ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ 
19 лютого 2026 року справа №200/2908/25 

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: головуючого Блохіна А.А., суддів Геращенко І.В., Компанієць І.Д., розглянув в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 11 серпня 2025 року у справі № 200/2908/25 (головуючий І інстанції Абдукадирова К.Е.) за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області про визнання бездіяльності протиправною та зобов`язання вчинити певні дії, -

У С Т А Н О В И В:

ОСОБА_1 звернулась до Донецького окружного адміністративного суду з позовною заявою до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області, через підсистему ЄСІТС “Електронний суд”, в якій позивач просив: визнати протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області щодо не зарахування страхового стажу та відмови у виплаті одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій; зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 07.03.2025 року про призначення та виплату їй одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій, обов`язок по виплаті якої встановлено ст. 7-1 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV, та прийняти рішення у відповідності з процедурою, передбаченою чинним законодавством, врахувавши до загального страхового стажу наступні періоди роботи, згідно трудової книжки НОМЕР_1 , з 01.09.1982 року по 27.08.1983 року на посаді старшої піонервожатої Волноваської школи-інтернату ( запис № 1 на підставі Наказу № 178 від 01.09.1982 року), з 30.06.1993 року по 10.11.1993 року на посаді вихователя Волноваської СШ № 5 ( наказ № 578-к від 10.11.1993 року про перевод до Волноваської СШ № 1) з 10.11.1993 року по 31.12.1998 року на посаді вчителя початкових класів Волноваської СШ № 1. Усього 6 років 6 місяців.
В обґрунтування позовних вимог позивач зазначає, що вона перебуває на обліку в ГУ ПФУ в Дніпропетровській області та отримує пенсію за віком згідно Закону України від 09.07.2003 №1058-ІV “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” на підставі рішення 045550028224 від 25.02.2025 року. Разом з тим, на день досягнення пенсійного віку 19.12.2024 року позивач набула право на призначення та виплату одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій згідно ст. 7-1 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV.
Заяву від 07.03.2025 року про роз`яснення причин неврахування зазначених періодів роботи до страхового стажу та причину відмови у виплаті 10 (десяти) пенсій за роботу протягом 30 років в одній державній установі позивач отримала відповідь відповідача від 27.03.2025 року з зазначенням наступних причин: до загального страхового стажу не враховані зазначені періоди роботи , згідно записів трудової книжки НОМЕР_2 , оскільки її заповнення проведено з порушенням Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників , яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України , Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року № 58, окрім того, сторінки 4-7 трудової книжки завантажені не з оригіналу документу. Довідка від 07.02.2025 року № 68, яка видана Волноваським ЗЗСО 1-ІІІ ступенів № 1, та довідка № 91 від 15.01.2025 року , яка видана Волноваським опорним ЗЗСО 1-ІІІ ступенів , не враховані при розгляді заяви, оскільки не містять причин видачі.
Позивач вважає, що відповідачем протиправно відмовлено у виплаті одноразової грошової допомоги, що призвело до порушення прав позивача.
Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 11 серпня 2025 року у справі № 200/2908/25 позов задоволено частково, внаслідок чого визнано протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області щодо не зарахування страхового стажу та відмови у виплаті одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій. Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 07.03.2025 року про призначення та виплату одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій, обов`язок по виплаті якої встановлено ст. 7-1 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV, з урахуванням висновків суду. В іншій частині позовних вимог – відмовлено.
Відповідач не погодився з рішенням суду першої інстанції, подав апеляційну скаргу, в якій просив скасувати оскаржене судове рішення та прийняти нове рішення про відмову у задоволенні позовних вимог. 
В обґрунтування апеляційної скарги зазначено практично ті самі доводи якими обгрунтовано відзив на позовну заяву. 
Справу розглянуто в порядку письмового провадження у відповідності до ст. 311 КАС України.
Відповідно до вимог ч. 1,2 ст. 308 КАС України суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги. Суд апеляційної інстанції не обмежений доводами та вимогами апеляційної скарги, якщо під час розгляду справи буде встановлено порушення норм процесуального права, які є обов`язковою підставою для скасування рішення, або неправильне застосування норм матеріального права. 
Колегія суддів заслухала доповідь судді-доповідача, перевірила матеріали справи, вивчила доводи апеляційної скарги, і дійшла висновку, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню з наступних підстав. 
Судом першої та апеляційної інстанції встановлено, що Позивач, ОСОБА_1 , перебуває на обліку в Головному управлінні Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області та отримує пенсію за віком відповідно до Закону України від 09.07.2003 № 1058-IV “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”.
