ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ
12 лютого 2026 року 
м. Київ
справа № 480/4896/24
адміністративне провадження № К/990/44125/25 
Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду: 
судді-доповідача Юрченко В.П.,
суддів: Бившевої Л.І.,  Васильєвої І.А., 

розглянувши в порядку письмового провадження адміністративну справу №480/4896/24
за позовом Фізичної особи-підприємця ОСОБА_1 до Головного управління ДПС у Сумській області про визнання протиправним та скасування податкового повідомлення-рішення, провадження по якій відкрито
за касаційною скаргою Фізичної особи-підприємця ОСОБА_1 на рішення Сумського окружного адміністративного суду від 14.05.2025 (суддя Гелета С.М.) та постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 26.09.2025 (головуючий суддя Ральченко І.М., судді: Катунов В.В., Подобайло З.Г.),
В С Т А Н О В И В :
Фізична особа-підприємець ОСОБА_1 (далі також - позивачка) звернулась до суду з позовом до Головного управління ДПС у Сумській області (далі також - відповідач, контролюючий орган), в якому просила визнати протиправними та скасувати податкові повідомлення-рішення від 23.02.2024 №192218282404, №191718282404, №191518282404, №191118282404, №191318282404, №192118282404, №191918282404, №192518282404, №193618282404, №191218282404, №193518282404, №193318282404, №191418282404.
Позовні вимоги обґрунтовані тим, що висновки податкового органу ґрунтуються на обставинах ненадання позивачкою первинних бухгалтерських документів, однак, посилаючись на п.44.3 ст.44 Податкового кодексу України (далі також - ПК України, у редакції, чинній станом на 01.01.2017) позивачка вказала, що первинні документи, які використовуються нею в бухгалтерському та податковому обліку, у відповідності до приписів чинного законодавства, не обов`язкові для зберігання зі спливом 1095 днів. Відтак, на переконання позивачки, на час проведення перевірки, передбачений п. 44.3 ст. 44 ПК України строк зберігання платниками податків документів минув.
Рішенням Сумського окружного адміністративного суду від 14.05.2025, залишеним без змін постановою Другого апеляційного адміністративного суду від 26.09.2025, у задоволенні позову відмовлено. 
В ході розгляду справи судами встановлено, що фахівцями ГУ ДПС у Сумській області проведена документальна планова виїзна перевірка позивачки з питань дотримання вимог податкового, валютного та іншого законодавства за період з 01.01.2017 по 31.12.2022.
За результатами перевірки складено акт перевірки від 12.01.2024 №283/18-28-24- 04/2496921907/3, яким зафіксовано порушення:
п. 177.1, п.177.2 ст.177 ПК України внаслідок чого нараховано податкових зобов`язань з податку на доходи фізичних осіб на суму 374734,62 грн, у т.ч. по періодах: за 2017 рік - 156180,18грн, за 2018 рік -103144,78 грн, за 2019 рік - 115409,66 грн;
п.п. 163.1.1 п.163.1 ст.163, п. 176.1 ст.176, п.п. 16-1 підрозділу 10 розділу «Перехідні положення» ПК України внаслідок чого нараховано зобов`язання зі сплати військового збору з чистого доходу, отриманого від підприємницької діяльності, в сумі 31227,88 грн, у т.ч. по періодах: за 2017 рік - на 13015,02 грн, за 2018 рік - на 8595,39 грн, за 2019 рік - на 9617,47грн;
п.181.1 ст.181, п.183.1, п.183.2, п.183.10 ст.183 п.185.1 ст.185, п.187.1 ст.187 ПК України, внаслідок чого нараховано податкове зобов`язання з податку на додану вартість на загальну суму 5989,00грн, у тому числі за 2018 рік на суму 5989 грн;
п. 57.1 ст. 57 та п. 203.2 п. 203, п.п. 69.1 п. 69 підрозділу 10 «Інші перехідні положення» ПК України внаслідок несвоєчасної сплати податку на додану вартість за 2019 рік, що призвело до нарахування штрафних санкцій;
