ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ 
19 березня 2026 року справа №200/2067/25 

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: судді-доповідача Казначеєва Е.Г., суддів Сіваченка І.В., Геращенка І.В., розглянувши в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 16 червня 2025 р. у справі № 200/2067/25 (головуючий І інстанції Зеленов А.С. ) за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про визнання протиправними дій, скасування рішення та зобов`язання вчинити певні дії ,- 

ВСТАНОВИВ:

ОСОБА_1 (далі – позивач, ОСОБА_1 ) звернувся до Донецького окружного адміністративного суду з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (далі – відповідач, ГУПФУ), в якому просив: 
- визнати протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, а саме: рішення про відмову в перерахунку пенсії відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, враховуючи продовжений трудовий стаж, який складає більш як 24 місяці, після призначення пенсії незалежно від перерв у роботі, ОСОБА_2 № 056650003311 від 15.11.2024;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_2 з моменту звернення із заявою про перерахунок пенсії 08.11.2024 відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, враховуючи продовжений трудовий стаж, який складає більш як 24 місяці, після призначення пенсії незалежно від перерв у роботі зі врахуванням заробітної плати з 05.01.2020 по 03.09.2024;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_2 з моменту звернення із заявою про перерахунок пенсії 08.11.2024 зі врахуванням до стажу періодів роботи з 08.02.1988 по 01.01.1991.
Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 16 червня 2025 року задоволено позовні вимоги, а саме суд: 
Визнав протиправним та скасував рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 15.11.2024 №056650003311 про відмову здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_1 .
Зобов`язав Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_1 відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" за його заявою від 08.11.2024 враховуючи продовжений трудовий стаж, який складає більш як 24 місяці, після призначення пенсії незалежно від перерв у роботі зі врахуванням заробітної плати з 05.01.2020 по 03.09.2024.
Зобов`язав Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області здійснити перерахунок пенсії ОСОБА_2 з моменту звернення із заявою про перерахунок пенсії 08.11.2024 зі врахуванням до стажу періодів роботи з 08.02.1988 по 01.01.1991.
Стягнув з Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області за рахунок бюджетних асигнувань на користь ОСОБА_1 судовий збір у розмірі 2422,40 грн.
Відповідач, не погодившись з рішенням суду першої інстанції подав апеляційну скаргу, в якій просить скасувати рішення суду першої інстанції та ухвалити нове рішення, яким відмовити в задоволені позовних вимог. 
В обґрунтування скарги зазначено, що відомості про трудову діяльність особи повинні бути внесені до трудової книжки акуратно та розбірливо, оскільки від якості заповнення трудової книжки та внесення усіх необхідних записів, що стосуються трудової діяльності особи, залежить можливість підтвердження наявного страхового стажу такої особи для призначення пенсії, за відсутності інших документів, зокрема архівних довідок про періоди роботи такої особи.
При обчисленні страхового стажу ОСОБА_1 відповідно до трудової книжки НОМЕР_1 від 25.07.1978 не враховано період роботи 08.02.1988 по 01.01.1991, оскільки в записі про переведення на іншу посаду наявне виправлення в даті розпорядження, чим порушено пункт 2.6 «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 № 58, яким визначено, що у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Для врахування періоду роботи з 08.02.1988 по 01.01.1991 до страхового стажу необхідно надати уточнюючі довідки. Уточнюючі довідки відповідно до Порядку №637 не надавались.
Щодо зобов`язання здійснити перерахунок пенсії відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», враховуючи продовжений трудовий стаж, який складає більш як 24 місяці, після призначення пенсії незалежно від перерв у роботі зі врахуванням заробітної плати з 05.01.2020 по 03.09.2024, Головне управління Пенсійного фонду зазначає, що з 01.04.2024 по пенсійній справі ОСОБА_1 автоматичним способом проведено перерахунок пенсії відповідно до ч .4 ст. 42 Закону № 1058 (по стажу) за доцільності. Страховий стаж зараховано по 29.02.2024
Оскільки не минуло 24 місяці підставі відсутні для проведення перерахунку пенсії відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону № 1058 за заявою від 08.11.2024.
