ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

23 березня 2026 року 	м. Дніпро	справа № 280/6990/25	

Третій апеляційний адміністративний суд 
у складі колегії суддів: головуючого - судді Кругового О.О. (доповідач),
суддів: Шлай А.В., Малиш Н.І., 

розглянувши в порядку письмового провадження в місті Дніпрі апеляційні скарги Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області, Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області 
на рішення  Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 03.11.2025, (суддя суду першої інстанції Артоуз О.О.), прийняте в порядку спрощеного провадження в м. Дніпрі, в адміністративній справі №280/6990/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області, Головне управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області про визнання протиправними дій та зобов`язання вчинити певні дії,
У С Т А Н О В И В :
11.08.2025 ОСОБА_1 звернувся до суду з адміністративним позовом, в якому просив:
визнати протиправною бездіяльність відповідачів щодо не врахування при призначенні пенсії ОСОБА_1 певних періодів роботи з 03.08.1987 по 12.11.1987, з 08.08.1996 по 01.07.1998, з 19.11.1999 по 18.10.2005 в повному обсязі та неврахування при обчисленні розміру пенсії заробітної плати з листопада 1999 року по жовтень 2005 року згідно із довідкою ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73 для обчислення розміру пенсії;
скасувати Рішення про не врахування при призначенні пенсії ОСОБА_1 певних періодів роботи з 03.08.1987 по 12.11 1987, з 08.08.1996 по 01.07.1998, з 19.11.1999 по 18.10.2005 в повному обсязі, Рішення Головною управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області від 12.06.2025 про відмову в зарахуванні довідки про заробітну плату при перерахунку пенсії;
зобов`язати Відповідачів зарахувати до страхового стажу позивача періоди роботи: з 03.08.1987 по 12.11.1987 - в Оріхівському районному виробничому об`єднанні по агрохімічному обслуговуванню сільського господарства “Сільгоспхімія” м. Оріхів Оріхівського району Запорізької області; з 08.08.1996 по 01.07.1998 в КСП “Запорожець”; з 19.11.1999 по 18.10.2005 в Державній податковій адміністрації у Запорізькій області врахувати при обчисленні розміру пенсії ОСОБА_1 заробітну плату з листопада 1999 року по жовтень 2005 року згідно із довідкою ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73;
зобов`язати відповідачів повторно розглянути заяву про призначення пенсії від 12.05.2025 та заяву від 05.06.2025 про зарахування довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 №73 про заробітну плату при перерахунку пенсії, згідно правової оцінки, наданої судом у рішенні.
Позовну заяву мотивовано тим, що 31.03.2025 позивачу встановлено інвалідність III групи. Позивач 12.05.2025 звернувся до відповідача 1 за призначенням пенсії по інвалідності. Заява позивача про призначення пенсії була розглянута та за результатами розгляду була призначена пенсія по інвалідності, але до страхового стажу не були зараховані певні періоди роботи з 03.08.1987 по 12.11.1987, з 08.08.1996 по 01.07.1998, з 19.11.1999 по 18.10.2005 та при обчисленні розміру пенсії не врахована заробітна плата з листопада 1999 року по жовтень 2005 року згідно із довідкою ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73. Відповідач 1 листом від 17.06.2025 на звернення позивача від 16.06.2025 повідомив, що за даними Трудової книжки НОМЕР_1 записи зроблено з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. Окрім того, рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області від 12.06.2025 позивачу було відмовлено в зарахуванні заробітної плати згідно Довідки ГУ ДФС в Запорізькій області про нараховані суми грошового забезпечення від 03.06.2025 № 73 за період роботи з листопада 1999 року по жовтень 2005 року, у зв`язку із тим, що Довідка про заробітну плату не підтверджена первинними документами, та відсутня інформація про сплату страхових внесків за 2000-2005 роки. Відповідно, не в повній мірі було зараховано період роботи в ДПС у Запорізькій області з 19.11.1999 по 18.10.2005. Позивач вважає, що його трудова книжка містить всі необхідні записи про роботу у спірні періоди, відповідні записи Трудової книжки за період трудової діяльності позивача є належними та допустимими доказами на підтвердження наявного у нього трудового стажу. Тобто дії відповідача щодо відмови у не зарахуванні окремих періодів до страхового стажу є протиправними у зв`язку із чим позивач звернувся з даним позовом до суду.
