ТЕРНОПІЛЬСЬКИЙ ОКРУЖНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
РІШЕННЯ
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
Справа № 500/402/26
25 травня 2026 року	м.Тернопіль	
Тернопільський окружний адміністративний суд, у складі головуючого судді Юзьківа М.І., розглянувши у порядку письмового провадження за правилами спрощеного позовного провадження адміністративну справу за позовом Товариства з обмеженою відповідальністю "Продлюкс плюс" до Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області про визнання протиправним та скасування рішення, -
ВСТАНОВИВ:
Описова частина
Короткий виклад позиції позивача та заперечень відповідача
Товариство з обмеженою відповідальністю «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» (далі – позивач, або ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС») звернулося до суду із позовною заявою до Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області (далі – відповідач, або ГУ ПФУ в Тернопільській області) у якому просить суд ухвалити рішення, яким визнати протиправним і скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області №55 від 11.12.2025 року про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій за порушення порядку використання страхових коштів Фонду.
В обґрунтування позовних вимог позивач у заявах по суті справи та додаткових поясненнях вказує, що відповідачем проведено планову виїзну документальну перевірку ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» за період з 01.07.2017 по 30.09.2025 рр. за результатами якої складено акт, у якому зафіксовано порушення надання допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах по листках непрацездатності, що не надані до перевірки. 
Позивач не погоджується з такими висновками відповідача, оскільки листки непрацездатності застрахованих осіб за основним місцем роботи за період з 01.07.2017 року по 30.09.2021 року відсутні у зв`язку із закінченням строку їх зберігання, а обов`язок щодо їх зберігання понад строк, визначений чинним законодавством у ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» відсутній. Відповідачем не взято до уваги листи, отримані від закладів охорони здоров`я, у яких підтверджено факти перебування у відпустці по вагітності і пологах по працівниках позивача, яким виплачувались кошти Фонду на загальну суму 443 607,50 грн. та по працівникам, які перебували на стаціонарному лікуванні на загальну суму 44 660,81 грн, а також виплату по двох особах на загальну суму 17 859,11 грн., які по сумісництву працювали на іншому підприємстві, де збереглися копії листів непрацездатності, які і були надані під час перевірки. Відповідачем проігноровано, що по трьом працівникам в електронному реєстрі були сформовані електронні листки непрацездатності, яким підтверджено наявність підстав для призначення і виплати коштів Фонду на загальну суму 4 641,68 грн.
Відповідач позовні вимоги не визнає та просить відмовити у їх задоволенні. В обґрунтування своєї позиції у відзиві на позовну заяву та запереченнях вказує, що Порядком перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затвердженого Постановою правління Фонду соціального страхування України 02 жовтня 2020 року № 23 (далі — Порядок 23) (чиним на момент спірних правовідносин) визначено підстави, умови та процедуру проведення перевірок правильності використання страхувальниками страхових коштів. Відповідно до Порядку №23 під час документальних перевірок страхувальників перевіряються, серед іншого, наявність відповідної кількості виданих в установленому порядку листків непрацездатності (правильність їх заповнення). Згідно пункту 2.7 Порядку 23 перевірці підлягають документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалася перевірка. За умови наявності акта про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, перевірці підлягають документи за всі роки, які не підлягали знищенню за актом про вилучення. Остання планова перевірка позивача здійснювалась за період по 30.06.2017. Під час документальної перевірки позивачем не було надано паперові бланки листків непрацездатності застрахованих осіб за основним місцем роботи за період з 01.07.2017 по 30.09.2021, які зі слів позивача були знищені. Також не було надано до перевірки і Актів про вилучення для знищення документів термін яких минув, які схвалені експертною комісією організації та погоджені ЕПК Державного архіву.  Крім того, акцентує увагу на тому, що до суду рішення ГУ ПФУ в Тернопільській області №55 від 11.12.2025 оскаржено поза межами строків, встановлених Законом України “Про адміністративну процедуру”.
Рух справи у суді
Ухвалою суду від 03.02.2026 позовну заяву залишено без руху та встановлено строк для усунення додіків позовної заяви.
Ухвалою суду від 03.02.2026 відмовлено у задоволенні заяви позивача про забезпечення адміністративного позову.
Ухвалою суду від 06.02.2026 відкрито провадження у справі та вирішено розглядати її за правилами спрощеного позовного провадження без проведення судового засідання та виклику учасників адміністративної справи. 
Копію ухвали про відкриття провадження у справі доставлено відповідачу через електронний кабінет 08.02.2026, що підтверджується довідкою про доставку електронного листа в системі "Електронний суд", яка міститься в матеріалах справи.
