ХАРКІВСЬКИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ СУД
__________________________________________________________________
Справа № 635/7224/25 Головуючий суддя І інстанції Нечипоренко І. М.
Провадження № 22-ц/818/2747/26 Суддя доповідач Яцина В.Б.
Категорія: Справи про встановлення фактів, що мають юридичне значення, з них:

П О С Т А Н О В А
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

28 травня 2026 року  м. Харків
Харківський апеляційний суд у складі колегії суддів судової палати у цивільних справах:
головуючого Яцини В.Б.
суддів колегії Мальованого Ю.М., Тичкової О.Ю.,
за участю секретаря судового засідання Шевцової К.Є., 
розглянувши у відкритому судовому засіданні апеляційну скаргу представника ОСОБА_1 -адвоката Авілової Олени Михайлівни на рішення Дергачівського районного суду Харківської області від 13 січня 2026 року, у цивільній справі № 635/7224/25, за заявою ОСОБА_1 , заінтересована особа: Четвертий відділ державної реєстрації актів цивільного стану у місті Харкові Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції, Дергачівський відділ державної реєстрації актів цивільного стану у Харківському районі Харківської області Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції, про встановлення факту неправильності в актовому записі та зобов`язання вчинити дії,
в с т а н о в и в :
ОСОБА_1 , у інтересах якої діє представник адвокат Авілова О.М., 04.09.2025 звернулася до Харківського районного суду Харківської області з заявою, про встановлення факту неправильності в актовому записі та зобов`язання вчинити дії.
Заява мотивована тим, що вона звернулася до Четвертого відділу державної реєстрації актів цивільного стану із заявою про внесення змін до свідоцтва про народження її доньки ОСОБА_2 . Підставою для звернення стала допущена помилка в актовому записі про народження, а саме: у графі «мати» прізвище зазначено як « ОСОБА_3 », тоді як правильне написання прізвища українською мовою є « ОСОБА_4 ». У зв`язку з цим виникла необхідність у виправленні допущеної помилки, що, як було роз`яснено заявниці, можливе виключно на підставі відповідного судового рішення. 
Вказала, що у своїй відповіді Четвертий відділ державної реєстрації актів цивільного стану зазначив про необхідність звернення до суду з вимогою щодо зобов`язання відділу внести зміни до актового запису про народження № 09, складеного 14 березня 2008 року виконавчим комітетом Козачолопанської селищної ради Дергачівського району Харківської області, а саме змінити написання прізвища матері дитини з « ОСОБА_5 » на « ОСОБА_4 ». При цьому у реєстраційному номері облікової картки платника податків зазначено « ОСОБА_6 », аналогічні відомості містяться у посвідці на постійне місце проживання, а також у нотаріально посвідченому перекладі паспорта заявниці. Крім того, з огляду на умови воєнного стану, запровадженого в Україні з 24 лютого 2022 року, заява про внесення змін до актового запису цивільного стану може бути подана до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, що розташований на території, підконтрольній українській владі.
Заявниця посилаючись на вказані обставини просила суд встановити неправильність в актовому записі про народження її доньки та зобов`язати внести зміни до актового запису про народження.
Рішенням Дергачівського районного суду Харківської області від 13 січня 2026 року у задоволенні заяви відмовлено.
Не погоджуючись з вказаним рішенням суду першої інстанції, представник ОСОБА_1 -адвокат Авілова Олена Михайлівна подала апеляційну скаргу, у якій просить рішення скасувати та прийняти по справі нове, про задоволення заяви ОСОБА_1 . Справу прошу розглянути за відсутності сторін.
Вказала, що відповідно до листа Четвертого відділу ДРАЦС у місті Харкова СХ МРУМЮ, у якому зазначено, що відділ державної реєстрації актів цивільного стану розглянув звернення щодо внесення змін до актового запису про народження ОСОБА_2 , а саме зміни прізвища її матері з « ОСОБА_5 » на « ОСОБА_4 ». Орган повідомив, що при реєстрації народження у 2008 році прізвище матері було внесене на підставі перекладу паспорта громадянки Грузії, який на той момент і зумовив написання « ОСОБА_5 », і цей запис наразі відповідає наявним у державному реєстрі даним. Разом з тим зазначається, що для підтвердження правильності написання прізвища необхідно отримати копію актового запису про народження матері з компетентних органів Грузії за місцем її народження. Така процедура здійснюється в межах міжнародного співробітництва між Україною та Грузією, є тривалою та потребує або отримання відповіді іноземного органу, або документального підтвердження неможливості отримання такої відповіді. У зв`язку з цим відділ ДРАЦС вказує, що без відповідних підтвердних документів він не має правових підстав самостійно внести зміни до актового запису. Водночас орган звертає увагу, що рішення суду може бути належною підставою для внесення змін, і вважає доцільним звернення заявника до суду з вимогою про зобов`язання відділу внести зміни до актового запису про народження щодо виправлення прізвища матері (а.с. 17). ОСОБА_1 фактично отримала відмову у наданні їй допомоги у виправленні помилки і літері у прізвищі, і саме тому і звернулась до суду, не оскаржуючи при цьому самої відмови.
Зазначила, що у реєстраційному номері облікової картки платника податків зазначено « ОСОБА_6 », аналогічні відомості містяться у посвідці на постійне місце проживання, а також у нотаріально посвідченому перекладі паспорта заявниці. Крім того, з огляду на умови воєнного стану, запровадженого в Україні з 24 лютого 2022 року, заява про внесення змін до актового запису цивільного стану може бути подана до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану, що розташований на території, підконтрольній українській владі.
Відзиву на апеляційну скаргу не надходило.
Колегія суддів, заслухала доповідь судді-доповідача, розглянула справу за відсутності учасників справи, належним чином повідомлених про дату, час і місце розгляду справи, які не з`явилися у судове засідання, що відповідно до ст. 372 ЦПК України не перешкоджає її розгляду. 
Відповідно до ст.ст. 367, 368 ЦПК України колегія суддів перевірила законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги і вважає, що скарга не підлягає задоволенню з наступних підстав.
У статті 375 ЦПК України передбачено, що суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
У статті 263 ЦПК України визначено, що судове рішення повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим.
Вказаним вимогам рішення суду першої інстанції відповідає.
Суд першої інстанції свої висновки мотивував наступним.

