таким чином, позивач вважає, що оскаржуване рішення є неправомірним, необґрунтованим, безпідставним через відсутність доказів порушення підприємством податкового законодавства, у зв`язку з чим, просить зобов`язати Державну податкову службу України зареєструвати податкову накладну.
Рішенням Київського окружного адміністративного суду від 5 вересня 2025 року адміністративний позов задоволено частково. Визнано протиправним та скасовано Рішення Головного управління Державної податкової служби у Київській області від 31.01.2023 року №8182130/38274842 про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних. Зобов`язано Державну податкову службу України зареєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних податкову накладну Товариства з обмеженою відповідальністю «БРЕНД СЕРВІС» №29 від 24.10.2022 року датою її подання на реєстрацію. У задоволенні решти позовних вимог відмовлено.
Суд виснував, що надані позивачем документи складені з дотриманням вимог законодавства були достатніми для реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних. 
Не погоджуючись з таким рішенням суду першої інстанції, представником Головного управління ДПС у Київській області подано апеляційну скаргу, в якій останній просить скасувати рішення Київського окружного адміністративного суду від 05.09.2025 у справі №320/17099/23 повністю; прийняти нове рішення, яким у задоволенні адміністративного позову відмовити у повному обсязі; здійснити розгляд апеляційної скарги за участю представників ГУ ДПС у Київській області; повідомити про час та дату судового засідання.
Апелянт вважає, що внаслідок порушення норм матеріального та процесуального права судом першої інстанції надано невірну юридичну оцінку обставинам, що мають значення для справи. Це спричинило помилковість висновку суду щодо прав і обов`язків сторін у справі та призвело до винесення незаконного судового рішення. Судом проігноровано доводи податкового органу стосовно документів, наданих платником до повідомлення щодо подачі документів про підтвердження реальності здійснення операцій з зазначенням конкретних їх недоліків. Судом першої інстанції проігноровано принципи процесуального права, закріплені ст. 90 КАС України, та здійснено поверхневий аналіз наявних в матеріалах справи доказів та не врахування судової практики наведеної податковим органом, що призвело до неврахування правової позиції ГУ ДПС у Київській області.
Також апелянт вказав про те, що оцінка судом зрозумілості рішення суб`єкта владних повноважень; його вмотивованості та відповідності критерію правової визначеності, повинна здійснюватися з точки зору зрозумілості цього рішення для тієї особи, на яку таке рішення розповсюджується та впливає, а також на предмет того, які перешкоди для такого суб`єкта правовідносин створює така незрозумілість та правова невизначеність і до яких негативних наслідків саме для цього суб`єкта це призвело. Фактичні дії позивача, а саме подання на пропозицію податкового органу пояснень та документів на підтвердження здійснення господарської операції (усіх документів, за твердженням самого ж позивача), що передбачено Положенням № 1165, свідчать про те, що позивачу було зрозуміло як суть рішення відповідача про зупинення реєстрації, так і алгоритм дій для вирішення питання про реєстрацію податкової накладної. Так, судом першої інстанції не враховано суті встановлених порушень, що полягають у зупиненні та подальшій відмові у реєстрації спірних податкових накладних.
Ухвалами колегії Шостого апеляційного адміністративного суду від 08.10.2025 та від 16.04.2026 відкрито апеляційне провадження, призначено розгляд справи у порядку письмового провадження.
Позивач не подав відзиву на апеляційну скаргу.
Щодо клопотання апелянта про розгляд справи в судовому засіданні, колегія суддів зазначає наступне.
Частинами 2 та 3 статті 12 Кодексу адміністративного судочинства України передбачено, що спрощене позовне провадження призначене для розгляду справ незначної складності та інших справ, для яких пріоритетним є швидке вирішення справи.
Загальне позовне провадження призначене для розгляду справ, які через складність або інші обставини недоцільно розглядати у спрощеному позовному провадженні.
У той же час, згідно частин 1-3 статті 257 Кодексу адміністративного судочинства України за правилами спрощеного позовного провадження розглядаються справи незначної складності.
За правилами спрощеного позовного провадження може бути розглянута будь-яка справа, віднесена до юрисдикції адміністративного суду, за винятком справ, зазначених у частині четвертій цієї статті.
