ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

12 березня 2026 р.	м. Одеса	Справа № 420/17814/25	
Головуючий в 1 інстанції: Стефанов С.О. 

Колегія суддів П`ятого апеляційного адміністративного суду 
у складі: головуючої судді – Шевчук О.А.,
суддів: Бойка А.В., Єщенка О.В.

розглянувши за правилами спрощеного позовного провадження в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області на рішення Одеського окружного адміністративного суду від 12 вересня 2025 року у справі за позовною заявою ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про визнання протиправними дій та зобов`язання вчинити певні дії, - 
ВСТАНОВИЛА:
У червні 2025 року позивачка звернулась до суду з позовною заявою до відповідачів, в якій просила визнати протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області 08.05.2025 року №155350023710 про відмову у призначенні пенсії;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи з 30.07.1984 по 08.09.1998 та здійснити призначення та виплату ОСОБА_1 пенсії за віком відповідно до статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», починаючи з 01.05.2025 року;
- стягнути за рахунок його бюджетних асигнувань з Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області на користь ОСОБА_1 судові витрати зі сплати судового збору. 
Рішенням Одеського окружного адміністративного суду від 12 вересня 2025 року адміністративний позов задоволено. Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області від 08.05.2025 року №155350023710 про відмову у призначенні пенсії.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області зарахувати ОСОБА_1 до загального страхового стажу період роботи з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, відповідно до записів у трудовій книжці серії НОМЕР_1 від 06.08.1984 року.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 01.05.2025 року відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», з урахуванням правової оцінки, наданої судом у даному рішенні. 
В задоволенні решти позовних вимог – відмовлено. 
Стягнуто за рахунок бюджетних асигнувань Головного Управління Пенсійного фонду України в Херсонській області на користь ОСОБА_1 суму сплаченого судового збору в розмірі 1211 грн. 20 коп. (одна тисяча двісті одинадцять гривень двадцять копійок). 
Не погоджуючись з таким рішенням, Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області надали апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на порушення судом норм матеріального та процесуального права, просять скасувати рішення суду першої інстанції та прийняти нове рішення, яким відмовити у задоволенні позовних вимог у повному обсязі.
Доводами апеляційної скарги зазначено, що на підставі Закону № 1058, рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області № 155350023710 від 08.05.2025 позивачу було відмовлено у призначенні пенсії за віком, у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу роботи — 32 роки.
Апелянт зазначає, що трудова книжка Позивача НОМЕР_2 від 06.08.1984 заповнена з порушенням вимог Інструкцій. Вказує, що чинним законодавством України передбачено можливість підтвердження трудового стажу у разі відсутності відповідних записів або неправильних чи неточних записів у трудовій книжці. Проте, жодних допустимих доказів, передбачених п. 3 Порядку № 637 позивачем під час звернення за призначенням пенсії надано не було.
Апелянт вказує, що враховуючи вимоги Порядку №22-1, органом, що приймав рішення за заявою позивача від 01.05.2025 про призначення пенсії визначено Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області. Отже, на думку апелянта, з огляду на приписи пунктів 4.2, 4.10 розділу IV Порядку №22-1 належним відповідачем у правовідносинах щодо розгляду заяви позивача про призначення пенсії є Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області, яке за принципом екстериторіальності розглядало заяву про призначення пенсії та прийняло спірне рішення про відмову в її призначенні. Вказує, що Головне управління не приймало рішення по суті заяви позивача про призначення пенсії, відтак відповідальним за опрацювання заяви позивача та прийняття відповідного рішення є, в даному випадку, визначений у встановленому порядку територіальний орган Пенсійного фонду Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області, відтак на останнього має бути покладено й обов`язок відновлення порушених прав позивача.
Також, апелянт зазначає про безпідставне стягнення судового збору та вказує, що суд першої інстанції при вирішенні справи вийшов за межі завдань адміністративного судочинства, а саме втрутився в дискреційні повноваження Головного управління.
