ВОСЬМИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

17 червня 2026 року	м. Львів	Справа № 140/11241/25 пров. № А/857/6345/26	

Восьмий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:

головуючий-суддя Довга О.І.,
суддя Запотічний І.І., 
суддя Шинкар Т.І.

розглянувши у порядку письмового провадження в м. Львові апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області на рішення Волинського окружного адміністративного суду від 10 грудня 2025 року (головуючий суддя Смокович І.І., м.Луцьк) у справі №140/11241/25 за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області, Головного управління Пенсійного фонду України в м Києві про визнання протиправними дій та зобов`язання вчинити дії, -
В С Т А Н О В И В:
01.10.2025 позивач ( ОСОБА_1 ) звернувся в суд першої інстанції з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві (ГУ ПФУ в м. Києві, відповідач 1), Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області (ГУ ПФУ у Волинській області, відповідач 2), в якому просив: визнати протиправним та скасувати рішення ГУ ПФУ у Волинській області від 06.05.2025 № 262840023353 щодо відмови ОСОБА_1 в призначенні та виплаті пенсії за віком відповідно до пункту 8 статті 114 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», починаючи з 30.04.2025 та із зарахуванням періоду навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986, періоду роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 з 28.11.1989 по 25.08.1990, періодів роботи відповідно до трудової книжки НОМЕР_2 ; зобов`язати ГУ ПФУ в м. Києві здійснити призначення та виплату ОСОБА_1 пенсії за віком відповідно до пункту 8 статті 114 Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», із зарахуванням періоду навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986, періоду роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 з 28.11.1989 по 25.08.1990, періодів роботи відповідно до трудової книжки НОМЕР_2 , починаючи з 30.04.2025.
Позов обґрунтовує тим, що ОСОБА_1 звернувся до ГУ ПФУ в м. Києві, щодо призначення пенсії за віком відповідно до пункту 8 статті 114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058 (Закон № 1058-IV). Враховуючи принцип екстериторіальності, ГУ ПФУ у Волинській області розглянуло вказану заяву та прийняло рішення від 06.05.2025 № 262840023353 про відмову в призначені пенсії за віком, оскільки відповідно до наданих до заяви документів та даних, які містяться в реєстрі застрахованих осіб, загальний стаж позивача недостатньо для призначення пенсії. Вказаним рішенням повідомлено про не зарахування: періоду навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986, оскільки відсутня інформація про присвоєння кваліфікації; період роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 з 28.11.1989 по 25.08.1990, оскільки звільнення не завірено печаткою та підписом відповідальної особи; в трудовій книжці НОМЕР_2 дописано дату народження іншим чорнилом. Відтак, на думку відповідача 2, у ОСОБА_1 відсутній необхідний страховий стаж для призначення йому пенсії за віком. Щодо не зарахування періоду навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986 зауважує, що відповідно до свідоцтва № НОМЕР_3 позивач навчався в Гребінківському МНВК Васильківського району Київської області по програмі тракторист-машиніст з 07.09.1984 по 16.05.1986. На підставі свідоцтва було видано посвідчення водія тракториста-машиніста 3 класу. У пункті 8 Порядку №637 йдеться про те, що дипломи, посвідчення, свідоцтва, а також довідки підтверджують лише час навчання і повинні містити відомості про періоди навчання. Тобто, свідоцтво № НОМЕР_3 містить необхідні відомості для зарахування періоду навчання позивача на програмі тракторист-машиніст до страхового стажу. Також посилання відповідача на відсутність інформації про присвоєння позивачеві кваліфікації є безпідставними, адже така графа як «кваліфікація» взагалі відсутня у бланку свідоцтва № НОМЕР_3 . Також звертає увагу суду, що присвоєння кваліфікації не є обов`язковою умовою для зарахування періоду навчання до страхового стажу, а тому незарахування позивачу до страхового стажу періоду навчання з мотивів відсутності інформації про присвоєння кваліфікації свідчить про протиправність рішення відповідача в цій. Щодо не зарахування періоду роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 з 28.11.1989 по 25.08.1990, періодів роботи відповідно до трудової книжки НОМЕР_2 вказує, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії. Також варто зазначити, що трудовим законодавством України не передбачено обов`язку працівника здійснювати контроль за веденням обліку та заповнення роботодавцем, іншими органами трудової книжки, а тому працівник не може нести і негативних наслідків порушення порядку заповнення його трудової книжки. Враховуючи наведене, на переконання сторони позивача, оскаржуване рішення ГУ ПФУ у Волинській області є незаконним та необґрунтованим, прийнятим усупереч положенням чинного законодавства.
