Харківський окружний адміністративний суд  61700, м. Харків, майдан Свободи, 6, inbox@adm.hr.court.gov.ua, ЄДРПОУ: 34390710  	
Р І Ш Е Н Н Я
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И
м. Харків 
10 червня 2026 р. справа № 520/8365/26  
Харківський окружний адміністративний суд у складі головуючого судді Олексія Котеньова, розглянувши за правилами спрощеного провадження у порядку письмового провадження справу за адміністративним позовом ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , код НОМЕР_1 ) до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (пл. Соборна, буд. 3,м. Слов`янськ, Краматорський р-н, Донецька обл., 84122, код ЄДРПОУ 13486010), Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області (майдан Свободи, буд. 5, Держпром, 3 під., 2 пов., м. Харків, 61022, код ЄДРПОУ 14099344) про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,-
В С Т А Н О В И В:
ОСОБА_1 звернулася до Харківського окружного адміністративного суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, в якому просить суд:
- визнати противоправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного Фонду України в Донецької області, що до відмови у оцифруванні трудової книжки гр. ОСОБА_1 , по заяві №727834 від 26.09.2025;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного Фонду України в Харківській області зарахувати страховий стаж гр. ОСОБА_1 , в періоди її роботи: з 12.05.1994 по 14.11.1997, з 05.03.2003 по 21.10.2003, з 23.10.2003 по 01.09.2008, та занести відповідну інформацію у програму Пенсійного Фонду України, яка відповідає оцифруванню трудової книжки гр. ОСОБА_1 , (1-9 сторінки), трудової книжки НОМЕР_2 .
В обґрунтування позовних вимог позивач зазначила, що рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Донецької області їй протиправно відмовлено в оцифруванні трудової книжки по заяві № НОМЕР_3 від 26.09.2025. Також, за доводами позивача, ГУ ПФУ в Харківській області має зарахувати її страховий стаж у періоди її роботи: з 12.05.1994 по 14.11.1997, з 05.03.2003 по 21.10.2003, з 23.10.2003 по 01.09.2008, та занести відповідну інформацію у програму Пенсійного Фонду України, яка відповідає оцифруванню трудової книжки гр. ОСОБА_1 , (1-9 сторінки), трудової книжки НОМЕР_2 . Зазначене стало підставою для звернення позивача до суду з даним позовом.
Ухвалою від 10.04.2026 прийнято адміністративний позов до розгляду та відкрито спрощене провадження в адміністративній справі.
Відповідач, Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області, подав до суду відзив на позовну заяву, згідно з якого виклав свої заперечення проти позову, зазначивши про відсутність підстав для задоволення позовних вимог. Відповідач зазначив, що звернення на оцифрування документів про стаж позивача від 26.09.2025 № 727834 було скасовано спеціалістами ГУ ПФУ в Донецькій області. Також, відповідач зазначив, що листи ГУ ПФУ в Харківській області, надані у відповідь на заяви позивача, мають роз`яснювальний характер та не містять висновку про відмову в призначенні пенсії, отже не тягнуть будь-яких негативних наслідків. Просить відмовити в задоволенні позову. 
Відповідач, Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, подав до суду відзив на позовну заяву, згідно з якого виклав свої заперечення проти позову. Відповідач зазначив, що позивач звернулася з заявою на оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834. Звернення опрацьовано за принципом екстериторіальності та за результатами опрацювання заяви про оцифрування документів про стаж Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області було її скасовано, оскільки в поданій сканкопії трудової книжки ОСОБА_1 серії НОМЕР_2 на титульній сторінці відсутня дата заповнення. Просить відмовити в задоволенні позову. 
Відповідно до ст. 258 КАС України суд розглядає справи за правилами спрощеного позовного провадження протягом розумного строку, але не більше шістдесяти днів із дня відкриття провадження у справі.
Суд розглядає справу в порядку письмового провадження без фіксування судового засідання за допомогою звукозаписувального технічного засобу на підставі п. 10 ч. 1 ст. 4, ч. 4 ст. 229 КАС України.
Дослідивши матеріали справи, оцінивши належність, допустимість, достовірність кожного доказу окремо, а також достатність і взаємний зв`язок наявних у справі доказів у їх сукупності, суд зазначає таке.