Відповідно до частини п`ятої статті 262 КАС України, суд розглядає справу в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін за наявними у справі матеріалами, за відсутності клопотання будь-якої зі сторін про інше. За клопотанням однієї із сторін або з власної ініціативи суду розгляд справи проводиться в судовому засіданні з повідомленням (викликом) сторін.
Ухвалою суду від 25.05.2026 відмовлено у задоволенні клопотання відповідача про розгляд справи за правилами спрощеного позовного провадження з повідомленням (викликом) сторін.
Інших заяв чи клопотань з процесуальних питань до суду не надходило.
З урахуванням викладеного, розгляд справи судом здійснено у порядку письмового провадження за наявними у ній матеріалами та доказами.
Фактичні обставини справи, встановлені судом
Дослідивши письмові докази та перевіривши доводи сторін, викладені у заявах по суті справи, суд встановив такі обставини.
У період з 07.11.2025 по 19.11.2025 головними спеціалістами відділу контрольно-перевірочної роботи ГУ ПФУ в Тернопільській області була проведена документальна перевірка дотримання порядку використання страхувальником (ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС») страхових коштів Фонду соціального страхування України.
За результатами перевірки складено акт документальної перевірки дотримання порядку використання страхувальником страхових коштів Фонду соціального страхування України №1900-1002-3/57 від 19.11.2025, у якому зафіксовано такі порушення вимог законодавства:
для перевірки не надано видані на паперових бланках у встановленому порядку листки непрацездатності застрахованих осіб за основним місцем роботи за період з 01.07.2017 по 30.09.2021, чим порушено частину 1 статті 31 Закону України №1105 (в редакції до 01.01.2023), що привело до неправомірного використання страхових коштів на суму 988 907,47 грн.;
страхові кошти використані не за цільовим призначенням, чим порушено абзац 4 частини 2 статті 34 Закону України №1105 ( в редакції до 01.01.2023), що привело до неправомірного використання страхових коштів на суму 2 244,00 грн.;
невірне визначення кількості календарних днів зайнятості для розрахунку середньої заробітної плати по листках непрацездатності, чим порушено пункт 3 постанови КМУ №1266, що привело до неправомірного використання страхових коштів на суму 47,06 грн.;
невірне визначення розрахункового періоду по листках непрацездатності, чим порушено пункт 3 постанови КМУ №1266, що привело до неправомірного використання страхових коштів на суму 49,98 грн.
ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» не погодилось з такими висновками та 25.11.2025 подало заперечення на Акт документальної перевірки дотримання порядку використання страхувальником страхових коштів загальнообов`язкового державного соціального страхування №1900-1002-3/57 від 19.11.2025 у яких вказало про неможливість надання до перевірки листків непрацездатності за період з 01.07.2017 по 30.09.2021 та вжиття всіх можливих заходів щодо отримання спірних документів. До заперечення долучено листи закладів охорони здоров`я, у яких підтверджено факти перебування у відпустці по вагітності і пологах по працівниках, яким виплачувались кошти Фонду та по працівникам, які перебували на стаціонарному лікуванні. 
Відповідач, розглянувши заперечення, листом від 15.12.2025 № 1900-1001-8/56528 відхилив заперечення позивача як такі, що не спростовують висновків, зазначених у акті перевірки.
На підставі акту перевірки №1900-1002-3 від 19.11.2025 ГУ ПФУ в Тернопільській області прийнято рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій за порушення порядку використання страхових коштів Фонду №55 від 11.12.2025, в якому відповідач вимагає від ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» повернути ГУ ПФУ в Тернопільській області 991 248,51 грн. зайво виплачених сум та застосовує фінансові санкції в розмірі 495 624,26 грн за порушення порядку використання страхових коштів.
До матеріалів справи додано схвалені експертною комісією та затверджені директором ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 02.02.2024 №1 та від 25.07.2025 №1, згідно з якими вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення документи ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС»: листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності, розрахунки 2017-2020, 2021 рр.
Мотивувальна частина
Предметом спору у даній справі є рішеннями Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області №55 від 11.12.2025 про повернення страхових коштів соціального страхування України та застосування фінансових санкцій на загальну суму 1 486 872,77 грн.