07.03.2025 позивач звернулась до відповідача із заявою про роз`яснення причин неврахування зазначених періодів роботи до страхового стажу та причину відмови у виплаті 10 (десяти) пенсій за роботу протягом 30 років в одній державній установі.
Листом від 27.03.2025 14602-8848/О-01/8-0400/25 Головне управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області розглянувши заяву повідомило позивача про наступне.
За інформацією, наданою відділом перерахунків пенсій № 1 управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг, до загального страхового стажу не зараховано періоди роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_2 , оскільки її заповнення проведено з порушенням Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58. Також сторінки 4-7 трудової книжки завантажені не з оригіналу документа.
Довідки від 07.02.2025 № 68, яка видана Волноваським опорним ЗЗСО І-ІІІ ступенів, від 15.01.2025 № 91, яка видана Волноваським опорним ЗЗСО І-ІІІ ступенів № 1, не враховані при розгляді заяви, оскільки не містять підстав видачі.
Для можливості зарахування неврахованого стажу роботи та розгляду питання щодо права на одноразову грошову виплату 10 місячних пенсії відповідно до Прикінцевих положень Закону № 1058 данні періоди роботи потребують підтвердження уточнюючими довідками.
Вважаючи протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області, позивач звернулась до суду з даним позовом.
Надаючи правову оцінку спірним правовідносинам, суд виходить з наступного.
Частиною 2 ст. 19 Конституції України встановлено, що органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначаються Законом України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” від 09 липня 2003 року № 1058-IV (далі Закон № 1058-IV).
Пенсії за вислугу років працівникам освіти призначають відповідно до пункту “е” статті 55 Закону України Про пенсійне забезпечення від 05.11.1991 р. № 1788-XII (далі - Закон № 1788-XII).
Пунктом 7-1 Прикінцевих положень Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" № 1058-IV від 09.07.2003 року (далі - Закон № 1058-IV) передбачено, що особам, які на день досягнення пенсійного віку, передбаченого статтею 26 цього Закону, працювали в закладах та установах державної або комунальної форми власності на посадах, робота на яких дає право на призначення пенсії за вислугу років відповідно до пунктів е-ж статті 55 Закону України Про пенсійне забезпечення, і мають страховий стаж (для чоловіків - 35 років, для жінок - 30 років) на таких посадах, а також якщо вони до цього не отримували будь-яку пенсію, при призначенні пенсії за віком виплачується грошова допомога, яка не підлягає оподаткуванню, у розмірі їх десяти місячних пенсій станом на день її призначення.
Виплата зазначеної грошової допомоги здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету України.
Статтею 55 Закону України від 5 листопада 1991 року № 1788-XII “Про пенсійне забезпечення” (далі – Закон № 1788-XII) визначені окремі категорії працівників інших галузей народного господарства, які мають право на пенсію за вислугу років.
Право на пенсію за вислугу років мають в тому числі працівники освіти, охорони здоров`я та соціального забезпечення при наявності спеціального стажу роботи від 25 до 30 років за переліком, що затверджується у порядку, який визначається Кабінетом Міністрів України, незалежно від віку (пункт “е” статті 55 Закону № 1788-XII з урахуванням Рішення Конституційного Суду України від 4 червня 2019 року № 2-р/2019 у справі № 1-13/2018 (1844/16, 3011/16)).
Умови обчислення страхового стажу, що дає право на призначення грошової допомоги відповідно до пункту 7-1 розділу XV “Прикінцеві положення” Закону № 1058-ІV, та механізм її виплати визначає Порядок обчислення страхового стажу, що дає право на призначення грошової допомоги, та її виплати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 23 листопада 2011 року № 1191 (далі – Порядок № 1191).
Відповідно до абзаців першого, другого пункту 2 Порядку № 1191 до страхового стажу, що визначає право на виплату грошової допомоги, зараховуються періоди роботи в закладах та установах державної та комунальної форми власності на посадах, робота на яких дає право на призначення пенсії за вислугу років відповідно до пунктів “е” і “ж” статті 55 Закону України “Про пенсійне забезпечення”, що передбачені: переліком закладів і установ освіти, охорони здоров`я та соціального захисту і посад, робота на яких дає право на пенсію за вислугу років, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 4 листопада 1993 р. № 909 “Про перелік закладів і установ освіти, охорони здоров`я та соціального захисту і посад, робота на яких дає право на пенсію за вислугу років”.
Страховий стаж, передбачений пунктами 2 і 3 цього Порядку, враховується в календарному обчисленні. При цьому допускається підсумовування страхового стажу за періоди роботи, які дають право на призначення пенсії відповідно до пунктів “е” - “ж” статті 55 Закону України “Про пенсійне забезпечення” (пункт 4 Порядку № 1191).
