ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

10 червня 2026 року 	м. Дніпро	справа № 280/10855/25	

Третій апеляційний адміністративний суд 
у складі колегії суддів: головуючого - судді Кругового О.О. (доповідач),
суддів: Малиш Н.І., Шлай А.В., 
розглянувши в порядку письмового провадження в м. Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області на рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 11.02.2026 (суддя першої інстанції Татаринов Д.В.) в адміністративній справі №280/10855/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,-
ВСТАНОВИВ:
08 грудня 2025 року ОСОБА_1 звернулася до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області, в якому просила:
- визнати протиправною бездіяльність відповідача щодо не зарахування ОСОБА_1 до страхового стажу період роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів трудової книжки НОМЕР_1 від 25 серпня 1987 року;
- зобов`язати відповідача зарахувати до загального страхового стажу ОСОБА_1 період її роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів трудової книжки НОМЕР_1 від 25 серпня 1987 року, зробити перерахунок та виплатити пенсію, з урахуванням уже проведених платежів за вказаний період пенсійних виплат з 01 травня 2025 року.
В обґрунтування позовних вимог позивач зазначила, що їй з 27 травня 2025 року призначено пенсію за віком відповідно до положень Закону України №1058 «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» (далі – Закон №1058). Проте відповідачем безпідставно, на думку позивача, не зараховано до страхового стажу період роботи позивача з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року, оскільки запис про звільнення внесено з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджених наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29 липня 1993 року № 58. Позивач зазначає, що внесення записів до її трудової книжки належить до виключних повноважень роботодавця, за дії якого вона не повинна нести відповідальність, у зв`язку з чим, позивач звернулася до суду з цим позовом.
Рішенням Запорізького окружного адміністративного суду від 11.02.2026 адміністративний позов ОСОБА_1 було задоволено частково.
Визнано протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області щодо відмови у зарахуванні ОСОБА_1 до страхового стажу період роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів трудової книжки НОМЕР_1 від 25 серпня 1987 року.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області зарахувати до загального страхового стажу ОСОБА_1 період її роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів трудової книжки НОМЕР_1 від 25 серпня 1987 року, зробити перерахунок та виплатити пенсію, з урахуванням уже проведених платежів за вказаний період пенсійних виплат з 01 вересня 2025 року.
В задоволенні решти позовних вимог відмовлено.
Не погодившись з рішенням суду першої інстанції, Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області звернулось з апеляційною скаргою, в якій просило скасувати вищезазначене рішення та прийняти нову постанову про відмову в задоволенні позовних вимог в повному обсязі.
В обґрунтування апеляційної скарги відповідач зазначив, що заява про перерахунок пенсії позивача від 09 вересня 2025 року розглянута позивачем в порядку звернення громадян. Вказує, що рішення про призначення пенсії позивачу за віком приймалось ГУ ПФУ в Івано-Франківській області, а відтак і не зарахування спірного періоду роботи було першочергово здійснено ним, а не відповідачем по справі. Вказує, що органами пенсійного фонду правомірно до страхового стажу не зараховано період роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів №9-10 трудової книжки НОМЕР_2 від 25 серпня 1987 року, оскільки запис про звільнення внесено з порушенням вимог Інструкції (дата звільнення (30 грудня 1994 року) не відповідає даті наказу (29 січня 1993 року) що свідчить про відсутність підстав для задоволення заяви про перерахунок пенсії позивача. 
Розгляд справи здійснено в порядку письмового провадження, на підставі ст. 311 КАС України.
Перевіривши матеріали справи, оцінивши доводи апеляційної скарги та правильність застосування судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права в межах доводів останньої, колегія суддів дійшла висновку, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню, виходячи з наступного.
Як встановлено судом першої інстанції, 27 травня 2025 року позивач, ОСОБА_1 звернулась до органів пенсійного фонду із заявою про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
З урахуванням принципу екстериторіальності заява позивача про призначення пенсії за віком передана на розгляд до Головного управління Пенсійного фонду України в Івано-Франківській області.
За результатами розгляду вищезазначеної заяви позивачу рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Івано- Франківській області з 27 травня 2025 року. 
З розрахунку стажу позивачу стало відомо про не зарахування до її страхового стажу періоду роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів трудової книжки НОМЕР_1 від 25 серпня 1987 року.
09 вересня 2025 року позивач звернулась до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області із заявою про зарахування вищезазначеного періоду роботи до її страхового стажу та перерахунку пенсії.
Листом від 08 жовтня 2025 року Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області відмовило позивачу у задоволенні вищезазначеної заяви у зв`язку із внесенням запису про звільнення у трудову книжку позивача з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджених наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29 липня 1993 року № 58. Також, вказаним листом позивачу повідомлено про необхідність надання уточнюючої довідки з метою зарахування спірного періоду роботи позивача до її страхового стажу.
Позивач не погоджуючись із діями органів пенсійного фонду в частині відмови у зарахуванні до страхового стражу періоду роботи з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року відповідно до записів трудової книжки НОМЕР_1 від 25 серпня 1987 року звернулась до суду з даним позовом.