22 жовтня 2025 року до суду через систему «Електронний суд» від позивачки надійшов відзив на апеляційну скаргу, який зареєстровано судом 23.10.2025 року, в якому позивачка просить залишити без змін рішення суду першої інстанції, а апеляційну скаргу без задоволення. 
Відзиву на апеляційну скаргу другим відповідачем до суду не надано.
Відповідно до п.3 ч.6 ст.12 КАС України дана справа відноситься до категорії незначної складності.
Відповідно до п.2 ч.1 ст. 263 КАС України суд розглядає за правилами спрощеного позовного провадження без повідомлення учасників справи (у письмовому провадженні) справи щодо: оскарження фізичними особами рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень щодо обчислення, призначення, перерахунку, здійснення, надання, одержання пенсійних виплат, соціальних виплат непрацездатним громадянам, виплат за загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням, виплат та пільг дітям війни, інших соціальних виплат, доплат, соціальних послуг, допомоги, захисту, пільг.
Згідно з ч.1 ст. 311 КАС України суд апеляційної інстанції може розглянути справу без повідомлення учасників справи (в порядку письмового провадження) за наявними у справі матеріалами, якщо справу може бути вирішено на підставі наявних у ній доказів, у разі: 1) відсутності клопотань від усіх учасників справи про розгляд справи за їх участю; 2) неприбуття жодного з учасників справи у судове засідання, хоча вони були належним чином повідомлені про дату, час і місце судового засідання; 3) подання апеляційної скарги на рішення суду першої інстанції, які ухвалені в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін (у порядку письмового провадження).
Перевіривши матеріали справи, правильність застосування судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, правової оцінки обставин у справі, обговоривши доводи апеляційної скарги, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга підлягає частковому задоволенню з наступних підстав.
Судами першої та апеляційної інстанцій встановлено, що ОСОБА_1 ІНФОРМАЦІЯ_1 , 01.05.2025 року звернулась до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області із заявою про призначення пенсії за віком згідно Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” від 09.07.2003 № 1058-IV. 
За принципом екстериторіальності заяву позивачки розглянуто Головним управлінням Пенсійного фонду України в Херсонській області.
Головним управлінням Пенсійного фонду України в Херсонській області прийнято рішення про відмову у призначенні пенсії № 155350023710 від 08 травня 2025 року, яким відмовлено ОСОБА_1 в призначенні пенсії за віком відповідно до статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу – не менше 32 років.
У рішенні зазначено, що пенсійний вік, визначений статтею 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» становить 60 років.
Вік заявниці 60 років 04 дні.
Відповідно до статті 26 Закону, починаючи з 1 січня 2018 року, право на призначення пенсії за віком після досягнення 60-річного віку мають особи за наявності страхового стажу з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року – не менше 32 років. 
За наданими документами та відомостями реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового соціального страхування страховий стаж склав 23 роки 09 місяців 04 дні. 
За результатами розгляду документів доданих до заяви: до страхового стажу не зараховано стаж відповідно до трудової книжки НОМЕР_2 від 06.08.1984: за записом №1-№5 період роботи з 30.07.1984 по 08.09.1998, оскільки у графі 2 розділу «Дата, число, місяць, рік», наявне виправлення в даті на звільнення і не завірено належним чином, та запис про звільнення з роботи завірено печаткою, на якій відсутній код підприємства. Відповідно до пункту 7 Положення про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 № 118 «Про створення Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України» та введено в дію з 01 січня 1996 року, ідентифікаційний код є обов`язковим для використання в усіх видах звітних та облікових документів суб`єкта і зазначається на його печатках та штампах.
Зазначено, що для зарахування цього періоду роботи необхідно надати належним чином оформлену довідку, видану за місцем роботи (правонаступником/архівним відділом) на підставі первинних документів, та довідку про перейменування (в разі необхідності).
Вважаючи дії відповідача протиправними, позивачка звернулась до суду з даним позовом.