Відповідно до частини 1 статті 311 Кодексу адміністративного судочинства України, суд апеляційної інстанції розглянув справу в порядку письмового провадження за наявними у справі матеріалами.
Суд, заслухавши суддю-доповідача, дослідивши матеріали справи, доводи апеляційної скарги, здійснюючи апеляційний перегляд у межах доводів та вимог апеляційної скарги, відповідно до частини 1 статті 308 Кодексу адміністративного судочинства України, встановив наступне. 
ОСОБА_1 перебуває на обліку в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Донецькій області та отримує пенсію за віком відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” від 09.07.2003 №1058-IV (далі - Закон № 1058) з 05.01.2020.
Позивач мав статус працюючого пенсіонера до 03.09.2024, що підтверджується записами в трудовій книжці НОМЕР_1 від 25.07.1978.
Відповідно до листа відповідача від 02.09.2024 №23315-20579/Б-02/8-0500/24 позивачу перший перерахунок пенсії з урахуванням страхового стажу після призначення пенсії було проведено 01.03.2022 за 1 рік 10 місяців (з 05.01.2020-31.10.2021). Другий перерахунок було проведено в автоматичному режимі 01.04.2024 (без попереднього звернення) з урахуванням страхового стажу, але без врахування заробітної плати. Після перерви в трудовій діяльності Позивач знову почав працювати та на момент здійснення другого перерахунку 01.04.2024 набув ще страхового стажу 1 рік 1 місяць (з 01.02.2023 -29.02.2024).
Тобто, страховий стаж після призначення пенсії 05.01.2020 для перерахунку пенсії з урахуванням набутої за цей період заробітної плати склав 2 роки 11 місяців, що загалом є 35 місяців.
Проте Головним управлінням Пенсійного фонду України в Донецькій області під час проведення автоматичного перерахунку 01.04.2024 не було враховано страховий стаж, отриманий після проведення попереднього перерахунку пенсії 01.03.2022, а саме 1 рік 1 місяць, що підтверджується листом Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 02.09.2024. 
Позивач працював після призначення пенсії за віком та набув необхідний страховий стаж у період з 05.01.2020 по 31.10.2021 та з 01.02.2023 по 29.02.2024, відповідно перерахунок 01.04.2024 повинен був проводитись з урахуванням відповідних періодів страхового стажу та заробітної плати, тому позивач 08.11.2024 звернувся до Територіального органу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області із заявою про перерахунок пенсії відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”.
Загальний страховий стаж після призначення пенсії за віком складає з 05.01.2020 -31.10.2021 та 01.02.2023 по 03.09.2024-3 роки 5 місяців.
Заяву Позивача було направлено на розгляд за принципом екстериторіальності до відділу перерахунків пенсій № 4 управління пенсійного забезпечення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області.
Рішенням № 056650003311 від 15.11.2024 ОСОБА_1 відповідачем було відмовлено в проведенні перерахунку пенсії, з посиланням на те, що 01.04.2024 позивачу в автоматичному режимі було проведено масовий перерахунок пенсії по стажу відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону № 1058 та враховано стаж по 29.02.2024, оскільки, з дати попереднього перерахунку пенсії не минуло двох років, то прийнято рішення про відмову в перерахунку пенсії.
Крім того, позивачу при обчисленні страхового стажу відповідно до трудової книжки НОМЕР_1 від 25.07.1978 не враховано відповідачем період роботи 08.02.1988 по 01.01.1991, оскільки в записі про переведення на іншу посаду наявне виправлення в даті розпорядження, чим порушено пункт 2.6 “Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників” від 29.07.1993 № 58, яким визначено, що у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Надаючи правову оцінку встановленим обставинам справи та фактам, колегія суддів зазначає наступне.
Частиною 2 статті 19 Конституції Україні передбачено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Згідно із статтею 46 Конституції України, норми якої є нормами прямої дії, громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх в разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та інших випадках передбачених законом. Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними. Пенсії, інші види соціальних виплат та допомоги, що є основним джерелом існування, мають забезпечувати рівень життя, не нижчий від прожиткового мінімуму, встановленого законом.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг визначає Закон України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” № 1058-IV (далі – Закон № 1058-IV).
