ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

04 червня 2026 року 	м. Дніпро	справа № 280/8858/25	

Третій апеляційний адміністративний суд 
у складі колегії суддів: головуючого - судді Божко Л.А. (доповідач),
суддів: Дурасової Ю.В., Лукманової О.М., 

розглянувши в порядку письмового провадження в м. Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області на рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 08 грудня 2025 року (суддя Прудивус О.В.) в адміністративній справі №280/8858/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області про визнання протиправними дій суб`єкта владних повноважень та зобов`язання суб`єкта владних повноважень вчинити певні дії,-
ВСТАНОВИВ: 

ОСОБА_1 звернулася до Запорізького окружного адміністративного суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області, в якому просила:
– визнати протиправними дії відповідача щодо відмови у внесенні відомостей щодо позивача;
– зобов`язати відповідача доповнити відомості в підсистемі ППВП Пенсійного фонду України за період з 20.09.1983 по 05.06.1987 та здійснити перерахунок виплат згідно загального стажу роботи позивача.
В обґрунтування заявлених вимог позивач зазначив, що відповідач протиправно відмовив у доповнені відомостей в підсистемі ППВП Пенсійного фонду України щодо періодів роботи та не заяву позивача не здійснив перерахунок пенсії.
Рішенням Запорізького окружного адміністративного суду від 08 грудня 2025 року позов задоволено. 
Не погодившись з рішенням суду першої інстанції Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області звернулось з апеляційною скаргою, в якій посилаючись на порушення судом вимог норм матеріального та процесуального права просить рішення суду скасувати та ухвалити нову постанову про відмову в задоволенні позовних вимог.
Апеляційна скарга обґрунтована тим, що позивач пропустив строк звернення з цим позовом до суду. Також суд першої інстанції проігнорував клопотання відповідача про залучення належного відповідача у цій справі. При цьому, за спірними правовідносинами пенсійним органом не приймалося рішення по суті, а лише було надано роз`яснення, в якому зазначено що до страхового стажу не зараховано період роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987, оскільки в трудовій книжці відсутній запис щодо підстави звільнення. Також зобов`язальна частина рішення суду першої інстанції є втручання у дискреційній повноваження відповідача. 
Дослідивши матеріали справи та доводи апеляційної скарги, перевіривши правильність застосування судом норм матеріального та процесуального права, правову оцінку досліджених судом доказів по справі, суд апеляційної інстанції приходить до висновку про відсутність підстав для задоволення апеляційної скарги з огляду на таке.
Встановлені обставини справи свідчать про те, що відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань відповідача зареєстровано як юридичну особу – орган державної влади 27.06.2002.
07.01.2025 позивач звернулася до відповідача із заявою про призначення/перерахунок пенсії. Цього ж дня позивач відкрила Особовий рахунок № НОМЕР_1 для виплати пенсії. 
Відповідно до довідок, сформованих у підсистемі ППВП Пенсійного фонду України від 20.01.2025, до стажу для розрахунку пенсійних виплат не враховано період роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987 молодшим продавцем магазину № 22.
Позивачем був здійснений запит на довідку з Архівного управління Запорізької міської ради, на що 29.01.2025 була отримана відповідь, що документи магазину № 22 продторгу Ленінського району м. Запоріжжя на зберігання до архівного управління Запорізької міської ради не надходили, тому надати відомості про підтвердження стажу роботи позивача немає можливості.
На повторний запит з уточненням номерів магазинів, надійшла відповідь від 08.05.2025 про те, що документи магазину № 22 Продторгу Ленінського району м. Запоріжжя на зберігання до архівного управління Запорізької міської ради не надходили. Документи магазину № 25 Продторгу Ленінського району надійшли на зберігання до архівного управління Запорізької міської ради з 1993 року. Тому надати відомості про стаж роботи позивача за період роботи у магазинах № 22, 25 Продторгу Ленінського району 1983-1987 роки немає можливості.
Позивач в особі свого представника звернувся до відповідача з проханням доповнити відомості за 1983-1987 роки в підсистемі ППВП Пенсійного фонду України та здійснити перерахунок виплат згідно загального стажу роботи позивача, однак листом відповідача від 11.07.2025 № 11845-11778/А-02/8-0800/25 позивача повідомлено про те, що до її страхового стажу не зараховано період роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987, оскільки в трудовій книжці відсутній запис щодо підстави звільнення.
Надаючи оцінку спірним правовідносинам, колегія суддів зазначає наступне. 
Закон України від 09.07.2003 № 1058-IV “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” (далі – Закон України від 09.07.2003 № 1058-IV) визначає принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел, передбачених цим Законом, а також регулює порядок формування Накопичувального пенсійного фонду та фінансування за рахунок його коштів видатків на оплату договорів страхування довічних пенсій або одноразових виплат застрахованим особам, членам їхніх сімей та іншим особам, передбаченим Законом України від 09.07.2003 № 1058-IV.
