П О С Т А Н О В А 
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

Справа № 240/3720/25 
Головуючий суддя 1-ої інстанції - Горовенко Анна Василівна 
Суддя-доповідач - Боровицький О. А. 
19 лютого 2026 року 
м. Вінниця
Сьомий апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
головуючого судді: Боровицького О. А. 
суддів: Ватаманюка Р.В.  Курка О. П. , 

розглянувши в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області на рішення Житомирського окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 року у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області та Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити ді, 
В С Т А Н О В И В :
Позивач звернувся до Житомирського окружного адміністративного суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області та Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області про визнання бездіяльності протиправною, зобов`язання вчинити дії.
Рішенням Житомирського окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 року адміністративний позов задоволено частково.
Не погоджуючись з даним рішенням суду, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій посилаючись на порушення судом норм матеріального права просить скасувати рішення суду першої інстанції та ухвалити нове рішення, яким у задоволені позовних вимог відмовити.
Враховуючи, що рішення суду першої інстанції ухвалено в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін (у порядку письмового провадження), суд апеляційної інстанції в порядку п.3 ч.1 ст.311 КАС України розглядає справу без повідомлення учасників справи (в порядку письмового провадження) за наявними у справі матеріалами, оскільки справу може бути вирішено на підставі наявних у ній доказів.
Заслухавши доповідь судді, перевіривши матеріали справи та доводи апеляційної скарги, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню з огляду на наступне.
Судом першої інстанції встановлено та підтверджується матеріалами справи, що ОСОБА_1 з 05.05.2024 перебуває на обліку у Головному управлінні Пенсійного фонду України в Житомирській області та отримує пенсію за віком відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 №1058-ІV (далі - Закон №1058-ІV), що сторонами не заперечується.
16 вересня 2024 року позивач звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України у Житомирській області із заявою про перерахунок пенсії у зв`язку зі зміною страхового стажу, набутого до 01.01.2004 відповідно до Закону №1058-ІV.
З урахуванням принципу екстериторіальності, заяву позивача про призначення пенсії розглянуто Головним управлінням Пенсійного фонду України у Волинській області та 23.09.2024 прийнято рішення №064150014720 про відмову у перерахунку пенсії.
В зазначеному рішенні вказано, що відмова ОСОБА_1 у проведенні перерахунку - зміна страхового стажу, набутого до 01.01.2004 відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", мотивована тим, що прізвище, ім`я, по батькові заявника, згідно з перерахованими документами, не співпадає з паспортними даними.
Листом від 27.09.2024 Головне управління Пенсійного фонду України в Житомирській області повідомило позивача про відмову у перерахунку пенсії.
Позивач, вважаючи протиправною відмову відповідачів у перерахунку пенсії за віком, звернувся до суду з даним позовом.
Статтею 19 Конституції України встановлено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відповідно до частини першої статті 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Спірні правовідносини регулюються Законом України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування "від 09 липня 2003 року №1058-IV, Законом України "Про пенсійне забезпечення" від 05.11.1991 №1788-XII, Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", затвердженого постановою Правління Пенсійного фонду України №22-1 від 25.11.2005, Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637.
Стаття 4 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 №1058 (далі - Закон України №1058) визначає складові законодавства про пенсійне забезпечення в Україні, яке базується на Конституції України, складається з Основ законодавства України про загальнообов`язкове державне соціальне страхування, цього Закону, законів України "Про недержавне пенсійне забезпечення", "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи", "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб", міжнародних договорів з пенсійного забезпечення, згода на обов`язковість яких надана Верховною Радою України (далі - закони про пенсійне забезпечення), а також інших законів та нормативно-правових актів, прийнятих відповідно до законів про пенсійне забезпечення, що регулюють відносини у сфері пенсійного забезпечення в Україні.
Законом, який відповідно до Конституції України гарантує всім непрацездатним громадянам України право на матеріальне забезпечення за рахунок суспільних фондів споживання шляхом надання трудових і соціальних пенсій є Закон України "Про пенсійне забезпечення" від 05.11.1991 № 1788-XII (далі - Закон України №1788-XII).
Відповідно до ст.48 Кодексу законів про працю України та статті 62 Закону України "Про пенсійне забезпечення" від 05.11.1991 №1788-ХІІ (далі - Закон №1788-ХІІ) передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Тобто, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами тільки у випадках відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи.
Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Пунктами 1, 2, 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 №637 (далі - Порядок №637) визначено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
У разі коли документи про стаж роботи не збереглися, підтвердження стажу роботи здійснюється органами Пенсійного фонду України на підставі показань свідків.
За відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Абзацами 1-2 п.20 Порядку №637 передбачено, що у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального стажу роботи приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток № 5).
У довідці повинно бути вказано періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка, в тому числі виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій.
Аналіз наведених норм права свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка, а необхідність підтвердження трудового стажу на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами виникає виключно у разі відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній чи наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи.