Статтею 8 Закону № 1058-IV передбачено право громадян України на отримання пенсійних виплат та соціальних послуг.
Частина 3 статті 4 Закону № 1058-IV визначає, що виключно законами про пенсійне забезпечення визначаються: види пенсійного забезпечення; умови участі в пенсійній системі чи її рівнях; пенсійний вік для чоловіків та жінок, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат; джерела формування коштів, що спрямовуються на пенсійне забезпечення; умови, норми та порядок пенсійного забезпечення; організація та порядок здійснення управління в системі пенсійного забезпечення.
На підставі частини 1 статті 44 Закону № 1058-IV, призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених цим Законом.
Звернення за призначенням (перерахунком) пенсії здійснюється шляхом подання заяви та інших документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії, до територіального органу Пенсійного фонду або до уповноваженого ним органу чи уповноваженої особи застрахованою особою особисто або через законного представника недієздатної особи, особи, дієздатність якої обмежена, малолітньої або неповнолітньої особи.
Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсії визначається правлінням Пенсійного фонду за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення.
Частиною 4, 5 статті 45 Закону № 1058-IV визначено, що перерахунок призначеної пенсії, крім випадків, передбачених частиною першою статті 35, частиною другою статті 38, частиною третьою статті 42 і частиною п`ятою статті 48 цього Закону, провадиться в такі строки:
у разі виникнення права на підвищення пенсії - з першого числа місяця, в якому пенсіонер звернувся за перерахунком пенсії, якщо відповідну заяву з усіма необхідними документами подано ним до 15 числа включно, і з першого числа наступного місяця, якщо заяву з усіма необхідними документами подано ним після 15 числа;
у разі настання обставин, які тягнуть за собою зменшення пенсії, - з першого числа місяця, в якому настали ці обставини, якщо вони мали місце до 15 числа включно, і з першого числа наступного місяця, якщо вони мали місце після 15 числа.
Документи про призначення (перерахунок) пенсії розглядає територіальний орган Пенсійного фонду та не пізніше 10 днів з дня їх надходження приймає рішення про призначення (перерахунок) або про відмову в призначенні (перерахунку) пенсії.
Цей строк може бути продовжено за рішенням керівника територіального органу Пенсійного фонду України на строк проведення додаткової перевірки достовірності відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умов їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством, для визначення права на пенсію, але не більше ніж на 15 днів.
За положеннями ст. 40 Закону № 1058-IV, для обчислення пенсії враховується заробітна плата (дохід) за весь період страхового стажу починаючи з 1 липня 2000 року. За бажанням пенсіонера та за умови підтвердження довідки про заробітну плату первинними документами або в разі, якщо страховий стаж починаючи з 1 липня 2000 року становить менше 60 місяців, для обчислення пенсії також враховується заробітна плата (дохід) за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд по 30 червня 2000 року незалежно від перерв.
З приписами ч. 4 ст. 42 Закону № 1058-IV, у разі якщо застрахована особа після призначення пенсії продовжувала працювати, перерахунок пенсії проводиться з урахуванням не менш як 24 місяців страхового стажу після призначення (попереднього перерахунку) пенсії незалежно від перерв у роботі. Перерахунок пенсії проводиться із заробітної плати (доходу), з якої обчислена пенсія.
За бажанням пенсіонера перерахунок пенсії проводиться із заробітної плати за періоди страхового стажу, зазначені в частині першій статті 40 цього Закону, із застосуванням показника середньої заробітної плати (доходу), який враховувався під час призначення (попереднього перерахунку) пенсії.
У разі якщо застрахована особа після призначення (перерахунку) пенсії має менш як 24 місяці страхового стажу, перерахунок пенсії проводиться не раніше ніж через два роки після призначення (попереднього перерахунку) з урахуванням страхового стажу після її призначення (попереднього перерахунку) та заробітної плати, з якої призначено (попередньо перераховано) пенсію.
Якщо пенсіонер, який продовжував працювати, набув стажу, достатнього для обчислення пенсії відповідно до частини першої статті 28 цього Закону, за його заявою проводиться відповідний перерахунок пенсії незалежно від того, скільки часу минуло після призначення (попереднього перерахунку) пенсії, з урахуванням заробітної плати, з якої призначено (попередньо перераховано) пенсію.