Судом установлено, що позивач звернулася з заявою на оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834. Звернення опрацьовано за принципом екстериторіальності спеціалістом Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області та за результатами опрацювання відповідної заяви Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області було її скасовано, оскільки в поданій скан-копії трудової книжки позивача серії НОМЕР_2 на титульній сторінці відсутня дата заповнення.
Зазначені обставини визнаються відповідачами. 
Листом ГУ ПФУ в Харківській області від 26.12.2025 № 46459-47736/Л-02/8-2000/25 було повідомлено позивача про скасування ГУ ПФУ в Донецькій області її звернення від 26.09.2025 про оцифрування трудової книжки. 
Позивач вважає противоправним рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецької області щодо відмови в оцифруванні її трудової книжки по заяві №727834 від 26.09.2025, тому звернулася до суду з даним адміністративним позовом. 
По суті спірних правовідносин суд зазначає таке.
Згідно із частиною другою статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відповідно до частини 1 статті 46 Конституції України, громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними.
Водночас, у пункті 5 рішення №8-рп/2005 від 11.10.2005 Конституційний Суд України зазначив, що право на пенсійне забезпечення є складовою конституційного права на соціальний захист.
За приписами пунктів 1, 6 частини 1 статті 92 Конституції України права і свободи людини і громадянина, гарантії цих прав і свобод, основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду регулюють Закони України від 05.11.1991 №1788-ХІІ «Про пенсійне забезпечення» (далі за текстом - Закон №1788-ХІІ), від 09.07.2003 №1058-ІV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі за текстом - Закон №1058-IV).
Згідно із частиною 4 статті 24 Закону №1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №1217-ІХ внесено зміни, в тому числі, і в статтю 48 Кодексу законів про працю України «Облік трудової діяльності працівника», яку викладено в наступній редакції: «Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування». На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов`язковому порядку не пізніше п`яти днів після прийняття на роботу. Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов`язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України».
Так, постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.2019 №1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі Порядок №1084).
Пунктом 3 Порядку №1084 визначено, що облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.
Відомості про трудову діяльність працівника вберігаються в складі персональної облікової картки застрахованої особи у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування протягом строку, передбаченого частиною третьою статті 20 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування». Під час організації та ведення обліку трудової діяльності забезпечується проведення процедур і заходів контролю та верифікації даних, моніторингу змін індивідуальних відомостей, захисту інформації, технологічного і програмного забезпечення, зокрема від несанкціонованого доступу, що застосовуються під час ведення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування відповідно до положення про його ведення (п. 4 Порядку №1084).
Згідно п. 6 Порядку №1084, відомості про трудову діяльність працівника подаються Пенсійному фонду України через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов`язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються Пенсійним фондом України. Відомості, що дають змогу ідентифікувати особу, подаються шляхом заповнення відповідних полів анкети працівника, при цьому подання відомостей, зазначених в абзацах другому - сьомому підпункту і пункту 5 цього Порядку, є обов`язковим.
Скановані копії трудової книжки працівника, документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637, мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів (п. 8 Порядку №1084).
Відповідно до п. 9 Порядку №1084, оцифрування відомостей про трудову діяльність працівника на підставі сканованих копій документів, зазначених у пункті 8 цього Порядку, здійснюється відповідальною особою органу Пенсійного фонду України шляхом доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування інформацією, наявною в сканованих копіях документів.
Повідомлення про виявлені випадки відсутності в трудовій книжці необхідних записів або неправильних чи неточних записів про періоди роботи, або інших розбіжностей (зокрема за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 р. за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування) надсилається застрахованій особі через її електронний кабінет застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Аналіз вищенаведеного дає підстави для висновку, що після звернення особи для оцифрування трудової книжки, відомості про роботу згідно такої трудової книжки мають бути доповнені до персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Відповідно до статті 62 Закону № 1788-XII основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Постановою Кабінету Міністрів України № 637 від 12 серпня 1993 року затверджений Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (далі - Порядок № 637).
Відповідно до пунктів 1-2 Порядку № 637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Пунктом 3 Порядку № 637 передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договору і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Отже, зміст наведених норм дає підстави стверджувати, що основним документом, який підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються інші документи.