Запорізький окружний адміністративний суд рішенням від 03.11.2025 задовольнив частково.
Визнав протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області щодо не врахування при призначенні пенсії ОСОБА_1 до його страхового стажу періодів роботи з 03.08.1987 по 12.11.1987, з 08.08.1996 по 01.07.1998, з 01.01.2001 по 31.12.2003.
Зобов`язав Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди його роботи: з 03.08.1987 по 12.11.1987 - в Оріхівському районному виробничому об`єднанні по агрохімічному обслуговуванню сільського господарства “Сільгоспхімія” м. Оріхів Оріхівського району Запорізької області; з 08.08.1996 по 01.07.1998 в КСП “Запорожець”; з 01.01.2001 по 31.12.2003 в ВПМ Пологівської МДПІ у Запорізькій області з дати призначення йому пенсії.
Визнав протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області щодо відмови у врахуванні при обчисленні розміру пенсії ОСОБА_1 даних довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 №73 про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені внески.
Визнав протиправним та скасував рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області від 12.06.2025 про відмову в зарахуванні довідки про заробітну плату при перерахунку пенсії.
Зобов`язав Головне управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про перерахунок пенсії від 05.06.2025 на підставі довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 №73 про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені внески, з урахуванням правової оцінки, наданої судом у мотивувальній частині рішення суду.
В задоволенні решти вимог – відмовив.
Не погодившись з рішенням суду першої інстанції Головне управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області звернулось з апеляційною скаргою, в якій посилаючись на порушення судом вимог норм матеріального та процесуального права просить рішення суду скасувати та ухвалити нову постанову про відмову в задоволенні позову.
Апеляційна скарга обґрунтована тим, що довідка позивача про заробітну плату від 03.06.2025 №73 за період з листопада 1999 по жовтень 2025 не була підтверджена первинними документами, тому обґрунтовано не була прийнята пенсійним органом. 
Головне управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області звернулось з апеляційною скаргою, в якій просить рішення суду скасувати та ухвалити нову постанову про відмову в задоволенні позовних вимог.
Апеляційна скарга обґрунтована тим, що судом І інстанції не надано належної оцінки, що відповідно до п.2.4 наказу Міністерства праці України «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58) усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - удень звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою. Оскільки записи в трудовій книжці позивача внесені із порушенням вимог інструкції, позивач не має право на врахування вказаних записів для умов перерахунку пенсії.
Позивач подав до суду відзиви на апеляційні скарги відповідачів, посилаючись на необгрнутованість доводів відповідачів, він просить рішення суду першої інстанції залишити без змін, а апеляційні скарги без задоволення. 
Дослідивши матеріали справи та доводи апеляційної скарги, перевіривши правильність застосування судом першої інстанції при прийнятті оскаржуваного судового рішення норм матеріального та процесуального права, суд вважає, що апеляційні скарги не підлягають задоволенню за наступних підстав. 
Судом встановлено, що Позивач – ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , є громадянином України, що підтверджується паспортом громадянина України серії НОМЕР_2 , виданим Оріхівським РВ УМВС України в Запорізькій області, 30.11.1999.
Згідно витягу з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи № 244/25/2502/В від 07.05.2025 ОСОБА_1 з 31.03.2025 встановлено ІІІ групу інвалідності. Причина інвалідності: загальне захворювання.
12 травня 2025 року позивач звернулася до органів Пенсійного фонду України із заявою про призначення пенсії по інвалідності.
Рішенням від 19.05.2025 № 083950025528 позивачу з 31.01.2025 призначено пенсію по інвалідності. 
Відповідно до розрахунку РС-право до страхового стажу позивача не зараховано періоди його роботи: з 03.08.1987 по 12.11.1987, з 08.08.1996 по 01.07.1998, та за період з 19.11.1999 по 18.10.2005 зараховано 2 роки 11 місяців 13 днів замість 05 років 10 місяців 11 днів.
05 червня 2025 року позивачем подано заяву про перерахунок пенсії на підставі довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73 про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені страхові внески за період з 19.11.1999 по 31.07.2002, з 31.07.2002 по 18.10.2005 в ВПМ Пологівської МДПІ у Запорізькій області.