Вирішуючи спір між сторонами та задовольняючи позовні вимоги, суд першої інстанції виходив з того, що неврахування відповідачем - Головним управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області під час розгляду заяви про перерахунок пенсії від 09 вересня 2025 року відомостей про роботу згідно трудової книжки серії НОМЕР_2 від 25 серпня 1987 року носить формальний характер і не відповідає вимогам пенсійного законодавства, відповідачем не було забезпечено розгляду наданої позивачем заяви про перерахунок пенсії за віком шляхом всебічного, повного та об`єктивного розгляду всіх поданих документів, у зв`язку з чим суд вважає, що з метою ефективного захисту прав позивача вказаний вказані у трудовій книжці позивача періоди роботи підлягають зарахуванню до її страхового стажу.
Суд апеляційної інстанції погоджується з висновками суду першої інстанції, з огляду на наступне.
Відповідно до статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Статтею 46 Конституції України визначено, що громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Призначення, виплата та перерахунок пенсій регулюється Законами України “Про пенсійне забезпечення” від 05 листопада 1991 року №1788-XII (далі - Закон №1788-XII), “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” від 09 листопада 2003 року №1058-IV (далі - Закон №1058-IV)
Відповідно до статті 1 Закону №1058-IV пенсія - щомісячна пенсійна виплата в солідарній системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, яку отримує застрахована особа в разі досягнення нею передбаченого цим Законом пенсійного віку чи визнання її особою з інвалідністю, або отримують члени її сім`ї у випадках, визначених цим Законом.
Статтею 8 Закону №1058-IV передбачено право громадян України на отримання пенсійних виплат та соціальних послуг.
Згідно абзацу 2 пункту 15 розділу ХV "Прикінцеві положення" Закону №1058-IV (у редакції Закону України №3108-IV від 17 листопада 2005 року “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України у зв`язку з прийняттям Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”) положення Закону №1788-XII застосовуються в частині визначення права на пенсію за віком на пільгових умовах і за вислугу років.
Статтею 7 Закону №1788-XII передбачено, що звернення за призначенням пенсії може здійснюватися у будь-який час після виникнення права на пенсію. При цьому, пенсії за віком і по інвалідності призначаються незалежно від того, припинено роботу на час звернення за пенсією чи вона продовжується
Згідно з частинами 1, 3 статті 44 Закону №1058-IV призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених цим Законом. Органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
Однією із обов`язкових умов для призначення пенсії є підтвердження особою відповідного страхового стажу.
Частиною 1 статті 26 Закону №1058-IV визначено умови призначення пенсії за віком, відповідно до якої особи починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу, зокрема з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року - не менше 31 року.
Страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Відповідно до статті 56 Закону №1788-XII до стажу зараховується до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
За приписами статті 62 Закону №1788-XII основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до частини 4 статті 24 Закону №1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
За період до 1 січня 2004 обчислення трудового стажу здійснювалося згідно зі статтями 56-63 Закону №1788-XII.
Як встановлено судом під час розгляду справи, в пенсійній справі позивача наявна копія трудової книжки НОМЕР_2 від 25 серпня 1987 року згідно якої у період з 29 вересня 1990 року по 30 грудня 1994 року у Нижньо-Хортицькому сільському клубі на посаді завідуючої.
Суд зазначає, що на час початку заповнення належної позивачу трудової книжки серії НОМЕР_2 від 25 серпня 1987 року була чинною Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, затверджена постановою Державного Комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20 червня 1974 року №162 (далі - Інструкція №162).
Підпунктом 2.2. пункту 2 Інструкції №162 передбачалося, що заповнення трудової книжки вперше проводиться адміністрацією підприємства в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийому на роботу.
Пунктом 2.3 Інструкції № 162 було визначено, що всі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, також по нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються акуратно, кульковою або з пером ручкою, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.
Згідно з підпунктами 2.10 та 2.11. пункту 2 Інструкції №162 відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Освіта - середня, середня спеціальна і вища - вказується тільки на підставі документів (атестата, посвідчення, диплома). Запис про незакінчену середню або незакінчену вищу освіті також може бути проведена лише на підставі відповідних документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу і т. п.). Професія або спеціальність записується у трудовій книжці на підстав документа про освіту або іншого належним чином оформленого документа. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після того ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Пунктом 2.12 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженого спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення № 58 від 29 липня 1993 року, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України № 17 серпня 1993 року за № 110, передбачено, що після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Згідно пункту 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, у графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства.