При вирішенні питання про розгляд справи за правилами спрощеного або загального позовного провадження суд враховує: 1) значення справи для сторін; 2) обраний позивачем спосіб захисту; 3) категорію та складність справи; 4) обсяг та характер доказів у справі, в тому числі чи потрібно у справі призначати експертизу, викликати свідків тощо; 5) кількість сторін та інших учасників справи; 6) чи становить розгляд справи значний суспільний інтерес; 7) думку сторін щодо необхідності розгляду справи за правилами спрощеного позовного провадження.
Відповідно до частини 4 статті 12, частини 4 статті 257 Кодексу адміністративного судочинства України виключно за правилами загального позовного провадження розглядаються справи у спорах: 1) щодо оскарження нормативно-правових актів, за винятком випадків, визначених цим Кодексом; 2) щодо оскарження рішень, дій та бездіяльності суб`єкта владних повноважень, якщо позивачем також заявлено вимоги про відшкодування шкоди, заподіяної такими рішеннями, діями чи бездіяльністю, у сумі, що перевищує п`ятсот розмірів прожиткового мінімуму для працездатних осіб; 3) про примусове відчуження земельної ділянки, інших об`єктів нерухомого майна, що на ній розміщені, з мотивів суспільної необхідності; 4) щодо оскарження рішення суб`єкта владних повноважень, на підставі якого ним може бути заявлено вимогу про стягнення грошових коштів у сумі, що перевищує п`ятсот розмірів прожиткового мінімуму для працездатних осіб; 5) щодо оскарження рішень Національної комісії з реабілітації у правовідносинах, що виникли на підставі Закону України "Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років"; 6) щодо оскарження індивідуальних актів Національного банку України, Фонду гарантування вкладів фізичних осіб, Міністерства фінансів України, Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку, рішень Кабінету Міністрів України, визначених частиною першою статті 266-1 цього Кодексу.
У той же час, спірні правовідносини не відносяться до категорії справ, передбачених частиною 4 статті 12 Кодексу адміністративного судочинства України.
Як вбачається з поданого клопотання, в такому не наведено жодних доводів, які б свідчили про те, що характер спірних правовідносин та предмет доказування вимагають проведення судового засідання або посилань на обставини, які можливо встановити лише у такий спосіб.
Дослідивши клопотання апелянта, матеріали справи, предмет та підстави позову, склад учасників справи, тощо, колегія суддів дійшла висновку, що характер спірних правовідносин та предмет доказування не вимагають її розгляду в порядку загального позовного провадження, а тому у задоволенні зазначеного клопотання необхідно відмовити.
Заслухавши суддю-доповідача, дослідивши доводи апеляційної скарги та, перевіривши матеріали справи, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню, а рішення суду першої інстанції слід залишити без змін з наступних підстав.
Відповідно до фактичних обставин справи, позивач з 19.07.2012 зареєстрований як юридична особа за адресою: Україна, 08132, м. Вишневе, вул. Київська, буд. 2-А, що підтверджується випискою з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, та є платником податку на додану вартість.
Позивач здійснює діяльність в сфері: 58.19 Інші види видавничої діяльності; 46.90 Неспеціалізована оптова торгівля; 47.19 Інші види роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах; 70.22 Консультування з питань комерційної діяльності й керування; 73.11 Рекламні агентства; 73.12 Посередництво в розміщенні реклами в засобах масової інформації; 32.99 Виробництво іншої продукції, н.в.і.у.; 74.20 Діяльність у сфері фотографії, тощо на території України.
Між Товариством з обмеженою відповідальністю «ДОН-ТЕРМІНАЛ» (Покупець) та ТОВ "Бренд Сервіс" (Постачальник) заключено договір на виготовлення та поставку рекламно-сувенірної продукції №293 від 01.10.2021 року.
На підставі заключено договору ТОВ «ДОН-ТЕРМІНАЛ» здійснило замовлення рекламно-сувенірної продукції (надалі - Продукція), а саме: Чашка керамічна Optima promo ADELAIDA, біло-червона у кількості 100 шт.; Ручка кулькова автомат. SHNEIDERК15 0,7 мм. корпус білий, пише синім у кількості 400 шт.; Годинник настінний пластиковий Optima BURO , білий у кількості 50 шт.; Підставка під папір для нотаток Ekonomix 90x90x90 мм, пластик, прозора у кількості 200 шт.; Блок для запису у кількості 200 шт.; Блокнот у кількості 1000 шт.; Пакет (400 х 500) мм) з лого (2+0) кол. у кількості 1000 шт.; Сумка вертикальна у кількості 20 шт.