Рішенням Головного управління пенсійного фонду України в Чернігівській області від 12.06.2025 про відмову в зарахуванні довідки про заробітну плату при перерахунку пенсії відмовлено ОСОБА_1 в зарахуванні довідки про заробітну плату відповідно до заяви від 05.06.2025. Оскільки довідка про заробітну плату не підтверджена первинними документами, та відсутня інформація про сплату страхових внесків за 2000 – 2005 роки, підстави для зарахування заробітної плати згідно заяви від 12.06.2025 відсутні. На підставі означеного, прийнято рішення відмовити в зарахуванні заробітної плати при перерахунку пенсії до надання акту зустрічної перевірки.
Згідно висновків Акту від 15.07.2025 № 0800-1002-1/3222 за результатами перевірки довідки про нараховані суми грошового забезпечення від 03.06.2025 № 7 на ім`я ОСОБА_1 розбіжностей з даними первинних документів не встановлено.
Вказані обставини підтверджені відповідними доказами і не є спірними.
Вважаючи дії відповідачів протиправними позивач звернувся до суду з адміністративним позовом в цій справі.
Вирішуючи спір між сторонами та задовольняючи частково позовні вимоги суд першої інстанції виходить з того, що позивач надав всі необхідні документи, що підтверджують його право на перерахунок пенсії.
Колегія суддів погоджується з такими висновками суду першої інстанції з огляду на таке.
Відповідно до статті 19 Конституції України органи державної влади та місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, у межах повноважень та способом, передбаченими Конституцією та законами України.
Згідно із статтею 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними.
За приписом пункту 6 частини 1 статті 92 Конституції України основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення визначаються виключно законами України.
Спірні правовідносини регулюються Законом України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” від 09.07.2003 №1058-IV (далі – Закон №1058-IV), Законом України “Про пенсійне забезпечення” від 05.11.1991 № 1788-XII (далі – Закон № 1788-XII), Порядком подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування", затвердженого Постановою правління Пенсійного фонду України № 22-1 від 25.11.2005, Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637.
Відповідно до ст.1 Закону №1058-ІV, пенсія щомісячна пенсійна виплата в солідарній системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, яку отримує застрахована особа в разі досягнення нею передбаченого цим Законом пенсійного віку чи визнання її особою з інвалідністю, або отримують члени її сім`ї у випадках, визначених цим Законом; страхові внески - кошти відрахувань на соціальне страхування, збір на обов`язкове державне пенсійне страхування та страхові внески на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування, сплачені (які підлягають сплаті) згідно із законодавством, що діяло раніше; надходження від сплати єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування, що спрямовуються на загальнообов`язкове державне пенсійне страхування; страхувальники - роботодавці та інші особи, які відповідно до закону сплачують єдиний внесок на загальнообов`язкове державне соціальне страхування та/або є платниками відповідно до цього Закону.
Згідно із п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону № 1058-ІV, право на отримання пенсій та соціальних послуг із солідарної системи мають громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані інвалідами в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих осіб - члени їхніх сімей, зазначені у статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом.
Частиною 1 статті 9 Закону №1058-IV передбачено, що відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв`язку з втратою годувальника.
Відповідно до статті 11 Закону №1058-IV, загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню підлягають в т.ч.: громадяни України, іноземці (якщо інше не встановлено міжнародними договорами, згода на обов`язковість яких надана Верховною Радою України) та особи без громадянства, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях, створених відповідно до законодавства України, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах цих підприємств та організацій, у громадських об`єднаннях, у фізичних осіб - підприємців, осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, та в інших фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або працюють на інших умовах, передбачених законодавством, або виконують роботи (надають послуги) на зазначених підприємствах, в установах, організаціях чи у фізичних осіб за договорами цивільно-правового характеру; фізичні особи - підприємці, у тому числі ті, які обрали спрощену систему оподаткування.
Згідно до статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Частиною другою статті 24 Закону №1058-IV визначено, що страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
У разі якщо за період з 1 липня 2000 року по 31 грудня 2016 року в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування відсутні відомості, необхідні для обчислення страхового стажу військовослужбовцям (крім військовослужбовців строкової військової служби), поліцейським, особам рядового і начальницького складу відповідно до цього Закону, страховий стаж обчислюється на підставі довідки про проходження військової служби та про сплачені суми страхових внесків.