Рішенням Волинського окружного адміністративного суду від 10 грудня 2025 року адміністративний позов задоволено частково. Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області від 06 травня 2025 року №262840023353 про відмову в призначенні пенсії ОСОБА_1 . Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України у Волинській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 29 квітня 2025 року про призначення пенсії по віку відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09 липня 2003 року №1058-ІV, включивши до страхового стажу період навчання ОСОБА_1 з 07 вересня 1984 року по 16 травня 1986 року, період роботи з 28 листопада 1989 року по 25 серпня 1990 року, згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_1 та здійснити дослідження записів трудової книжки колгоспника серії НОМЕР_2 , з врахуванням висновків, викладених у рішенні суду. У задоволенні решти позовних вимог відмовлено.
Не погоджуючись з прийнятим судовим рішенням, відповідач 2 подав апеляційну скаргу, в якій, покликаючись на порушенням норм матеріального права зазначив, що згідно наданих до заяви документів про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 страховий стаж позивача складає 26 років 7 місяців 2 дні, пільговий стаж — 14 років, 5 місяців 2 дні. До страхового стажу згідно наданих документів не враховано періоди: навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986 згідно свідоцтва № 009597, оскільки відсутня інформація про присвоєння кваліфікації. Особам, які закінчили навчальні заклади, присвоюється відповідна кваліфікація (розряд, клас, категорія) з професії і видається документ встановленого зразка; роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_4 від 20.12.1986, оскільки на титульній сторінці дата народження дописана іншим чорнилом та почерком; період роботи з 28.11.1989 року по 25.08.1990 згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 від 26.09.1990, оскільки звільнення не завірено печаткою та підписом відповідальної особи. Враховуючи вище зазначене вважає, що ГУ ПФУ у Волинській області правомірно прийнято рішення № 262840023353 від 06.05.2025 про відмову ОСОБА_1 в призначенні пенсії за віком на пільгових умовах відповідно до статті 114 Закону № 1058-IV у зв`язку із відсутністю страхового стажу. Просить скасувати рішення суду першої інстанції та прийняти нове, яким в задоволенні позову відмовити.
Відзив на апеляційну скаргу поданий не був. Відповідно до ч. 4 ст. 304 КАС України відсутність відзиву на апеляційну скаргу не перешкоджає перегляду рішення суду першої інстанції.
Враховуючи те, що рішення суду першої інстанції не оскаржується в частині відмови в задоволенні позову, відтак, у відповідності до статті 308 КАС України суд апеляційної інстанції переглядає оскаржуване рішення в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
У відповідності до частини першої статті 311 Кодексу адміністративного судочинства України (КАС) суд апеляційної інстанції вважає за можливе розглянути справу в порядку письмового провадження, так як апеляційну скаргу подано на рішення суду першої інстанції, що ухвалене в порядку письмового провадження (без повідомлення сторін) за наявними у справі матеріалами.
Заслухавши суддю-доповідача, перевіривши матеріали справи та доводи апеляційної скарги, суд приходить до висновку, що апеляційну скаргу слід залишити без задоволення з огляду на наступні підстави.
Судом встановлені наступні обставини.
ОСОБА_1 29.04.2025 звернувся до пенсійного органу із заявою про призначення пенсії за віком на пільгових умовах, як водій міського пасажирського транспорту (автобусів, тролейбусів, трамваїв) і великогабаритних автомобілів, зайнятих у технологічному процесі важких і шкідливих виробництв відповідно до частини другої пункту 8 статті 114 Закону Закон №1058-IV.
Пунктом 4.2 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 № 22-1 (Порядок №22-1) визначено, що заява на призначення/перерахунок пенсії подається заявником до територіального органу Пенсійного фонду України через структурний підрозділ, який здійснює прийом та обслуговування осіб (сервісний центр).
Після реєстрації заяви та сканування документів засобами програмного забезпечення за принципом екстериторіальності визначається структурний підрозділ органу, що призначає пенсію, та відповідно до пункту 4.3. Порядку №22-1 рішення за результатами розгляду заяви та поданих документів приймається не пізніше 10 днів після надходження заяви.
Відповідно до пункту 4.2 Порядку розгляд документів, наданих позивачем, провадився за принципом «екстериторіальності» ГУ ПФУ у Волинській області, яким рішенням від 06.05.2025 №262840023353 відмовлено у її призначенні.
