ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ 
11 травня 2026 року справа №200/8894/25 

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
головуючого судді: Компанієць І.Д., суддів: Гайдара А.В., Казначеєва Е.Г.,
розглянув у порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 21 січня 2026 року у справі № 200/8894/25 (головуючий суддя І інстанції - Стойка В.В.) за позовом Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області до товариства з обмеженою відповідальністю "Олмис" про стягнення заборгованості з відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, -

ВСТАНОВИВ:

Позивач звернувся до суду з позовом, в якому, просив стягнути з товариства з обмеженою відповідальністю "ОЛМИС" заборгованість з відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах за Списком № 2, за період з липня 2023 по жовтень 2025 включно у сумі 20 714,16 грн.
В обґрунтування позову зазначив, що відповідач має заборгованість зі сплати фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, призначених на пільгових умовах, по Списку № 2 за період з липня 2023 по жовтень 2025, яку добровільно не сплачує, тому борг підлягає стягненню в судовому порядку.
Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 21 січня 2026 року в задоволенні позовних вимог відмовлено.
Не погодившись з рішенням, позивач звернувся з апеляційною скаргою, в якій посилаючись на порушення судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, просив скасувати рішення суду першої інстанції, ухвалити постанову, якою позов задовольнити в повному обсязі.

Обґрунтування апеляційної скарги.

В зв`язку з відсутністю можливості надіслати розрахунки фактичних витрат засобами поштового зв`язку, Головним управлінням використано єдиний доступний в даній ситуації спосіб направлення таких розрахунків, а саме: надсилання на офіційно зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань електронні адреси відповідача, а саме ooo.olmis@gmail.com (відповідно до витягу з ЄРДР).
В якості доказів надіслання розрахунків позивачем надано до суду скриншоти з підсистеми ІКІС ПФУ: "Електронний документообіг", яким суд першої інстанції не надав належної оцінки.
Якщо підприємство-боржник має офіційну електронну адресу, має зареєстрований електронний кабінет в електронному суді то Пенсійний фонд зобов`язаний виконати свої функції щодо направлення фактичних витрат підприємству-боржнику на електронну адресу.
Підставою для відшкодування підприємством витрат на виплату і доставку пільгових пенсій є розрахунки фактичних витрат за відповідний період.
Розрахунок фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, оформлений належним чином у відповідності до Інструкції № 21-1, є єдиним документом, який підтверджує фактичні витрати на виплату та доставку пільгових пенсій. 
Постанова Пенсійного фонду № 7-1 від 20.03.2024, якою внесені відповідні зміни до пункту 6.8. Інструкції № 21-1 щодо не направлення розрахунків підприємствам, місцезнаходженням яких є тимчасово окупована територія України, набрала чинності 03.05.2024.
Водночас, період, за який Головним управлінням пред`явлено позовні вимоги, є значно більшим і охоплює проміжок часу до внесення відповідних змін до пункту 6.8. Інструкції № 21-1 (заборгованість нарахована з липня 2023 року).
Враховуючи режим роботи суддів та працівників апарату Першого апеляційного адміністративного суду з часу введення на території України правового режиму воєнного стану, з метою збереження життя та здоров`я, а також забезпечення безпеки суддів та працівників апарату суду, дана постанова прийнята колегією суддів за умови наявної можливості доступу колегії суддів до матеріалів адміністративної справи.
Апеляційним судом витребувано у Донецького окружного адміністративного суду справу, однак суд першої інстанції листом повідомив, що всі документи у цій справі сформовано в електронному вигляді та експортовано в КП "Діловодство спеціалізованого суду".
Верховний Суд листом від 19.08.2022 № 2097/0/2-22 на лист вх. № 1730/0/1-22 щодо надання Науково-консультативною радою при Верховному Суді висновку з питань, пов`язаних з електронним адміністративним судочинством повідомив, що підстав для звернення до НКР щодо надання вченими-членами НКР наукових висновків немає. Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи у паперовій або електронній формі в порядку, визначеному Положенням про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему та/або положеннями, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів) (ч. 9 ст. 18 КАС України).
Відповідно до листів Державної судової адміністрації України від 01.08.2018 № 15-14040/18, від 13.09.2018 № 15-17388/18 судами забезпечено сканування та експортування в підсистему "Електронний суд" матеріалів всіх судових справ, як перебували в провадженні суддів станом на 01.08.2018. Тобто вказана підсистема містить усі матеріали судової справи.
Отже, враховуючи зазначені листи, апеляційний суд вважає за можливе здійснити апеляційний перегляд за документами, наявними в підсистемі "Електронний суд".
Відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України суд апеляційної інстанції розглядає справу у порядку письмового провадження.
Суд, заслухавши доповідь судді-доповідача, перевіривши матеріали справи, обговоривши доводи апеляційної скарги, розглядаючи апеляційну скаргу в межах викладених доводів, встановив наступне.

