ШОСТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД	
Справа № 320/25927/24 Суддя (судді) першої інстанції: Щавінський В.Р.

ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

18 березня 2026 року м. Київ
Шостий апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: 
Судді-доповідача: Ключковича В.Ю.
Суддів: Вівдиченко Т.Р., Кузьмишиної О.М.,
розглянувши у порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві на рішення Київського окружного адміністративного суду від 28 липня 2025 року у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,
В С Т А Н О В И В:
У червні 2024 року ОСОБА_1 звернулась до Київського окружного адміністративного суду з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві, в якому просить суд:
- визнати протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві щодо відмови у зарахуванні до загального стажу періодів роботи згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_1 з 16.04.1982 року по 22.10.1982 року, з 04.12.1982року по 20.11.1986 року, з 20.11.1986 року по 19.07.1996 року та щодо відмови у призначенні пенсії за віком;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в м. Києві зарахувати до загального стажу періодів роботи згідно записів трудової книжки серії НОМЕР_1 з 16.04.1982 року по 22.10.1982 року, з 04.12.1982року по 20.11.1986 року, з 20.11.1986 року по 19.07.1996 року та зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в м. Києві призначити та провести виплату пенсії за віком з дати звернення за призначенням, а саме з 15.05.2024 року.
Позовні вимоги обґрунтовані тим, що 15.05.2024 позивач звернувся до ГУ ПФУ в м. Києві з заявою про призначення пенсії за віком згідно з Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування». Однак, ГУ ПФУ в м. Києві рішенням № 26040014528 від 23.05.2024 відмовило у призначенні даної пенсії, у зв`язку із недостатнім страховим стажем. Відмова аргументована тим, що страховий стаж позивача становить 22 роки 06 місяців 27 днів, при необхідних 30 роках. Також, до страхового стажу не зараховано період роботи згідно записів трудової книжки, оскільки на першій титульній сторінці відсутня печатка організації, яка видала трудову книжку, що не відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 №58.
З вказаними діями та відмовою у призначенні пенсії позивач не погоджується, та вважає, що дане рішення є протиправним та підлягає скасуванню, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення документів на підприємстві, а неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки, чи іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення особи її конституційного права на соціальний захист.
Вважає рішення про відмову у призначенні пенсії протиправним та таким, що порушує його право на соціальний захист.
Рішенням Київського окружного адміністративного суду від 28 липня 2025 року адміністративний позов задоволено частково. Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві № 263040014528 від 23.05.2024 про відмову в призначенні ОСОБА_1 пенсії за віком. Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в м. Києві зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи згідно трудової книжки серії НОМЕР_1 . Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в м. Києві повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 15.05.2024, з врахуванням висновків суду викладених у мотивувальній частині рішення суду. У задоволенні решти позовних вимог відмовлено.
Не погоджуючись з таким рішенням суду першої інстанції, Головне управління Пенсійного фонду України в м. Києві подало апеляційну скаргу.
Апеляційна скарга мотивована тим, що оскаржуване рішення прийнято з неповним та невірним з`ясуванням фактичних обставин справи, порушенням норм матеріального права.
Ухвалами колегії Шостого апеляційного адміністративного суду від 8 вересня 2025 року та від 18 грудня 2025 року відкрито апеляційне провадження та призначено справу до судового розгляду в порядку письмового провадження.
18 вересня 2025 року позивач подав відзив на апеляційну скаргу.
Керуючись частинами 1 та 2 статті 308 Кодексу адміністративного судочинства України (далі - КАС України) суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
Суд апеляційної інстанції не обмежений доводами та вимогами апеляційної скарги, якщо під час розгляду справи буде встановлено порушення норм процесуального права, які є обов`язковою підставою для скасування рішення, або неправильне застосування норм матеріального права.
Перевіривши повноту встановлення окружним адміністративним судом фактичних обставин справи та правильність застосування ним норм матеріального і процесуального права, колегія суддів дійшла наступних висновків.
Відповідно до фактичних обставин справи, 15 травня 2024 року ОСОБА_1 звернулась до Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві з питання призначення пенсії відповідно до статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне забезпечення» від 09.07.2003 №1058-IV. 