Відповідно до частини другої статті 2 Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України) у справах щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень адміністративні суди перевіряють, чи прийняті (вчинені) вони: 1) на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що визначені Конституцією та законами України; 2) з використанням повноваження з метою, з якою це повноваження надано; 3) обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії); 4) безсторонньо (неупереджено); 5) добросовісно; 6) розсудливо; 7) з дотриманням принципу рівності перед законом, запобігаючи всім формам дискримінації; 8) пропорційно, зокрема з дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія); 9) з урахуванням права особи на участь у процесі прийняття рішення; 10) своєчасно, тобто протягом розумного строку.
Отже, при розгляді цієї справи, суд має надати зазначеному рішенню оцінку на предмет його відповідності верховенству права та критеріїв законності рішення суб`єкта владних повноважень, які наведені в частині другій статті 2 КАС України.
Надаючи правову оцінку спірним правовідносинам, суд виходить з таких міркувань.
Відповідно до частини 2 статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Вказана норма Основного Закону означає, що діяльність суб`єктів владних повноважень здійснюється у відповідності до спеціально-дозвільного типу правового регулювання, яке побудовано на основі принципу заборонено все, крім дозволеного законом; дозволено лише те, що прямо передбачено законом.
Застосування такого принципу суттєво обмежує цих суб`єктів у виборі варіантів чи моделі своєї поведінки, а також забезпечує використання ними владних повноважень виключно в межах закону і тим самим істотно обмежує можливі зловживання з боку держави та її органів.
Вчинення ж державним органом чи його посадовою особою дій у межах компетенції, але непередбаченим способом, у непередбаченій законом формі або з виходом за межі компетенції є підставою для визнання таких дій (бездіяльності) та правових актів, прийнятих у процесі їх здійснення, неправомірними.
Правові, фінансові та організаційні засади загальнообов`язкового державного соціального страхування, гарантії працюючим громадянам щодо їх соціального захисту у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, у разі нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання, охорони їхнього життя та здоров`я відповідно до Основ законодавства України про загальнообов`язкове державне соціальне страхування визначає Закон України «Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування» від 23 вересня 1999 року №1105-XIV (далі - Закон №1105-XIV), відповідно до частин першої та другої статті 4 якого уповноваженим органом управління в системі загальнообов`язкового державного соціального страхування у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку (далі - уповноважений орган управління) є Пенсійний фонд України.
Уповноважений орган управління є держателем та адміністратором електронного реєстру листків непрацездатності як складової частини реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Згідно з частиною першою статті 5 Закону №1105-XIV основними завданнями уповноваженого органу управління та його територіальних органів є: здійснення страхових виплат та надання соціальних послуг відповідно до цього Закону (п. 2); проведення перевірки обґрунтованості видачі, продовження листків непрацездатності і документів, що є підставою для їх формування, на базі інформації з електронних систем та реєстрів (п. 4); здійснення контролю за використанням страхувальниками та застрахованими особами страхових коштів (п. 5).
Частиною другою статті 5 Закону №1105-XIV встановлено, що уповноважений орган управління та його територіальні органи відповідно до покладених на них завдань: здійснюють управління та оперативне розпорядження фінансовими ресурсами в межах коштів соціального страхування, затверджених Кабінетом Міністрів України, управління майном (п. 1); проводять розслідування страхових випадків, перевірку обґрунтованості видачі, продовження листків непрацездатності та документів, що є підставою для їх формування, на базі інформації з електронних систем та реєстрів (п. 2); забезпечують функціонування інформаційно-аналітичної системи соціального страхування (п. 4); здійснюють контроль за використанням страхових коштів, перевірку правильності їх використання страхувальниками із застосуванням ризик-орієнтованих підходів, контроль за веденням і достовірністю обліку та звітності щодо їх надходження та використання, застосовують у встановленому законодавством порядку фінансові санкції та накладають адміністративні штрафи (п. 6).