Фактичні обставини справи.

Товариство з обмеженою відповідальністю "ОЛМИС" (код ЄДРПОУ 20344888, юридична адреса: 87502, Донецька обл., місто Маріуполь, вул. Станіславського, будинок 5, ел.адреса: ooo.olmis@gmail.com), є юридичною особою.
Відповідач перебуває на обліку в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Донецькій області, зареєстрований платником страхових внесків на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування.
Працівники ТОВ "ОЛМИС", перебували на обліку в органах Пенсійного фонду України та отримували пенсію за віком, призначену на пільгових умовах за Списком № 1.
Позивачем за період з липня 2023 по жовтень 2025 здійснено витрати на виплату та доставку пенсій, що підлягають відшкодуванню, призначених особам, які були зайняті повний робочий день на підземних роботах, на роботах за Списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затвердженим Кабінетом Міністрів України, по працівникам ТОВ "ОЛМИС" у загальному розмірі 20 714,16 грн.
Головним управлінням Пенсійного Фонду України в Донецькій області на офіційну електронну адресу відповідача, зареєстровану в ЄДРЮОФОП, направлено листи із зазначенням суми заборгованості з відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах за Списком № 2 за відповідний місяць, загальної суми заборгованості та реквізитами для сплати боргу.
Листи направлені: 18.10.2023 вихідний № 0500-0609-8/89145, 27.10.2025 вихідний № 0500-0609-8/92054, 20.11.2023 вихідний № 0500-0609-8/99166, 14.12.2023 вихідний № 0500-0609-8/108737, 19.02.2024 вихідний № 0500-0609-8/16111, 21.03.2024 вихідний № 0500-0609-8/28072, 10.04.2024 вихідний № 0500-0609-8/34741, 15.05.2024 вихідний № 0500-0609-8/48612, 18.06.2024 вихідний № 0500-0609-8/62237, 17.07.2024 вихідний № 0500-0609-8/73090, 20.08.2024 вихідний № 0500-0609-8/83753, 17.09.2024 вихідний № 0500-0509-8/82879, 11.10.2024 вихідний № 0500-0509-8/99750, 18.11.2024 вихідний № 0500-0509-8/111003, 09.12.2024 вихідний № 0500-0509-8/117674, 20.01.2025 вихідний № 0500-0509-8/4904, 13.02.2025 вихідний № 0500-0509-8/12549, 19.03.2025 вихідний № 0500-0509-8/24490, 15.04.2025 вихідний № 0500-0509-8/34136, 02.05.2025 вихідний № 0500-0509-8/43220, 09.06.2025 вихідний № 0500-0509-8/56406, 07.07.2025 вихідний № 0500-0509-8/66746, 04.08.2025 вихідний № 0500-0509-8/76526, 04.09.2025 вихідний № 0500-0509-8/88793, 13.10.2025 вихідний № 0500-0509-8/105201.
В матеріалах справи наявна копія розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, що підлягають відшкодуванню, призначених особам, які були зайняті на інших роботах, що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах відповідно до пунктів "б"-"з" статті 13 Закону України "Про пенсійне забезпечення" та пунктів 2-8 частини другої статті 114 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" з cічня 2023 року (від 23.01.2023 5305/Р), з липня 2023 року (від 13.07.2023 17755/Р), з cічня 2024 року (від 26.01.2024 4781/Р), з січня 2025 року (від 16.01.2025 3024/Р), з березня 2025 року (від 17.03.2025 8631/Р), з квітня 2025 року (від 14.04.2025 10370/Р) по працівникам ТОВ "ОЛМИС".
Позивачем на вищезазначену поштову адресу відповідача електронними листами було направлено лише вказані супровідні листи щодо виплати та доставки пенсій, призначених на пільгових умовах.
Заборгованість ТОВ «ОЛМИС» по відшкодуванню фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах за Списком № 2, за період з липня 2023 по жовтень 2025 складає 20 714,16 грн. Докази добровільного погашення відповідачем вказаної заборгованості відсутні.
Доказів оскарження відповідачем розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пенсій за спірний період не надано.
Суд першої інстанції, відмовляючи в задоволенні позову, виходив з того, що позивачем на адресу відповідача не направлялись розрахунки сум фактичних витрат на виплату і доставку пільгових пенсій за період з травня 2025 року по вересень 2025 року, тому ці розрахунки не можуть вважатися узгодженими.
Крім того, ТОВ «ОЛМИС» знаходиться на окупованій території і відповідно до п. 6.8 Інструкції № 21-1 розрахунки фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, визначені в пункті 6.4 цієї глави, відповідачу не надсилаються.