Згідно з ч. 1 ст. 21 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV персоніфікований облік у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування здійснюється з метою обліку застрахованих осіб, учасників накопичувальної системи пенсійного страхування та їх ідентифікації, а також накопичення, зберігання та автоматизованої обробки інформації про облік застрахованих осіб і реалізацію ними права на страхові виплати у солідарній системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування та накопичувальній системі пенсійного страхування.
Персоніфікований облік у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування є складовою частиною Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, порядок ведення якого встановлюється Законом України від 08.07.2010 № 2464-VI “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування”.
Відповідно до ч. 1 ст. 24 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV страховий стаж – це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Згідно з ч. 2 ст. 24 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку – на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
У ч. 4 ст. 24 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV законодавець визначив, що періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених Законом України від 09.07.2003 № 1058-IV.
За приписами ч.ч. 1-3 ст. 44 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених Законом України від 09.07.2003 № 1058-IV.
Звернення за призначенням (перерахунком) пенсії здійснюється шляхом подання заяви та інших документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії, до територіального органу Пенсійного фонду або до уповноваженого ним органу чи уповноваженої особи застрахованою особою особисто або через законного представника недієздатної особи, особи, дієздатність якої обмежена, малолітньої або неповнолітньої особи.
Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсії визначається правлінням Пенсійного фонду за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення (ч.1 ст. 44 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV).
Призначення пенсії за віком здійснюється автоматично (без звернення особи) у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку, передбаченого ч. 1 ст. 26 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV, на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку, передбаченого статтею 26 цього Закону, особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.
У разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж, необхідний для призначення пенсії за віком (у тому числі за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку), територіальний орган Пенсійного фонду інформує застраховану особу, у тому числі через її особистий електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду, про відсутність таких відомостей та необхідність їх подання (за наявності). Документи про страховий стаж можуть бути подані до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду (ч. 2 ст. 44 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV).
Органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію. На такі перевірки не поширюється дія положень законодавства про здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності (ч. 3 ст. 44 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV).
За приписами ч. 1 ст. 56 Закону України від 05.11.1991 № 1788-ХІІ “Про пенсійне забезпечення” (далі – Закон України від 05.11.1991 № 1788-ХІІ), який є релевантним джерелом права у досліджуваних правовідносинах, до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
У відповідності до ст. 62 Закону України від 05.11.1991 № 1788-ХІІ основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Слід зазначити, що порядок ведення трудових книжок, а також правові аспекти підтвердження наявного трудового стажу у випадку відсутності трудової книжки визначаються Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), та Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 “Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній” (далі – Порядок № 637).
Згідно з п. 2.2 Інструкції № 58 до трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
Відповідно до п. 2.3 Інструкції № 58 записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. 
Нормою п. 3 Порядку № 637 встановлено, що за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Відповідно до п. 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 № 301 “Про трудові книжки працівників” відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Так, наявні в трудовій книжці недоліки свідчать лише про неналежне заповнення трудової книжки роботодавцем та жодним чином не впливають на факт перебування позивача із вказаним підприємством у трудових відносинах.
Таким чином, допущені роботодавцями помилки в належному оформленні записів у трудовій книжці, не можуть слугувати підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист. Недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а відтак, не повинно впливати на особисті права такого робітника.