Постановою Кабінету Міністрів України від 23.11.2011 №1191 затверджено Порядок обчислення страхового стажу, що дає право на призначення грошової допомоги, та її виплати (далі - Порядок №1191), який визначає умови обчислення страхового стажу, що дає право на призначення грошової допомоги відповідно до пункту 7-1 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV.
Відповідно до пункту 2 Порядку №1191 до страхового стажу, що визначає право на виплату грошової допомоги, зараховуються періоди роботи в закладах та установах державної та комунальної форми власності на посадах, робота на яких дає право на призначення пенсії за вислугу років відповідно до пунктів е і ж статті 55 Закону України Про пенсійне забезпечення, що передбачені, зокрема, переліком закладів і установ освіти, охорони здоров`я та соціального захисту і посад, робота на яких дає право на пенсію за вислугу років, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.1993 №909 Про перелік закладів і установ освіти, охорони здоров`я та соціального захисту і посад, робота на яких дає право на пенсію за вислугу років.
Як встановлено пунктом 5 Порядку №1191, грошова допомога надається особам, яким починаючи з 01.10.2011 призначається пенсія за віком відповідно до Закону України Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування та які на день досягнення пенсійного віку, передбаченого статтею 26 зазначеного Закону, працювали в закладах та установах державної або комунальної форми власності на посадах, робота на яких дає право на призначення пенсії за вислугу років відповідно до пунктів е - ж статті 55 Закону України Про пенсійне забезпечення, і мають страховий стаж (для чоловіків - 35 років, для жінок - 30 років) на таких посадах, а також якщо вони до цього не отримували будь-яку пенсію.
Для визначення розміру грошової допомоги враховується місячний розмір пенсії, обчислений згідно із статтями 27 і 28 Закону України Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування, станом на день її призначення.
Виплата грошової допомоги здійснюється органами Пенсійного фонду України одноразово у розмірі десяти місячних пенсій за рахунок коштів Державного бюджету України одночасно з першою виплатою пенсії, яка призначена до виплати (пункти 6, 7 Порядку №1191).
Крім того, відповідно до правових висновків Верховного Суду, викладених у постанові від 18.06.2021 у справі № 328/1620/17, умовою наявності права на отримання вказаної грошової допомоги є не відсутність факту отримання особою будь-якого іншого виду пенсії на момент виходу на пенсію за віком, а відсутність такого факту до моменту виходу на цю пенсію, тобто в будь-який момент до досягнення пенсійного віку, передбаченого статтею 26 Закону № 1058-ІV. Слід зазначити й про те, що законодавство не ставить право особи на отримання такої допомоги в залежність від розміру або тривалості отримання нею пенсії та часу її призначення, якщо такі обставини мали місце до виходу на пенсію за віком.
Отримання вказаної грошової допомоги визначене законодавцем, як заохочувальний захід щодо осіб, які, отримавши право на призначення пенсії, виявили бажання працювати та одержувати пенсію з більш пізнього віку, тобто фактично відтермінували реалізацію права виходу на пенсію.
При цьому, постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.1993 № 909 затверджений Перелік закладів і установ освіти, охорони здоров`я та соціального захисту і посад, робота на яких дає право на пенсію за вислугу років.
Зміст Розділу 1 "Освіта" Переліку закладів і установ № 909 в частині "Найменування закладів і установ" містить зазначення " Загальноосвітні навчальні заклади", а в частині "Найменування посад" містить зазначення "вчителі".
Як передбачено пунктом е статті 55 Закону №1788-XII право на пенсію за вислугу років мають працівники освіти, охорони здоров`я та соціального забезпечення після досягнення 55 років і за наявності спеціального стажу роботи за переліком, що затверджується у порядку, який визначається Кабінетом Міністрів України, з 1 квітня 2024 року або після цієї дати - не менше 30 років.
Згідно зі статтею 10 Закону України Про освіту складниками системи освіти є: дошкільна освіта; повна загальна середня освіта; позашкільна освіта; спеціалізована освіта; професійна (професійно-технічна) освіта; фахова передвища освіта; вища освіта; освіта дорослих, у тому числі післядипломна освіта.
Відповідно до ст. 62 Закону України “Про пенсійне забезпечення”, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Пунктом 1, 3, 20 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМ України №637 від 12.08.1993, передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов`язкового державного соціального страхування (далі - персоніфікований облік), є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. (п.1). За відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи (п.3). У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального стажу роботи приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток № 5). У довідці повинно бути вказано періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка, в тому числі виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій (п.20).