Відповідно до статті 1 Закону № 1058, застрахована особа - фізична особа, яка відповідно до цього Закону підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню і сплачує (сплачувала) та/або за яку сплачуються чи сплачувалися у встановленому законом порядку страхові внески на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування та до накопичувальної системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування;
Страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягала державному соціальному страхуванню, якою або за яку сплачувався збір на обов`язкове державне пенсійне страхування згідно із законодавством, що діяло раніше, та/або підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню згідно із цим Законом і за який сплачено страхові внески;
Страхові внески - кошти відрахувань на соціальне страхування, збір на обов`язкове державне пенсійне страхування та страхові внески на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування, сплачені (які підлягають сплаті) згідно із законодавством, що діяло раніше; надходження від сплати єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування, що спрямовуються на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування;
Страхувальники - роботодавці та інші особи, які відповідно до закону сплачують єдиний внесок на загальнообов`язкове державне соціальне страхування та/або є платниками відповідно до цього Закону.
Відповідно до статті 24 Закону № 1058-IV, страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
До страхового стажу для обчислення розміру пенсії за віком, з якого обчислюється розмір пенсії по інвалідності або у зв`язку з втратою годувальника, крім наявного страхового стажу, зараховується також на загальних підставах відповідно період з дня встановлення інвалідності до досягнення застрахованою особою віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону, та період з дня смерті годувальника до дати, коли годувальник досяг би віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону.
Період, протягом якого особа, яка підлягала загальнообов`язковому державному соціальному страхуванню на випадок безробіття, отримувала допомогу по безробіттю (крім одноразової її виплати для організації безробітним підприємницької діяльності), допомогу по частковому безробіттю, допомогу по частковому безробіттю на період карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2, та матеріальну допомогу у період професійної підготовки, перепідготовки або підвищення кваліфікації, включається до страхового стажу.
Час перебування на інвалідності у зв`язку з нещасним випадком на виробництві або професійним захворюванням зараховується до стажу роботи із шкідливими умовами, який дає право на призначення пенсії на пільгових умовах і у пільгових розмірах.
Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
У разі якщо за період з 1 липня 2000 року по 31 грудня 2016 року в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування відсутні відомості, необхідні для обчислення страхового стажу військовослужбовцям (крім військовослужбовців строкової військової служби), поліцейським, особам рядового і начальницького складу відповідно до цього Закону, страховий стаж обчислюється на підставі довідки про проходження військової служби та про сплачені суми страхових внесків.
Страховий стаж обчислюється в місяцях. Неповний місяць роботи, якщо застрахована особа підлягала загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню або брала добровільну участь у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови, що сума сплачених за цей місяць страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати, є не меншою, ніж мінімальний страховий внесок.
Якщо сума сплачених за відповідний місяць страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати, є меншою, ніж мінімальний страховий внесок, цей період зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови здійснення в порядку, визначеному правлінням Пенсійного фонду, відповідної доплати до суми страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати на дату здійснення доплати, таким чином, щоб загальна сума сплачених коштів за відповідний місяць була не меншою, ніж мінімальний страховий внесок. 
Страховий стаж враховується в одинарному розмірі, крім випадків, передбачених цим Законом.
За кожний повний рік стажу роботи (врахованого в одинарному розмірі) на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затвердженим Кабінетом Міністрів України, зайнятість на яких давала та дає право на пенсію на пільгових умовах, до страхового стажу додатково зараховується по одному року.
Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Пільговий порядок обчислення стажу роботи, передбачений законодавством, що діяло раніше, за період з 1 січня 2004 року застосовується виключно в частині визначення права на пенсію за віком на пільгових умовах та за вислугу років.
За частиною 2 статті 27 Закону № 1058-IV, за бажанням застрахованої особи частина розміру пенсії за віком за період страхового стажу, набутого до дня набрання чинності цим Законом, може бути визначена відповідно до раніше діючого законодавства, а частина розміру пенсії за період страхового стажу, набутого після набрання чинності цим Законом, - відповідно до цього Закону.