Вказаний висновок узгоджується із правовими позиціями Верховного Суду, викладеними у постановах від 05.12.2019 по справі № 235/805/17, від 06.12.2019 по справі №663/686/16-а, від 06.12.2019 по справі № 500/1561/17, від 05.12.2019 по справі №242/2536/16-а.
Вимоги щодо порядку ведення трудових книжок визначені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників №58 від 29 липня 1993 року (далі - Інструкція №58), та до таких вимог серед іншого цією Інструкцією віднесено необхідність внесення до трудової книжки: відомостей про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення тощо (пункт 2.2.).
Відповідно до пункту 2.4 Інструкції №58 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Крім того, відповідно до п. 2.6 Інструкції №58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Відповідно до ч. 1 ст. 40 Закону №1058-ІV, для обчислення пенсії враховується заробітна плата (дохід) за весь період страхового стажу починаючи з 1 липня 2000 року. За бажанням пенсіонера та за умови підтвердження довідки про заробітну плату первинними документами або в разі, якщо страховий стаж починаючи з 1 липня 2000 року становить менше 60 місяців, для обчислення пенсії також враховується заробітна плата (дохід) за будь-які 60 календарних місяців страхового стажу підряд по 30 червня 2000 року незалежно від перерв.
Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року № 22-1 (далі - Порядок № 22-1).
Відповідно до абз. 2 п.п. 3 п. 2.1 вищезазначеного Порядку №22-1 передбачено, що за бажанням пенсіонера ним може подаватись довідка про заробітну плату (дохід) по 30 червня 2000 року (додаток 5 до Порядку) із зазначенням у ній назв первинних документів, на підставі яких її видано, їх місцезнаходження та адреси, за якою можливо провести перевірку відповідності змісту довідки первинним документам.
Відповідно до п. 2.10. Порядку №22-1, довідка про заробітну плату (дохід) особи видається на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену заробітну плату підприємством, установою чи організацією, де працював померлий годувальник або особа, яка звертається за пенсією. Якщо такі підприємства, установи, організації ліквідовані або припинили своє існування з інших причин, то довідки про заробітну плату видаються правонаступником цих підприємств, установ чи організацій або архівними установами.
У випадках, коли архівні установи не мають можливості видати довідку за встановленою формою з розшифровкою виплачених сум за видами заробітку, вони можуть видавати довідки, що відповідають даним, наявним в архівних фондах, без додержання цієї форми.
Матеріали справи свідчать, що згідно з копією трудової книжки серії НОМЕР_1 від 15.10.1984 ОСОБА_1 здійснював трудову діяльність, зокрема, починаючи з травня 1992 року по грудень 2001 року.
Суд наголошує, що досліджені судом записи у трудовій книжці позивача свідчать про послідовність хронології подій періодів роботи та служби позивача.
Вказані записи засвідчені чітким відтиском печатки вказаного підприємства та не містять виправлень/підтирань, які б давали підстави для сумніву у їх правдивості.
Суд вказує, що неналежне заповнення роботодавцем трудової книжки не може бути підставою для позбавлення позивача права зарахування до страхового стажу періодів роботи, зазначених у цій трудовій книжці.
Відповідно до правової позиції, викладеної в постанові Верховного Суду від 06.02.2018 по справі №677/277/17, недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для зазначеної у такій трудовій книжці особи.
Працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці.
Трудовим законодавством України не передбачено обов`язку працівника здійснювати контроль за веденням обліку та заповнення роботодавцем, іншими органами трудової книжки, а тому працівник не може нести негативних наслідків порушення порядку заповнення його трудової книжки.
Підставою для призначення чи перерахунку пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
Щодо доводів відповідача про те, що період роботи позивача з травня 1992 року по червень 2000 року не зарахований до страхового стажу, оскільки у довідках від 06.02.2024 №05-04/Б-102 та від 06.02.24 №05-04/Б-103, виданих КУ "Трудовий архів Чуднівської міської ради", зазначено не повністю "по батькові" ( ОСОБА_1 ), суд зазначає наступне.
Судом встановлено, що відповідно до архівних довідок від 06.02.2024 №05-04/Б-102 та від 06.02.24 №05-04/Б-103, виданих КУ "Трудовий архів Чуднівської міської ради", в архівному фонді СТОВ ім. В.Ф. Мазуркевича в книгах нарахування заробітної праці за 1992-1996 роки та за 1997-2000 роки значиться ОСОБА_1 (так в документі) та зазначено його заробіток за вказані періоди.
Крім цього, в примітках до вказаних довідок зазнаячено, що в книгах значиться одна людина з таким прізвищем та ініціалами.
Суд зазначає, що працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду в постанові від 21.02.2018 року у справі №687/975/17.
Формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Подібна позиція була висловлена Верховним Судом у постановах від 25.04.2019 року у справі №593/283/17 та від 30.09.2019 року у справі № 638/18467/15-а.