Згідно з частиною першою статті 6 Закону №1105-XIV уповноважений орган управління та його територіальні органи мають право: перевіряти обґрунтованість видачі, продовження листків непрацездатності і документів, що є підставою для їх формування, на базі інформації з електронних систем та реєстрів (п. 2); одержувати безоплатно від державних органів, підприємств, установ, організацій (у тому числі від органів доходів і зборів, банківських, інших фінансово-кредитних установ) та громадян - суб`єктів підприємницької діяльності відомості щодо використання страхових коштів (п. 3); перевіряти достовірність відомостей, поданих страхувальником для отримання страхових коштів, дотримання порядку використання страхувальником наданих йому страхових коштів, відмовляти у фінансуванні виплат у разі відмови або перешкоджання страхувальником проведенню перевірки, виявлення фактів подання страхувальником до уповноваженого органу управління недостовірних відомостей або порушення порядку використання страхових коштів (п. 4); отримувати необхідні пояснення (у тому числі в письмовій формі) з питань, що виникають під час перевірки (п. 5); накладати і стягувати фінансові санкції та адміністративні штрафи, передбачені законом за порушення вимог цього Закону (п. 6); вимагати від керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також від фізичних осіб усунення виявлених фактів порушення законодавства про соціальне страхування (п. 7)
Пунктами 1-4 частини другої статті 6 Закону №1105-XIV передбачено, що уповноважений орган управління та його територіальні органи зобов`язані: 1) забезпечувати фінансування та здійснення страхових виплат, надання соціальних послуг, передбачених цим Законом; 2) здійснювати контроль за дотриманням порядку використання страхувальником страхових коштів; 3) вживати заходів для раціонального використання страхових коштів; 4) контролювати правильність витрат за соціальним страхуванням, передбачених цим Законом та іншими нормативно-правовими актами з питань соціального страхування;
Відповідно до частини другої статті 8 Закону №1105-XIV роботодавець зобов`язаний: здійснювати застрахованим особам у разі настання страхового випадку відповідний вид страхових виплат та надання соціальних послуг згідно з цим Законом (п. 1); під час перевірки правильності використання страхових коштів та достовірності поданих роботодавцем даних надавати посадовим особам уповноваженого органу управління необхідні документи та пояснення з питань, що виникають під час перевірки (п. 3); допускати посадових осіб уповноваженого органу управління для здійснення перевірок правильності використання страхових коштів, контролю за веденням і достовірністю обліку та звітності щодо їх надходження та використання за наявності направлення та/або наказу про перевірку та посвідчення осіб (п. 6); повернути уповноваженому органу управління суму здійснених страхових виплат та вартість наданих соціальних послуг потерпілому на виробництві у разі невиконання своїх зобов`язань щодо сплати страхових внесків (п. 9).
Відповідно до частини третьої статті 8 Закону №1105-XIV достовірність зазначених у документах відомостей перевіряється уповноваженим органом управління. У разі подання недостовірних відомостей, використання роботодавцем страхових коштів з порушенням встановленого порядку роботодавець добровільно чи на підставі рішення суду повинен відшкодувати страховику заподіяну шкоду.
За приписами частини п`ятої статті 8 Закону №1105-XIV роботодавець несе відповідальність за: 1) порушення порядку використання страхових коштів, несвоєчасне або неповне їх повернення; 2) несвоєчасне подання або неподання відомостей, встановлених цим Законом; 3) подання недостовірних відомостей про використання страхових коштів; 4) шкоду, заподіяну застрахованим особам або уповноваженому органу управління внаслідок невиконання або неналежного виконання обов`язків, визначених цим Законом.
Відповідно до частини шостої та восьмої статті 8 Закону №1105-XIV у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавець відшкодовує уповноваженому органу управління в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачує штраф у розмірі 50 відсотків такої суми.
За несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників та інших отримувачів коштів соціального страхування у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності та від нещасного випадку накладається штраф у розмірі 10 відсотків несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів.
Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня в розмірі 0,1 відсотка зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.
Право застосовувати фінансові санкції та накладати адміністративні штрафи від імені уповноваженого органу управління мають керівники територіальних органів уповноваженого органу управління та їх заступники.
Згідно зі статтею 12 Закону №1105-XIV право на страхові виплати за страхуванням у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності мають застраховані особи - громадяни України, іноземці, особи без громадянства та члени їхніх сімей, які проживають в Україні, якщо інше не передбачено міжнародним договором України, згода на обов`язковість якого надана Верховною Радою України.
Це право виникає з настанням страхового випадку в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення), зайняття підприємницькою та іншою діяльністю, якщо інше не передбачено законом.
Відповідно до пункту 1 частини першої статті 13 Закону №1105-XIV за страхуванням у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності надаються такі види страхових виплат допомога по тимчасовій непрацездатності, включаючи догляд за хворою дитиною, догляд за дитиною віком до 14 років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною.
Згідно з пунктом частини першої статті 15 Закону №1105-XIV допомога по тимчасовій непрацездатності надається застрахованій особі у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу), у разі настання одного з таких страхових випадків: тимчасова непрацездатність внаслідок захворювання або травми, не пов`язаної з нещасним випадком на виробництві, а також тимчасова непрацездатність на період реабілітації внаслідок захворювання або травми, не пов`язаної з нещасним випадком на виробництві
За положеннями частини другої статті 15 Закону №1105-XIV допомога по тимчасовій непрацездатності у випадках, зазначених у пунктах 1 і 7 частини першої цієї статті, виплачується уповноваженим органом управління застрахованим особам з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією (далі - МСЕК) інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), незалежно від звільнення, припинення підприємницької або іншої діяльності застрахованої особи в період втрати працездатності, у порядку та розмірах, встановлених законодавством.