Як було встановлено судом із матеріалів справи, позивач звернулася ло пенсійного органу з заявою на оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834. Звернення опрацьовано за принципом екстериторіальності спеціалістом Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області та за результатами опрацювання відповідної заяви Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області було її скасовано, оскільки в поданій скан-копії трудової книжки позивача серії НОМЕР_2 на титульній сторінці відсутня дата заповнення.
Суд зауважує, що трудовим законодавством України не передбачено обов`язку працівника здійснювати контроль за веденням обліку та заповнення роботодавцем, іншими органами трудової книжки, а тому, працівник не може нести і негативних наслідків порушення порядку заповнення його трудової книжки.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 24.05.2018 у справі №490/12392/16-а, в якій зазначено, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Суд вважає, що право позивача на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у її трудовій книжці.
Отже, позивач не є особою, відповідальною за проставлення дати трудової книжки, тому не має зазнавати негативних наслідків від невиконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки, зокрема, проставлення дати заповнення трудової книжки.
Суд зазначає, що формальна підстава, зазначена Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області, а саме відсутність дати заповнення на титульному аркуші трудової книжки серії НОМЕР_2 , не може вважатися такою, що унеможливлює оцифрування трудової книжки та не свідчить про недійсність документа як джерела підтвердження страхового стажу.
Крім того, суд враховує, що оцифрування трудової книжки є технічною процедурою внесення наявних відомостей до Реєстру застрахованих осіб та не є процедурою вирішення спору щодо наявності чи відсутності страхового стажу. Відтак відмова в опрацюванні заяви з мотивів, які фактично не стосуються достовірності періодів роботи позивача, є необґрунтованою.
При цьому, суд приймає до уваги доводи відповідача про те, що листи ГУ ПФУ в Харківській області мають роз`яснювальний характер. Відомостей щодо прийняття відповідачами рішень відносно заяви позивача матеріали справи не містять, позивачем таких обставин не доведено. 
Тобто, суд зазначає, що предметом спору в даній справі фактично є саме дії органів Пенсійного фонду (в даному випадку дії ГУ ПФУ в Донецькій області) щодо скасування/неопрацювання заяви про оцифрування трудової книжки та невнесення відповідних відомостей до реєстру, що безпосередньо впливає на реалізацію права позивача на облік страхового стажу.
Таким чином, суд доходить висновку, що дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо скасування заяви № 727834 від 26.09.2025 є протиправними.
З метою ефективного захисту порушеного права позивача в цій частині позовних вимог суд вважає за необхідне зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву позивача про оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834 та прийняти рішення за результатами її розгляду з урахуванням висновків суду, викладених у цьому рішенні.
Разом із тим, оцінюючи позовну вимогу про зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області зарахувати до страхового стажу позивача періоди роботи з 12.05.1994 по 14.11.1997, з 05.03.2003 по 21.10.2003 та з 23.10.2003 по 01.09.2008 і внести відповідні відомості до Реєстру застрахованих осіб, суд зазначає таке.
Як встановлено судом, позивач зверталася до органів Пенсійного фонду України з заявою саме про оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 №727834. Предметом розгляду такої заяви було внесення відомостей про трудову діяльність особи до Реєстру застрахованих осіб на підставі поданих документів, а не вирішення питання про призначення пенсії чи визначення права особи на зарахування конкретних періодів роботи до страхового стажу.
Матеріали справи не містять доказів прийняття відповідачами рішення про відмову у зарахуванні до страхового стажу позивача спірних періодів роботи. Також відсутні докази прийняття відповідачами рішення про призначення чи відмову у призначенні пенсії, під час розгляду якого органом Пенсійного фонду надавалася б оцінка зазначеним періодам трудової діяльності, вирішувалося питання щодо їх включення або невключення до страхового стажу із зазначенням відповідних підстав неврахування спірних періодів роботи до страхового стажу позивача. 
Відповідно, на час розгляду даної справи відсутні відомості про те, що відповідачем взагалі здійснювалася перевірка документів позивача на предмет підтвердження зазначених періодів роботи та приймалося рішення щодо можливості їх зарахування до страхового стажу.
Фактично, спір між сторонами виник у зв`язку зі скасуванням заяви про оцифрування документів про стаж, тоді як питання щодо зарахування чи незарахування спірних періодів роботи до страхового стажу відповідачами по суті не вирішувалося.