До страхового стажу для обчислення розміру пенсії за віком, з якого обчислюється розмір пенсії по інвалідності або у зв`язку з втратою годувальника, крім наявного страхового стажу, зараховується також на загальних підставах відповідно період з дня встановлення інвалідності до досягнення застрахованою особою віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону, та період з дня смерті годувальника до дати, коли годувальник досяг би віку, передбаченого частиною першою статті 26 цього Закону.
Страховий стаж обчислюється в місяцях. Неповний місяць роботи, якщо застрахована особа підлягала загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню або брала добровільну участь у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови, що сума сплачених за цей місяць страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати, є не меншою, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж враховується в одинарному розмірі, крім випадків, передбачених цим Законом.
Пенсія по інвалідності призначається в разі настання інвалідності, що спричинила повну або часткову втрату працездатності за наявності страхового стажу, передбаченого статтею 32 цього Закону (ч. 1 ст. 30 Закону №1058-IV).
Пенсія по інвалідності призначається незалежно від того, коли настала інвалідність: у період роботи, до влаштування на роботу чи після припинення роботи (ч. 2 ст. 30 Закону №1058-IV).
Особи, яким установлено інвалідність, мають право на пенсію по інвалідності, залежно від групи інвалідності, за наявності такого страхового стажу на час настання інвалідності або на день звернення за пенсією: для осіб з інвалідністю II та III груп: від 56 років до досягнення особою 59 років включно - 14 років (ч. 1 ст. 32 Закону №1058-IV).
Згідно рішення від 19.05.2025 № 083950025528 страховий стаж ОСОБА_1 становить 31 рік 04 місяці 06 днів.
Водночас, відповідачем не зараховано до страхового стажу позивача періоди роботи з 03.08.1987 по 12.11.1987 (оскільки у записах трудової книжки назва підприємства на печатці є нечитабельною, ідентифікувати назву підприємства неможливо) та з 08.08.1996 по 01.07.1998 (запис про звільнення з роботи графа 4 містить виправлення які оформленні з порушенням Інструкції № 58).
З цього приводу суд зазначає наступне.
Відповідно до статті 56 Закону № 1788-XII до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
Згідно ст. 48 Кодексу законів про працю України, положення якої кореспондуються зі ст. 62 Закону № 1788-ХІІ, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
На виконання статті 62 Закону № 1788-ХІІ Постановою Кабінету Міністрів України № 637 від 12.08.1993 затверджено “Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній” (далі - Порядок №637).
Згідно з пунктом 1 Порядку № 637 основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов`язкового державного соціального страхування (далі - персоніфікований облік), є трудова книжка.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Документи, визначені цим Порядком, є підставою для внесення відомостей до частини персональної електронної облікової картки в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, що відображає трудову діяльність застрахованої особи, в тому числі за період до 1 січня 2004 року.
Пунктом 3 зазначеного Порядку передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Трудова книжка ОСОБА_1 серії НОМЕР_3 від 24.11.1987 містить наступні записи:
№ 2 від 03.08.1987 – прийнятий інженером – технологом мехзагону Оріхівського районного виробничого об`єднання з агрохімічного обслуговування сільського господарства; 
№ 3 від 12.11.1987 – звільнений на підставі ст. 36 п. 3 у зв`язку із призовом до лав радянської армії…
…№ 9 від 08.08.1996 – прийняти у члени КСП “Запорожець” на посаду інженера по експлуатації машинно-транспортного парку;
№ 10 від 01.07.1998 - звільнений із членів КСП “Запорожець” згідно ст. 38 КЗпП України за власним бажанням…
Суд зазначає, що на час первісного заповнення трудової книжки позивача діяла Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях, затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 №162 (далі - Інструкція №162).
Відповідно до пункту 1.2 Інструкції № 162 прийом на роботу без трудової книжки не допускається.
Згідно пунктів 2.2, 2.3 Інструкції №162 (у редакції, яка діяла на момент заповнення трудової книжки в спірні періоди роботи) заповнення трудової книжки вперше здійснюється адміністрацією підприємства в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийому на роботу. Всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні у день звільнення, повинні точно відповідати тексту наказу.
