ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

29 травня 2026 р. 	Справа № 520/4837/25	
Другий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
Головуючого судді: Макаренко Я.М.,
Суддів: Жигилія С.П. , Перцової Т.С. ,

розглянувши в порядку письмового провадження у приміщенні Другого апеляційного адміністративного суду адміністративну справу за апеляційною скаргою Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 07.05.2025, головуючий суддя І інстанції: Горшкова О.О., майдан Свободи, 6, м. Харків, 61022, по справі № 520/4837/25
за позовом ОСОБА_1 
до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області , Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області 
про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,
ВСТАНОВИВ:
ОСОБА_1 (далі – позивач) звернулась до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області (далі – відповідач), в якому просила суд:
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області про відмову у перерахунку пенсії №205150017078 від 25.01.2025;
- зобов?язати Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи 05.04.1994 по 14.05.2001 згідно трудової книжки від 25.08.1982 серії НОМЕР_1 .
Рішенням Харківського окружного адміністративного суду від 07.05.2025 року адміністративний позов ОСОБА_1 про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії - задоволено.
Визнано протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області №205150017078 від 25.01.2025.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області зарахувати ОСОБА_1 періоди роботи до страхового стажу з 05.04.1994 по 14.05.2001 згідно трудової книжки від 25.08.1982 серії НОМЕР_1 .
Стягнуто з Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області (вул. Соборна, 7а, м. Кропивницький, Кіровоградська область, 25009, ЄДРПОУ 20632802) за рахунок бюджетних асигнувань на користь ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_2 ) сплачений судовий збір в сумі 1211,20 грн (одна тисяча двісті одинадцять гривень 20 копійок).
Не погодившись із рішенням суду першої інстанції, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій зазначає, що справа була розглянута судом першої інстанції без всебічного, повного розгляду справи, без дотримання основних принципів здійснення правосуддя, верховенства права та законності. Судом першої інстанції було не вірно застосовано норми матеріального та процесуального права, що призвело до невірного вирішення спору.
В обґрунтування вимог апеляційної скарги відповідач зазначив, що відповідно до абзацу 2 пункту 10 положення «Про державну реєстрацію суб?єкта підприємницької діяльності» затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29.04.1994 №276 «Про затвердження положення про державну реєстрацію суб?єктів підприємницької діяльності та про реєстраційний збір за державну реєстрацію суб?єктів підприємницької діяльності" передбачено, що на печатках і штампах повинен зазначатись ідентифікаційний код суб?єкта підприємницької діяльності. Результатами розгляду документів ОСОБА_1 було виявлено, що запис про звільнення № 22 від 14.05.2001 засвідчено печаткою, на якій відсутній ідентифікаційний код з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, тому Головним управлінням відмовлено гр. ОСОБА_1 в зарахуванні страхового стажу відповідно до наданих документів. 
Позивач правом на надання відзиву на апеляційну скаргу не скористалась.
На підставі п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України справа розглянута в порядку письмового провадження, у зв`язку з чим фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу не здійснюється.
Колегія суддів, заслухавши суддю-доповідача, перевіривши рішення суду першої інстанції та доводи апеляційної скарги, дослідивши матеріали справи, вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню з огляду на наступне.
Судом першої інстанції встановлено та підтверджено в суді апеляційної інстанції, що ОСОБА_1 14.01.2025 звернулась до територіального органу Пенсійного фонду України з метою здійснення перерахунку пенсії та подала до пенсійного органу відповідні документи.
Заяву позивача було розглянуто Головним управлінням Пенсійного фонду України в Кіровоградській області за принципом екстериторіальності.
Рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області №205150017078 від 25.01.2025 позивачеві відмовлено в перерахунку пенсії, мотивуючи тим, що в трудовій книжці від 25.08.1982 серії НОМЕР_1 запис про звільнення №22 від 14.05.2001 засвідчено печаткою, на якій відсутній ідентифікаційний код з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. Страховий стаж було обчислено за індивідуальними відомостями про застраховану особу застрахованих Державного реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов?язкового державного соціального страхування за заявою про призначення пенсії від 07.01.2025.