Приймаючи рішення про задоволення позовних вимог, суд першої інстанції дійшов висновку, що відповідачем протиправно не зарахованого до страхового стажу позивачки періоди трудової діяльності з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, згідно трудової книжки серії НОМЕР_1 від 06.08.1984 року, про що визначено в оскаржуваному рішенні. 
Враховуючи викладене, суд вважав за необхідне визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області від 08.05.2025 року №155350023710 про відмову у призначенні пенсії. 
Визначаючись щодо способу поновлення порушеного права позивача, враховуючи встановлені по справі обставини, виходячи з повноважень, визначених ст. 245 КАС України, обираючи належний спосіб захисту порушеного права, суд першої інстанції дійшов висновку, що ефективним способом поновлення порушеного права позивача є зобов`язання Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області зарахувати ОСОБА_1 до загального страхового стажу період роботи з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, відповідно до записів у трудовій книжці серії НОМЕР_2 від 06.08.1984 року. 
Також, суд першої інстанції зазначив, що правовідносини щодо призначення пенсії та здійснення нарахування та виплати пенсії позивачу відносяться до виключної компетенції працівників Пенсійного фонду України, та є їх дискреційними повноваженнями.
Враховуючи викладене, з метою повного та ефективного захисту та відновлення порушених прав позивача суд вважав за необхідне зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 01.05.2025 року, з урахуванням правової оцінки, наданої судом у даному рішенні про те, що підлягають зарахуванню до страхового стажу позивачки період роботи з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, відповідно до записів у трудовій книжці серії НОМЕР_2 від 06.08.1984 року. 
Колегія суддів частково погоджується з такими висновками суду першої інстанції з огляду на наступне.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Згідно з частинами першою, другою статті 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом. Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними.
Відповідно до пункту 6 частини першої статті 92 Конституції України основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел визначені Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV (далі - Закон № 1058-IV).
Статтею 1 Закону № 1058-IV передбачено, що пенсія - щомісячна пенсійна виплата в солідарній системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, яку отримує застрахована особа в разі досягнення нею передбаченого цим Законом пенсійного віку чи визнання її особою з інвалідністю, або отримують члени її сім`ї у випадках, визначених цим Законом.
Відповідно до пункту 1 частини першої статті 8 Закону № 1058-IV право на отримання пенсій та соціальних послуг із солідарної системи мають громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані особами з інвалідністю в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих осіб - члени їхніх сімей, зазначені у статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом.
Згідно з частиною першою статті 9 Закону № 1058-IV відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв`язку з втратою годувальника.
За змістом статті 26 Закону № 1058-ІV особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років.
Судами встановлено, що на час звернення із заявою про призначення пенсії за віком вік позивачки становив 60 років 04 дні.
Відповідно до частин першої та другої статті 24 Закону № 1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
У разі якщо за період з 1 липня 2000 року по 31 грудня 2016 року в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування відсутні відомості, необхідні для обчислення страхового стажу військовослужбовцям (крім військовослужбовців строкової військової служби), поліцейським, особам рядового і начальницького складу відповідно до цього Закону, страховий стаж обчислюється на підставі довідки про проходження військової служби та про сплачені суми страхових внесків.
Згідно з ч.4 ст. 24 Закону № 1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом. 
Відповідно до ч.1 ст. 44 Закону № 1058-IV призначення (перерахунок) пенсії здійснюється за зверненням особи або автоматично (без звернення особи) у випадках, передбачених цим Законом.
Звернення за призначенням (перерахунком) пенсії здійснюється шляхом подання заяви та інших документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії, до територіального органу Пенсійного фонду або до уповноваженого ним органу чи уповноваженої особи застрахованою особою особисто або через законного представника недієздатної особи, особи, дієздатність якої обмежена, малолітньої або неповнолітньої особи.
Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсії визначається правлінням Пенсійного фонду за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення.
Відповідно до ч.2 ст. 44 Закону № 1058-IV призначення пенсії за віком здійснюється автоматично (без звернення особи) у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком при досягненні пенсійного віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону, на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку, передбаченого статтею 26 цього Закону, особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.
У разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж, необхідний для призначення пенсії за віком (у тому числі за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку), територіальний орган Пенсійного фонду інформує застраховану особу, у тому числі через її особистий електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду, про відсутність таких відомостей та необхідність їх подання (за наявності). Документи про страховий стаж можуть бути подані до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий електронний кабінет на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду.
Згідно з ч.3 ст. 44 Закону № 1058-IV органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію. На такі перевірки не поширюється дія положень законодавства про здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності. 
Статтею 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.1991 № 1788-XII (далі - Закон № 1788-XII) передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Відповідно до пункту 2.1 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 № 22-1 (тут і далі - у редакції, чинній на час виникнення спірних правовідносин), до заяви про призначення пенсії за віком додаються такі документи:
1) документ, що засвідчує реєстрацію у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), надається у разі відсутності в паспорті громадянина України або свідоцтві про народження інформації про реєстраційний номер облікової картки платника податків;
2) документи про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 (далі - Порядок підтвердження наявного стажу роботи). За періоди роботи після впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування (далі - персоніфікований облік) орган, що призначає пенсію, додає індивідуальні відомості про застраховану особу з реєстру застрахованих осіб за формою згідно з додатком 4 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 18 червня 2014 року № 10-1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 08 липня 2014 року за № 785/25562 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 27 березня 2018 року № 8-1) (далі - Положення), а у разі необхідності - за формою згідно з додатком 3 до Положення (далі - індивідуальні відомості про застраховану особу).
Згідно з пунктом 1 Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637 (далі – Порядок №637) основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов`язкового державного соціального страхування (далі - персоніфікований облік), є трудова книжка.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Відповідно до пункту 3 Порядку №637 за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
За відсутності зазначених у цьому пункті документів для підтвердження стажу роботи приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
Отже, прийняття на підтвердження стажу роботи, зокрема довідок, застосовується тільки в тому випадку, коли відсутня трудова книжка, або відсутні відповідні записи чи містяться неправильні чи неточні записи в трудовій книжці.
Згідно із записами №№ 1-5 трудової книжки позивачки НОМЕР_2 від 06.08.1984 року, позивачка:
30.07.1984 - прийнята швачкою-мотористкою 4-го розряду на ділянці №4, наказ 60-к від 30.07.84 р.;
15.01.1988 – швачка 4 р на підставі протоколу кваліфікаційної комісії від 15.01.88, наказ 6-к від 18.01.88;
02.02.1989 – переведена контролером матеріалів виробів та лекал 5 розряд, наказ № 14к від 01.02.1989;
10.04.1990 – переведена швачкою 4 р ділянка №1; наказ 31к від 9.04.90 р.;
8.09.1998 – звільнена ст. 38 КЗпП України за власним бажанням – наказ 30к від 7.09.98». 
При цьому на записі №5 міститься відбиток печатки відділу кадрів «Міністерство транспорту України, Департамент морського та річкового транспорту, Державне підприємство Промисловий комбінат, Відділ кадрів», а також підпис уповноваженої особи відділу кадрів (а.с. 37 зворотній бі).
Станом на час початку ведення трудової книжки позивачки порядок ведення трудових книжок регулювався Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, затвердженою постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1974 року №162. 
Відповідно до абзацу 1 пункту 1.1 глави 1 Інструкції №162 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робітників та службовців. 
Пунктом 2.3 глави 2 Інструкції №162 встановлено, що всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також нагороди і заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видачі наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - в день звільнення і повинні чітко відповідати тексту наказу (розпорядженню). Записи проводяться арабськими цифрами (число та місяць двозначними). 
За змістом абзаців першого-третього пункту 2.13 Інструкції №162 у графі 3 розділу «Відомості про роботу» у виді заголовка пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. У графі 3 пишеться: «Прийнятий або призначений в такий-то цех, відділ, підрозділ, ділянку, виробництво» із зазначенням їх конкретного найменування, а також найменування роботи, професії або посади і присвоєного розряду. 