За змістом цієї норми вбачається, що необхідність надання уточнюючих довідок підприємств, установ, організацій або їх правонаступників виникає при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній.
Отже, необхідними умовами для виникнення у особи права на пенсійне забезпечення на пільгових умовах, відповідно до статті 55 Закону України “Про пенсійне забезпечення”, є встановлення перебування особи на посаді та виконання нею робіт у закладі освіти, а також документальне підтвердження зайнятості працівника за відповідною професією.
Спеціальний стаж - це період роботи в певних умовах праці чи на посадах, з якими законодавець пов`язує пільгове (або за особливими правилами) пенсійне забезпечення. Вислуга років є видом спеціального стажу. Це період виконання особливого роду трудової діяльності або державної служби, коли до особи, яка її здійснює, пред`являють особливі вікові, а також підвищені психічні та фізичні вимоги, при тривалому виконанні якої особа втрачає відповідну професійну працездатність.
З дослідженої судом трудової книжки ОСОБА_1 , встановлено, що позивач працювала в спірний період:
- з 01.09.1982 по 27.08.1983 посаді старшої піонервожатої Волноваської школи-інтернату;
- з 30.06.1993 по 10.11.1993 на посаді вихователя Волноваської СШ № 5;
- з 10.11.1993 року на посаді вчителя початкових класів Волноваської СШ №1.
Запис про звільнення в трудовій книжці відсутній.
Відповідно до довідки від 07.02.2025 № 68 виданої Волноваським ЗЗСО 1-ІІІ, ОСОБА_1 дійсно працювала вихователем у Волноваській СШ № 5 з 15.08.1985р. (наказ № 81 від 10.08.1985р.) по 10.11.1993 року ( наказ №578-к від 10.11.1985 р.). За період роботи у відпустці без збереження заробітної плати не перебувала.
Згідно з листом відповідача від 27.03.2025 14602-8848/О-01/8-0400/25 до загального страхового стажу не зараховано періоди роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_2 , оскільки її заповнення проведено з порушенням Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58. Також сторінки 4-7 трудової книжки завантажені не з оригіналу документа. Довідки від 07.02.2025 № 68, яка видана Волноваським опорним ЗЗСО І-ІІІ ступенів, від 15.01.2025 № 91, яка видана Волноваським опорним ЗЗСО І-ІІІ ступенів № 1, не враховані при розгляді заяви, оскільки не містять підстав видачі.
Так, постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637 затверджено Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній (далі Порядок №637), у відповідності п.1 якого основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Згідно з п.3 Порядку №637, за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Пунктом 20 Порядку №637 встановлено, що у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток №5). У довідці повинно бути вказано періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка, в тому числі виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій.
Отже, основним документом, який підтверджує наявність у особи трудового стажу, є трудова книжка.
При цьому, чинним законодавством встановлено пріоритетність записів у трудовій книжці перед відомостями про період роботи, що можуть міститися в інших документах, а також необхідність надання уточнюючої довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників для підтвердження спеціального трудового стажу лише у випадку, коли в трудовій книжці відсутні відповідні відомості.
Як передбачено п.4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 "Про трудові книжки працівників", відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
На момент внесення записів у трудових книжках позивача діяв Порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях визначений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженої постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1974 №162 (далі- Інструкція №162).
Згідно з п.2.2. Інструкції № 162 заповнення трудової книжки вперше здійснюється адміністрацією підприємства у присутності робітника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться, зокрема, відомості про працівника: прізвище, ім`я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність; відомості про роботу: прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення.
Відповідно до п.2.3. Інструкції № 162 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1984 р., у графі 2 трудової книжки раніше встановленого зразка (1938 року) записується "1984.05.01", в трудових книжках, виданих після 1 січня 1975 р.; "05.01.1984". Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів.
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується адміністрацією того підприємства, де було зроблено відповідний запис. Адміністрація за новим місцем роботи зобов`язана надати працівнику в цьому необхідну допомогу (п.2.5. Інструкції № 162).
Згідно з п.2.12 Інструкції № 162 зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім`я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місце роботи на підставі документів(паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім`я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім`я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
Аналогічні за змістом положення містить також Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерством праці України, Міністерством юстиції України, Міністерством соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 за № 110.
Аналіз вказаних норм свідчить, що законодавством чітко визначено порядок організації ведення, обліку, зберігання і видачу трудових книжок працівників, а також встановлено відповідальність за порушення такого порядку.
Всі записи, які мають відношення до трудової діяльності працівника та вносяться до трудової книжки, можуть бути внесені вичерпним колом осіб, насамперед керівником підприємства, установи, організації в порядку, строк та спосіб, передбачений відповідним законодавством.