При цьому частина розміру пенсії за віком, обчислена за раніше діючим законодавством, не може перевищувати максимальних розмірів пенсій, визначених законом для відповідних категорій пенсіонерів, та не може бути нижчою, ніж розмір трудової пенсії за віком з урахуванням цільової грошової допомоги на прожиття, що діяли на день набрання чинності цим Законом.
Розмір пенсії за віком, обчислений за раніше діючим законодавством, підвищується з дня набрання чинності цим Законом до дня її призначення в порядку, передбаченому частинами першою та другою статті 42 цього Закону.
Так, законами України про Державний бюджет на відповідні роки передбачаються зростання мінімальної заробітної плати, у зв`язку з чим пенсійний орган в автоматичному режимі перераховує мінімальний розмір пенсійних виплат для непрацюючих пенсіонерів, які досягли віку 65 років та мають страховий стаж не менше 30 років для жінок та 35 років для чоловіків (ч. 2 ст. 28 Закону № 1058).
Згідно з частинами 1 та 2 статті 28 Закону № 1058 мінімальний розмір пенсії за віком за наявності у чоловіків 35 років, у жінок 30 років страхового стажу встановлюється в розмірі прожиткового мінімуму для осіб, які втратили працездатність, визначеного законом. За кожний повний рік страхового стажу понад 35 років чоловікам і 30 років жінкам пенсія за віком збільшується на 1 відсоток розміру пенсії, обчисленої відповідно до статті 27 цього Закону, але не більш як на 1 відсоток мінімального розміру пенсії за віком, передбаченого абзацом першим цієї частини.
Наявний в особи понаднормовий страховий стаж не може бути обмежений. З 1 січня 2018 року для осіб, які досягли віку 65 років, мінімальний розмір пенсії за віком за наявності у чоловіків 35 років, у жінок 30 років страхового стажу встановлюється в розмірі 40 відсотків мінімальної заробітної плати, визначеної законом про Державний бюджет України на відповідний рік, але не менше прожиткового мінімуму для осіб, які втратили працездатність, визначеного законом.
На підставі частини 3 статті 28 Закону № 1058 за наявності страхового стажу меншої тривалості, ніж передбачено абзацом першим частини першої цієї статті, мінімальний розмір пенсії за віком встановлюється у розмірі, пропорційному до наявного страхового стажу, виходячи з прожиткового мінімуму, встановленого для осіб, які втратили працездатність, визначеного законом.
Закон №1058-IV набрав чинності 1 січня 2004 року. До цього моменту пенсійні відносини врегульовувалися Законом України "Про пенсійне забезпечення" від 5 листопада 1991 року №1788-XII (далі - Закон №1788-XII).
Також, відповідно до п. «а» ст. 56 Закону №1788-ХІІ, до стажу роботи зараховується будь-яка інша робота, на якій працівник підлягав державному соціальному страхуванню, або за умови сплати страхових внесків. 
Відповідно до ст. 62 Закону № 1788-XII та ч. 1 ст. 48 Кодексу Законів про працю України основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Згідно Порядку № 637, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами (п.1 Порядку).
Відповідно до п.3 Порядку № 637 встановлено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Відповідно до п. 17, 18 Порядку № 637, за відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв`язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
В такому ж порядку показаннями свідків підтверджується час роботи громадян із числа національних меншин, примусово виселених з місць постійного проживання в 30-40 роки, а також час роботи в колгоспі до 1965 року у випадках, коли неможливо одержати документи про наявний стаж роботи, незалежно від причин відсутності необхідних документів.
За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, трудовий стаж установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Відповідно до п.23, 24 Порядку № 637, документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, повинні бути підписані посадовими особами і засвідчені печаткою (у разі наявності).
Для підтвердження трудового стажу приймаються лише ті відомості про період роботи, які внесені в довідки на підставі документів.
Довідки, видані колгоспами при залишенні членом колгоспу роботи, а також довідки, видані в більш пізній період колгоспами, які згодом припинили свою діяльність, можуть братися до уваги й тоді, коли вони не містять підстав видачі.