Відмовляючи у задоволенні позову, суд першої інстанції виходив, що заявниця передчасно звернулася до суду із заявою, оскільки відділ ДРАЦС не приймав рішення про відмову у внесенні змін у формі висновку, а лише повідомив про порядок і умови, за яких такі зміни можуть бути внесені, отже, до заяви не приєднано доказів про неможливість одержання чи відновлення необхідних документів.

Суд апеляційної інстанції погоджується з таким висновком суду.
Статтями 15, 16 ЦК України визначено, що кожна особа має право на захист свого цивільного права у разі його порушення, невизнання або оспорювання. Кожна особа за захистом свого особистого немайнового або майнового права та інтересу має право звернутися до суду, який може захистити цивільне право або інтерес в один із способів, визначених частиною першою статті 16 ЦК України, або й іншим способом, що встановлений договором або законом.
Відповідно до ч. 1 ст. 293 ЦПК України окреме провадження - це вид непозовного цивільного судочинства, в порядку якого розглядаються цивільні справи про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав, свобод чи інтересів особи або створення умов здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав.
Як передбачено п. 5 ч. 2 ст. 293 ЦПК України, суд розглядає в порядку окремого провадження справи про встановлення фактів, що мають юридичне значення.
Частиною 2 ст. 315 ЦПК України визначено, що у судовому порядку можуть бути встановлені також інші факти, від яких залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав фізичних осіб, якщо законом не визначено іншого порядку їх встановлення.
У постанові від 10 квітня 2019 року у справі № 320/948/18 (провадження № 14-567цс18) Велика Палата Верховного Суду зробила висновок, що в порядку окремого провадження розглядаються справи про встановлення фактів, за наявності певних умов, а саме, якщо: згідно із законом такі факти породжують юридичні наслідки, тобто від них залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав громадян; чинним законодавством не передбачено іншого порядку їх встановлення; заявник не має іншої можливості одержати або відновити загублений чи знищений документ, який посвідчує факт, що має юридичне значення; встановлення факту не пов`язується з наступним вирішенням спору про право. Чинне цивільне процесуальне законодавство відносить до юрисдикції суду справи про встановлення фактів, від яких залежить виникнення, зміна або припинення суб`єктивних прав громадян. Проте не завжди той чи інший факт, що має юридичне значення, може бути підтверджений відповідним документом через його втрату, знищення архівів тощо. Тому закон у певних випадках передбачає судовий порядок встановлення таких фактів.
Справи про встановлення фактів, що мають юридичне значення, належать до юрисдикції суду за таких умов:
- факти, що підлягають встановленню, повинні мати юридичне значення, тобто від них має залежати виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав громадян. Для визначення юридичного характеру факту потрібно з`ясувати мету встановлення;
- встановлення факту не пов`язується з подальшим вирішенням спору про право. Якщо під час розгляду справи про встановлення факту заінтересованими особами буде заявлений спір про право або суд сам дійде висновку, що у цій справі встановлення факту пов`язане з необхідністю вирішення в судовому порядку спору про право, суд залишає заяву без розгляду і роз`яснює цим особам, що вони вправі подати позов на загальних підставах;
- заявник не має іншої можливості одержати чи відновити документ, який посвідчує факт, що має юридичне значення. Для цього заявник разом із заявою про встановлення факту подає докази на підтвердження того, що до її пред`явлення він звертався до відповідних організацій за одержанням документа, який посвідчував би такий факт, але йому в цьому було відмовлено із зазначенням причин відмови (відсутність архіву, відсутність запису в актах цивільного стану тощо);
- чинним законодавством не передбачено іншого позасудового порядку встановлення юридичних фактів.
Такими ж критеріями керувалася Велика Палата Верховного Суду в постановах від 18 січня 2024 року у справі № 560/17953/21 (провадження № 11-150апп23), від 11 вересня 2024 року у справі № 201/5972/22 (провадження № 14-132цс23).
Аналогічні висновки зробив Касаційний цивільний суд у складі Верховного Суду в постановах від 05 червня 2024 року в справі № 557/1535/23 (провадження № 61-1723св24), від 24 квітня 2024 року в справі № 694/2318/23 (провадження № 61-2911св24), від 08 травня 2024 року в справі № 214/4921/23 (провадження № 61-15863св23).
Відповідно до положень статті 49 ЦК України актами цивільного стану є події та дії, які нерозривно пов`язані з фізичною особою і започатковують, змінюють, доповнюють або припиняють її можливість бути суб`єктом цивільних прав та обов`язків. Актами цивільного стану є народження фізичної особи, встановлення її походження, набуття громадянства, вихід з громадянства та його втрата, досягнення відповідного віку, надання повної цивільної дієздатності, обмеження цивільної дієздатності, визнання особи недієздатною, шлюб, розірвання шлюбу, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, зміна імені, інвалідність, смерть тощо. Державній реєстрації підлягають народження фізичної особи та її походження, громадянство, шлюб, розірвання шлюбу у випадках, передбачених законом, зміна імені, смерть.
Відповідно до частини першої статті 6 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» (далі – Закон), відділи державної реєстрації актів цивільного стану проводять державну реєстрацію народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті, вносять зміни до актових записів цивільного стану, поновлюють та анулюють їх; формують Державний реєстр актів цивільного стану громадян, ведуть його, зберігають архівний фонд; здійснюють відповідно до законодавства інші повноваження.
Згідно з частиною першою статті 9 Закону державна реєстрація актів цивільного стану проводиться з метою забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені, смерті.