Самостійне внесення працівником відомостей щодо своєї трудової діяльності, а також внесення виправлень у разі неправильного або неточного запису не передбачено.
Отже, обов`язок щодо внесення достовірних та правильних записів до трудової книжки працівника покладається саме на власника або уповноважений ним орган, тобто на роботодавця.
Суд вважає за необхідне зазначити, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці, уточнюючій довідці.
Відповідно до п.4 постанови Кабінету Міністрів України "Про трудові книжки працівників" від 27.04.1993 №301, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання.
Разом з тим суд наголошує на тому, що відповідно до зазначених приписів законодавства основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка і лише за відсутності у трудовій книжці, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, на підтвердження таких періодів приймаються інші документи, що уточнюють спірні моменти.
Крім того, у постанові Верховного Суду від 21.02.2018 у справі №687/975/17 викладена правова позиція, де зазначено, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Відсутність посилання чи неточних записів у первинних документах по обліку трудового стажу та нарахуванню заробітної плати на конкретній посаді, яку займав позивач у той чи інший період його роботи у підприємстві за наявності належним чином оформленої трудової книжки, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає йому право на призначення пенсії за віком, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком.
Окрім того, Верховний Суд у постанові від 24.05.2018 у справі №490/12392/16-а висловив позицію про те, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Вказана правова позиція підтримана Верховним Судом у постанові від 04.07.2023 у справі №580/4012/19.
Суд зазначає, що право осіб на пенсійне забезпечення не повинно безумовно залежати від дій (бездіяльності) осіб, зобов`язаних вести облік трудового стажу працівників.
Позивач як особа, на яку не покладено обов`язків щодо організації ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок, не може нести відповідальність за неправильність, неточність або неповноту внесених до його трудової книжки відомостей, а тому невірне заповнення трудової книжки не може бути підставою для незарахування пенсійним органом трудового стажу і, як наслідок, для обмеження права позивача на пенсійне забезпечення. На працівника не може перекладатися тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці; працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення.
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається не на працівника, тому недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника.
До аналогічного висновку дійшов Верховний Суд у своїй постанові від 19.12.2019 року у справі № 307/541/17.
Крім того, у постанові від 30.09.2019 року у справі № 638/18467/15-а Верховний Суд прямо зауважив на тому, що формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів Пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації її конституційного права на соціальний захист.
Відтак, на позивача не може бути покладено відповідальність за неправильний запис у даті видачі трудової книжки (навіть якщо таке мало місце).
Водночас, під час з`ясування обставин у справі та перевірку їх доказами, відповідачем, як суб`єктом владних повноважень, на якого нормами процесуального права покладено обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності, не довів у встановленому порядку про наявність підстав щодо застосування положень Порядку № 637 до спірних правовідносин, як-то: відсутність у позивача трудової книжки, необхідних записів або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, що визначає йо го право на пенсію за віком.
Зазначені обставини, на думку суду, свідчать про прояв відповідачем надмірного формалізму при розрахунку страхового стажу позивача, а тому періоди роботи позивача з 01.09.1982 року по 27.08.1983 року, з 30.06.1993 року по 10.11.1993 року, з 10.11.1993 року по 31.12.1998 року безпідставно не були враховані до загального страхового стажу.
При цьому, до стажу позивача, що дає право на виплату одноразової грошової допомоги згідно із пунктом 7.1 розділу XV “Прикінцеві положення” Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” Пенсійним органом протиправно не зараховано періоди роботи з 01.09.1982 по 27.08.1983; з 30.06.1993 по 10.11.1993; з 10.11.1993 по 31.12.1998, оскільки судом встановлено, що трудова книжка позивача оформлена належним чином, всі записи засвідчені належним чином.
Аналіз норм Порядку № 1191 дає підстави для висновку, що право особи на отримання грошової допомоги у розмірі десяти місячних пенсій пов`язується з наявністю у неї необхідного спеціального страхового стажу роботи на певних визначених законодавством посадах і вихід на пенсію саме з цих посад в закладах та установах державної та комунальної форми власності, а також неотримання такою особою до моменту виходу на пенсію за віком відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” будь-якого іншого виду пенсії.
Верховний Суд у постанові від 27 листопада 2018 року у справі № 328/1619/17 (2-а/328/80/17) зазначив, що право особи на отримання грошової допомоги у розмірі десяти місячних пенсій пов`язується з наявністю у неї необхідного спеціального стажу (від 25 до 30 років) роботи на певних, визначених законодавством, посадах й вихід на пенсію саме з цих посад в закладах та установах державної або комунальної форми власності, а також неотримання такою особою до моменту виходу на пенсію за віком відповідно до Закону України Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування будь-якого іншого виду пенсії.