Згідно із пунктами 2.25, 2.26 Інструкції №162 записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у Документ сформований в системі «Електронний суд» 04.06.2025 8 графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 - причина звільнення; у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер. 
При звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження і заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи в даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (абзац перший пункту 4.1.Інструкції № 162). 
Зазначена Інструкція в Україні не застосовується з прийняттям наказу Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58, яким затверджено Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників (далі Інструкція №58). 
Відповідно до п. 1.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29.07.1993 р. №58, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п`ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Згідно з п. 2.4. вказаної Інструкції, усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення -у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р., y графі 2 трудової книжки записується "05.01.1993".
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Відповідно до пункту 2.6 Інструкції у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу. 
Згідно з пунктами 2.11. та 2.12. Інструкції № 58 відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка. 
У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (п. 4.1 Інструкції № 58).
З трудової книжки ОСОБА_1 вбачається, що вона видана відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
У трудовій книжці позивачки здійснені записи, які містять повну інформацію: дати прийняття та звільнення, посада та місце роботи, на підставі якого документу здійснений запис у трудовій книжки, відповідні печатки та підписи уповноваженої особи.
Як вже зазначалось, запис № 5 у трудовій книжці зроблено у повній відповідності вимог п.4.1. Інструкції №58, при цьому зазначена норма не містить вимог до печатки щодо наявності на ній обов`язкового реквізиту як код підприємтсва. 
Колегія суддів зазначає, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка, а за відсутності останньої або відповідних записів у ній, їх неправильності чи неточності, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. Такими документами, зокрема, є архівні та уточнюючі довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання, тощо. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Колегія суддів зауважує, що трудовим законодавством України не передбачено обов`язку працівника здійснювати контроль за веденням обліку та заповнення роботодавцем, іншими органами трудової книжки, а тому працівник не може нести і негативних наслідків порушення порядку заповнення його трудової книжки.
Недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, щодо якої такі порушення було вчинено, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Відповідальність за якість записів та відбитків печаток не може бути перекладена на працівника та призводити до позбавлення його права на врахування фактично відпрацьованого часу у складі трудового стажу, який враховується для призначення пенсії.
Колегія суддів наголошує, що на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його документах, та їх ведення. 
Колегія суддів зазначає, що підставою для призначення пенсії є наявність страхового стажу необхідного розміру, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Пенсійний орган не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів.
Зазначений висновок викладено у постанові Верховного Суду від 06.03.2018 у справі №754/14898/15-а.
Колегія суддів зазначає, що матеріали справи не містять доказів щодо реалізації пенсійним органом своїх повноважень для встановлення дійсних обставин трудової діяльності ОСОБА_1 . Також відповідачами не надано суду жодного пояснення із доказами стосовно неможливості перевірки й уточнення виявлених суперечностей за зазначені періоди, що свідчить про неналежну реалізацію владних повноважень пенсійними органами.
Доказів, які б спростовували спірні періоди трудової діяльності позивача відповідач не надав. 
За таких обставин, колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції, відповідачем протиправно не зарахованого до страхового стажу позивачки періоди трудової діяльності з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, згідно трудової книжки серії НОМЕР_1 від 06.08.1984 року, про що визначено в оскаржуваному рішенні. 
Щодо втручання суду першої інстанції у дискреційні повноваження органу Пенсійного фонду України, колегія суддів зазначає наступне.
Відповідно до частини 1 статті 2 КАС України, завданням адміністративного судочинства є справедливе, неупереджене та своєчасне вирішення судом спорів у сфері публічно-правових відносин з метою ефективного захисту прав, свобод та інтересів фізичних осіб, прав та інтересів юридичних осіб від порушень з боку суб`єктів владних повноважень.