Оплата перших п`яти днів тимчасової непрацездатності у випадках, зазначених у пунктах 1 і 7 частини першої цієї статті, здійснюється за рахунок коштів роботодавця у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Частиною першою статті 23 Закону №1105-XIV визначено, що підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, встановлення опіки над дитиною, листок непрацездатності. Порядок і умови видачі, продовження та обліку листків непрацездатності, здійснення контролю за правильністю їх видачі встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері охорони здоров`я, за погодженням з уповноваженим органом управління.
Підстави, умови та процедуру проведення перевірок правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду, що використовуються для надання, у тому числі допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною) та допомоги по вагітності та пологах, визначає Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою Фонду соціального страхування України від 02.10.2020 №23.
Згідно із пунктом 2.1 Порядку №23 перевірки проводяться з метою: здійснення контролю за використанням страхових коштів Фонду, обґрунтованістю виплати матеріального забезпечення, веденням і достовірністю обліку та звітності щодо їх надходження та використання; виявлення та підтвердження неправомірно витрачених сум страхових коштів та/або вартості наданих соціальних послуг, нецільового використання коштів, невикористаних коштів Фонду, забезпечення своєчасного та повного повернення таких коштів до бюджету Фонду.
Пунктом 4.1 Порядку №23 передбачено, що у разі порушення порядку використання страхових коштів страхувальники відшкодовують Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг, які надавались страхувальникам до 01.01.2015, і сплачують штраф відповідно до абзацу першого частини шостої статті 15 Закону №1105.
Підставою для прийняття рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій є акт перевірки, яким задокументовані випадки порушення страхувальником порядку використання страхових коштів Фонду.
Згідно з пунктом 5.1 Порядку №23 посадові особи Фонду мають право: вимагати від страхувальника припинення дій, які перешкоджають проведенню документальної перевірки; одержувати від керівника або уповноваженої особи страхувальника письмові пояснення з питань, які виникають під час перевірок; одержувати засвідчені в установленому порядку копії документів, довідки, відомості, матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень порядку використання страхових коштів Фонду; ініціювати проведення перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам; інформувати керівництво робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення у разі виявлення ознак зловживань щодо використання страхових коштів Фонду.
Водночас, керівник або уповноважена особа страхувальника зобов`язані: допускати посадових осіб Фонду до здійснення документальної перевірки за умови дотримання вимог її проведення, передбачених цим Порядком, та надавати необхідні для проведення документальної перевірки документи; надавати посадовим особам Фонду необхідні документи (засвідчені в установленому порядку їх копії), письмові пояснення, довідки, відомості, матеріали з питань, що виникають під час перевірки; безоплатно створювати всі необхідні умови для роботи на підприємстві посадових осіб Фонду; підписати акт перевірки або відмовитись із зазначенням причин такої відмови; отримувати примірник акта перевірки, рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій та рішення про застосування фінансових санкцій, прийняті робочими органами виконавчої дирекції Фонду за результатами проведення документальних перевірок (пункт 6.2 Порядку №23).
Водночас, відповідно до пункту 2.7 Порядку №23 перевірці підлягають документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась перевірка. За умови наявності акта про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, перевірці підлягають документи за всі роки, які не підлягали знищенню за актом про вилучення.
Отже, з аналізу вищевказаних норм законодавства вбачається, що у межах проведеної відповідачем документальної перевірки позивача підлягали встановленню обставини, зокрема, щодо правомірності підстав для призначення та виплати застрахованим особам допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Відсутність документів під час перевірки призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат Фонду та до відповідних наслідків, зокрема, у вигляді прийняття рішення про повернення коштів.
Вказане узгоджується із правовою позицією Верховного Суду, викладеною у постанові від 04 листопада 2021 року у справі №804/5050/17.
При цьому перевірці підлягали документи у позивача за період з 01.07.2017 по 30.09.2025, за який перевірки раніше не здійснювалися, та які не підлягали знищенню за актом про вилучення.
Якщо ж строк зберігання документів закінчився, але процедуру вилучення їх для знищення не проведено, то такі документи підлягають перевірці. 