У постанові від 28 листопада 2019 року у справі № 522/5056/16-а Верховний Суд також зазначив, що для отримання грошової допомоги, при призначенні пенсії за віком, яка не підлягає оподаткуванню, у розмірі їх десяти місячних пенсій, мають бути дотримані такі вимоги: особа має досягнути пенсійного віку, передбаченого ст. 26 Закону України Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування, зокрема частиною 1 статті 26 встановлено, що особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років; на день досягнення пенсійного віку особа мала працювати в закладах та установах державної або комунальної форми власності на посадах, робота на яких дає право на призначення пенсії за вислугу років відповідно до пунктів “е” - “ж” статті 55 Закону України “Про пенсійне забезпечення” і мати страховий стаж, зокрема для чоловіків - 35 років, на таких посадах; особа до цього не отримувала будь-яку пенсію.
Судом відповідно до трудової книжки позивача встановлено, що позивач працювала -з 01.09.1982 по 27.08.1983 посаді старшої піонервожатої Волноваської школи-інтернату; з 30.06.1993 по 10.11.1993 на посаді вихователя Волноваської СШ № 5;з 10.11.1993 по теперішній час на посаді вчителя початкових класів Волноваської СШ №1.
Суд зазначає, що Переліком закладів і установ освіти, охорони здоров`я та соціального захисту і посад, робота на яких дає право на пенсію за вислугу років, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 4 листопада 1993 р. N 909 передбачені посади “старша піонервожата”, “вихователь”, “вчитель”.
Під час розгляду справи судом встановлено, що з 20.12.2024 позивачу призначено пенсію за віком відповідно до Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, що підтверджується рішенням №045550028224 від 21.03.2025.
Однак відповідач листом від 27.03.2025 14602-8848/О-01/8-0400/25 повідомив, що до загального страхового стажу не зараховано періоди роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_2 , оскільки її заповнення проведено з порушенням Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58. Довідки від 07.02.2025 № 68, яка видана Волноваським опорним ЗЗСО І-ІІІ ступенів, від 15.01.2025 № 91, яка видана Волноваським опорним ЗЗСО І-ІІІ ступенів № 1, не враховані при розгляді заяви, оскільки не містять підстав видачі.
Однак враховуючи вище зазначені приписи чинного законодавства та встановлені обставини справи, суд вважає, що на день досягнення позивачкою пенсійного віку та призначення з 20.12.2024 пенсії за віком, її спеціальний (педагогічний) стаж роботи, що дає право на пенсію за вислугу років відповідно до п. "е" ст. 55 Закону України "Про пенсійне забезпечення" становив більше 35 років.
Верховний Суд у постанові від 12.03.2019 у справі № 127/9277/17, зазначив, що право на отримання грошової допомоги у розмірі десяти місячних пенсій станом на день її призначення не залежить та не пов`язується із призначенням саме пенсії за вислугою років, а є окремим правовим механізмом відповідної соціальної виплати, який також може реалізовуватись при призначенні пенсії за віком.
Щодо вимоги про зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 07.03.2025 року про призначення та виплату їй одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій, обов`язок по виплаті якої встановлено ст. 7-1 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV, та прийняти рішення у відповідності з процедурою, передбаченою чинним законодавством, врахувавши до загального страхового стажу наступні періоди роботи, згідно трудової книжки НОМЕР_1 ,з 01.09.1982 року по 27.08.1983 року на посаді старшої піонервожатої Волноваської школи-інтернату( запис № 1 на підставі Наказу № 178 від 01.09.1982 року), з 30.06.1993 року по 10.11.1993 року на посаді вихователя Волноваської СШ № 5 ( наказ № 578-к від 10.11.1993 року про перевод до Волноваської СШ № 1) з 10.11.1993 року по 31.12.1998 року на посаді вчителя початкових класів Волноваської СШ № 1. Усього 6 років 6 місяців, то суд зазначає.
За змістом листа від 27.03.2025 14602-8848/О-01/8-0400/25, відповідач не вбачав підстав для нарахування позивачу грошової допомоги відповідно до пункту 7-1 Прикінцевих положень Закону № 1058 оскільки заповнення трудової книжки проведено з порушенням Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, довідка від 07.02.2025 № 68 не містить підстав видачі.
Натомість у відзиві на позовну заяву відповідач посилається на те, що позивач звернулася із зверненням довільної форми про призначення грошової допомоги у розмірі десяти місячних пенсій, а не з заявою відповідно до Порядку № 22-1, то на зазначене звернення надано відповідь в порядку Закону України “Про звернення громадян”.