ТОВ "Бренд Сервіс" був виставлений рахунок на оплату №199 від 19.10.2022 року на поставку продукції на загальну суму 142 478,40 грн (Сто сорок дві тисячі чотириста сімдесят вісім гривень 40 копійок), в тому числі ПДВ 20% - 23 746,40 грн (Двадцять три тисячі сімсот сорок шість гривень 40 копійок).
Товариство з обмеженою відповідальністю «ДОН-ТЕРМІНАЛ» здійснило сплату за продукцію згідно виставленого рахунку №199 від 19.10.2022 року на загальну суму 142 478,40 грн з ПДВ у повному обсязі, що підтверджується платіжним дорученням банку №599 від 24.10.2022 року.
ТОВ "Бренд Сервіс" була сформована податкова накладна №29 від 24.10.2022 на попередню оплату та направлена для реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Відповідно до квитанції від 16.11.2022 в ЄРПН зареєстровано за №9244322486, реєстрація зупинена з підстав: Відповідно до п.201.16 ст.201 Податкового кодексу України, реєстрація ПН/РК від 24.10.2022 №29 в Єдиному реєстрі податкових накладних зупинена. Коди УКТЗЕД/ДКПП товару/послуг 3926,6911, відсутні в таблиці даних платника податку на додану вартість, як товари/послуги, що на постійній основі постачаються (виготовляються), та їх обсяг постачання дорівнює або перевищує величину залишку обсягу придбання такого товару/послуги та обсягу його постачання, що відповідає п. 1 Критеріїв ризиковості здійснення операцій. Запропоновано надати пояснення та копії документів щодо підтвердження інформації, зазначеної в ПН/РК для розгляду питання прийняття рішення про реєстрацію/відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних. Додатково повідомлено: показник "D"=3,8783%, "P"=61920.6.
Позивачем подано відповідні пояснення, копії яких долучені до матеріалів справи.
Комісією з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних ГУ ДПС у Київській області прийнято рішення від 31.03.2023 №8182130/38274842 про реєстрацію/відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, яким відмовлено в реєстрації такої податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних, з причин «ненадання платником податку копій документів: первинних документів щодо постачання/придбання товарів/послуг, зберігання і транспортування, навантаження, розвантаження продукції, складських документів (інвентаризаційні описи, у тому числі рахунків-фактури/інвойсів, актів приймання-передачі товарів (робіт, послуг) з урахуванням наявності певних типових форм та галузевої специфіки, накладних, розрахункових документів та /або банківських виписок з особових рахунків.
Використовуючи право на оскарження в адміністративному порядку ТОВ "Бренд Сервіс" на рішення Комісії Головного управління ДПС у Київській області від 31.01.2023 року №8182130/38274842 про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних була сформовано пояснення, пакет документів та подано 01.03.2023 року скаргу щодо рішення про відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному державному реєстрі податкових накладних.
Розглянувши подані скаржником пояснення та підтверджуючі документи, Комісія Державної податкової служби України, яка здійснює розгляд скарги щодо рішення про відмову у реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних прийняла рішення від 09.03.2023 року №23615/38274842/2 про залишення скарги без задоволення та рішення комісії регіонального рівня про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних без змін.
Не погоджуючись з такими рішеннями відповідачів, позивач звернувся до суду з цим адміністративним позовом.
Вирішуючи дану справу в апеляційній інстанції, колегія суддів виходить з наступного.
Відповідно до частини 1 статті 308 Кодексу адміністративного судочинства України суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
Відповідно до пункту 6 частини 2 статті 296 Кодексу адміністративного судочинства України у апеляційній скарзі зазначаються обґрунтування вимог особи, яка подала апеляційну скаргу, із зазначенням того, у чому полягає неправильність чи неповнота дослідження доказів і встановлення обставин у справі та (або) застосування норм права.
Як вбачається зі змісту апеляційної скарги відповідача, остання містить опис фактичних обставин справи, що встановлені судом першої інстанції, право контролюючого органу на здійснення податкового контролю, тлумачення принципу офіційного з`ясування обставин справи та дискреційних повноважень державних органів.