п. 201.10 ст. 201, п.п. 69.1 п. 69 підрозділу 10 розділу «Перехідні положення» ПК України внаслідок несвоєчасної реєстрації, відсутності реєстрації податкових накладних протягом граничного строку, передбаченого податковим законодавством, що призвело до нарахування штрафних санкцій;
п.п.49.18.1 п.49.18 ст.49 ПК України внаслідок неподання податкової декларації з податку на додану вартість за березень 2018, що призвело до нарахування штрафних санкцій;
п. 57.3 ст.57 ПК України в частині порушення граничних термінів сплати податкових зобов`язань зі сплати податку на доходи фізичних осіб за 2017, 2019, що призвело до нарахування штрафних санкцій;
абз.1 п.2 ч.1 ст.7, п.11 ст.8, п.2 ст.9 Закону України від 8 липня 2010 року № 2464- VI «Про збір та облік єдиного внеску на загально обов`язкове державне соціальне страхування», внаслідок чого донараховано зобов`язання зі сплати єдиного внеску на загальну суму 32720,32 грн, у т.ч. за 2017 рік - на суму 8759,70 грн, за 2018 рік - на суму 11262,05грн, за 2019 рік - на суму 12698,57 грн;
п.8 ст. 9 Закону України від 08 липня 2010 року №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування» внаслідок несвоєчасного перерахування суми зобов`язання з єдиного внеску у 2015- 2022 рр., що призвело до нарахування штрафних санкцій та пені;
п.п. 213.1.9 п.213.1 ст.213, п.п. 214.1.4 п. 214.1 ст. 214, п.п. 215.3.10 п. 215.3 ст.215, п. 216.9 ст.216, п.п. 222.1.1 п.222.1 ст.222 ПК України внаслідок чого нараховано до сплати зобов`язання зі сплати акцизного податку в сумі 2075 грн;
ст. 46, п. 286.2 ст.286 ПК України в частині несвоєчасного подання податкових декларацій з плати за землю (земельного податку) за 2019, 2020, 2021, 2022 роки;
п. 57.1 ст. 57 та п. 203.2 пп. 222.3.1 п. 222.3 ст.222, п.п. 69.1 п. 69 підрозділу 10 розділу «Перехідні положення» ПК України в частині порушення законодавчо встановлених термінів сплати акцизного податку за 2022 рік;
п. 44.3, ст. 44, п. 85.2 ст. 85 ПК України внаслідок ненадання на перевірку первинних документів (оригіналів документів чи їх копій) з питань, пов`язаних з обчисленням та сплатою податків зборів, ведення яких передбачено законодавством та які пов`язані з предметом перевірки.
На підставі висновків зазначеного акту перевірки контролюючим органом прийнято спірні податкові повідомлення-рішення від 23.02.2024 №192218282404, №191718282404, №191518282404, №191118282404, №191318282404, №192118282404, №191918282404, №192518282404, №193618282404, №191218282404, №193518282404, №193318282404, №191418282404.
Позивачка оскаржила вказані податкові повідомлення-рішення до Державної податкової служби України, однак за результатами розгляду її скарги спірні рішення залишено без змін, а скаргу - без задоволення.
Не погоджуючись із прийнятими податковими повідомленнями-рішеннями, позивачка звернулася до суду з цим позовом.
Відмовляючи у задоволенні позову, суд першої інстанції, позицію якого підтримав й апеляційний суд, виходив з того, що втрата чи відсутність первинних документів, на які посилається позивачка в обґрунтування позовних вимог, не вплинула на факт встановлення контролюючим органом порушень останньою норм податкового законодавства. 
З такими рішеннями судів попередніх інстанцій не погодилася позивачка та подала касаційну скаргу, в якій, посилаючись на порушення судами норм матеріального та процесуального права, просить їх скасувати та ухвалити нове рішення, яким позов задовольнити у повному обсязі. 