За результатом розгляду заяви позивача, пенсійним органом прийнято рішення від 23 травня 2024 року № 263040014528 про відмову у призначенні пенсії за віком згідно з ст. 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», оскільки недостатньо страхового стажу.
Зокрема зазначено, що страховий стаж позивача становить 22 роки 06 місяців 27 днів, при необхідних 30 роках. Також, до страхового стажу не зараховано період роботи згідно записів трудової книжки, оскільки на першій титульній сторінці відсутня печатка організації, яка видала трудову книжку, що не відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 №58.
Не погоджуючись з такою відмовою відповідача у призначенні пенсії за віком, ОСОБА_1 звернулась до суду з цим позовом.
Задовольняючи частково позовні вимоги суд першої інстанції виснував, що працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, а неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації здійснено з вини адміністрації підприємства, що не може бути підставою для позбавлення позивачки його конституційного права на соціальний захист та вирішення питань надання пенсії по віку на загальних підставах.
Відповідач безпідставно відмовив у зарахуванні до страхового періодів роботи згідно з записами трудової книжки серії НОМЕР_1 . 
Враховуючи наведене, суд дійшов до висновку про протиправність рішення Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві № 263040014528 від 23.05.2024. 
Суд вважав за необхідне вийти за межі позовних вимог та зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в м. Києві повторно розглянути подану позивачем заяву про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», зарахувавши до страхового стажу записи трудової книжки серії НОМЕР_1 та прийняти відповідне рішення з врахуванням висновків суду, вказаних у мотивувальній частині рішення суду.
У своїй скарзі апелянт зазначив про те, що відповідно до наданих позивачем документів про стаж (ідентифікаційний номер, трудова книжка, диплом, свідоцтва про народження дітей) страховий стаж складає 22 роки 6 місяців 27 днів, що недостатньо для призначення пенсії; не враховано до стажу періоди роботи згідно записів трудової книжки (на першій (титульній) сторінці відсутня печатка організації, яка видала трудову книжку); додатково потребує уточнення період роботи з 20.11.1986 по 19.07.1996, оскільки запис про звільнення завірений печаткою, яка не відповідає назві підприємства, відсутній запис про перейменування підприємства.
Підсумовуючи наведене апелянт зазначив про відсутність підстав для визнання його дій протиправними; дії пенсійного органу є правомірними, у спірних правовідносинах він діяв у відповідності до чинного законодавства та в межах своєї компетенції.
Надаючи правову оцінку обставинам справи, колегія суддів зазначає наступне.
Відповідно до статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
За приписами статі 46 Конституції України, громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними.
Пенсії, інші види соціальних виплат та допомоги, що є основним джерелом існування, мають забезпечувати рівень життя, не нижчий від прожиткового мінімуму, встановленого законом.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг врегульовано Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV (далі Закон №1058-IV).
Згідно з ч. 4 ст. 24 Закону № 1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Відповідно до частини 2 статті 24 Закону № 1058-IV страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
Статтею 56 Закону України №1788-ХІІ "Про пенсійне забезпечення" передбачено, що до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
Згідно із статтею 62 Закону України "Про пенсійне забезпечення" від 5 листопада 1991 року № 1788-XII основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Пунктами 1, 2 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року №637 визначено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Відповідно до пункту 3 Порядку за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
При вирішенні спору, що виник між сторонами, суд виходить із того, що положення Порядку № 637 щодо підтвердження стажу роботи мають застосовуватися лише у чітко визначених та вичерпних випадках, а саме: за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.
За приписами пункту 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (далі - Інструкція №58), зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 за №110, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
При цьому, як передбачено пунктом 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 "Про трудові книжки працівників", заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства, установи, організації в присутності працівника, а відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
Відповідно до пункту 2.4 Інструкції №58 від 29.07.1993 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Згідно пункту 2.6 Інструкції №58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Відповідно до пункту 4.1 Інструкції №58 у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Отже, обов`язок щодо внесення достовірних даних покладено на уповноважений ним орган, тобто на підприємство де працював позивач.