Частиною першою статті 22 Закону передбачено, що внесення змін до актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану за наявності достатніх підстав. За наслідками перевірки зібраних документів орган державної реєстрації актів цивільного стану складає обґрунтований висновок про внесення змін до актового запису цивільного стану або про відмову в цьому. У разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку вказуються причини відмови та зазначається про можливість її оскарження в судовому порядку.
Порядок внесення змін до актових записів цивільного стану регулюють Правила внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5 (далі - Правила).
Згідно з пунктом 1.1 розділу І Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, які складено органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у випадках, передбачених чинним законодавством. У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його в адміністративному та/або судовому порядку.
Відповідно до п. 1.7. Розділу І Правил зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису, за винятком випадків, встановлених у пункті 2.28 розділу II цих Правил.
Згідно із п. 2.1 Розділу ІІ Правил заява про внесення змін до актового запису цивільного стану за формою, наведеною в додатку 1, подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України, також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб (крім випадків, коли актовий запис про шлюб складено дипломатичним представництвом або консульською установою України).
Згідно із п. 2.5. Правил заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається: особою, щодо якої складено актовий запис; одним із батьків неповнолітнього малолітнього); піклувальником неповнолітнього та опікуном малолітнього; опікуном недієздатної особи; спадкоємцем померлого; представником органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.
Разом із заявою про внесення змін до актового запису цивільного стану заявником подаються: свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні; інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті, (п. 2.6 Правил).
На підтвердження достовірності представлених заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України додаються до матеріалів справи повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому, (п.2.7 Правил).
Відповідно до п. 2.11. Правил факти, зазначені в заяві, а також записи у свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану та в інших поданих заявником документах, якщо вони викликають сумніви щодо їх достовірності, можуть бути перевірені відділом державної реєстрації актів цивільного стану шляхом направлення запитів до відповідних установ, організацій для затребування необхідних документів.
Відповідно до п. 2.12. Правил на підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України складає обґрунтований висновок про внесення змін до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 2.
Додатком 2 до Правил встановлена форма «Висновку про внесення змін до актового запису цивільного стану», у якому зазначається Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який розглянув заяву. У висновку вказується, які саме на підтвердження свого прохання заявником надані та відділом зібрані документи (зазначається перелік документів). Вказується, які відомості встановив Відділ, здійснюється аналіз документів, представлених заявником. Зазначається про висновок керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану про задоволення прохання заявника або про відмову в цьому із зазначенням підстав для внесення змін до актового запису цивільного стану або із зазначенням причин відмови. У разі задоволення вказуються зміни, які необхідно внести зміни в такі актові записи цивільного стану (конкретні записи з указанням їх номерів, дат, місця складання та зазначити, які зміни потрібно в них внести).
Також висновок містить Примітку: у разі відмови у внесенні змін у тексті висновку зазначається: "Відмова у внесенні змін до актового запису цивільного стану може бути оскаржена в судовому порядку".
Отже, у разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку мають бути чітко вказані причини відмови та зазначено про можливість її оскарження в судовому порядку.
Підпунктами 2.13.1, 2.13.2 пункту 2.13 розділу ІІ Правил визначено, що підставою для внесення змін в актові записи цивільного стану є, зокрема, рішення суду про встановлення неправильності в актовому записі цивільного стану, постанова адміністративного суду.
Відповідно до п. 2.15.9 Правил висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актових записів цивільного стану складається, якщо під час державної реєстрації акту цивільного стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей, окремих слів або граматичні помилки чи вказані неправильні відомості).
Додатком 1 до Правил є Заява від особи із зазначенням прізвища, власного ім`я, по батькові, місця проживання, проханням внести до актового зміни. У заяві заявник повідомляє про себе: 1. Прізвище, власне ім`я, по батькові; 2. Число, місяць, рік народження; 3. Місце народження (село, місто, район, область); 4. Сімейний стан (прізвище, власне ім`я, по батькові другого з подружжя, число, місяць, рік його народження, час та місце реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу); 5. Серія, номер паспорта або паспортного документа, яким органом та коли виданий, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, реєстраційний номер облікової картки платника податків; 6. Відомості про неповнолітніх дітей (прізвище, власне ім`я, по батькові, дата та місце реєстрації народження); 7. Причина внесення змін до актового запису; 8. Відношення до військової служби (а) де перебуває на обліку; б) назва міста та номер поштової скриньки військової частини, де служить; в) військове звання (категорія)*; г) серія та номер військового квитка (тимчасового посвідчення) або посвідчення про приписку). На зворотному боці вказується, які до заяви додаються документи, які підтверджують потребу внесення змін до актового запису (назва документа та його реквізити).
Отже, органи державної реєстрації актів цивільного стану за заявою громадян можуть вносити зміни до актових записів на підставі рішень суду, якими встановлено неправильність таких записів та зазначено про внесення до них конкретних змін.
Аналогічні правові висновки викладені в постанові Верховного Суду від 13 грудня 2023 року у справі № 290/1005/22 (провадження № 61-2772св23).