Обґрунтовуючи вимоги касаційної скарги, позивачка зазначає, що висновки контролюючого органу, з якими погодилися суди першої та апеляційної інстанцій, фактично ґрунтуються на обставинах ненадання нею під час перевірки первинних документів, однак, документи, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, у відповідності до приписів чинного законодавства, не підлягають обов`язковому зберіганню зі спливом 1095 днів. При цьому, судами не було враховано, що до закінчення перевірки позивачка повідомила контролюючий орган про втрату бухгалтерських документів (за період з 2017 року по 2022 рік документи були знищенні у зв`язку з початком повномасштабного вторгнення Російської Федерації на територію України), які пізніше були нею відновлені. Тобто, повідомивши відповідача про втрату документів, позивачка правомірно очікувала на надання часу для відновлення необхідних для перевірки документів та врахування цих обставин при проведенні перевірки. 
Підставою касаційного оскарження судових рішень у цій справі скаржником зазначено пункт 1 частини четвертої статті 328 Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України) - якщо суд апеляційної інстанції в оскаржуваному судовому рішенні застосував норму права без урахування висновку щодо застосування норми права у подібних правовідносинах, викладеного у постанові Верховного Суду, крім випадку наявності постанови Верховного Суду про відступлення від такого висновку.
Відповідач правом подання відзиву на касаційну скаргу не скористався, що не перешкоджає перегляду рішень судів.
Заслухавши суддю-доповідача, перевіривши доводи касаційної скарги, які стали підставою для відкриття касаційного провадження, матеріали справи, судові рішення, колегія суддів Верховного Суду дійшла висновку, що касаційна скарга не підлягає задоволенню, з огляду на таке.
Відносини, що виникають у сфері справляння податків і зборів, регулює Податковий кодекс України (далі також - ПК України), який, зокрема, визначає вичерпний перелік податків та зборів, що справляються в Україні, та порядок їх адміністрування, платників податків та зборів, їх права та обов`язки, компетенцію контролюючих органів, повноваження і обов`язки їх посадових осіб під час здійснення податкового контролю, а також відповідальність за порушення податкового законодавства.
Відповідно до п.75.1 ст. 75 ПК України контролюючі органи мають право проводити камеральні, документальні (планові або позапланові; виїзні або невиїзні) та фактичні перевірки.
Документальна планова перевірка проводиться відповідно до плану-графіка перевірок.
Відповідно до пункту 77.4 статті 77 ПК України про проведення документальної планової перевірки керівником (його заступником або уповноваженою особою) контролюючого органу приймається рішення, яке оформлюється наказом. Право на проведення документальної планової перевірки платника податків надається лише у випадку, коли йому не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки вручено під розписку або надіслано рекомендованим листом з повідомленням про вручення копію наказу про проведення документальної планової перевірки та письмове повідомлення із зазначенням дати початку проведення такої перевірки.
Тобто зазначена правова норма передбачає два способи повідомлення особи про проведення перевірки: 1) вручення під розписку копії наказу та письмового повідомлення не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки; 2) надіслання рекомендованим листом з повідомленням про вручення таких документів не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки.
Отже, платник податків має право бути повідомлений належним чином про дату та час проведення перевірки до початку проведення такої.
Як встановлено судами та не заперечується позивачкою, остання була належним чином повідомлена про проведення перевірки. 
Вимоги до підтвердження даних, визначених у податковій звітності, а також документального підтвердження виконання вимог податкового та іншого законодавства, контроль за виконанням якого покладено на контролюючі органи, визначено у статті 44 ПК України.
Так, відповідно до пункту 44.1 вказаної норми для цілей оподаткування платники податків зобов`язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов`язаних з визначенням об`єктів оподаткування та/або податкових зобов`язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов`язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим цього пункту.
За приписами пункту 44.6 статті 44 ПК України у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в пункті 86.7 статті 86 цього Кодексу платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності.
Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає в порядку пункту 86.7 статті 86 цього Кодексу документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.
Відповідно до пункту 44.7 статті 44 ПК України, у разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від врахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який проводить перевірку, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків - фізичної особи або посадової особи платника податків - юридичної особи). Протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта перевірки, платник податків має право подати контролюючому органу, що проводив перевірку, заперечення та/або додаткові документи, які підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності.
Позивачка, обґрунтовуючи протиправність прийнятих контролюючим органом податкових повідомлень-рішень, посилалася на сплив строку зберігання первинних бухгалтерських документів.