За таких обставин, вимога про безпосереднє зарахування страхового стажу за спірні періоди є передчасною, оскільки судовому захисту підлягає порушене право особи, а не право, яке може бути порушене в майбутньому. 
Отже, позовні вимоги в цій частині не підлягають задоволенню. 
Також, суд відмовляє в задоволенні позовних вимог до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, оскільки останнім не вчинялося дій та не приймалося управлінських рішень відносно заяви позивача про оцифрування трудової книжки від 26.09.2025. У даному випадку саме на Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, як орган, визначений за принципом екстериторіальності для розгляду заяви позивача про оцифрування трудової книжки від 26.09.2025 покладено обов`язок щодо повторного розгляду заяви позивача та прийняття відповідного рішення за результатом розгляду її заяви.
Відповідно до ч. 2 ст. 2 Кодексу адміністративного судочинства України у справах щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень адміністративні суди перевіряють, чи прийняті (вчинені) вони на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що визначені Конституцією та законами України; з використанням повноваження з метою, з якою це повноваження надане обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії); безсторонньо (неупереджено); добросовісно; розсудливо; з дотриманням принципу рівності пере законом, запобігаючи всім формам дискримінації; пропорційно, зокрема з дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія); з урахуванням права особи на участь у процесі прийняття рішення; своєчасно, тобто протягом розумного строку.
За приписами ч. 1 ст. 77 Кодексу адміністративного судочинства України кожна сторона повинна довести обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених статтею 78 цього Кодексу.
Розглянувши подані учасниками справи документи і матеріали, всебічно і повно з`ясувавши всі фактично обставини, на яких ґрунтуються позовні вимоги, оцінивши докази, які мають значення для розгляд справи і вирішення спору по суті, суд приходить до висновку про наявність підстав для часткового задоволення позову. 
Судові витрати підлягають розподілу відповідно до приписів ст.139 Кодексу адміністративного судочинства України.
Керуючись ст. 14, 22, 194, 243, 246, 249, 250, 255, 295 КАС України, суд, -
В И Р І Ш И В:
Задовольнити частково позов ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , код НОМЕР_1 ) до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (пл. Соборна, буд. 3, м. Слов`янськ, Краматорський р-н, Донецька обл., 84122, код ЄДРПОУ 13486010), Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області (майдан Свободи, буд. 5, Держпром, 3 під., 2 пов., м. Харків, 61022, код ЄДРПОУ 14099344) про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії.
Визнати протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області щодо скасування заяви ОСОБА_1 №727834 від 26.09.2025 про оцифрування документів про стаж.
Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (пл. Соборна, буд. 3, м. Слов`янськ, Краматорський р-н, Донецька обл., 84122, код ЄДРПОУ 13486010) повторно розглянути заяву ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , код НОМЕР_1 ) про оцифрування документів про стаж від 26.09.2025 № 727834 та прийняти рішення за результатами її розгляду з урахуванням висновків суду, викладених у цьому рішенні.
Відмовити у задоволенні іншої частини позовних вимог.
Стягнути за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (пл. Соборна, буд. 3, м. Слов`янськ, Краматорський р-н, Донецька обл., 84122, код ЄДРПОУ 13486010) на користь ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , код НОМЕР_1 ) судовий збір у сумі 1 331,20 (одна тисяча триста тридцять одна) гривня 20 копійок.
Апеляційна скарга на рішення суду подається протягом тридцяти днів безпосередньо до суду апеляційної інстанції.
Якщо в судовому засіданні було оголошено лише вступну та резолютивну частини рішення (ухвали) суду, або розгляду справи в порядку письмового провадження, зазначений строк обчислюється з дня складення повного судового рішення.
Рішення суду набирає законної сили після закінчення строку подання апеляційної скарги всіма учасниками справи, якщо апеляційну скаргу не було подано.
У разі подання апеляційної скарги рішення, якщо його не скасовано, набирає законної сили після повернення апеляційної скарги, відмови у відкритті чи закриття апеляційного провадження або прийняття постанови судом апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду.
Рішення у повному обсязі виготовлено 10 червня 2026 року.

Суддя Олексій КОТЕНЬОВ