П`ЯТИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
————————————————————————
П О С Т А Н О В А
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И

11 березня 2026 р.	м. Одеса	Справа № 420/29212/25	

Суддя першої інстанції - Василяка Д.К.

П`ятий апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів:
судді-доповідача – Дегтярьової С.В.,
суддів – Крусяна А.В., Яковлєва О.В.,
розглянув в порядку письмового провадження у місті Одеса апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області на рішення Одеського окружного адміністративного суду від 11 грудня 2025 року у справі №420/29212/25 за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області про визнання протиправною бездіяльності та зобов`язання вчинити певні дії, -
В С Т А Н О В И В:
ОСОБА_1 звернулась до Одеського окружного адміністративного суду з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області, в якому просила суд:
- визнати протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України у Полтавській області щодо не зарахування до загального страхового стажу ОСОБА_1 періоду роботи з 03 червня 1991 року по 15 липня 1998 року в кооперативі «Довір`я»;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Полтавській області зарахувати до загального страхового стажу ОСОБА_1 період роботи з 03 червня 1991 року по 15 липня 1998 року в кооперативі «Довір`я» та зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Полтавській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 20 червня 2025 року. 
Рішенням Одеського окружного адміністративного суду від 11 грудня 2025 року позовні вимоги задоволено у повному обсязі. 
Обґрунтування апеляційної скарги
Відповідач не погодився із судовим рішенням та подав апеляційну скаргу, в якій зазначив, що рішення Одеського окружного адміністративного суду, яким задоволено позовні вимоги ОСОБА_1 , не відповідає вимогам чинного законодавства, що полягає в порушеннях норм матеріального та процесуального права, які регулюють дані правовідносини та неповному дослідженні судом доказів, які були надані відповідачем. 
ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , РНОКПП НОМЕР_1 20.06.2025 року звернулася через Веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України до Управління із заявою про призначення пенсії за віком, надавши наступні документи: трудову книжку, диплом про навчання, свідоцтва про народження дітей, паспорт, код. За результатами розгляду заяви та доданих до неї документів, Головним управлінням Пенсійного фонду України в Полтавській області прийнято рішення про відмову №155950024241 від 27 червня 2025 року ОСОБА_1 в призначенні пенсії за віком. Аналіз наданих позивачем документів свідчить про те, що загальний страховий стаж становить 17 років 02 місяців 02 дні, якого недостатньо для призначення пенсії за віком. До стажу не зараховано період роботи з 03 червня 1991 року по 15 липня 1998 року, оскільки, дата звільнення та дата наказу про звільнення дописана чорнилом іншого кольору.
У відзиві на апеляційну скаргу ОСОБА_1 просила залишити апеляційну скаргу без задоволення, а рішення Одеського окружного адміністративного суду від 11 грудня 2025 року без змін. Вказала, що у неї відсутні додаткові докази для підтвердження трудового стажу у період роботи з 03 червня 1991 року по 15 липня 1998 року в кооперативі «Довір`я», оскільки, це підприємство знаходилось на території Автономної Республіки Крим, яка наразі знаходиться в окупації, отримати будь-які підтверджуючі документи неможливо. Також, додала, що вона не несе відповідальності за заповнення трудової книжки, оскільки, записи вносяться відповідальним працівником, а не особисто позивачем, відтак, недоліки її заповнення не можуть бути підставою для виключення певного періоду роботи зі страхового стажу.
Рух справи
До П`ятого апеляційного адміністративного суду надійшла апеляційна скарга Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області на рішення Одеського окружного адміністративного суду від 11 грудня 2025 року у справі №420/29212/25. 
Ухвалою П`ятого апеляційного адміністративного суду від 12 січня 2026 року апеляційну скаргу залишено без руху та надано строк для усунення недоліків.
22 січня 2026 року недоліки усунуто.
26 січня 2026 року відкрите апеляційне провадження.
02 лютого 2026 року від ОСОБА_1 надійшов відзив на апеляційну скаргу.
10 лютого 2026 року матеріали справи надійшли до П`ятого апеляційного адміністративного суду. 
05 березня 2026 року справу призначено до судового розгляду в порядку письмового провадження.
Колегія суддів перевірила матеріали справи, законність і обґрунтованість рішення суду, а також правильність застосування судом норм матеріального і процесуального права та правової оцінки обставин у справі, та дійшла висновку, що подана апеляційна скарга не підлягає задоволенню, з наступних підстав.
Встановлені обставини
Суд першої інстанції встановив, що ОСОБА_1 звернулась до Головного управління Пенсійного фонду України із заявою про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
Постановою правління Пенсійного фонду України від 16 грудня 2020 року № 25-1 «Про затвердження змін до деяких постанов правління Пенсійного фонду України» передбачено опрацювання заяв про призначення/перерахунку пенсії бек-офісами територіальних органів Фонду в порядку черговості надходження таких заяв незалежно від місця подачі заяви та місця проживання пенсіонера.
Відповідно до п. 4.2 Порядку подання та оформлення документів для призначення пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України № 22-1 від 25 листопада 2005 року після реєстрації заяви та сканування копій документів засобами програмного забезпечення за принципом екстериторіальності визначається структурний підрозділ органу, що призначає пенсію, який формує атрибути сканованих документів (із зазначенням часу їх створення), електронну пенсійну справу.
Засобами програмного забезпечення за принципом екстериторіальності визначено структурний підрозділ органу, що призначає пенсію, - Головне управління Пенсійного фонду України в Полтавській області, яке було уповноважене розглянути подану позивачем заяву.