У частині вимог апелянта щодо підтвердження реальності здійснення операцій, колегія суддів звертає увагу на те, що приймаючи рішення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування, контролюючий орган не повинен здійснювати повний аналіз господарських операцій платника податку на предмет їх реальності. Змістовна оцінка господарських операцій може бути проведена лише за результатом здійснення податкової перевірки платника податків, підстави та порядок проведення якої визначено нормами Податкового кодексу України. 
Вказану правову позицію викладено Верховним Судом, зокрема, у постановах від 16 лютого 2023 року у справі №380/7648/22, від 12 березня 2025 року у справі № 420/35189/23.
В контексті доводів апелянта щодо рішення про зупинення реєстрації податкової накладної, колегія суддів враховує таке.
Згідно пунктів 4, 5 Порядку з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.2019 №1165 (Порядок №1165), у разі коли за результатами перевірки податкової накладної / розрахунку коригування визначено, що податкова накладна / розрахунок коригування відповідають одній з ознак безумовної реєстрації, визначених у пункті 3 цього Порядку, реєстрація таких податкової накладної / розрахунку коригування не зупиняється в Реєстрі.
Платник податку, яким складено та/або подано для реєстрації в Реєстрі податкову накладну / розрахунок коригування, що не відповідають жодній з ознак безумовної реєстрації, перевіряється щодо відповідності критеріям ризиковості платника податку (додаток 1), показникам, за якими визначається позитивна податкова історія платника податку (додаток 2).
Податкова накладна / розрахунок коригування, що не відповідають жодній з ознак безумовної реєстрації, перевіряються щодо відповідності відображених у них операцій критеріям ризиковості здійснення операцій (додаток 3).
Згідно з пунктами 6, 7, 10, 11 Порядку зупинення реєстрації податкової накладної у разі коли за результатами автоматизованого моніторингу платник податку, яким складено податкову накладну / розрахунок коригування, відповідає хоча б одному критерію ризиковості платника податку, реєстрація таких податкової накладної / розрахунку коригування зупиняється.
У разі коли за результатами автоматизованого моніторингу податкової накладної / розрахунку коригування встановлено, що відображена в них операція відповідає хоча б одному критерію ризиковості здійснення операції, крім податкової накладної / розрахунку коригування, складених платником податку, який відповідає хоча б одному показнику, за яким визначається позитивна податкова історія, реєстрація таких податкової накладної / розрахунку коригування зупиняється.
У разі зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі контролюючий орган протягом операційного дня надсилає (в електронній формі у текстовому форматі) в автоматичному режимі платнику податку квитанцію про зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування, яка є підтвердженням зупинення такої реєстрації.
У квитанції про зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування зазначаються: 1) номер та дата складення податкової накладної / розрахунку коригування; 2) критерій (критерії) ризиковості платника податку та/або ризиковості здійснення операцій, на підставі якого (яких) зупинено реєстрацію податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі, з розрахованим показником за кожним критерієм, якому відповідає платник податку; 3) пропозиція щодо надання платником податку пояснень та копій документів, необхідних для розгляду питання прийняття контролюючим органом рішення про реєстрацію податкової накладної / розрахунку коригування в Реєстрі або відмову в такій реєстрації.
З матеріалів справи вбачається, що підставою для зупинення реєстрації податкової накладної №29 слугував пункт 1 Критеріїв ризиковості здійснення операцій.
Позивачу запропоновано надати пояснення та копії документів достатніх для прийняття рішення про реєстрацію податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі.
Відповідно до пункту 2 Порядку прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних/ розрахунків коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 12 грудня 2019 року №520 (далі - Порядок №520) прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування в Реєстрі, реєстрацію яких зупинено, здійснюють комісії з питань зупинення реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі головних управлінь Державної податкової служби України в областях, м. Києві та Офісу великих платників податків ДПС (далі - комісія регіонального рівня).