Оцінка суду.

Згідно із частиною другою статті 19 Конституції України, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відповідно до пунктів 1, 2 статті 1 Закону України «Про збір на обов`язкове державне пенсійне страхування» від 26.06.1997 № 400/97-ВР (далі - Закон № 400/97-ВР) платниками збору на обов`язкове державне пенсійне страхування є: 1) суб`єкти підприємницької діяльності незалежно від форм власності, їх об`єднання, бюджетні, громадські та інші установи та організації, об`єднання громадян та інші юридичні особи, а також фізичні особи суб`єкти підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників; 2) філії, відділення та інші відокремлені підрозділи платників податку, зазначених у пункті 1 цієї статті, що не мають статусу юридичної особи, розташовані на території іншої, ніж платник збору, територіальної громади.
Згідно з абзацом четвертим пункту 1 статті 2 Закону України «Про збір на обов`язкове державне пенсійне страхування», для платників збору, визначених пунктами 1 і 2 частини першої статті 1 цього Закону, крім платників, віднесених до четвертої групи платників єдиного податку, що визначені підпунктом 4 пункту 291.4 статті 291 Податкового кодексу України, об`єктом оподаткування є також фактичні витрати на виплату і доставку пенсій, призначених до дня набрання чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо підвищення пенсій» відповідно до пунктів «б» - «з» статті 13 Закону України «Про пенсійне забезпечення» та призначених після дня набрання чинності зазначеним Законом відповідно до пунктів 2-8 частини другої статті 114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» у період до досягнення працівниками пенсійного віку, передбаченого статтею 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
За змістом пункту 2 Прикінцевих положень Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» пенсійне забезпечення застрахованих осіб, які працювали або працюють на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 та на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, на посадах, що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах або за вислугу років, які відповідно до законодавства, що діяло раніше, мали право на пенсію на пільгових умовах або за вислугу років, здійснюється згідно з окремим законодавчим актом через професійні та корпоративні фонди.
До запровадження пенсійного забезпечення через такі фонди особам, зазначеним в абзаці першому цього пункту, пенсії призначаються за нормами цього Закону в разі досягнення пенсійного віку та наявності трудового стажу, передбачених Законом України "Про пенсійне забезпечення". У цьому випадку розміри пенсій визначаються відповідно до статті 27 та з урахуванням норм статті 28 цього Закону.
При цьому зберігається порядок покриття витрат на виплату і доставку цих пенсій, що діяв до набрання чинності зазначеним Законом.
Відповідно до Інструкції про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затвердженої постановою Правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 № 21-1, зареєстрованої в Мінюсті України 16 січня 2004 року за № 64/8663 (далі - Інструкція № 21-1) плату Пенсійному фонду на покриття фактичних витрат на виплату пенсій за віком на пільгових умовах вносять підприємства незалежно від форм власності та господарювання. Несвоєчасно перераховані суми витрат на виплату і доставку пенсій вважаються боргом (недоїмкою).
Згідно з пунктом 6.1 Інструкції № 21-1 відшкодуванню підлягають витрати Пенсійного фонду на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах відповідно до пункту 2 розділу ХV Прикінцевих положень Закону № 1058-IV в таких розмірах: - для платників, зазначених у підпункті 2.1.1 пункту 2.1 цієї Інструкції (крім тих, які є платниками фіксованого сільськогосподарського податку), - також 100 відсотків фактичних витрат на виплату і доставку пенсій, призначених відповідно до абзацу першого частини 2 Прикінцевих положень Закону застрахованим особам, які працювали або працюють на роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України та за результатами атестації робочих місць, на посадах, що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах.