Рішенням ГУ ПФУ в Полтавській області від 27 червня 2025 року №155950024241 позивачу відмовлено у призначенні пенсії за віком, відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», та зазначено, що «гр. ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , звернулася 20 червня 2025 року через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України до управління із заявою про призначення пенсії за віком, надавши наступні документи: трудову книжку, диплом про навчання, свідоцтва про народження дітей, паспорт, код. Аналіз наданих документів показує, що загальний страховий стаж гр. ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , становить 17 років 02 місяців 02 дні, якого недостатньо для призначення пенсії за віком. До стажу не зараховано період роботи з 03 червня 1991 року по 15 липня 1998 року, оскільки, дата звільнення та дата наказу про звільнення дописані чорнилом іншого кольору. 
Управлінням прийнято рішення: відмовити гр. ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 в призначенні пенсії за віком у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу, підтвердженого в установленому законодавством порядку».
Нормативно-правове обґрунтування 
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Статтею 46 Конституції України встановлено, що громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
За приписом пункту 6 частини 1 статті 92 Конституції України основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел, передбачених цим Законом, а також регулює порядок формування Накопичувального пенсійного фонду та фінансування за рахунок його коштів видатків на оплату договорів страхування довічних пенсій або одноразових виплат застрахованим особам, членам їхніх сімей та іншим особам регулює Закон України від 09 липня 2003 року №1058-ІV "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" (далі - Закон №1058- IV).
За приписами частини першої статті 9 Закону №1058-IV відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв`язку з втратою годувальника.
Згідно з частиною першою статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Положенням частини другої статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Відповідно до частини четвертої статті 24 Закону №1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Приписами статті 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05 листопада 1991 року №1788-ХІІ визначено, що до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року №301 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання.
Верховний Суд у постанові від 24 травня 2018 року у справі №490/12392/16-а висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Статтею 62 Закону №1788-XII передбачено, що основним документом, який підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України. Такий порядок затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року №637 (далі - Порядок №637).
Відповідно до пункту 1 Порядку №637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Згідно з пунктом 3 Порядку №637 за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Окрім того, загальний порядок ведення трудових книжок регулювався Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України від 17 серпня 1993 року за №110 та затвердженою наказом Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року №58 (далі - Інструкція №58).
Згідно з п.1.1. Інструкції №58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Крім цього, Порядок ведення трудових книжок працівників у спірний період регулювавала Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, яка затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.74 №162 (у редакції постанови Держкомпраці СРСР від 02.08.85 № 252), із змінами, що внесені постановою Держкомпраці СРСР від 19.10.90 №412 (далі - Інструкція №162).
Відповідно до пункту 2.3 Інструкції №162 усі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.
Мотиви суду апеляційної інстанції
Колегія суддів дослідила матеріали справи та дійшла висновку, що доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції та не дають підстав вважати, що судом першої інстанції при розгляді справи неповно з`ясовано обставини, що мають значення для справи, неправильно застосовані норми матеріального права, які регулюють спірні правовідносини, тому не є підставою для скасування оскаржуваного рішення суду.
Стосовно періоду роботи з 03 червня 1991 року по 15 липня 1998 року в кооперативі «Довір`я», колегія суддів зазначає наступне. 
Організація ведення, обліку, зберігання і видача трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, а тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, а, отже, й не може впливати на її особисті права.
Таким чином, працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці, і не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці.
Факт наявності записів у трудовій книжці чорнилами різних кольорів не є безумовною підставою для неврахування відповідного періоду роботи, якщо вони не спростовують факту перебування особи у трудових відносинах, не містять ознак підроблення, підтверджуються іншими доказами у справі.
Більш того, саме органи пенсійного фонду повинні перевіряти наявність у особи права на врахування стажу та у кожному конкретному випадку доводити їх обґрунтованість, а не посилатись на формальні недоліки, що наявні в трудовій книжці без такої перевірки.
З урахуванням вищенаведеного, колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції про наявність достатніх правових підстав для задоволення адміністративного позову.
За правилами ст.316 КАС України суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Судові витрати розподіляються відповідно до ст.139 КАС України, якою передбачено, що при задоволенні позову сторони, яка не є суб`єктом владних повноважень, всі судові витрати, які підлягають відшкодуванню або оплаті відповідно до положень цього Кодексу, стягуються за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень, що виступав відповідачем у справі, або якщо відповідачем у справі виступала його посадова чи службова особа.
При задоволенні позову суб`єкта владних повноважень з відповідача стягуються виключно судові витрати суб`єкта владних повноважень, пов`язані із залученням свідків та проведенням експертиз.
Керуючись статтями 2, 5, 139, 242-244, 250, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325 КАС України суд, -
УХВАЛИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області залишити без задоволення, а рішення Одеського окружного адміністративного суду від 11 грудня 2025 року - без змін.
Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з дати прийняття та може бути оскаржена у випадках, передбачених п.2 ч.5 ст.328 КАС України протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення шляхом подачі касаційної скарги безпосередньо до Верховного Суду. В інших випадках постанова не підлягає касаційному оскарженню. 
Повний текст судового рішення складений 11 березня 2026 року.

Суддя доповідач С.В. Дегтярьова

Судді А.В. Крусян

О.В. Яковлєв