Пунктом 5 вказаного порядку передбачено, що перелік документів, необхідних для розгляду питання прийняття комісією регіонального рівня рішення про реєстрацію/відмову в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Реєстрі, реєстрацію яких зупинено в Реєстрі, може включати: договори, зокрема зовнішньоекономічні контракти, з додатками до них; договори, довіреності, акти керівного органу платника податку, якими оформлено повноваження осіб, які одержують продукцію в інтересах платника податку для здійснення операції; первинні документи щодо постачання/придбання товарів/послуг, зберігання і транспортування, навантаження, розвантаження продукції, складські документи (інвентаризаційні описи), у тому числі рахунки-фактури/інвойси, акти приймання-передачі товарів (робіт, послуг) з урахуванням наявності певних типових форм і галузевої специфіки, накладні; розрахункові документи та/або банківські виписки з особових рахунків; документи щодо підтвердження відповідності продукції (декларації про відповідність, паспорти якості, сертифікати відповідності), наявність яких передбачено договором та/або законодавством.
У постанові від 03 листопада 2021 року у справі № 360/2460/20 Верховний Суд за наслідками аналізу положень Порядку № 520 зазначив, що можливість надання платником податків переліку документів на підтвердження правомірності формування та подання податкової накладної прямо залежить від чіткого визначення податковим органом конкретного виду критерію оцінки ступеня ризиків з зазначенням необхідності надання документів за переліком, відповідно до критерію зупинення реєстрації податкової накладної, а не довільно, на власний розсуд.
Так, за змістом квитанції відповідачем не визначено чіткого переліку документів, які необхідно було подати позивачеві для здійснення реєстрації податкової накладної.
Крім того, у квитанції не конкретизовано, чого мають стосуватися пояснення такого платника податків для того, аби реєстрація податкової накладної стала можливою, що також свідчить про невідповідність сформованої квитанції вимогам, які визначені пунктом 11 Порядку № 1165.
Верховним Судом у постановах від 22 липня 2019 року у справі №815/2985/18, від 10 квітня 2020 року у справі № 819/330/18 висловлено правову позицію, згідно якої недотримання податковим органом вимог законодавства на етапі зупинення реєстрації податкової накладної щодо оформлення квитанції прямо вказує на те, що рішення, яке прийняте на наступному етапі, тобто рішення Комісії про відмову у реєстрації податкової накладної, теж не є законним.
Доводи апелянта щодо подання позивачем пояснень, як свідчення зрозумілості рішення про зупинення реєстрації податкової накладної №29, колегія суддів оцінює критично, оскільки адміністративний суд під час перевірки правомірності рішення суб`єкта владних повноважень надає правову оцінку лише тим обставинам, які стали підставою для його прийняття та наведені безпосередньо у цьому рішенні. 
З фактичних обставин справи вбачається, що позивачем подано пояснення на вимогу контролюючого органу і такі документи давали можливість встановити обставини вчинення господарської операції, втім останній дійшов висновку про відмову у реєстрації спірної податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних у зв`язку із ненаданням копій документів:
- первинних документів щодо постачання/придбання товарів/послуг, зберігання і транспортування, навантаження, розвантаження продукції, складські документи (інвентаризаційні описи), у тому числі рахунки-фактури/інвойси, акти приймання-передачі товарів (робіт, послуг) з урахуванням наявності певних типових форм і галузевої специфіки, накладні; 
- розрахункових документів та/або банківських виписок з особових рахунків. 
Додаткова інформація: платіжні документи на реєстрацію не ідентифікуються, на придбання не завірені належним чином.
Разом з тим, розширеного переліку первинних документів, які не надано позивачем, у спірному рішенні апелянтом не наведено.
Щодо зауважень до платіжних документів, судова колегія звертає увагу на те, що підставою зупинення реєстрації податкової накладної №29 відповідач визначив недостатність первинних документів, а не їх дефектність, що відповідно свідчить про непослідовність висновків контролюючого органу при прийнятті спірного рішення (а.с.25).
У апеляційній скарзі відповідач також повідомляє про те, що у ході проведеного аналізу ТОВ «БРЕНД СЕРВІС» (код ЄДРПОУ 38274842) встановлено відсутність документів щодо транспортування товару покупцю ТОВ «Дон-Термінал».
Положеннями частини другої статті 77 Кодексу адміністративного судочинства України закріплено презумпцію неправомірності рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень, згідно якої в адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача. У таких справах суб`єкт владних повноважень не може посилатися на докази, які не були покладені в основу оскаржуваного рішення, за винятком випадків, коли він доведе, що ним було вжито всіх можливих заходів для їх отримання до прийняття оскаржуваного рішення, але вони не були отримані з незалежних від нього причин.