Відповідно до пункту 1.4 Інструкції № 162 питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання та обліку, було врегульовано постановою Ради Міністрів СРСР та ВЦСПС від 06.09.1973 № 656 “Про трудові книжки робітників та службовців” (далі - Постанова № 656) та даною Інструкцією.
За пунктом 1 Постанови №656 встановлено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність робочих та державних службовців, кооперативних і громадських підприємств, установ та організацій, що пропрацювали більше 5 днів, в тому числі на сезонних та тимчасових роботах, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Пунктом 13 вказаної Постанови № 656 встановлено, що при звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження та подяки, занесені до трудової книжки за час роботи на даному підприємстві, в установі, організації засвідчуються підписом керівника або спеціально уповноваженої особи та печаткою.
При цьому, відповідно до пункту 18 вказаної Постанови відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несуть спеціально уповноважені особи, що призначені наказом керівника підприємства, установи, організації.
В подальшому з 17.08.1993 порядок внесення записів до трудової книжки було регламентовано наказом Міністерства праці України № 58 від 29.07.1993, яким затверджено Інструкцію "Про порядок ведення трудових книжок працівників".
Згідно пункту 1.1 Інструкції, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. До трудової книжки вносяться відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди (пункт 2.2 Інструкції).
Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (пункт 2.3 Інструкції).
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення (пункт 2.4. Інструкції).
Таким чином, здійснення записів у трудовій книжці власником або уповноваженим ним органом покладено на останніх, а не на працівника, а отже, відповідальність за неправильність вчиненого запису чи інших відомостей не може бути перекладена на працівника та позбавляти його права на врахування трудового стажу, який враховується для призначення пенсії.
Отже, формальні неточності у документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть мати підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу.
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом у постанові від 06.02.2018 у справі № 677/277/17.
Як передбачено частиною п`ятою статті 242 КАС України, при виборі і застосуванні норми права до спірних правовідносин суд враховує висновки щодо застосування норм права, викладені в постановах Верховного Суду.
Разом з тим, окрім наведеної обставини, трудова книжка позивача містить усі необхідні записи про роботу у спірний період і на переконання суду є достатнім підтвердженням права на пенсійне забезпечення.
Також судом враховано як релевантну до обставин даної справи судову практику, а саме в п. 30 постанови Верховного Суду у складі Касаційного адміністративного суду від 12.09.2022 по справі №569/16691/16-а міститься наступний правовий висновок: “Крім того, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 Про трудові книжки працівників відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, а тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Суд вважає, що право позивача на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки або зберігання первинних документів. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці.
Окрім того, суд відзначає, що у справі № 229/3431/16-а (постанова від 12.12.2019) Верховний Суд дійшов висновку про безпідставність доводів скаржника, оскільки обставини, які підлягали встановленню судами у даній справі і доказуванню, значно віддалені у часі, при цьому враховуючи ступінь вини позивача (її відсутність) неможливості надати повний об`єм необхідних для реалізації його прав документів та повноти записів у наявних підтверджуючих страховий стаж документах з огляду на те, що обов`язок належного оформлення таких документів покладається не на працівника, а на роботодавця чи інших уповноважених осіб.
Така правова позиція викладена і в постанові Верховного Суду від 25.04.2019 у справі № 159/4178/16-а.
Позивач має відповідні записи у трудовій книжці щодо спірного періоду роботи, та записи є належними та допустимими доказами підтвердження його трудового стажу.
Аналогічна правова позиція викладена у постанові Верховного Суду від 07.02.2018, справа № 275/615/17.
З аналізу наведених норм, судом встановлено, що відповідальність за ведення трудової книжки покладається на підприємство, а відтак, порушення роботодавцем порядку внесення виправлення до записів у трудовій книжці, неякісний відтиск печатки тощо, що призвело до нечитабельності печатки підприємства (запис 2 – 3 трудової книжки) та неможливості з відтиску печатки ідентифікувати назву підприємства не є підставою для виключення певного періоду роботи зі страхового стажу позивача. Окрім того, відповідачі мали можливість ідентифікувати назву підприємства із записів в трудовій книжці.
Окрім того, згідно зі ст. 101 Закону № 1788-ХІІ органи, що призначають пенсії, мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі.