Судовим розглядом встановлено, що у ході проведення документальної виїзної перевірки позивача посадовими особами пенсійного органу встановлено, що ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС»: для перевірки не надано видані на паперових бланках у встановленому порядку листки непрацездатності застрахованих осіб за основним місцем роботи за період з 01.07.2017 по 30.09.2021, чим порушено частину 1 статті 31 Закону України №1105 (в редакції до 01.01.2023), що привело до неправомірного використання страхових коштів на суму 988 907,47 грн.
Аналізуючи оскаржене у даній справі рішення, суд зазначає, що принцип обґрунтованості рішення суб`єкта владних повноважень, відповідно до частини другої статті 2 КАС України, має на увазі, що рішення повинно бути прийнято з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії).
Європейським Судом з прав людини у рішенні по справі "Суомінен проти Фінляндії" (Suominen v. Finland), № 37801/97, пункт 36, від 01.07.2003, яке, відповідно до частини першої статті 17 Закону України "Про виконання рішень та застосування практики Європейського суду з прав людини", підлягає застосуванню судами як джерело права, вказано, що орган влади зобов`язаний виправдати свої дії, навівши обґрунтування своїх рішень.
У рішенні від 10.02.2010 у справі “Серявін та інші проти України” Європейський суд з прав людини вказав, що у рішеннях суддів та інших органів з вирішення спорів мають бути належним чином зазначені підстави, на яких вони ґрунтуються.
Отже, рішення суб`єкта владних повноважень повинно ґрунтуватися на оцінці усіх фактів та обставин, що мають значення. Мають значення, як правило, ті обставини, які передбачені нормою права, що застосовується. Суб`єкт владних повноважень повинен врахувати усі ці обставини, тобто надати їм правову оцінку: прийняти до уваги або відхилити. У разі відхилення певних обставин висновки повинні бути мотивованими, особливо, коли має місце несприятливе для особи рішення.
Принцип обґрунтованості рішення вимагає від суб`єкта владних повноважень враховувати як обставини, на обов`язковість урахування яких прямо вказує закон, так і інші обставини, що мають значення у конкретній ситуації. Для цього він має ретельно зібрати і дослідити матеріали, що мають доказове значення у справі, наприклад, документи, пояснення осіб, тощо.
При цьому, суб`єкт владних повноважень повинен уникати прийняття невмотивованих висновків, обґрунтованих припущеннями та неперевіреними фактами, а не конкретними обставинами. Так само недопустимо надавати значення обставинам, які насправді не стосуються справи. Несприятливе для особи рішення повинно бути вмотивованим.
Разом з тим, приймаючи рішення або вчиняючи дію, суб`єкт владних повноважень не може ставати на сторону будь-якої з осіб та не може виявляти себе заінтересованою стороною у справі, виходячи з будь-якого нелегітимного інтересу, тобто інтересу, який не випливає із завдань цього суб`єкта, визначених законом.
Прийняття рішення, вчинення (не вчинення) дії вимагає від суб`єкта владних повноважень діяти добросовісно, тобто з щирим наміром щодо реалізації владних повноважень та досягнення поставлених цілей і справедливих результатів, з відданістю визначеним законом меті та завданням діяльності, передбачувано, без корисливих прагнень досягти персональної вигоди, привілеїв або переваг через прийняття рішення та вчинення дії.
Таким чином, висновки та рішення суб`єкта владних повноважень можуть ґрунтуватися виключно на належних, достатніх, а також тих доказах, які одержані з дотриманням закону.
Оскільки, пункт 2.7 Порядку №23 передбачає, що перевірці підлягають документи за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалась перевірка, за умови, що такі не підлягали знищенню за актом про вилучення, відповідач як суб`єкт владних повноважень, зобов`язаний був перевірити під час проведення документальної перевірки не тільки наявність виданих на паперових бланках листків непрацездатності за відповідний період, а й причини їх відсутності, зокрема - оформлених у встановленому порядку актів про вилучення документів для знищення.
Порядок оформлення результатів документальних перевірок визначено Розділом ІІІ Порядку №23.
Згідно з приписами пункту 3.3 Порядку №23 додатками до акта перевірки є копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність таких фактів порушень (наприклад: накази, заяви працівників, копії листків непрацездатності, протоколи засідань комісії (уповноваженого) із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, графіки роботи тощо), а в акті перевірки наводяться узагальнені дані. Зазначені додатки повинні бути підписані посадовими особами Фонду, а також керівником або уповноваженою особою страхувальника.
Для підтвердження фактів порушень, виявлених під час перевірки, на вимогу посадовими особами Фонду, які проводять перевірку, страхувальник зобов`язаний надати належним чином завірені копії документів, які засвідчують відповідні факти, та необхідні письмові пояснення, які долучаються до матеріалів перевірки.