Підпунктом 2.1.1 пункту 2.1. Інструкції № 21-1 встановлено, що платниками страхових внесків є страхувальники - роботодавці: підприємства, установи й організації, створені відповідно до законодавства України, незалежно від форм власності, виду діяльності та господарювання, об`єднання громадян, профспілки, політичні партії (у тому числі філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зазначених підприємств, установ, організацій, об`єднань громадян, профспілок, політичних партій, які мають окремий баланс і самостійно ведуть розрахунки із застрахованими особами), фізичні особи - суб`єкти підприємницької діяльності та інші особи (включаючи юридичних та фізичних осіб - суб`єктів підприємницької діяльності, які обрали особливий спосіб оподаткування - фіксований податок, єдиний податок та фіксований сільськогосподарський податок), які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, або за договорами цивільно-правового характеру.
Відповідно до пункту 6.4 Інструкції № 21-1 розмір сум до відшкодування на поточний рік визначається органами Пенсійного фонду України щорічно у розрахунках фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, призначених відповідно до частини 2 "Прикінцевих положень" Закону (згідно з додатками 6 та 7), які надсилаються підприємствам до 20-го січня поточного року та протягом місяця з новопризначених (перерахованих) пенсій.
Згідно з пунктом 6.5 Інструкції № 21-1 розрахунки формуються програмними засобами Інтегрованої комплексної інформаційної системи (ІКІС) Пенсійного фонду України до 01 січня поточного року та протягом місяця з дня прийняття рішення про призначення нової пенсії (підсистема «Призначення та виплата пенсій на базі електронної пенсійної справи» (ППВП ЕПС)) за даними відомостей, сформованих згідно з додатком 8. Уповноважені особи підписують розрахунки та передають їх підрозділам, відповідальним за направлення їх платникам.
На підставі пункту 6.7 Інструкції № 21-1 підприємства щомісяця до 25-го числа вносять до Пенсійного фонду зазначену в розрахунку місячну суму фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах.
У разі зміни розміру пенсії або настання обставин, які впливають на суму відшкодування (смерть пенсіонера, зміна місця проживання тощо), органи Пенсійного фонду повідомляють про це підприємства у розрахунку, який направляється підприємству в місячний строк з дня прийняття рішення про зміну розміру пенсії або про припинення виплати пенсії.
Суми фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій за період з дати призначення пенсії до дати складання розрахунку фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, призначених відповідно до частини 2 «Прикінцевих положень» Закону, сплачуються одночасно із оплатою фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій за перший поточний місяць.
Відповідно до пункту 6.8 Інструкції № 21-1 у разі призначення пенсій на пільгових умовах особам, які мають необхідний стаж роботи не за місцем призначення цієї пенсії, орган Пенсійного фонду за місцем призначення пенсії надсилає розрахунок згідно з додатками, зазначеними у пункті 6.4 цієї глави для зазначених підприємств, у двох примірниках через орган Пенсійного фонду за місцезнаходженням цього підприємства. Відшкодування сум фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах, у таких випадках здійснюється підприємством на рахунки органу Пенсійного фонду за місцезнаходженням підприємства.
Постановою Пенсійного фонду № 7-1 від 20.03.2024 пункт 6.8 глави 6 Інструкції № 21-1 доповнено новим абзацом наступного змісту «Підприємствам та організаціям, які мають місцезнаходження на тимчасово окупованій території України, розрахунки фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, визначені в пункті 6.4 цієї глави, не надсилаються.»
Наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій від 22 грудня 2022 року № 309 затверджено Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією (чинний з 27.12.2022, втрата чинності - 20.03.2025), відповідно до якого Маріупольський район є окупованим з 24.02.2022.
Наказом Міністерства розвитку громад та територій від 28.02.2025 № 376 (набрання чинності - 20.03.2025) затверджено Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, яким визначено, що Маріупольський район є окупованим з 24.02.2022.
Як свідчать матеріали справи, місцезнаходженням відповідача є Донецька область, м. Маріуполь, тобто, тимчасово окупована територія України.
З огляду на викладене, у позивача з 12.11.2024 були відсутні правові підстави для надіслання відповідачу розрахунків фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій.
Як зазначено вище, відповідно до вимог Інструкції № 21-1 обов`язок щодо відшкодування фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій виникає за умови вручення відповідачу розрахунків фактичних витрат на виплату та поставку пенсій .
Проте, в матеріалах справи відсутні докази на підтвердження надіслання відповідачу спірних розрахунків.
Долучені позивачем до матеріалів справи скріншоти з програми «Документообіг ПФУ» відображають внутрішній облік реєстрації документа, а тому судом не приймаються як належний доказ на підтвердження надіслання відповідачу спірних розрахунків.
Відтак, позивачем належним чином не підтверджено понесення позивачем фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, що підлягають відшкодуванню, призначених на пільгових умовах відповідно до "б"-"з" статті 13 Закону України "Про пенсійне забезпечення" та пунктів 2-8 частини другої статті 114 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" (за Списком № 2) з липня 2023 по жовтень 2025, оскільки на виконання вимог пункт 6.4 Інструкції № 21-1 відсутні докази їх направлення позивачу.
З огляду на вищевикладене суд першої інстанції дійшов правильного висновку про відсутність підстав для задоволення позовних вимог.
Статтею 242 Кодексу адміністративного судочинства України передбачено, що рішення суду повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим. Законним є рішення, ухвалене судом відповідно до норм матеріального права при дотриманні норм процесуального права. Обґрунтованим є рішення, ухвалене судом на підставі повно і всебічно з`ясованих обставин в адміністративній справі, підтверджених тими доказами, які були досліджені в судовому засіданні, з наданням оцінки всім аргументам учасників справи.
За приписами пункту 1 частини першої статті 316 КАС України суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвали судове рішення з додержанням норм матеріального та процесуального права.
Оскільки судове рішення в межах доводів апеляційної скарги є обґрунтованим, ухваленим з дотриманням норм матеріального та процесуального права, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції, тому підстави для її задоволення та скасування рішення суду першої інстанції відсутні.
Відповідно до статті 139 КАС України розподіл судових витрат не здійснюється.
Керуючись статтями 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 327, 328, 329 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 21 січня 2026 року у справі № 200/8894/25 - залишити без задоволення.
Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 21 січня 2026 року у справі № 200/8894/25 - залишити без змін.
Постанова суду апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду набирає законної сили з дати її ухвалення 11 травня 2026 року.
Касаційна скарга на судове рішення подається протягом тридцяти днів до Верховного Суду з дня складання повного судового рішення в порядку, визначеному ст. 328 КАС України.
Повне судове рішення складено 11 травня 2026 року.

Головуючий суддя І.Д. Компанієць

Судді А.В. Гайдар

Е.Г. Казначеєв