Підприємства та організації несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну громадянам або державі внаслідок несвоєчасного оформлення або подання пенсійних документів, а також за видачу недостовірних документів, і відшкодовують її.
Зловживанням з боку пенсіонера в розумінні ч. 1 ст. 103 Закону № 1788-ХІІ є, зокрема, подання ним документів з явно неправильними відомостями.
Аналіз наведених норм дає підстави вважати, що право особи на призначення пенсії за віком має бути підтверджене як пенсіонером (особистими документами), так і підприємством, на якому особа працювала. Також і відповідальність за надання недостовірних пенсійних документів покладена на підприємство (організацію) та пенсіонера.
Суд зазначає, що витребування та перевірка первинних документів є також правом пенсійного органу. 
При цьому суд зазначає, що відповідачі наділені повноваженнями самостійно отримати необхідні документи, що відповідає принципу належного урядування і націлено на забезпечення органами Пенсійного фонду України реалізації громадянами їх конституційного права на пенсійне забезпечення.
Тобто перекладання обов`язку доказування, надання відомостей тощо на позивача є неприйнятним.
Неможливість пенсійного органу скористатися правом на перевірку зазначених у трудовій книжці відомостей не може бути підставою для обмеження права пенсіонера на отримання належної пенсії.
За таких обставин суд першої інстанції дійшов правильного висновку про те, що відповідачем 1 протиправно не зараховано до страхового стажу ОСОБА_1 роботи з 03.08.1987 по 12.11.1987 (оскільки у записах трудової книжки назва підприємства на печатці є нечитабельною, ідентифікувати назву підприємства неможливо) та з 08.08.1996 по 01.07.1998 (запис про звільнення з роботи графа 4 містить виправлення які оформленні з порушенням Інструкції № 58).
З приводу позовних вимог в частині зарахування до страхового стажу ОСОБА_1 періоду роботи з 19.11.1999 по 18.10.2005 в ВПМ Пологівської МДПІ у Запорізькій області (05 років 10 місяців 11 днів) колегія суддів вважає за необхідне вказати на таке.
Згідно наявної в матеріалах справи форми РС-право до страхового стажу позивача за спірний період зараховано періоди з 19.11.1999 по 21.12.2000, з 01.01.2004 по 18.10.2005 - 2 роки 11 місяців 13 днів.
Трудова книжка ОСОБА_1 серії НОМЕР_3 від 24.11.1987 за спірний період містить наступні записи:
…№ 15 від 19.11.1999 - № 16 від 18.10.2005 – проходив службу у податковій міліції безперервно 5 років 10 місяців 29 днів…
Відповідно до довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73 про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені внески ОСОБА_1 проходив службу в ВПМ ДПІ у Оріхівському районі Запорізької області з 19.11.1999 – 31.07.2002, з 21.07.2002 – 18.10.2005 в ВПМ Пологівської МДПІ у Запорізькій області. 
Згідно із статтею 20 Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування”, страхові внески обчислюються виключно в грошовій формі, у тому числі з виплат (доходу), що здійснюються в натуральній формі.
Обчислення страхових внесків застрахованих осіб, здійснюється страхувальниками на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), грошового забезпечення, на які відповідно до цього Закону нараховуються страхові внески.
Страхові внески підлягають сплаті незалежно від фінансового стану платника страхових внесків.
Якщо страхувальники несвоєчасно або не в повному обсязі сплачують страхові внески, до них застосовуються фінансові санкції, передбачені цим Законом, а посадові особи, винні в порушенні законодавства про сплату страхових внесків, несуть дисциплінарну, адміністративну, цивільно-правову або кримінальну відповідальність згідно із законом.
Відповідно до статті 106 Закону України “Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування” виконавчі органи Пенсійного фонду накладають на посадових осіб, які вчинили правопорушення, адміністративні стягнення у разі, зокрема, несплати або несвоєчасної сплати страхових внесків, у тому числі авансових платежів.
Страхові внески є умовою існування солідарної системи і підлягають обов`язковій сплаті. Перерахунок пенсії провадиться з урахуванням часу, коли особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, та за який підприємством, де працює людина, (страхувальником) сплачені щомісячні страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
За змістом вищезазначених норм, обов`язок по сплаті страхових внесків та відповідальність за несвоєчасну або не в повному обсязі сплату страхових внесків законом покладено на страхувальника.