Згідно з пунктом 44.3. ст.44 ПК України платники податків зобов`язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов`язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу;
44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов`язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;
44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;
44.3.4. 1095 днів - для документів, пов`язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов`язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.
За змістом пункту 102.3 статті 102 ПК України відлік строку давності зупиняється на будь-який період, протягом якого:
102.3.1. платник податків перебуває поза межами України, якщо таке перебування є безперервним та дорівнює чи є більшим за 183 дні;
102.3.2. контролюючому органу згідно із законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків;
102.3.3. контролюючим органом зупинено, продовжено, перенесено строки проведення перевірки у порядку, передбаченому статтями 44, 82 та 85 цього Кодексу або Митним кодексом України;
102.3.4. контролюючий орган не може провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов`язань платника податків у зв`язку із:
складанням акта про неможливість проведення перевірки (крім випадку визнання незаконними дій із складання такого акта);
недопущенням платником податків посадових осіб контролюючого органу до перевірки при дотриманні умов контролюючим органом:
а) визначеним підпунктом 41.1.1 пункту 41.1 статті 41 цього Кодексу, передбачених статтею 81 цього Кодексу;
б) визначеним підпунктом 41.1.2 пункту 41.1 статті 41 цього Кодексу, передбачених статтею 349 Митного кодексу України;
оскарженням платником податків у судовому порядку рішення контролюючого органу про проведення перевірки (крім випадків визнання протиправним та/або скасування такого рішення);
102.3.5. здійснюється адміністративне або судове оскарження платником податків рішення контролюючого органу про нарахування грошового зобов`язання.
З матеріалів справи убачається, що перевірка господарської діяльності позивачки проведена за період з 01.01.2017 року по 31.12.2022. 
Абзацами першим четвертим пункту 102.1 статті 102 ПК України визначено, що контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 статті 102 ПК України, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов`язань платника податків у випадках, визначених ПК України, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки операції відповідно до статей 39 і 39 прим. 2 ПК України), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 ПК України, та/або граничного строку сплати грошових зобов`язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов`язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов`язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.
У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації або уточнюючої декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов`язань в межах поданих уточнень, за такою податковою декларацією протягом 1095 днів (2555 дня у разі проведення перевірки відповідно до статей 39 і 39 прим. 2 ПК України) з дня подання уточнюючого розрахунку (декларації).
У разі виявлення за результатами перевірки порушень інших вимог податкового законодавства, безпосередньо не пов`язаних з декларуванням податкових зобов`язань платником податків, а також порушень вимог іншого, крім податкового, законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 статті 102 ПК України, має право самостійно визначити суму штрафних санкцій (фінансових санкцій, штрафів) платника податків не пізніше 1095 дня з дня вчинення відповідного правопорушення.
З місцевих податків та/або зборів, за якими передбачено подання річної податкової декларації, контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 статті 102 ПК України, має право за результатами перевірки самостійно визначити суму грошових зобов`язань, у разі виявлення ним за результатами перевірки заниження суми визначеного платником податків податкового зобов`язання з цих податків, не пізніше закінчення 1095 дня, що настає за останнім днем граничного строку сплати цих податків, визначених відповідними розділами ПК України.
Граничні строки застосування штрафних (фінансових) санкцій (штрафів) до платників податків відповідають строкам давності для нарахування грошових зобов`язань, визначеним статтею 102 ПК України (пункт 113 1 статті 113 ПК України).
Слід зауважити, що пунктом 52 прим. 2 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ на період з 18 березня 2020 року по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України на всій території України з метою запобігання поширенню на території України коронавірусної хвороби (COVID-19), зупиняється перебіг строків давності, передбачених статтею 102 ПКУ.
При цьому дію пункту 52 прим. 2 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК України зупинено на період дії воєнного, надзвичайного стану згідно із Законом України від 15 березня 2022 року № 2120-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо дії норм на період дії воєнного стану».
Водночас, пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК України встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у пункті 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ.
Так, відповідно до підпункту 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК України тимчасово, до 01 серпня 2023 року, для платників податків та контролюючих органів зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, крім випадків, передбачених підпунктом 69.9 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПК України.