З матеріалів справи вбачається, що ОСОБА_2 народилася ІНФОРМАЦІЯ_1 , її батьками записані: ОСОБА_7 та ОСОБА_3 , про що свідчить свідоцтво про народження серії НОМЕР_1 (а.с. 19).
Відповідно до посвідки на постійне проживання прізвище заявниці зазначено як « ОСОБА_4 », аналогічні відомості містяться у реєстраційному номері облікової картки платника податків, а також у нотаріально посвідченому перекладі паспорта (а.с. 8–16, 18, 20).
У листі Четвертого відділу ДРАЦС у місті Харкова СХ МРУМЮ №355/287-24-25-32.26/32.26 від 23.05.2025, зазначено, що відділ державної реєстрації актів цивільного стану розглянув звернення щодо внесення змін до актового запису про народження ОСОБА_2 , а саме зміни прізвища її матері з « ОСОБА_5 » на « ОСОБА_4 ». Орган повідомив, що при реєстрації народження у 2008 році прізвище матері було внесене на підставі перекладу паспорта громадянки Грузії, який на той момент і зумовив написання « ОСОБА_5 », і цей запис наразі відповідає наявним у державному реєстрі даним. Разом з тим зазначається, що для підтвердження правильності написання прізвища необхідно отримати копію актового запису про народження матері з компетентних органів Грузії за місцем її народження. Така процедура здійснюється в межах міжнародного співробітництва між Україною та Грузією, є тривалою та потребує або отримання відповіді іноземного органу, або документального підтвердження неможливості отримання такої відповіді. У зв`язку з цим відділ ДРАЦС вказує, що без відповідних підтвердних документів він не має правових підстав самостійно внести зміни до актового запису. Водночас орган звертає увагу, що рішення суду може бути належною підставою для внесення змін, і вважає доцільним звернення заявника до суду з вимогою про зобов`язання відділу внести зміни до актового запису про народження щодо виправлення прізвища матері (а.с. 17).
Відповідно до абз. 2 п. 3 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами справ щодо встановлення неправильності запису в актах громадського стану» від 7 липня 1995 року № 12, згідно з цим Законом і Правилами суд розглядає заяви про встановлення неправильності запису в акті громадянського стану як у випадках невиправлення органами реєстрації актів громадянського стану помилок, допущених при складанні актового запису, так і при відмові зазначених органів внести в ці записи передбачені законодавством зміни (прізвища, імені, по батькові тощо) і доповнення (наприклад, про національність і громадянство батьків).
З такими заявами до суду можуть звертатися особи, щодо яких складено актовий запис; батьки, усиновителі, опікуни, піклувальники - щодо актових записів, які стосуються неповнолітніх дітей, а у передбачених законодавством випадках і самі неповнолітні, які досягли 16 років; опікуни громадян, визнаних судом недієздатними, а щодо актових записів померлих - особи, які входять до кола їх спадкоємців.
При відмові у поновленні актового запису заінтересована особа згідно з правилами глави 37 ЦПК ( 1501-06 ) може звернутися до суду із заявою про встановлення факту реєстрації відповідного актового запису.
Відповідно до абз.2 п.3, п.11 Постанови Пленуму Верховного Суду України №12 «Про практику розгляду судами справ про встановлення неправильності запису в актах громадянського стану» від 07 липня 1995 року суд розглядає заяви про встановлення неправильності запису в акті громадянського стану як у випадках не виправлення органами реєстрації актів громадянського стану помилок, допущених при складанні актового запису, так і при відмові зазначених органів внести в ці записи передбачені законодавством зміни (прізвища, імені, по батькові тощо) і доповнення (наприклад, про національність і громадянство батьків). Суд постановляє рішення про неправильність запису в акті громадського стану саме в тій частині цього запису, в якій встановлено неправильність, а не запису всього акта громадянського стану. При цьому, неправильність в актовому записі не обов`язково має бути пов`язана з помилками власне при складенні актового запису чи помилками реєстратора. Така неправильність може бути пов`язана з іншими чинниками, наприклад, неправильним перекладом в документі, на підставі якого вносились відомості до актового запису.