Суд зауважує, що не зважаючи на посилання відповідача у відзиві на Закон України “Про звернення громадян”, фактично позивачці відмовлено у задоволенні заяви про виплату грошової допомоги з мотивів відсутності на то правових підстав, а не з причин того, що заява за формою та змістом не відповідає вимогам Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" затвердженого Постановою правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 № 22-1 (далі Порядок №22-1).
Порядком № 22-1 визначено процедуру, яка є способом дій пенсійного органу у відповідь на звернення громадян щодо того чи іншого питання у сфері соціального захисту.
Також на дані правовідносини розповсюджується дія Закону України “Про адміністративну процедуру” від 17 лютого 2022 року № 2073-IX.
Згідно ст. 43. Закону № 2073-IX, у разі якщо заяву подано з порушенням встановлених законодавством вимог, посадова особа адміністративного органу, яка розглядає справу, приймає рішення про залишення заяви без руху. Адміністративний орган надсилає заявнику письмове повідомлення про залишення заяви без руху протягом трьох робочих днів з дня отримання заяви, а в разі особистого звернення із заявою негайно (за можливості) вручає під розписку таке повідомлення особі, яка подала заяву, безпосередньо в адміністративному органі. У повідомленні про залишення заяви без руху зазначаються виявлені недоліки з посиланням на порушені вимоги законодавства, спосіб та строк усунення недоліків, а також способи, порядок та строки оскарження рішення про залишення заяви без руху. Адміністративний орган встановлює строк, достатній для усунення заявником виявлених недоліків. За клопотанням заявника адміністративний орган може продовжити строк усунення виявлених недоліків. У разі усунення виявлених недоліків у строк, встановлений адміністративним органом, заява вважається поданою в день її первинного подання. При цьому строк розгляду справи продовжується на строк залишення заяви без руху. Не допускається повторне залишення без руху заяви, в якій усунуто виявлені недоліки, зазначені в повідомленні про залишення заяви без руху.
В ст. 69 Закону № 2073-IX зазначено, що за результатами розгляду справи адміністративний орган у межах своїх повноважень приймає адміністративний акт. Якщо рішення у справі може бути прийнято на підставі електронних документів у машинозчитувальному форматі та/або даних національних електронних інформаційних ресурсів, адміністративний акт може бути прийнято в автоматичному режимі у випадках, передбачених законом. Якщо судовим рішенням, що набрало законної сили, або рішенням суб`єкта розгляду скарги адміністративний орган зобов`язано прийняти адміністративний акт певного змісту, повторний розгляд справи не проводиться.
Відповідно до ст. 70 Закону № 2073-IX, адміністративний акт, як правило, приймається у письмовій (електронній або паперовій) формі. У випадках, передбачених законом, у тому числі з метою запобігання загрозі життю, здоров`ю громадян, майну або громадській безпеці, адміністративний акт може бути прийнято в усній формі. Адміністративний акт в електронній формі оформлюється відповідно до вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Адміністративний акт, прийнятий в усній формі, доводиться до відома учасників адміністративного провадження шляхом усного повідомлення із зазначенням їх права на письмове підтвердження адміністративного акта, а також способів, порядку і строків оскарження акта. Адміністративний акт, прийнятий в усній формі, у випадках, передбачених законом, фіксується в матеріалах справи. Учасник адміністративного провадження або інша особа, права, свободи чи законного інтересу або обов`язку якої стосується адміністративний акт, має право вимагати від адміністративного органу оформлення адміністративного акта у письмовій формі. Таке оформлення здійснюється адміністративним органом протягом п`яти робочих днів з дня прийняття адміністративного акта. Зміст адміністративного акта, оформленого у письмовій формі, має відповідати змісту цього акта, прийнятого в усній формі.
Приписами ст.71 Закону № 2073-IX передбачено, що письмовий адміністративний акт або усний адміністративний акт, підтверджений у письмовій формі, складається із вступної, мотивувальної, резолютивної та заключної частин. Адміністративний акт містить підпис та/або печатку (у тому числі електронні), якщо інше не передбачено законом, та повне ім`я відповідальної посадової особи адміністративного органу. У вступній частині зазначаються найменування адміністративного органу, дата прийняття адміністративного акта та його реєстраційний номер, відомості в обсязі, достатньому для встановлення особи адресата адміністративного акта, та його контактні дані. Мотивувальна частина адміністративного акта складається згідно з вимогами цього Закону. У резолютивній частині адміністративного акта зазначається суть прийнятого за результатами розгляду справи рішення. Крім того, можливе викладення додаткових положень, визначених цією статтею.