Позивач, не погодившись із відмовою відповідача, звернулась до суду із даним позовом.
Задовольняючи позовні вимоги, суд першої інстанції виходив з того, що відповідальність за ведення трудової книжки покладається на підприємство, а тому, не зазначення на печатці підприємства ідентифікаційного коду, не може бути підставою для виключення певних періодів роботи зі страхового стажу позивача.
Відтак, відповідач, відмовляючи у зарахуванні до страхового стажу позивача спірного періоду роботи, застосував норму законодавства, яка станом на дату прийняття та звільнення позивача з роботи та скріплення відповідних записів печаткою підприємства, ще не існувала, а тому відмова Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області в зарахуванні до стажу роботи періодів роботи з 05.04.1994 по 14.05.2001 згідно трудової книжки від 25.08.1982 серії НОМЕР_1 ОСОБА_1 з цих підстав є протиправною.
Відповідно до ч. 1 ст. 308 КАС України суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
Колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції з огляду на наступне.
Відповідно до статті 62 Закону № 1788-XII, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу відсутності трудової книжки або відповідних записів в ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Згідно з пунктами 1, 2 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 (далі Порядок № 637), основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Відповідно до пункту 3 Порядку № 637, за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Згідно з пунктом 20 Порядку № 637, у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального стажу роботи приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників.
Аналіз наведених норм свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. Надання інших додаткових документів, у тому числі уточнюючої довідки підприємства, установи або організації, необхідне лише у двох випадках: за відсутності трудової книжки як такої або необхідних записів у ній, які визначають право на пільгове пенсійне забезпечення, зокрема відомостей про умови праці, характер виконуваної роботи.
З матеріалів справи вбачається та не заперечується відповідачем, що позивач при зверненні за перерахунку пенсії подала, в тому числі трудову книжку від 25.08.1982 року серії НОМЕР_1 , в якій наявні відомості про прийняття ОСОБА_1 05.04.1994 на роботу в Сахновщинське об`єднання та звільнення з такого 14.05.2001.
Єдиною причиною незарахування спірних періодів Головне управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області зазначає, що у трудовій книжці запис про звільнення № 22 від 14.05.2001 засвідчено печаткою, на якій відсутній ідентифікаційний код з Єдиного державного реєстру підприємства та організацій України.
Відповідно, колегія суддів зазначає, що трудова книжка позивача містить достатні дані для зарахування зазначених періодів до страхового стажу без надання додаткових довідок.
Відповідно до пункту 16 Положення про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №118 (далі - Положення № 118) використання ідентифікаційного коду з Державного реєстру є обов`язковим для всіх видів звітних та облікових документів, які використовуються за межами суб`єктів господарської діяльності. Звітні та облікові документи, в яких відсутній ідентифікаційний код з Державного реєстру, вважаються недійсними, їх використання тягне за собою відповідальність згідно з законодавством.
Пунктом 7 Положення № 118 визначено, що Державним податковим інспекціям з 1 квітня 1996 р. вважати недійсними і не приймати звіти, декларації, розрахунки і платіжні доручення підприємств та організацій, а Державному митному комітетові не проводити декларування та митне оформлення суб`єктів зовнішньоекономічної діяльності - резидентів України без ідентифікаційних кодів з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України та довідки про включення до нього.
Зазначене в сукупності дає підстави для висновку, що недійсними вважаються лише звітні та облікові документи, які після 22.01.1996 року скріплені печатками, на яких відсутній ідентифікаційний код підприємства.
При цьому, такі документи вважатимуться недійсними виключно для Державної податкової інспекції в процесі здійснення нею владних управлінських функцій. Зазначені положення не містять підстав вважати такі документи недійсними для органів Пенсійного фонду.