Системний аналіз наведених норм права свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. Лише за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Аналогічна правова позиція викладена, зокрема, у постановах Верховного Суду від 20 лютого 2020 року у справі №415/4914/16-а, від 21 травня 2020 року у справі №550/927/17, від 16 червня 2020 року у справі №682/967/17 та від 19 червня 2020 року у справі №359/2076/17, від 18 листопада 2022 року у справі № 560/3734/22.
Стаж позивача у спірний період підтверджується записами у трудовій книжці.
Адміністративний суд під час перевірки правомірності рішення суб`єкта владних повноважень, повинен надати правову оцінку тим обставинам, які стали підставою для його прийняття та наведені безпосередньо у цьому рішенні, а не тим, які в подальшому були виявлені суб`єктом владних повноважень для доведення правомірності («виправдання») свого рішення.
Аналогічна правова позиція міститься у п. 75 постанови Верховного Суду від 17.12.2018 по справі №509/4156/15-а (адміністративне провадження №К/9901/7504/18).
Щодо посилання скаржника, як підставу не врахування спірного періоду до стажу на те, що трудова книжка заповнена з порушенням законодавства, суд зазначає наступне.
Пунктом 1.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, затверджена 20.06.1974 №162 ДК СРСР по праці і соціальним питанням, із змінами, яка діяла до 29.07.1993 (далі – Інструкція №162), визначалося, що питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання та обліку, регулюються постановою Ради Міністрів СРСР та ВЦСПС віл 06.09.1973 № 656 "Про трудові книжки працівників та службовців" (далі - Порядок №656) та цією Інструкцією.
Відповідно до п.1 Порядку № 656 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників і службовців. Трудові книжки ведуться на всіх робітників і службовців державних, кооперативних і громадських підприємств, установ і організацій, які працювали понад 5 днів, у тому числі на сезонних і тимчасових працівників, а також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Пунктом 18 Порядку № 656 передбачено, що відповідальність за організацію робіт з ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, що призначається наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а у передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Згідно з п.2.2 Інструкції №162, до трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я та по-батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
Також, суд враховує, що відповідно до п.2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників затверджену Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі - Інструкція № 58) визначено, що усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
За приписами п.4.1 ч.1 Інструкції №58 записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. 
Враховуючи положення п.2.3 Інструкції № 58, записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону
Згідно з п.2.6 Інструкції №58, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Згідно з абз. 2 п. 6.1 Інструкції № 58, у разі невірного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання, вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Згідно з пунктом 1.5 Інструкції № 58 питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку, регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 № 301 “Про трудові книжки працівників”, цією Інструкцією та іншими актами законодавства.
Пунктом 3 постанови Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.1993 року № 301 визначено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.
Відповідно до пункту 4 Постанови № 301, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Таким чином, власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на його особисті права.
Отже, посилання відповідача, як підставу відмови у задоволені позову, на порушення вимог законодавства в частині заповнення трудової книжки, не відповідає положенням законодавства та не може бути підставою для відмови у зарахуванні спірних періодів. 
Суд наголошує, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці, та її ведення. Вказані відповідачем обставини, не можу бути підставою для неврахування записів у трудовій книжці та виключення періодів роботи з трудового стажу позивача, оскільки працівник не може відповідати за неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки з вини адміністрації підприємства (установи) не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист. 
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 по справі № 677/277/17, від 21 лютого 2018 року у справі № 687/975/17, від 11 травня 2022 року у справі № 120/1089/19-а, від 18 листопада 2022 року у справі № 560/3734/22, 04 липня 2023 року у справі № 580/4012/19.
Верховний Суд у постанові від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а (провадження № К/9901/2310/18) висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Отже, посилання відповідача, як підставу відмови у задоволені позову, на порушення вимог законодавства в частині заповнення трудової книжки, не відповідає положенням законодавства та не може бути підставою для відмови у зарахуванні спірних періодів. 
Будь яких доказів щодо неналежності трудової книжки позивачеві або відомостей зазначених в ній відповідачем не надано.