Зазначене рішення мотивовано тим, що згідно наданих документів та даних, що містяться в системі персоніфікованого обліку, страховий стаж становить 26 років 7 місяців 2 дні, пільговий стаж — 14 років, 5 місяців 2 дні.
До страхового стажу згідно наданих документів не враховано період- навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986 згідно свідоцтва № 009597, оскільки відсутня інформація про присвоєння кваліфікації. Період роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 з 28.11.1989 по 25.08.1990, оскільки звільнення не завірено печаткою та підписом відповідальної особи, а в трудовій книжці НОМЕР_2 дописано дату народженням іншим чорнилом.
Вважаючи таке рішення щодо відмови у призначенні пенсії за віком протиправним, позивач звернувся до суду першої інстанції з позовом.
Приймаючи оскаржуване рішення, суд першої інстанції дійшов висновку, що відповідач, як суб`єкт владних повноважень, не довів ті обставини, на яких ґрунтуються його заперечення.
Суд апеляційної інстанції погоджується з таким висновком з огляду на наступне.
Згідно із положеннями частини 2 статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Правовий порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством.
Відповідно до статті 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел, визначені Законом №1058-IV.
Згідно з пунктом 1 частини першої статті 8 Закону №1058-ІV право на отримання пенсій та соціальних послуг із солідарної системи мають громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані інвалідами в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих осіб - члени їхніх сімей, зазначені у статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом.
Пунктом 1 частини першої статті 9 Закону №1058-ІV установлено, що відповідно до цього Закону за рахунок коштів Пенсійного фонду в солідарній системі призначається, зокрема, пенсія за віком.
Відповідно до статті 27 Закону №1058-ІV розмір пенсії за віком визначається за формулою: П = Зп х Кс, де: П - розмір пенсії, у гривнях; Зп - заробітна плата (дохід) застрахованої особи, визначена відповідно до статті 40 цього Закону, з якої обчислюється пенсія, у гривнях; Кс - коефіцієнт страхового стажу застрахованої особи, визначений відповідно до статті 25 цього Закону.
Відтак, розмір пенсії за віком залежить від коефіцієнта страхового стажу.
Як передбачено частиною другою статті 24 Закону №1058-IV, страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Механізм подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій визначено Порядком Порядок №22-1.
Згідно з підпунктом 2 пункту 2.1 розділу ІІ Порядку №22-1 до заяви про призначення пенсії за віком додаються такі документи: документи про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637 (Порядок №637). За період роботи, починаючи з 01.01.2004, орган, що призначає пенсію, додає довідку з бази даних реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування (реєстр застрахованих осіб) за формою згідно з додатком 4 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 18 червня 2014 року №10-1, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 08 липня 2014 року за №785/25562 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 27 березня 2018 року №8-1), а у разі необхідності - за формою згідно з додатком 3 до Положення.
У законодавстві, що діяло раніше (до 01.01.2004), зокрема, у статті 56 Закону №1788-ХІІ передбачено, що до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
Відповідно до статті 62 Закону №1788-ХІІ основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Зазначеній нормі Закону №1788-XII відповідає пункт 1 Порядку №637.
Згідно абзацу другого пункту 1, пункту 2 Порядку №637 за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Відповідно до пункту 3 Порядку №637, за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Пунктом 8 частини другої статті 114 Закону №1058-IV передбачено, що на пільгових умовах пенсія за віком призначається: водіям міського пасажирського транспорту (автобусів, тролейбусів, трамваїв) і великовагових автомобілів, технологічному процесі важких і шкідливих виробництв, - після досягнення 55 років і за наявності страхового стажу: для чоловіків - не менше 30 років, у тому числі на зазначеній роботі не менше 12 років 6 місяців; для жінок - не менше 25 років, у тому числі на зазначеній роботі не менше 10 років.
За відсутності страхового стажу, встановленого абзацами другим - третім цього пункту, у період до 01.04.2024 пенсія за віком на пільгових умовах призначається за наявності на дату досягнення віку, встановленого абзацом першим цього пункту і абзацами третім - тринадцятим пункту 2 частини другої цієї статті, страхового стажу, встановленого абзацами п`ятнадцятим - двадцять третім пункту 2 частини другої цієї статті. До досягнення віку, встановленого абзацом першим цього пункту, право на пенсію за віком на пільгових умовах мають жінки 1970 року народження і старші після досягнення ними віку, встановленого абзацами третім - тринадцятим пункту 2 частини другої цієї статті.