Пункт 7 Положення № 118 в редакції, застосованій відповідачем станом на дату виникнення спірних правовідносин, набув чинності лише із внесенням змін постановою Кабінету Міністрів України від 22.06.2005 № 499 "Про внесення змін до Положення про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України".
Так, зазначений пункт Положення № 118 (в редакції з 22.06.2005) передбачав, що ідентифікаційний код є обов`язковим для використання в усіх видах звітних та облікових документів суб`єкта і зазначається на його печатках та штампах.
Відтак, колегія суддів погоджується з судом першої інстанції, що відмовляючи у зарахуванні до страхового стажу позивача спірного періоду роботи, відповідач застосував норму законодавства, яка станом на дату прийняття та звільнення позивача з роботи та скріплення відповідних записів печаткою підприємства, ще не існувала, а тому відмова Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області в зарахуванні до стажу роботи періодів роботи з 05.04.1994 по 14.05.2001 згідно трудової книжки від 25.08.1982 серії НОМЕР_1 ОСОБА_1 з цих підстав є протиправною.
Відповідно до пункту 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України від 29 липня 1993 року № 58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п`ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Пунктом 2.11 Інструкції передбачено, що відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження.
Згідно з п. 2.12 Інструкції після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Відповідно до п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України від 29 липня 1993 року №58 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи в трудовій книжці виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
З матеріалів справи вбачається та не заперечується відповідачем, що позивач при зверненні за перерахунку пенсії подала, в тому числі трудову книжку від 25.08.1982 року серії НОМЕР_1 , в якій наявні відомості про прийняття ОСОБА_1 05.04.1994 на роботу в Сахновщинське об`єднання та звільнення з такого 14.05.2001.
Дослідивши наявні в матеріалах справи копію зазначеної вище трудової книжки, судом встановлено, що відомості про такий період роботи внесено з дотриманням вимог Інструкції, зокрема, відомості про прийняття та звільнення з роботи зроблені акуратно, кульковою ручкою, завірені підписом уповноваженої особи та печаткою юридичної особи, з посиланням на відповідні накази. З таких можна точно встановити місце, посаду та період роботи позивача, а також номер та дату розпорядчого документа, на підставі яких зроблені відповідні записи.
Вказані обставини відповідачем не заперечується.
Доказів визнання недостовірними записів у трудовій книжці щодо даного періоду роботи відповідачем суду не надано.
У той же час, відповідно до п. 4 Постанови Кабінету Міністрів України № 301 від 27.04.1993 року «Про трудові книжки працівників», відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Відсутність посилання чи неточних записів у первинних документах по обліку трудового стажу за наявності належним чином оформленої трудової книжки, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пільгової пенсії за віком, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком на пільгових умовах відповідно до ст. 13 Закону України "Про пенсійне забезпечення".
Верховний Суд неодноразово висловлював правову позицію, викладену, зокрема, у постановах від 28 лютого 2018 року у справі № 428/7863/17 та від 16 квітня 2020 року у справі № 159/4315/16-а про те, що певні недоліки в заповненні трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи організації, і не може мати негативні наслідки для особи, яка звернулася за пенсією.
Отже, відповідальність за оформлення та ведення трудової книжки покладено на роботодавця. Трудова книжка оформлюється при першому прийнятті особи на роботу та при подальшому працевлаштуванні на інше місце роботи обміну не підлягає.
ГУ ПФУ в Харківській області не врахувало, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Верховним Судом в постанові від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а викладено правову позицію, відповідно до якої, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини підприємства не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань нарахування/призначення пенсії.
З матеріалів справи вбачається та не заперечується відповідачем, що позивач при зверненні за перерахунку пенсії подала, в тому числі трудову книжку від 25.08.1982 року серії НОМЕР_1 , в якій наявні відомості про прийняття ОСОБА_1 05.04.1994 на роботу в Сахновщинське об`єднання та звільнення з такого 14.05.2001.