З огляду на викладене, колегія суддів вважає обґрунтованими висновки судів попередніх інстанцій, що з урахуванням абзацу четвертого підпункту 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 ПК України передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності в тому числі і на період з 18 березня 2020 року до 31 липня 2023 року.
Щодо посилань позивачки на те, що до закінчення перевірки вона повідомила контролюючий орган про втрату бухгалтерських документів (за період з 2017 року по 2022 рік документи були знищенні у зв`язку з початком повномасштабного вторгнення Російської Федерації на територію України), а відтак відповідач мав вжити заходів щодо надання їй можливості для їх відновлення, однак цього зроблено не було, колегія суддів зазначає таке. 
Ненадання платником документів на підтвердження задекларованих показників податкового обліку прирівнюється нормами пункту 44.6 статті 44 ПК України до їх відсутності.
За загальним правилом, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (ч.3 ст.8 ЗУ «Про бухгалтерській облік та фінансову звітність в Україні»).
Зокрема, необхідність зберігати документи передбачена пунктом 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88(далі - Положення №88): первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку бухгалтерські та інші звітності до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Редакцію абзацу 1-2 пункту 44.5 статті 44 ПК України було змінено згідно із Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо вдосконалення адміністрування податків, усунення технічних та логічних неузгодженостей у податковому законодавстві» № 466 від 16 січня 2020 року (набрав чинності 23 травня 2020 року), відповідно до якої у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов`язаний у п`ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.
Платник податків зобов`язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
Таким чином алгоритм дій при втраті документів визначений п.44.5 ст. 44 ПК України.
Як передбачено у пункті 85.4 статті 85 ПК України при проведенні перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об`єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Відповідний запит на отримання копій документів повинен бути поданий посадовою (службовою) особою контролюючого органу не пізніше ніж за п`ять робочих днів до дати закінчення перевірки.
Відповідно до п. 85.6 ст. 85 ПК України у разі відмови платника податків або його законних представників надати копії документів посадовій (службовій) особі контролюючого органу така особа складає акт у довільній формі, що засвідчує факт відмови, із зазначенням посади, прізвища, імені, по батькові платника податків (його законного представника) та переліку документів, які йому запропоновано подати. Зазначений акт підписується посадовою (службовою) особою контролюючого органу та платником податків або його законним представником. У разі відмови платника податків або його законного представника від підписання зазначеного акта в ньому вчиняється відповідний запис.
Разом з тим, як зазначено у абзаці другому п. 44.6 ст. 44 ПК України, якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає в порядку п. 86.7 ст. 86 цього Кодексу документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.
Як констатовано судами попередніх інстанцій, єдиним повідомленням про часткову втрату документів була заява позивачки від 11.12.2023, подана ГУ ДПС у Сумській області.
У зазначеній заяві позивачка повідомила, що частково втратила документи, через форс мажорні обставини, а саме введення військового стану у країні, зазначила, що має можливість деякі втрачені документи поновити, але недостатньо часу до початку перевірки.
При цьому, позивачка не навела конкретних дат втрати документів, обставин втрати відповідних документів, не зазначила жодного переліку документів, які втрачені, і що саме такі документи мають відношення до періоду проведення перевірки, не зазначила ні орієнтовного строку, на який позивачка просить відтермінувати провадження перевірки, ні строку, за який позивачка має намір відносини втрачені документи.
Крім того, під час надання заперечення на акт перевірки, в скарзі, поданій до ДПС України, позивачка посилалася не на втрату документів, а на ту обставину, що Книга обліку доходів і витрат за період з 01.01.2017, первинні документи за 2017-2019 роки не зберігалися та відсутні виключно з тих підстав, що закінчилися строки зберігання, а саме 3 роки, а тому у позивачки взагалі відсутній обов`язок на їх зберігання. Жодних посилань щодо втрати первинних документів, в тому числі і Книги обліку доходів і витрат з 01.01.2017 позивачкою не зазначалося у запереченнях та скарзі.