Міністерство праці та соціальної політики України Наказом №383 від 18.11.2005 «Про затвердження Порядку застосування Списків №1 і №2 виробництв, робіт, професій, посад та показників при обчисленні стажу роботи, що дає право на пенсію за віком на пільгових умовах» (зареєстровано в Мін`юсті від 01.12.2005 №1451/11731) зі змінами затвердило Порядок застосування Списків №1 i №2.
Пунктом 10 зазначеного Порядку передбачено, що для підтвердження стажу роботи зі шкідливими і важкими умовами праці необхідно подати трудову книжку із оформленими належним чином записами про займану посаду і період виконуваної роботи, виписку із наказу по підприємству про проведення атестації на відповідному робочому місці та, у разі відсутності в трудовій книжці відомостей, що визначають право на пенсію на пільгових умовах, уточнюючу довідку, передбачену п. 20 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637 (Порядок №637).
Пунктом 20 Порядку №637 визначено, що у тих випадках, коли у трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсію на пільгових умовах, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників. У довідці має бути вказано: період роботи, що зараховується до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ; підрозділ; пункт, найменування Списків, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка. У разі коли підприємства, установи, організації або їх правонаступники розміщуються на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, спеціальний трудовий стаж може підтверджуватися за даними, наявними в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Відповідно до частини третьою статті 44 Закону №1058-IV органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
Відтак, колегія суддів наголошує, що основним документом, який підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка. При цьому лише у разі відсутності трудової книжки або записів у ній органи Пенсійного фонду мають право встановлювати трудовий стаж на підставі інших первинних документів. У разі сумніву органу, що призначає пенсію, у належності та обґрунтованості поданих заявником документів, в нього є право перевірити надані заявником документи шляхом звернення до установ, підприємств, організацій, де працював заявник, із відповідними запитами.
Спірні правовідносини у справі виникли у зв`язку із відмовою зарахуванні до страхового стажу періоди роботи, передбачені у трудових книжках серії НОМЕР_4 від 20.12.1986, № НОМЕР_5 від 26.09.1990 та свідоцтві про навчання свідоцтва № НОМЕР_3 .
Так, оскаржуваним рішенням до страхового стажу ОСОБА_1 не зараховано період його навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986 оскільки відсутня інформація про присвоєння кваліфікації.
На момент проходження позивачем курсів про підвищення кваліфікації водіїв діяв Закон УРСР «Про народну освіту» від 01.10.1974.
Відповідно до частини першої статті 47 вказаного Закону для молоді, яка поступає на виробництво після закінчення загальноосвітньої школи, і для осіб, що працюють у народному господарстві і бажають здобути нову професію або підвищити кваліфікацію, організуються вечірні (змінні) професійно-технічні училища, а також курси, навчально-курсові комбінати та інші форми підготовки і підвищення кваліфікації безпосередньо на виробництві.
Частиною четвертою статті 48 згаданого вище Закону передбачалося, що особам, які пройшли навчання з нової професії або підвищили кваліфікацію безпосередньо на виробництві і успішно склали кваліфікаційний екзамен, видається свідоцтво єдиної форми про здобуту спеціальність і присвоєний розряд, клас, категорію.
Відповідно до пункту «д» частини третьої статті 56 Закону № 1788-ХІІ до стажу роботи зараховується навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, в училищах і на курсах по підготовці кадрів, підвищенню кваліфікації та перекваліфікації, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі.
Пунктом 8 Порядку № 637, встановлено, що час навчання у вищих навчальних, професійних навчально-виховних закладах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.
За відсутності в документах таких відомостей для підтвердження часу навчання приймаються довідки про тривалість навчання в навчальному закладі у відповідні роки за умови, що в документах є дані про закінчення повного навчального періоду або окремих його етапів.
На підтвердження навчання позивачем надано копію свідоцтва № 009597, яким підтверджується те, що ОСОБА_1 дійсно з 07.09.1984 по 16.05.1986 навчався по програмі «тракторист-машиніст».
При тому у такому свідоцтві наявний запис про видачу посвідчення 3 розряду, тобто фактично зазначено про присвоєння ОСОБА_1 відповідної кваліфікації та видачі посвідчення про її наявність.
Разом із тим апеляційний суд зазначає, що навіть у випадку відсутності інформації про присвоєння кваліфікації, це не є спростуванням того, що позивач дійсно навчався на курсах водіїв, а тому такі доводи не можуть слугувати підставою для незарахування до страхового стажу позивача згаданого вище періоду навчання.