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 пишеться: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у "Класифікаторі професій. Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що мають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Відповідно до пункту 1 постанови Ради Міністрів СССР та ВЦСПС від 06 вересня 1973 року №656 “Про трудові книжки робітників та службовців” встановлено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робочих та державних службовців, кооперативних і громадських підприємств, установ та організацій, що пропрацювали більше 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових роботах, а також на позаштатних працівників при умові, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Пунктом 13 вказаної постанови “Про трудові книжки робітників та службовців” при звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження та подяки, занесені до трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, в установі, підприємстві засвідчуються підписом керівника або спеціально уповноваженої особи та печаткою.
При цьому, відповідно до пункту 18 вказано постанови відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несуть спеціально уповноважені особи, що призначені наказом керівника підприємства, установи, організації.
З 29 липня 1993 року порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58 (далі - Інструкція №58), яка містить аналогічні вимоги щодо внесення записів до трудових книжок, що й Інструкція №162.
Відповідно до пункту 1 Інструкції №58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п`ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Разом з тим, у силу пункту 2.6. Інструкції №58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Згідно з абзацом 2 пункту 6.1 Інструкції №58 у разі невірного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
З приписів порядку ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, що визначався Інструкцією, затвердженою постановою Державного Комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20 червня 1974 року №162 та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 №58 вбачається, що заповнення трудової книжки здійснюється роботодавцем, а не працівником. Отже, відповідальним за заповнення трудової книжки вперше, в тому числі і внесення до трудової книжки записів щодо прийняття на роботу та звільнення з неї, є підприємство роботодавець, а відтак відсутня вина позивача в тому, що трудову книжку роботодавцем оформлено із порушенням.
Встановлені обставини справи свідчать, що в трудовій книжці позивача НОМЕР_2 від 25 серпня 1987 року, копія якої наявна в матеріалах справи, в розділі Відомості про роботу чітко по хронології відображено місце та роботу, яку виконував позивач, наявний відтиск печатки.
При цьому, ані Інструкцією № 162, ані Інструкцією № 58 не встановлено вимог щодо зазначення ідентифікаційного коду суб`єкту господарської діяльності або ЄДРПОУ у печатці підприємства, яке засвідчує запис працівника про його прийняття на посаду/звільнення із посади.
Крім того суд зазначає, що позивач не може нести негативні наслідки у зв`язку із неправильним заповненням роботодавцем трудової книжки, як-то дописування записів про прийняття на роботу чи звільнення з неї іншим почерком.
Наведене вище узгоджується з позицією Верховного Суду, викладеній у постанові № 687/975/17 від 21 лютого 2018 року, висновок якого суд враховує при виборі і застосуванні норми права до спірних правовідносин (частина 5 статті 242 КАС України).
Колегія суддів погоджується з висновками суду першої інстанції що формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Зазначена позиція повністю узгоджється з позицією Верховного Суду викладену у постанові від 25 квітня 2019 року у справі №593/283/17.
Окрім того, суд вважає за необхідне зазначити, що згідно з статтею 62 Закону №1788 та підпункту 4 пункту 4.2 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, затвердженого постановою Правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року № 22-1, при прийманні документів орган, що призначає пенсію: 1) перевіряє правильність оформлення заяви, відповідність викладених у ній відомостей про особу даним паспорта та документам про стаж; 2) перевіряє зміст і належне оформлення наданих документів; 3) перевіряє копії відповідних документів, фіксує й засвідчує виявлені розбіжності (невідповідності).
Орган, що призначає пенсію, має право вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних осіб дооформлення у тримісячний строк з дня подання заяви прийнятих і подання додаткових документів, передбачених законодавством, а також перевіряти обґрунтованість їх видачі.
Відповідну постанову по справі № 638/18467/15-а Верховний Суд прийняв 30 вересня 2019 року.
Однак, як правильно встановлено судом першої інстанції, відповідачем не здійснено жодних дій, спрямованих на отримання відомостей, додаткових документів, на підставі яких можна було б додатково підтвердити спірний стаж позивача.
В свою чергу, доводи апеляційної скарги про те, що не зарахувнання спірних періодів роботи здійснено іншим органом пенсійного фонду, колегія суддів вважає безпідставною, оскільки заява про перерахунок пенсії від 09 вересня 2025 року розглянута саме відповідачем по справі, 
З урахуванням вищевикладеного колегія суддів погоджується з висновками суду першої інстанції в частині задоволених позовних вимог ОСОБА_1 .
Колегія суддів приходить до висновку, що рішення суду першої інстанції є законним та обґрунтованим, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду, а тому підстави для зміни чи скасування рішення суду – відсутні.
Керуючись ст. ст. 243, ст. 308, ст. 311, ст. 315, ст. 316, 321, 325 КАС України суд, -
ПОСТАНОВИВ :
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області – залишити без задоволення.
Рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 11.02.2026 в адміністративній справі №280/10855/25– залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її прийняття та касаційному оскарженню не підлягає, за винятком наявності підстав передбачених п. 2 ч. 5 ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України.

Головуючий - суддя О.О. Круговий 

суддя Н.І. Малиш 

суддя А.В. Шлай