Будь-яких копій первинних документів щодо періоду, який перевірявся, до контролюючого органу надано не було ні до прийняття спірних податкових повідомлень-рішень, ні під час адміністративного оскарження, ні під час розгляду справи в суді.
Будь-яких доводів стосовно вчинення дій щодо відновлення документів первинного обліку позивачкою не наведено.
Таким чином, колегія суддів погоджується з висновками судів першої та апеляційної інстанцій про те, що матеріалами справи не підтверджується виконання позивачкою вимог п. 44.5 ст. 44 ПК України та надання до контролюючого органу оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів.
Водночас, колегія суддів зауважує, що позивачка у позовній заяві як на підставу для скасування спірних податкових повідомлень-рішень посилається виключно на відсутність обов`язку зберігати первинні документи, у додаткових письмових поясненнях вказувала, що до закінчення перевірки вона повідомила контролюючий орган про втрату бухгалтерських документів; жодних інших обґрунтувань неправомірності спірних податкових повідомлень-рішень остання не наводить. 
За змістом частин першої, другої статті 9 КАС України розгляд і вирішення справ в адміністративних судах здійснюються на засадах змагальності сторін та свободи в наданні ними суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості.
Суд розглядає адміністративні справи не інакше як за позовною заявою, поданою відповідно до цього Кодексу, в межах позовних вимог.
Стаття 160 КАС визначає, що позивач викладає у позовній заяві свої вимоги щодо предмета спору та їх обґрунтування.
Верховний Суд у постанові від 09 липня 2020 року у справі № 922/404/19 сформулював висновок щодо застосування норм процесуального права у подібних правовідносинах про те, що:
«позовом у процесуальному сенсі є звернення до суду з вимогою про захист своїх прав та інтересів, який складається із двох елементів: предмета і підстави позову.
Під предметом позову розуміється певна матеріально-правова вимога позивача до відповідача, стосовно якої позивач просить прийняти судове рішення.
Підставу позову становлять обставини, якими позивач обґрунтовує свої вимоги щодо захисту права та охоронюваного законом інтересу.
Відтак зміна предмета позову означає зміну вимоги, з якою позивач звернувся до відповідача, а зміна підстав позову - це зміна обставин, на яких ґрунтується вимога позивача».
Отже, розгляд справи у суді першої інстанції здійснюється не інакше як за позовною заявою у межах вказаних позивачем підстав позову, які не можуть бути змінені після початку розгляду справи по суті, а також у судах апеляційної та касаційної інстанцій, про що вказано у частині п`ятій статті 308 та частині четвертій статті 341 Кодексу адміністративного судочинства України.
Ураховуючи викладене, Верховний Суд констатує, що оскаржувані судові рішення судів першої та апеляційної інстанцій ґрунтуються на правильно встановлених фактичних обставинах справи, яким надана належна юридична оцінка із правильним застосуванням норм матеріального права, що регулюють спірні правовідносини. 
Наведені позивачкою в касаційній скарзі висновки Верховного Суду ухвалені у адміністративних справах за інших фактичних обставин, установлених судами попередніх інстанцій. 
Відповідно до частини третьої статті 343 КАС України суд касаційної інстанції залишає касаційну скаргу без задоволення, а рішення без змін, якщо відсутні підстави для скасування судового рішення.
Згідно із частиною першою статті 350 КАС України суд касаційної інстанції залишає касаційну скаргу без задоволення, а судові рішення - без змін, якщо рішення, переглянуті в передбачених статтею 341 цього Кодексу межах, ухвалено з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Відтак, суд дійшов висновку про необхідність залишення рішень судів попередніх інстанцій без змін, а касаційної скарги без задоволення.
Керуючись статтями 328, 341, 349, 350, 355, 356, 359 Кодексу адміністративного судочинства України, Верховний Суд
У Х В А Л И В :
Касаційну скаргу Фізичної особи-підприємця ОСОБА_1 залишити без задоволення, а рішення Сумського окружного адміністративного суду від 14 травня 2025 року та постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 26 вересня 2025 року - без змін.
Постанова набирає законної сили з дати її ухвалення, є остаточною і не може бути оскаржена.

Судді	В.П. Юрченко Л.І. Бившева   І.А. Васильєва