Колегія суддів також зауважує, що свідоцтво не мiстить помарок, виправлень тощо, воно містить пiдпис уповноваженої особи, у ньому проставлена печатка та вiдмiтка про дату його видачі та реєстраційний номер.
Відтак, з вказаного свідоцтва можна визначити вci данi для встановлення факту навчання позивача, що є підставою для зарахування періоду навчання до страхового стажу.
Щодо періодів роботи позивача, зазначені у трудових книжках серії НОМЕР_4 та НОМЕР_2 апеляційний суд зазначає наступне.
Відповідно до пункту 1.1 глави 1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, затвердженої постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1974 №162 (Інструкція №162, зі змінами і доповненнями, внесеними постановою Держкомпраці СРСР від 31.03.1987 №201) трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників та службовців.
Пунктом 2.2 глави 2 Інструкції №162 передбачено, що заповнення трудової книжки вперше проводиться адміністрацією підприємства у присутності працівника не пізніше тижневого терміну від часу прийому на роботу. У трудову книжку вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність; відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження та заохочення: нагородження орденами та медалями, присвоєння почесних звань; заохочення за успіхи у роботі, що застосовуються трудовим колективом, а також нагородження та заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку та статутами про дисципліну; інші заохочення відповідно до чинного законодавства; відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди. Стягнення до трудової книжки не записуються.
Пунктом 2.3 глави 2 Інструкції №162 встановлено, що всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також нагороди і заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видачі наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення і повинні чітко відповідати тексту наказу (розпорядженню). Записи проводяться арабськими цифрами (число та місяць двозначними). Записи виконуються акуратно, пір`яною або кульковою ручкою, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору.
Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або друк відділу кадрів), де вперше заповнювалася трудова книжка (пункт 2.11 глави 2 Інструкції №162).
Отож, обов`язок щодо заповнення та ведення трудових книжок осіб, працевлаштованих на підприємствах, установах, організаціях, покладається саме на відповідальну особу такого підприємства, установи, організації.
На сьогодні порядок ведення трудових книжок визначається спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58, яким затверджено Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників. Зазначена Інструкція містить такі ж положення щодо внесення записів про трудову діяльність працівника, заповнення яка містить аналогічні положення щодо заповнення трудових книжок, що й попередня Інструкція.
Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Аналіз вказаних норм свідчить, що обов`язок щодо внесення достовірних та правильних записів до трудової книжки працівника покладається саме на власника підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган. Недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, якій належить трудова книжка, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Верховний Суд неодноразово наголошував на тому, що працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці.
Така правова позиція викладена, зокрема, в постанові Верховного Суду від 11.05.2022 у справі № 120/1089/19-а.
Апеляційний суд наголошує, що згідно копії трудової книжки від 26.09.1990 серії НОМЕР_1 , у якій містяться записи щодо та трудової діяльності позивача, зокрема: у період з 28.11.1989 по 25.08.1990 позивач працював різноробочим у кооперативі «Поступ».
Записи трудової книжки позивача про спірний період роботи містять посилання на відповідні накази та дають можливість достеменно встановити дати прийняття та звільнення з роботи.
Також відповідач зазначає, що у трудовій книжці колгоспника серії НОМЕР_2 дописано дату народження іншим чорнилом.
Колегія суддів критично оцінює мотиви викладені у рішенні від 06.05.2025 №262840023353 щодо незарахування до страхового стажу періодів роботи у зв`язку із відсутністю підпису відповідальної особи у записі про звільнення та завірення печаткою та дописанням дати народження іншим чорнилом, оскільки, на переконання суду, такі недоліки не можуть бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист з огляду на те, що позивач жодним чином не впливає на дотримання роботодавцем порядку заповнення трудової книжки та не може нести негативні наслідки за окремі її недоліки, а підставою для призначення пенсії є наявність страхового стажу необхідного розміру, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
Також, Верховний Суд у постановах від 24.05.2018 по справі №490/12392/16-а та від 04.09.2018 по справі №423/1881/17 висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Наведена позиція узгоджується також із постановою Верховного Суду від 04.07.2023 у справі №580/4012/19.
Формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Аналогічна правова позиція викладена в постанові Верховного Суду від 30.09.2019 у справі №638/18467/15-а.
Суд апеляційної інстанції наголошує, що недоліки оформлення трудових книжок відповідачем 2 виявлені вірно, але вони не можуть вважатися достатньою і самостійною підставою для відмови позивачу у зарахуванні до загального страхового стажу певного періоду роботи згідно такої трудової книжки, оскільки вина позивача в тому, що трудова книжка заповнена роботодавцем із порушенням встановленого порядку, відсутня.