Відповідальність за несплату страхових внесків несе підприємство-страхувальник, оскільки воно здійснює нарахування страхових внесків із заробітної плати застрахованої особи.
Аналогічний висновок міститься у постановах Верховного Суду від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а, від 20.03.2019 у справі № 688/947/17, від 17.07.2019 у справі № 144/669/17, від 11.10.2023 у справі № 340/1454/21.
Верховний Суд неодноразово зазначав, що працівник (застрахована особа) не повинен нести негативні наслідки за невиконання роботодавцем обов`язку зі сплати внесків; відсутність відомостей у реєстрі чи заборгованість страхувальника не може бути самостійною підставою для відмови у зарахуванні періоду роботи, якщо факт трудових відносин та виконання роботи підтверджені належними доказами (трудова книжка, накази, довідки, платіжні та облікові документи, дані перевірок тощо).
Відповідні висновки викладено, зокрема, у постановах від 17.07.2019 по справі №144/669/17, від 30.12.2021 у справі №348/1249/17, від 11.10.2023по справі №340/1454/21.
Відтак, доводи відповідачів щодо не зарахування до страхового стажу роботи позивача періоду роботи з 01.01.2001 по 31.12.2003 є безпідставними.
З приводу не врахування при обчисленні розміру пенсії ОСОБА_1 заробітної плати з листопада 1999 року по жовтень 2005 року згідно із довідкою ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73 відповідач 2 у своєму рішенні послався на необхідність підтвердження довідки первинними документами. Позивачу відмовлено у зарахуванні заробітної плати до надання акту зустрічної звірки.
Згідно з висновками Акту від 15.07.2025 № 0800-1002-1/3222 за результатами перевірки довідки про нараховані суми грошового забезпечення від 03.06.2025 № 7 на ім`я ОСОБА_1 розбіжностей з даними первинних документів не встановлено.
Однак, доказів врахування заробітної плати з листопада 1999 року по жовтень 2005 року згідно із довідкою ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 № 73 відповідачами не надано.
Враховуючи обставини справи, суд першої інстанції обгрнутовано вказав на необхідність захисту порушених прав позивача шляхом: визнання протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області щодо не врахування при призначенні пенсії ОСОБА_1 до його страхового стажу періодів роботи з 03.08.1987 по 12.11.1987, з 08.08.1996 по 01.07.1998, з 01.01.2001 по 31.12.2003; зобов`язання Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди його роботи: з 03.08.1987 по 12.11.1987 - в Оріхівському районному виробничому об`єднанні по агрохімічному обслуговуванню сільського господарства “Сільгоспхімія” м. Оріхів Оріхівського району Запорізької області; з 08.08.1996 по 01.07.1998 в КСП “Запорожець”; з 01.01.2001 по 31.12.2003 в ВПМ Пологівської МДПІ у Запорізькій області з дати призначення йому пенсії; визнання протиправними дій Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області щодо відмови у врахуванні при обчисленні розміру пенсії ОСОБА_1 даних довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 №73 про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені внески; визнання протиправним та скасування Рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області від 12.06.2025 про відмову в зарахування довідки про заробітну плату при перерахунку пенсії; зобов`язання Головну управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 про перерахунок пенсії від 05.06.2025 на підставі довідки ГУ ДФС у Запорізькій області від 03.06.2025 №73 про нараховані суми грошового забезпечення та про сплачені внески, з урахуванням правової оцінки, наданої судом у мотивувальній частині рішення суду, а в задоволенні решти вимог слід відмовив.
З огляду на викладене, колегія суддів приходить до висновку, що рішення суду першої інстанції є законним та обґрунтованим, доводи апеляційних скарг не спростовують висновків суду, а тому підстави для зміни чи скасування – відсутні.
Керуючись ст. 243, 308, 311, 315, 316, 321 КАС України, суд,
УХВАЛИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області - залишити без задоволення.
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області – залишити без задоволення.
Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 03.11.2025 в адміністративній справі № 280/6990/25 – залишити без змін.
Постанова набирає законної сили з моменту постановлення та оскарженню в касаційному порядку не підлягає.

Головуючий - суддя О.О. Круговий 

суддя А.В. Шлай 

суддя Н.І. Малиш