У разі відмови страхувальника в наданні копій документів, пояснень, посадові особи Фонду, які проводять документальну перевірку, в акті перевірки фіксують цей факт, вносячи відповідний запис про це із зазначенням переліку документів, які не надані.
Як слідує з акту документальної перевірки дотримання порядку використання страхувальником страхових коштів Фонду соціального страхування України №1900-1002-3/57 від 19.11.2025, у ньому не зафіксовано факту відмови посадових осіб позивача у наданні актів про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, не витребувано відповідачем і відповідних пояснень з даного приводу. 
Водночас, до матеріалів справи додано схвалені експертною комісією (протокол від 02.02.2024 №1 та від 25.07.2025 №1) та затверджені директором ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду від 02.02.2024 №1 та від 25.07.2025 №1, згідно з якими вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення документи ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС»: листки непрацездатності, корінці листків непрацездатності, розрахунки 2017-2020, 2021 рр. (т.5 а.с. 9-14). 
З наведеного суд дійшов висновку, що під час проведення документальної перевірки відповідач не з`ясовував причин відсутності на підприємстві виданих на паперових бланках у встановленому порядку листків непрацездатності застрахованих осіб за основним місцем роботи за період з 01.07.2017 по 30.09.2021. 
Згідно з частиною третьою статті 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 № 996-XIV відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88 (далі - Положення №88, у редакції, чинній на час виникнення спірних правовідносин), встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об`єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності (надалі - підприємства), установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету (надалі - установи).
Згідно з пунктом 6.2 Положення №88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Відповідно до пункту 6.3 Положення №88 бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.
Згідно з пунктом 6.6 Положення №88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.
12.04.2015 наказом Міністерства юстиції України за №578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
У пункті 1.4 передбачено, що цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.
Згідно із пунктом 320 Переліку (у редакції, чинній у період спірних правовідносин) строк зберігання документів (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування, становить 3 роки. Такий же строк зберігання встановлено пунктом 716 Переліку і для листків непрацездатності, корінців листків непрацездатності.
Таким чином, за відсутності законодавчо встановленого обов`язку зберігати документи на підтвердження оплати листків непрацездатності з Фонду соціального страхування понад трирічний строк роботодавець не може нести за це відповідальність, за умови, що такі документи вилучені для знищення у встановленому порядку.
Подібна правова позиція викладена у постанові Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 13.10.2020 у справі №440/57/19.
Суд відхиляє доводи відповідача, що акт про вилучення для знищення документів термін яких минув, окрім обов`язкового схвалення Експертною комісією організації має пройти погодження ЕПК Державного архіву, з огляду на таке. 
Так, згідно з пунктами 2.3-2.5 Переліку строки зберігання документів у цьому Переліку диференційовано за двома групами організацій. До першої групи належать організації, в діяльності яких створюються документи НАФ. Дана група включає організації – джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому. Строки зберігання документів для цих організацій наведено в графі 3 цього Переліку. Державні і комунальні організації – джерела формування НАФ –передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов`язковому порядку, а інші організації – на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою. Друга група включає організації, в діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій подано в графі 4 цього Переліку.
Пунктом 2.8 Переліку визначено, що позначка “ЕПК” поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій – джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву.
ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» не віднесено до переліку ор га ні зацій, у діяльності яких створюються до ку мен ти НАФ, а такі документи як ли с т ки не пра це з да т но с ті, ко рін ці ли с т ків не пра це з да т но с ті не містять позначка “ЕПК” поряд зі строком зберігання документів згідно Переліку. 
Оскільки підчас проведення документальної перевірки відповідач не з`ясував причин відсутності на підприємстві виданих на паперових бланках у встановленому порядку листків непрацездатності застрахованих осіб за основним місцем роботи за період з 01.07.2017 по 30.09.2021 та не зафіксував це відповідно до п.3.3 Порядку №23 в акті документальної перевірки, суд дійшов висновку, що спірне рішення відповідача №55 від 11.12.2025 не відповідає критерію обґрунтованості в частині вимоги повернення 988 907,47 грн. страхових коштів та застосування 494 453,73 грн. фінансових санкцій (50%), а тому підлягає скасуванню в цій частині. 