Поряд із цим суд зауважує, що особа не може відповідати за правильність та повноту оформлення його трудової книжки та бухгалтерських документів уповноваженою особою і, тому неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини уповноваженого органу не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком на загальних підставах.
Даний правовий висновок відповідає позиції Верховного Суду, викладеній у постанові від 21.02.2018 по справі №687/975/17.
За таких обставин, пенсійний орган фактично переклав відповідальність за належне та правильне оформлення трудової книжки та інших документів щодо відомостей про період роботи на підприємстві на позивача, що є непропорційним заявленій легітимній меті (підтвердження страхового стажу), тому зазначені дії не можна вважати такими, які вчинені обґрунтовано, добросовісно та розсудливо.
Водночас, за змістом наведених норм відповідальним за заповнення трудової книжки є уповноважений орган.
За правовим висновком, викладеним у постанові Верховного Суду від 06.03.2018 у справі №754/14898/15-а, не всі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальною обставиною є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
При цьому, суд враховує відсутність вини позивача у наявних зауваженнях щодо коректності заповнення записів у його трудовій книжці та спірних періодів, з огляду на те, що обов`язок належного оформлення таких документів покладається не на особу, а на уповноважених осіб, тому це не може позбавити громадян конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питання надання пенсії за віком.
Також відповідачем не надано доказів того, що позивач не працював у спірні періоди на вказаному підприємстві, чи записи у трудовій книжці позивача стосовно спірного періоду зроблені з іншими вадами, які заважають їх зарахуванню до страхового стажу, або взагалі відсутні, а тому суд вважає за можливе вважати їх як належною інформацією, яка утримує в собі доказову складову на підтвердження права позивача на пенсійне забезпечення.
Водночас, суд зауважує, що на підставі пункту 4.2 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" (діючого на час вчинення спірних правовідносин), затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України №22-1 від 25 листопада 2005 року, в редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 07 липня 2014 року №13-1 (надалі Порядок №22-1) при прийманні документів орган, що призначає пенсію:
1) перевіряє правильність оформлення заяви, відповідність викладених у ній відомостей про особу даним паспорта та документам про стаж.
2) перевіряє зміст і належне оформлення наданих документів;
3) перевіряє копії відповідних документів, фіксує й засвідчує виявлені розбіжності (невідповідності).
Суд звертає увагу, що відповідачем не надано суду доказів проведення ним перевірки відомостей, поданих для обчислення пенсії з первинними документами.
Таким чином, судова колегія погоджується з висновками суду першої інстанції, який вказав, що позовні вимоги підлягають задоволенню шляхом, зокрема, зобов`язання зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи відповідно до трудової книжки серії НОМЕР_1 та зобов`язання повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 15 травня 2024 року, з врахуванням висновків суду.
Колегія суддів враховує, що належних обґрунтувань неправильного застосування норм матеріального права чи порушень норм процесуального права апеляційна скарга відповідача не містить.
Доказів, які б відповідали вимогам статей 73-76 Кодексу адміністративного судочинства України, та спростовували зазначені вище мотиви або підтверджували відсутність підстав для задоволення позову апелянтом до суду апеляційної інстанції не надано.
Інші доводи апеляційної скарги не заслуговують на увагу, оскільки не спростовують висновки суду першої інстанцій.
Відповідно до статті 242 Кодексу адміністративного судочинства України рішення суду повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим. Законним є рішення, ухвалене судом відповідно до норм матеріального права при дотриманні норм процесуального права. Обґрунтованим є рішення, ухвалене судом на підставі повно і всебічно з`ясованих обставин в адміністративній справі, підтверджених тими доказами, які були досліджені в судовому засіданні, з наданням оцінки всім аргументам учасників справи.
Згідно зі статті 316 Кодексу адміністративного судочинства України, суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Підстави для розподілу судових витрат відсутні.
Керуючись статтями 242, 308, 315, 311, 316, 321, 322 Кодексу адміністративного судочинства України, суд,-
П О С Т А Н О В И В:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в м. Києві залишити без задоволення.
Рішення Київського окружного адміністративного суду від 28 липня 2025 року у справі № 320/25927/24 залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена протягом тридцяти днів шляхом подачі касаційної скарги безпосередньо до Верховного Суду.

Суддя доповідач: В.Ю. Ключкович

Судді: Т.Р. Вівдиченко 

О.М. Кузьмишина