Тобто, трудова книжка позивача містить всі належні записи про роботу, що дають право на зарахування всього спірного періоду роботи.
З огляду на встановлені судом обставини та докази, суд дійшов до висновку, що відповідачем неправомірно відмовлено у зарахуванні спірного періоду до стажу позивача.
Таки чином, матеріали справи містять належні усі передбачені законодавством документи щодо підтвердження стажу, зокрема Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", затвердженого Постанова правління Пенсійного фонду України 25 листопада 2005 року N 22-1 (далі – Порядок № 22-1) та Порядком № 637, які підтверджують роботу позивача.
З огляду на встановлені судом обставини та докази, суд дійшов до висновку, що відповідачем неправомірно відмовлено у зарахуванні спірного періоду роботи позивача до стажу.
Щодо перерахунку пенсії позивача з моменту звернення із заявою про перерахунок пенсії 08.11.2024 відповідно до ч. 4 ст. 42 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», враховуючи продовжений трудовий стаж, який складає більш як 24 місяці, після призначення пенсії незалежно від перерв у роботі зі врахуванням заробітної плати з 05.01.2020 по 03.09.2024, колегія суддів зазначає наступне. 
За положенням ст. 42 Закону № 1058, якщо пенсіонер, який продовжував працювати, набув стажу, достатнього для обчислення пенсії відповідно до частини першої статті 28 цього Закону, за його заявою проводиться відповідний перерахунок пенсії незалежно від того, скільки часу минуло після призначення (попереднього перерахунку) пенсії, з урахуванням заробітної плати, з якої призначено (попередньо перераховано) пенсію.
Так, позивач після призначення пенсії за віком, продовжив працювати та набув страховий стаж більше 24 місяців, звернулася до пенсійного органу 08.11.2024 з заявою про перерахунок пенсії з врахуванням набутого стажу та заробітної плати.
Матеріали справи свідчать, що позивачу 01.04.2024 проведено перерахунок пенсії без врахування заробітної плати набутої після призначення пенсії.
Так, у даному випадку застосуванню підлягають положення статті 28, 42 Закону № 1058 у редакції, чинній на відповідний період, які відповідачем застосовані не були, що призвело до заниження розміру пенсії позивача та відповідно призвели до порушення його пенсійних прав.
Отже враховуючи норми Закону 1058-ІV, суд приходить до висновку що відповідачем протиправно не проведено перерахунок позивачу пенсії відповідно до ст. 42 Закону № 1058-ІV.
За положенням ч. 2 ст. 77 КАС України, в адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача.
Згідно практики Європейського суду з прав людини та зокрема, рішення у справі Серявін та інші проти України від 10 лютого 2010 року, заява 4909/04, відповідно до п.58 якого згідно з його усталеною практикою, яка відображає принцип, пов`язаний з належним здійсненням правосуддя, у рішеннях судів та інших органів з вирішення спорів мають бути належним чином зазначені підстави, на яких вони ґрунтуються. Хоча пункт 1 статті 6 Конвенції зобов`язує суди обґрунтовувати свої рішення, його не можна тлумачити як такий, що вимагає детальної відповіді на кожен аргумент. Міра, до якої суд має виконати обов`язок щодо обґрунтування рішення, може бути різною в залежності від характеру рішення (рішення у справі Руїс Торіха проти Іспанії від 9 грудня 1994 року, серія A, N 303-A, п.29).
Статтею 316 КАС України визначено, що суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
На підставі викладеного, суд апеляційної інстанції вважає, що апеляційну скаргу необхідно залишити без задоволення, а рішення суду без змін.
Керуючись статями 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 16 червня 2025 р. у справі № 200/2067/25 - залишити без задоволення.
Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 16 червня 2025 р. у справі № 200/2067/25 - залишити без змін.
Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з дати прийняття та не підлягає касаційному оскарженню до Верховного Суду, крім випадків, встановлених п.2 ч.5 ст.328 Кодексу адміністративного судочинства України.
Повне судове рішення складено та підписано колегією суддів 19 березня 2026 року.

Суддя-доповідач Е.Г. Казначеєв

Судді І.В. Сіваченко

І.В. Геращенко