Проте, як встановлено судом, відповідач після отримання від позивача заяву від 07.03.2025, не дотримався приписів ст. 43 Закону України “Про адміністративну процедуру” не залишив заяву позивача без руху, якщо вважав, що вона оформлена неналежним чином, та не запропонував усунути її недоліки, а неправомірно розглянув її у відповідності до Закону України “Про звернення громадян”.
Згідно ст. 18 Закону України “Про адміністративну процедуру” особа має право на оскарження рішень, дій чи бездіяльності адміністративного органу в порядку адміністративного оскарження відповідно до цього Закону та/або в судовому порядку. Адміністративний орган зобов`язаний повідомити особу про спосіб, порядок і строк оскарження адміністративного акта, який негативно впливає на право, свободу чи законний інтерес особи.
Згідно ч. 4 ст. 80 Закону України “Про адміністративну процедуру” строк подання скарги не вважається пропущеним у разі незазначення в адміністративному акті строку та порядку його оскарження.
Завдання адміністративного судочинства полягає не у забезпеченні ефективності державного управління, а в гарантуванні дотримання прав та вимог законодавства, інакше було б порушено принцип розподілу влади. Принцип розподілу влади заперечує надання адміністративному суду адміністративно-дискреційних повноважень - ключовим завданням якого є здійснення правосуддя. Тому завданням адміністративного суду є контроль за легітимністю прийняття рішення.
Питання зарахування періодів роботи позивачки до спеціального стажу та виплата грошової допомоги відповідно до пункту 7-1 розділу ХV Прикінцеві положення Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, відноситься виключно до функцій органів Пенсійного фонду України.
Суд не може підміняти державний орган рішення чи дії якого оскаржується, приймати замість зазначеного органу рішення, яке визнається протиправним, інше рішення, яке б відповідало закону, та давати вказівки, які б свідчили про вирішення питань, які належать до компетенції такого суб`єкта владних повноважень, оскільки такі дії виходять за межі визначених йому повноважень законодавцем.
Виходячи з аналізу ч. 2 ст. 9 КАС України, суд розглядає адміністративні справи не інакше як за позовною заявою, поданою відповідно до цього Кодексу, в межах позовних вимог. Суд може вийти за межі позовних вимог, якщо це необхідно для ефективного захисту прав, свобод, інтересів людини і громадянина, інших суб`єктів у сфері публічно-правових відносин від порушень з боку суб`єктів владних повноважень. Тобто, адміністративний суд розглядає спір в межах предмету спору та визначеного позивачем способу захисту. Водночас, якщо суд дійде висновку, що обраний позивачем спосіб захисту не є ефективним, то для повного, належного та ефективного захисту порушеного права позивача, суд може вийти за межі заявлених позовних вимог та обрати інший спосіб захисту порушеного права.
Враховуючи заявлені позовні вимоги, а також, що оскаржувана відмова надана відповідачем без урахування усіх обставин, що мають значення для прийняття обґрунтованого рішення, суд першої інстанції з метою ефективного захисту права позивача, дійшов висновку за необхідне вийти за межі позовних вимог та визнати протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області щодо не зарахування страхового стажу та відмови у виплаті одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій та зобов`язання відповідача повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 07.03.2025 року про призначення та виплату їй одноразової грошової допомоги у розмірі 10 місячних пенсій, обов`язок по виплаті якої встановлено ст. 7-1 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV, з урахуванням висновків суду.
З огляду на вищевикладене, колегія суддів вважає, що суд першої інстанції дійшов вірного висновку про часткове задоволення позову. 
Статтею 316 КАС України визначено, що суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Ураховуючи наведене, колегія суддів не знаходить правових підстав для задоволення апеляційної скарги і відповідно для скасування оскаржуваного судового рішення, оскільки судом першої інстанції правильно встановлено обставини справи, судове рішення ухвалено з додержанням норм матеріального і процесуального права, правові висновки суду першої інстанції скаржником не спростовані.
Керуючись 315, 316, 321, 322, 325, 328, 329 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -
ПОСТАНОВИВ :

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 11 серпня 2025 року у справі № 200/2908/25 - залишити без задоволення. 
Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 11 серпня 2025 року у справі № 200/2908/25 - залишити без змін. 
Повне судове рішення складено 19 лютого 2026 року.
Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з моменту її підписання та може бути оскаржена до Верховного Суду протягом тридцяти днів з дня складення повного судового рішення в порядку, передбаченому ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України. 

Головуючий суддя А.А. Блохін

Судді І.В. Геращенко

І.Д. Компанієць