Суд зазначає, що трудову діяльність з травня 1992 року по грудень 2001 року підтверджується безпосередньо записами у трудовій книжці серії НОМЕР_1 від 15.10.1984, яка в силу положень пенсійного законодавства є основним документом, що підтверджує страховий стаж особи.
Тобто, архівні довідки від 06.02.2024 №05-04/Б-102 та від 06.02.2024 №05-04/Б-103 мали враховуватися пенсійним органом саме у прив`язці до записів трудової книжки.
Крім цього відповідачем не вказано жодних інших підстав, за яких зазначене оформлення записів робить їх недійсними або сумнівними.
Будь-які сумніви, що у цьому випадку є саме помилка у написанні прізвище, а не обман чи маніпулювання з боку позивача, у суду відсутні. Аргументів про протилежне учасниками справи не надано.
Таким чином, оскільки судом не встановлено недостовірності або неточності вказаних записів, зазначене не може бути підставою для не зарахування оскаржуваних періодів роботи позивача до страхового стажу.
Підсумовуючи наведене, вказані відповідачем підстави для неврахування до страхового стажу періоду роботи позивача з травня 1992 року по червень 2000 року є необґрунтованими.
Встановлені у справі обставини свідчать про те, що відповідач, Головне управління Пенсійного фонду України у Волинській області, діяло недобросовісно та необґрунтовано, не врахувало усіх обставин та положень законодавства, що мають значення для перерахунку пенсії позивачу, і, як наслідок, допустило неналежний розгляд поданої ним заяви і документів та, відповідно, прийняло незаконне і необґрунтоване рішення.
З огляду на викладене, дії Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області щодо не зарахування стажу лише через формальні неточності, а саме через неповне зазначено ПІБ у архівних довідках від 06.02.2024 №05-04/Б-102 та від 06.02.24 №05-04/Б-103, виданих КУ "Трудовий архів Чуднівської міської ради", є протиправними, з огляду на що рішення від 23.09.2024 №064150014720 про відмову у проведені перерахунку пенсії позивача є протиправним та підлягає скасуванню.
Скасування рішення про відмову у проведені перерахунку пенсії з підстав неправомірності неврахування доданих до заяви про перерахунок пенсії документів є підставою для зобов`язання повторного розгляду цієї заяви.
В спірному випадку заява позивача про перерахунок пенсії за віком розглянута за принципом екстериторіальності Головним управлінням Пенсійного фонду України у Волинській області та за результатом її розгляду прийнято рішення від 23.09.2024 №064150014720.
Отже, саме Головне управління Пенсійного фонду України у Волинській області в даному випадку є органом, що здійснює перерахунок пенсії, зокрема, в частині зарахування спірних періодів роботи до страхового стажу.
Таким чином, оскільки відповідальним за прийняття оскаржуваного рішення є орган Пенсійного фонду, що розглядав таку заяву, належним способом захисту порушеного права є зобов`язання саме такого органу Пенсійного фонду повторно розглянути заяву про перерахунок пенсії та прийняти рішення, з урахуванням висновків суду.
Відтак, обираючи належний спосіб захисту порушеного права позивача, суд вважає за необхідне зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Волинській області повторно розглянути заяву позивача від 16.09.2024, зарахувавши до загального страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи згідно з архівними довідками №05-04/Б-102 від 06.02.2024 та №05-04/Б-103 від 06.02.2024, виданими КУ "Трудовий архів Чуднівської міської ради", та перерахувати пенсію за віком.
Згідно з ч.1 ст.77 Кодексу адміністративного судочинства України кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених статтею 78 цього Кодексу.
З огляду на викладене, колегія суддів апеляційної інстанції дійшла висновку, що рішення суду першої інстанції ґрунтується на всебічному, повному та об`єктивному розгляді всіх обставин справи, які мають значення для вирішення спору, відповідає нормам матеріального та процесуального права, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції, викладених у зазначеному рішенні, у зв`язку з чим підстав для його скасування не вбачається.
Інші доводи апеляційної скарги встановлених обставин справи та висновків суду першої інстанції не спростовують та не дають підстав для висновку про неправильне застосування судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, яке призвело або могло призвести до неправильного вирішення справи.
За змістом частини першої статті 316 КАС суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Оскільки судове рішення ухвалене судом першої інстанції з додержанням норм матеріального і процесуального права, на підставі правильно встановлених обставин справи, а доводи апеляційної скарги висновків суду не спростовують, то суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а оскаржуване судове рішення - без змін. 
Керуючись ст.ст. 243, 250, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 329 КАС України, суд 
У Х В А Л И В :
апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України у Волинській області залишити без задоволення, а рішення Житомирського окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 року - без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її ухвалення та оскарженню не підлягає. 

Головуючий	 		Боровицький О. А.	
 	 	 	 	
Судді	 	  	Ватаманюк Р.В.    Курко О. П.