Позивачем не наведено у позовній заяві доводів щодо протиправності оскарженого рішення відповідача в частині повернення зайво виплачених 2341,04 грн. страхових коштів та 1170,52 грн. фінансових санкцій, а тому суд не встановив у цій частині порушених прав та охоронюваних законів інтересів ТОВ «ПРОДЛЮКС ПЛЮС». Відтак, у цій частині позовні вимоги задоволенню не підлягають.
Відсутність порушеного права чи невідповідність обраного позивачем способу його захисту способам, визначеним законодавством, встановлюється при розгляді справи по суті і є підставами для прийняття судом рішення про відмову в позові.
Аналогічна правова позиція наведена у постанові Верховного Суду від 16 жовтня 2024 року у справі №826/5982/18.
Суд відхиляє доводи ГУ ПФУ в Тернопільській області про пропуск позивачем строків оскарження рішення №55 від 11.12.2025, оскільки статтею 80 Закону України "Про адміністративну процедуру", на яку посилається відповідач, встановлено строки оскарження адміністративних актів до адміністративного органу вищого рівня. Дана норма законодавства не визначає строків та порядку звернення до адміністративного суду. 
Висновки за результатами розгляду справи
Відповідно до частини першої статті 9 КАС України розгляд і вирішення справ в адміністративних судах здійснюються на засадах змагальності сторін та свободи в наданні ними суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості.
Згідно з частиною першою та частиною другою статті 77 КАС України кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених статтею 78 цього Кодексу. В адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача.
За результатами розгляду справи суд дійшов висновку про часткову обґрунтованість позовних вимог та наявність підстав для часткового задоволення заявленого адміністративного позову. 
Судові витрати
Згідно частини 1 статті 143 КАС України суд вирішує питання щодо судових витрат у рішенні, постанові або ухвалі. Статтею 139 КАС України визначені правила розподілу судових витрат.
Відповідно до частини першої, третьої статті 139 КАС України при задоволенні позову сторони, яка не є суб`єктом владних повноважень, всі судові витрати, які підлягають відшкодуванню або оплаті відповідно до положень цього Кодексу, стягуються за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень, що виступав відповідачем у справі, або якщо відповідачем у справі виступала його посадова чи службова особа. При частковому задоволенні позову судові витрати покладаються на обидві сторони пропорційно до розміру задоволених позовних вимог.
З матеріалів справи встановлено, що при зверненні до суду з даним позовом позивачем сплачено судовий збір у розмірі 22 303,09 грн, що підтверджується платіжною інструкцією №138 від 26.01.2026. Оскільки, позовні вимоги задоволено частково, суд стягує на користь позивача судові витрати (судовий збір) у сумі 22 236,18 грн. пропорційно до задоволених позовних вимог за рахунок бюджетних асигнувань відповідача.
На підставі викладеного та керуючись статтями 6, 9, 14, 72, 73, 77, 90, 241, 250, 257 КАС України, суд
ВИРІШИВ:
Адміністративний позов Товариства з обмеженою відповідальністю «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» до Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області задовольнити частково.
Визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області №55 від 11.12.2025 року про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій за порушення порядку використання страхових коштів Фонду в частині повернення 988 907,47 грн. страхових коштів та застосування 494 453,73 грн. фінансових санкцій.
В задоволенні іншої частини позовних вимог відмовити.
Стягнути на користь Товариства з обмеженою відповідальністю «ПРОДЛЮКС ПЛЮС» судовий збір у розмірі 22 236,18 грн. за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області. 
Рішення суду набирає законної сили після закінчення строку подання апеляційної скарги всіма учасниками справи, якщо апеляційну скаргу не було подано. У разі подання апеляційної скарги рішення, якщо його не скасовано, набирає законної сили після повернення апеляційної скарги, відмови у відкритті чи закриття апеляційного провадження або прийняття постанови судом апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду.
Відповідно до частини першої статті 295 Кодексу адміністративного судочинства України, апеляційна скарга на рішення суду подається протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення.
Згідно із статтею 297 Кодексу адміністративного судочинства України, апеляційна скарга подається безпосередньо до Восьмого апеляційного адміністративного суду.
Повне судове рішення складено 25 травня 2026 року.
Реквізити учасників справи:
позивач:
- Товариство з обмеженою відповідальністю "Продлюкс плюс" (місце проживання: вул. Є. Коновальця, 4, м. Тернопіль, 46020 код ЄДРПОУ 38303253); 
відповідач:
- Головне управління Пенсійного фонду України в Тернопільській області (місцезнаходження: майдан Волі, 3, м. Тернопіль, Тернопільський р-н, Тернопільська обл., 46001 код ЄДРПОУ 14035769). 

Головуючий суддя Юзьків М.І.