Відсутність ідентифікаційного коду з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України на печатці при звільненні позивача, за наявності всіх інших відомостей та реквізитів (підпис, печатка, номери наказів) та відсутності очевидних виправлень в трудовій книжці є суто формальними недоліками та не можуть бути законною підставою для відмови в зарахуванні їх до страхового стажу особи. 
З огляду на викладене безпідставними є посилання відповідача на недоліки, допущені роботодавцем при оформленні трудової книжки позивача серії НОМЕР_1 від 25.08.1982.
Колегія суддів погоджується із твердженням суду першої інстанції, що недоліки записів в трудовій книжці не можуть бути належною підставою для неврахування даних трудової книжки та відповідних періодів до страхового стажу особи, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці. Такі дані є формальністю та не впливають на зміст самих записів.
Отже, дії відповідача щодо неврахування трудового стажу позивача, зазначеного у трудовій книжці серії НОМЕР_1 від 25.08.1982 з підстав того, що така книжка заповнена з порушенням Інструкції про порядок ведення трудових книжок є неправомірними, з огляду на що колегія суддів погоджується з висновками суду першої інстанції про безпідставність відмови пенсійного органу у зарахуванні до страхового стажу позивача періоди роботи з 05.04.1994 по 14.05.2001, згідно трудової книжки року серії НОМЕР_1 від 25.08.1982.
Враховуючи наведене, колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції про те, що Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області є протиправним та підлягає скасуванню.
В апеляційній скарзі відповідач заявив клопотання, щодо залучення Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області як третю особу, яка не заявляє самостійних вимог.
На виконання вимог ухвали від 04.02.2026 Головним управлінням Пенсійного фонду України в Кіровоградській області були надані відомості, що за даними реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, як отримувач пенсії на даний час прийняття рішення № 205150017078 від 21.01.2025 про відмову у перерахунку пенсії на підставі заяви від 14.01.2025 відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне страхування" позивач перебуває на обліку в Головному Управлінні Пенсійного фонду України в Харківській області. З огляду на викладене, судове рішення може вплинути на права та обов`язки Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, який не є учасником цієї справи, а тому колегія суддів вважає за необхідне залучити до участі у справі в якості третьої особи, яка не заявляє самостійних вимог щодо предмета спору на стороні відповідача Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області.
Ухвалою Другого апеляційного адміністративного суду від 06.05.01.2026 року було залучено Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області до участі у розгляді справи у якості третьої особи, яка не заявляє самостійних вимог щодо предмета спору.
З урахуванням наведено вище, колегія суддів не вбачає підстав для задоволення вимог апеляційної скарги Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області, та не вбачає підстав для скасування судового рішення.
Відповідно до ст. 242 КАС України рішення суду повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим. Законним є рішення, ухвалене судом відповідно до норм матеріального права при дотриманні норм процесуального права. Обґрунтованим є рішення, ухвалене судом на підставі повно і всебічно з`ясованих обставин в адміністративній справі, підтверджених тими доказами, які були досліджені в судовому засіданні, з наданням оцінки всім аргументам учасників справи.
Відповідно до ст. 316 КАС України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
На підставі викладеного, судова колегія вважає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права, доводи апеляційної скарги спростовані наведеними вище обставинами та нормативно - правовим обґрунтуванням, у зв`язку з чим підстав для скасування рішення суду першої інстанції не вбачається.
Керуючись ст.ст. 308, 311, 315, 316, 321, 325, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, - 
Керуючись ст. ст. 311, 315, 321, 325 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -
ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Кіровоградській області - залишити без задоволення.
Рішення Харківського окружного адміністративного суду від 07.05.2025 по справі № 520/4837/25 - залишити без змін. 
Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення та не підлягає касаційному оскарженню, крім випадків, передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 КАС України.

Головуючий суддя 		Я.М. Макаренко 	
Судді	   	С.П. Жигилій   Т.С. Перцова