Стаття 13 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод (право на ефективний засіб юридичного захисту) гарантує, що кожен, чиї права та свободи, визнані в цій Конвенції, було порушено, має право на ефективний засіб юридичного захисту в національному органі, навіть якщо таке порушення було вчинене особами, які здійснювали свої офіційні повноваження.
Під ефективним засобом (способом) необхідно розуміти такий, що призводить до потрібних результатів, наслідків, дає найбільший ефект. Тобто ефективний спосіб захисту повинен забезпечити поновлення порушеного права, бути адекватним наявним обставинам.
Отже, обираючи спосіб захисту порушеного права, слід зважати й на його ефективність з точки зору статті 13 Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод.
У пункті 145 рішення від 15 листопада 1996 року у справі Чахал проти Об`єднаного Королівства (Chahal v. the United Kingdom, (22414/93) [1996] ECHR 54) Європейський суд з прав людини зазначив, що згадана норма гарантує на національному рівні ефективні правові засоби для здійснення прав і свобод, що передбачаються Конвенцією, незалежно від того, яким чином вони виражені в правовій системі тієї чи іншої країни.
Згідно з ч. 2 ст. 245 КАС України у випадку, визначеному п. 4 ч. 2 статті, суд може зобов`язати відповідача - суб`єкта владних повноважень прийняти рішення на користь позивача, якщо для його прийняття виконано всі умови, визначені законом, і прийняття такого рішення не передбачає права суб`єкта владних повноважень діяти на власний розсуд.
У випадку, якщо прийняття рішення на користь позивача передбачає право суб`єкта владних повноважень діяти на власний розсуд, суд зобов`язує суб`єкта владних повноважень вирішити питання, щодо якого звернувся позивач, з урахуванням його правової оцінки, наданої судом у рішенні.
У разі якщо межі заявлених позовних вимог не дозволяють суду під час розгляду справи здійснити перевірку того, чи забезпечив позивач на момент його звернення до відповідного суб`єкта владних повноважень виконання всіх без винятку вимог закону для отримання позитивного рішення та(або) якщо суб`єкт до якого звертається позивач має право діяти при прийнятті відповідного рішення на власний розсуд (тобто має альтернативні варіанти поведінки за наслідками розгляду звернення позивача), то суд, у межах свого розсуду, з метою уникнення перебирання на себе повноважень щодо вирішення питань, які законодавством віднесені до компетенції іншого органу, повинен зобов`язати суб`єкта владних повноважень прийняти рішення з урахуванням оцінки, наданої судом у рішенні.
Отже, критеріями, які впливають на обрання судом способу захисту прав особи в межах вимог про зобов`язання суб`єкта владних повноважень вчинити певні дії, є встановлення судом додержання суб`єктом звернення усіх передбачених законом умов для отримання позитивного результату та наявність у суб`єкта владних повноважень права діяти при прийнятті рішення на власний розсуд.
З урахуванням встановлених у даній справі обставин колегія суддів доходить висновку, що позивачем дотримано усі передбачені законом умови для отримання позитивного результату, у зв`язку з чим колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції, що належним способом захисту порушених прав позивачки у цій справі є покладення на уповноважений орган обов`язку зарахувати ОСОБА_1 до загального страхового стажу період роботи з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, відповідно до записів у трудовій книжці серії НОМЕР_2 від 06.08.1984 року та повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 01.05.2025 року відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», з урахуванням правової оцінки, наданої судом у даному рішенні. 
З огляду на зазначене доводи апелянта про втручання суду у дискреційні повноваження Головного управління є безпідставними.
Проте, колегія суддів вважає, що суд першої інстанції, вирішуючи цей спір, дійшов помилкових висновків в частині визначення конкретного територіального органу Пенсійного фонду України, який має здійснити зарахування до загального страхового стажу періоду роботи та повторно розглянути заяву про призначення пенсії за віком, з огляду на таке.
Відповідно до пункту 4.2 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 25.11.2005 № 22-1, після реєстрації заяви та сканування копій документів засобами програмного забезпечення за принципом екстериторіальності визначається структурний підрозділ органу, що призначає пенсію, який формує атрибути сканованих документів (із зазначенням часу їх створення), електронну пенсійну справу.