У даному контексті слід зазначити, що підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи і визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Аналогічний висновок висловлений у постанові Верховного Суду від 17.07.2018 у справі №220/989/17.
Також апеляційний суд звертає увагу на принцип пропорційності, який вимагає співрозмірного обмеження прав і свобод людини для досягнення публічних цілей - органи влади, зокрема, не можуть покладати на громадян зобов`язання, що перевищують межі необхідності, які випливають із публічного інтересу, для досягнення цілей, які прагнуть досягнути за допомогою застосовуваної міри (або дій владних органів). Вказаний принцип передбачає наявність розумного співвідношення між метою, що передбачається для досягнення, та засобами, які використовуються. Необхідний баланс не буде дотриманий, якщо особа несе індивідуальний і надмірний тягар.
Так, відмова у зарахуванні певного періоду роботи до страхового стажу з підстав неналежного внесення відомостей у трудову книжку з вини роботодавця за наявності інформації у трудовій книжці, яка дає можливість встановити періоди роботи, посаду та підприємство, на якому працювала особа, є протиправною, оскільки покладає на особу надмірний індивідуальний тягар.
З огляду на вищевикладене, суд апеляційної інстанції вважає вірним висновок суду першої інстанції, що відповідач протиправно не включив до страхового стажу ОСОБА_1 період навчання з 07.09.1984 по 16.05.1986, період роботи з 28.11.1989 по 25.08.1990, згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_1 та не здійснив дослідження записів трудової книжки колгоспника серії НОМЕР_2 .
Відповідно до пункту 30 рішення Європейського Суду з прав людини у справі «Hirvisaari v. Finland» від 27.09.2001, рішення судів повинні достатнім чином містити мотиви, на яких вони базуються для того, щоб засвідчити, що сторони були заслухані, та для того, щоб забезпечити нагляд громадськості за здійсненням правосуддя.
Згідно пункту 29 рішення Європейського Суду з прав людини у справі «Ruiz Torija v. Spain» від 09.12.1994, статтю 6 не можна розуміти як таку, що вимагає пояснень детальної відповіді на кожний аргумент сторін. Відповідно, питання, чи дотримався суд свого обов`язку обґрунтовувати рішення може розглядатися лише в світлі обставин кожної справи.
Згідно пункту 41 висновку № 11 (2008) Консультативної ради європейських суддів до уваги Комітету Міністрів Ради Європи щодо якості судових рішень обов`язок суддів наводити підстави для своїх рішень не означає необхідності відповідати на кожен аргумент захисту на підтримку кожної підстави захисту. Обсяг цього обов`язку може змінюватися залежно від характеру рішення.
Враховуючи вищенаведене, апеляційний суд визнає, що суд першої інстанції, вирішуючи даний публічно-правовий спір, правильно встановив обставини справи та ухвалив законне рішення з дотриманням норм матеріального і процесуального права, рішення суду першої інстанції ґрунтується на повно, об`єктивно і всебічно з`ясованих обставинах, доводи апеляційної скарги їх не спростовують, а тому підстав для скасування рішення суду першої інстанції немає.
Згідно з ст. 77 Кодексу адміністративного судочинства України, кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених статтею 78 цього Кодексу. 
В адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача.
Зазначене положення поширюється на доказування правомірності оскаржуваного рішення (дії чи бездіяльності). Окрім доказування правових підстав для рішення (тобто правомірності), суб`єкт владних повноважень повинен доказувати фактичну підставу, тобто наявність фактів, з якими закон пов`язує можливість прийняття рішення, вчинення дії чи утримання від неї.
В розумінні ст. 242 Кодексу адміністративного судочинства України рішення суду повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним, обґрунтованим та відповідати завданню адміністративного судочинства, визначеному цим Кодексом.
Відповідно до ст. 316 Кодексу адміністративного судочинства України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Керуючись ст. ст. 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328 КАС України, суд, -
П О С Т А Н О В И В:
апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області залишити без задоволення, а рішення Волинського окружного адміністративного суду від 10 грудня 2025 року у справі № 140/11241/25 – без змін.

Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з дати її прийняття та касаційному оскарженню не підлягає, крім випадків, передбачених пунктом другим частини п`ятої статті 328 КАС України. 

Головуючий суддя	 	О. І. Довга 	
судді	 	І. І. Запотічний 	
 	 	Т. І. Шинкар