Пунктом 4 Постанови Пленуму Верховного Суду України №12 «Про практику розгляду судами справ про встановлення неправильності запису в актах громадянського стану» від 07 липня 1995 року, згідно з вимогами статей 137, 268 ЦПК ( 1502-06 ) подана до суду заява про встановлення неправильності запису в акті громадянського стану чи про анулювання такого акту повинна містити в собі відомості про те, в якому акті громадянського стану є неправильності в записі і в чому саме вони полягають, який запис в акті громадянського стану і у зв`язку з чим підлягає анулюванню, коли і яким органом реєстрації актів громадянського стану відмовлено у виправленні запису, внесенні до нього змін чи доповнень або в анулюванні поновленого чи повторно складеного актового запису. До заяви мають бути додані: копія відповідного свідоцтва, висновок органу реєстрації актів громадянського стану про відмову у виправленні, зміні чи доповненні запису або в анулюванні поновленого чи повторно складеного запису акта громадянського стану, інші документи, що стосуються даної справи.
Згідно з пунктом 1.1 розділу І Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, які складено органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління Міністерства юстиції України у випадках, передбачених чинним законодавством. У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його в адміністративному та/або судовому порядку.
Відповідно до пункту 2.13 Правил підставою для внесення змін в актові записи цивільного стану є, зокрема, рішення суду про встановлення неправильності в актовому записі цивільного стану.
Велика Палата Верховного Суду вже висновувала, що у справах про оскарження відмови внести за заявою особи зміни до актового запису цивільного стану суд за правилами адміністративного судочинства вивчає наявність чи відсутність достатніх підстав для прийняття відповідного рішення, зокрема, перевіряє чи відповідні рішення прийняті на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України, а також, чи прийняті вони обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення. Завдання адміністративного суду у таких справах полягає, насамперед, у перевірці додержання процедури розгляду та прийняття органом реєстрації актів цивільного стану відповідного рішення. Адміністративний суд, розглядаючи такі справи, не вправі вийти за межі їх публічно-правових аспектів і встановлювати юридичні факти, що мають значення для внесення змін до актових записів цивільного стану, зокрема і факт реальної дати народження особи (див. постанову Великої Палати Верховного Суду від 14 листопада 2018 року у справі № 425/2737/17).
Однак, як вбачається з матеріалів справи та з листа, відділ ДРАЦС не приймав рішення про відмову у внесенні змін у формі висновку, а лише повідомив про порядок і умови, за яких такі зміни можуть бути внесені.
У наданому заявниці листі від 23.05.2025 зазначено «на Ваше звернення», що не є відмовою органу реєстрації актів цивільного стану у вчиненні дії, а за своїм характером та змістом є відповіддю на звернення позивача, в якій надані відповідні роз`яснення щодо звернення. 
Саме така правова позиція викладена у постанові Верховного суду від 19 березня 2024 року у справі № 201/5017/22.