Особливістю адміністративного судочинства є те, що обов`язок доказування у спорі покладено на відповідача - орган публічної влади, який повинен надати суду всі матеріали, які свідчать про його правомірні дії. Водночас суб`єкт владних повноважень повинен уникати прийняття рішень, що містять невмотивовані висновки або обґрунтовані загальними фразами, а не конкретними аргументами, що повинні містити відповідь на ключові питання, за яких виник спір. Тому негативне для особи рішення повинно бути належним чином вмотивоване.
У спірному рішенні від 31.01.2023 №8182130/38274842 про відмову у реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних відсутні висновки щодо транспортування товару покупцю ТОВ «Дон-Термінал», відтак такі мотиви не слугували підставою для його прийняття.
Верховний Суд у постанові від 16 квітня 2026 року у справі № 440/12686/24 наголосив на тому, що правомірність індивідуального акта суб`єкта владних повноважень оцінюється виходячи з тих підстав, які прямо зазначені у ньому на момент його прийняття. Відтак контролюючий орган не вправі вже на стадії судового оскарження фактично змінювати первісну мотивацію своїх рішень, доповнюючи її новими обставинами, які не були покладені в основу спірних актів.
Судова колегія враховує, що предметом розгляду є виключно стадія правильності та правомірності зупинення та відмови в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування, а не реальність та товарність здійснення господарських операцій між позивачем та його контрагентами.
Побічно, суд також зауважує, що саме лише зазначення про відсутність документів не є достатньою підставою для відмови в реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування, оскільки контролюючим органом повинно бути зазначено об`єктивні обставини, які перешкоджають реєстрації податкової накладної/розрахунку коригування з урахуванням відсутності таких документів, при цьому, обов`язково повинна бути надана оцінка тим документам, що фактично подано платником податку. 
Разом з тим, за змістом оскаржуваного рішення про відмову у реєстрації податкової накладної № 29 оцінка документам, що фактично подано позивачем - відсутня. 
Суд також звертає увагу на те, що оскільки зміст господарських правовідносин є предметом дослідження лише в ході проведення податкової перевірки, то в межах спірних правовідносин у контролюючого органу відсутні правові підстави для відмови у реєстрації податкової накладної з підстав наявності чи відсутності певних документів.
Щодо вимог позивача про зобов`язання ДПС України зареєструвати податкову накладну в Єдиному реєстрі податкових накладних датою подання її на реєстрацію, суд враховує наступне.
Згідно положень частин 3-4 статті 245 Кодексу адміністративного судочинства України у разі скасування нормативно-правового або індивідуального акта суд може зобов`язати суб`єкта владних повноважень вчинити необхідні дії з метою відновлення прав, свобод чи інтересів позивача, за захистом яких він звернувся до суду.
Відповідно до пунктів 19, 20 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних податкова накладна та/або розрахунок коригування, реєстрацію яких зупинено, реєструється у день набрання рішенням суду законної сили про реєстрацію податкової накладної та/або розрахунку коригування (у разі надходження до ДФС відповідного рішення).
Таким чином, нормами Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних чітко визначено настання такої події, як набрання законної сили рішення суду про реєстрацію відповідної податкової накладної.
За таких обставин, враховуючи вищевикладене, системно проаналізувавши приписи законодавства України, що були чинними на момент виникнення спірних правовідносин між сторонами, зважаючи на взаємний та достатній зв`язок доказів у їх сукупності, колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції щодо наявності підстав для часткового задоволення позовних вимог.
Доводи апеляційної скарги Головного управління ДПС у Київській області зазначених вище висновків суду першої інстанції не спростовують і не дають підстав для висновку, що судом першої інстанції при розгляді справи неправильно застосовано норми матеріального права, які регулюють спірні правовідносини, чи порушено норми процесуального права.
Відповідно до статті 316 Кодексу адміністративного судочинства України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Підстави для розподілу судових витрат відсутні.
Керуючись статтями 243, 250, 308, 310, 315, 316, 321, 325, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд
П О С Т А Н О В И В :
Апеляційну скаргу Головного управління ДПС у Київській області залишити без задоволення.
Рішення Київського окружного адміністративного суду від 5 вересня 2025 року у справі № 320/17099/23 залишити без змін.
Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена в касаційному порядку протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення безпосередньо до Верховного Суду.

Суддя доповідач: В.Ю. Ключкович

Судді: О.О. Беспалов 

І.О. Грибан