У справі, яка розглядається, суди встановили, що для прийняття рішення за результатами поданої позивачкою заяви за принципом екстериторіальності структурним підрозділом визначено ГУ ПФУ в Херсонській області, рішенням якого ОСОБА_1 відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
Отже, дії зобов`язального характеру щодо зарахування до загального страхового стажу періоду роботи та повторно розглянути заяву про призначення пенсії за віком має вчинити територіальний орган Пенсійного фонду України, визначений за принципом екстериторіальності, що вирішував питання про призначення позивачці пенсії за віком, яким у цьому випадку є ГУ ПФУ в Херсонській області.
Подібний правовий висновок викладено у постанові Верховного Суду від 27 листопада 2025 року у справі №240/25327/24
З огляду на вищезазначене, колегія суддів приходить до висновку, що рішення суду першої інстанції в цій частині підлягає зміні.
Що стосується доводів апелянта про безпідставне стягнення з відповідача на користь позивачки судового збору, колегія суддів зазначає.
Відповідно до ч.1 ст. 139 КАС України при задоволенні позову сторони, яка не є суб`єктом владних повноважень, всі судові витрати, які підлягають відшкодуванню або оплаті відповідно до положень цього Кодексу, стягуються за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень, що виступав відповідачем у справі, або якщо відповідачем у справі виступала його посадова чи службова особа.
Відповідно до ч.3 ст. 139 КАС України при частковому задоволенні позову судові витрати покладаються на обидві сторони пропорційно до розміру задоволених позовних вимог. При цьому суд не включає до складу судових витрат, які підлягають розподілу між сторонами, витрати суб`єкта владних повноважень на правничу допомогу адвоката та сплату судового збору.
За таких обставин, колегія суддів вважає вірним висновок суду першої інстанції про стягнення за рахунок бюджетних асигнувань Головного Управління Пенсійного фонду України в Херсонській області на користь ОСОБА_1 суму сплаченого судового збору в розмірі 1211 грн. 20 коп. (одна тисяча двісті одинадцять гривень двадцять копійок). 
Згідно п.2 ч.1 ст.315 КАС України за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право скасувати судове рішення повністю або частково і ухвалити нове судове рішення у відповідній частині або змінити судове рішення.
Відповідно до п.4 ч.1, ч.4 ст.317 КАС України підставою для скасування судового рішення повністю або частково та ухвалення нового рішення у відповідній частині або зміни рішення є, зокрема, не правильне застосування судом норм матеріального права та порушення норм процесуального права.
Зміна судового рішення може полягати в доповненні або зміні його мотивувальної та (або) резолютивної частини.
Керуючись ст. ст. 308, 311, 315, 317, 321, 322, 325, 328, 329 КАС України, колегія суддів, -

ПОСТАНОВИЛА:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області – задовольнити частково.
Рішення Одеського окружного адміністративного суду від 12 вересня 2025 року – змінити, з урахуванням мотивів викладених у цій постанові, виклавши абзаци 3, 4 резолютивної частини у наступній редакції: 
«Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області зарахувати ОСОБА_1 до загального страхового стажу період роботи з 30.07.1984 року по 08.09.1998 року, відповідно до записів у трудовій книжці серії НОМЕР_2 від 06.08.1984 року.
Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про призначення пенсії за віком від 01.05.2025 року відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», з урахуванням правової оцінки, наданої судом у даному рішенні».
В іншій частині рішення Одеського окружного адміністративного суду від 12 вересня 2025 року – залишити без змін. 
Постанова набирає законної сили з дати її прийняття та оскарженню не підлягає крім випадків, передбачених підпунктами а), б), в), г) пункту 2 частини 5 статті 328 КАС України.

Головуюча суддя: О.А. Шевчук 

Суддя: А.В. Бойко

Суддя: О.В. Єщенко