Отже, за таких обставин для заявниці звернення до суду із заявою було передчасним, вона не позбавлена можливості вирішити своє питання у позасудовому порядку.
Заявниця не позбавлена права звернутися за вирішенням питання про внесення змін у актовий запис цивільного стану до органів реєстрації актів цивільного стану як суб`єкта владних повноважень з метою внесення змін до актового запису щодо прізвища матері, а у разі відмови такого суб`єкта – оскаржити її в судовому порядку.

Розглядаючи заяву, суд першої інстанції правильно визначився з характером правовідносин та нормами матеріального права, які підлягають застосуванню, повно та всебічно дослідив обставини справи та наявні у справі докази, надав їм належну оцінку, у результаті чого ухвалив законне й обґрунтоване судове рішення, яке відповідає вимогам матеріального та процесуального права.
На підставі вищевказаних обставин та правового обґрунтування колегія суддів визнає, що оскаржене рішення суду ухвалено з додержанням норм матеріального і процесуального права, доводи скарги є недоведеними та висновків суду не спростували, що відповідно до статті 375 ЦПК України є підставою для залишення апеляційної скарги без задоволення, а судового рішення без змін.
Відповідно до статті 141 ЦПК України, а також згідно із пунктом 35 постанови Пленуму Вищого спеціалізованого суду України «Про застосування судами законодавства про судові витрати у цивільних справах» № 10 від 17 жовтня 2014 року із змінами зазначено, що вирішуючи питання про розподіл судових витрат, суд має враховувати положення статті 141 ЦПК України та керуватися тим, що судовий збір та інші судові витрати, пов`язані з розглядом справи покладаються на сторони пропорційно розміру задоволених позовних вимог.
Оскільки апеляційну скаргу залишено без задоволення, підстав для перерозподілу судових витрат за перегляд справи у апеляційному порядку не вбачається.
Керуючись ст.ст. 259, п. 1 ч. 1 ст. 374, ст.ст. 375, 381-384, 389-391 ЦПК України, суд апеляційної інстанції
постановив :
Апеляційну скаргу представника ОСОБА_1 -адвоката Авілової Олени Михайлівни –залишити без задоволення.

Рішення Дергачівського районного суду Харківської області від 13 січня 2026 року-залишити без змін.
Постанова апеляційного суду набирає законної сили з дня ухвалення, і протягом тридцяти днів з дня складання повного судового рішення може бути оскаржена у касаційному порядку безпосередньо до Верховного Суду.
Повний текст постанови складений 02 червня 2026 року.

Головуючий        В.Б.Яцина

Судді колегії Ю.М.Мальований

О.Ю.Тичкова