У постанові від 21.02.2018 у справі № 687/975/17 (провадження № К/9901/110/17) Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду погодився з висновками суду першої інстанції стосовно того, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Відсутність посилання чи неточних записів у первинних документах по обліку трудового стажу та нарахуванню заробітної плати на конкретну посаду, яку займав позивач у той чи інший період його роботи у підприємстві за наявності належним чином оформленої трудової книжки, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пільгової пенсії за віком, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком на пільгових умовах відповідно до ст. 13 Закону України від 05.11.1991 № 1788-XII (№ в Єдиному державному реєстрі судових рішень 72366973).
Крім того, Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду у постанові від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а (провадження №К/9901/2310/18) висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії (№ в Єдиному державному реєстрі судових рішень 74262468).
Відповідно до ч. 5 ст. 242 КАС України при виборі і застосуванні норми права до спірних правовідносин суд враховує висновки щодо застосування норм права, викладені в постановах Верховного Суду.
Так, 07.01.2025 позивач звернулася до відповідача із заявою про призначення/перерахунок пенсії. Цього ж дня позивач відкрила Особовий рахунок № НОМЕР_1 для виплати пенсії. 
Відповідно до довідок, сформованих у підсистемі ППВП Пенсійного фонду України від 20.01.2025, до стажу для розрахунку пенсійних виплат не враховано період роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987 молодшим продавцем магазину № 22.
Позивачем був здійснений запит на довідку з Архівного управління Запорізької міської ради, на що 29.01.2025 була отримана відповідь, що документи магазину № 22 продторгу Ленінського району м. Запоріжжя на зберігання до архівного управління Запорізької міської ради не надходили, тому надати відомості про підтвердження стажу роботи позивача немає можливості (а.с.5).
На повторний запит з уточненням номерів магазинів, надійшла відповідь від 08.05.2025 про те, що документи магазину № 22 Продторгу Ленінського району м. Запоріжжя на зберігання до архівного управління Запорізької міської ради не надходили. Документи магазину № 25 Продторгу Ленінського району надійшли на зберігання до архівного управління Запорізької міської ради з 1993 року. Тому надати відомості про стаж роботи позивача за період роботи у магазинах № 22, 25 Продторгу Ленінського району 1983-1987 роки немає можливості. 
Позивач в особі свого представника звернувся до відповідача з проханням доповнити відомості за 1983-1987 роки в підсистемі ППВП Пенсійного фонду України та здійснити перерахунок виплат згідно загального стажу роботи позивача, однак листом відповідача від 11.07.2025 № 11845-11778/А-02/8-0800/25 позивача повідомлено про те, що до її страхового стажу не зараховано період роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987, оскільки в трудовій книжці відсутній запис щодо підстави звільнення. 
Судом було досліджено копію трудової книжки серії НОМЕР_2 від 20.09.1983 , в якій міститься запис про звільнення позивача 05.06.1987 за ст. 38 Кодексу законів про працю Української Радянської Соціалістичної Республіки (догляд за дитиною менше 8 років), що, на переконання суду, підтверджує право позивача на зарахування до її страхового стажу періоду роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987.
За таких обставин відповідач повинен був зарахувати до страхового стажу позивача періоди її роботи з 20.09.1983 по 05.06.1987, однак протиправно не зробив цього, про що вірно зазначив суд першої інстанції. 
Стосовно доводів скаржника щодо пропущення позивачем строку звернення до адміністративного суду з даним позовом.
Так, позивач дізналась про порушення своїх прав з листа відповідача від 11.07.2025 № 11845-11778/А-02/8-0800/25 11.07.2025. Позов до суду було подано 07.10.2025, тобто в межах шестимісячного строку звернення до адміністративного суду. Відтак, позивачем був дотриманий відповідний строк.
Також не існує жодного строкового обмеження стосовно виплати пенсії у визначеному законодавством розмірі за минулий час, яку пенсіонер не отримував з вини держави в особі її компетентних органів. Отже, за таких обставин обмеження права пенсіонера на отримання належної йому пенсії певними строками є неприпустимим. 
Щодо не залучення ГУ УПФУ в Одеській області, то такі обставини не впливають на правильність рішення суду першої інстанції, адже позивач звернувся саме до відповідача та останній має можливість виконати рішення суду. 
Також зобов`язальна частина рішення суду першої інстанції не є втручання у дискреційні повноваження пенсійного органу, а є належним способом відновлення порушених прав позивача, при цьому під час розгляду справи надано оцінку спірним правовідносинам та встановлено права позивача на зарахування спірних періодів роботи до страхового стажу.
Ураховуючи викладене, суд апеляційної інстанції не вбачає підстав для задоволення апеляційної скарги та скасування рішення суду першої інстанції.
Керуючись статтями 241-244, 315, 316, 321, 322 КАС України, суд, -

п о с т а н о в и в:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області - залишити без задоволення.
Рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 08 грудня 2025 року - залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її прийняття та касаційному оскарженню не підлягає, за винятком наявності підстав передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України.

Головуючий - суддя Л.А. Божко 

суддя Ю. В. Дурасова 

суддя О.М. Лукманова