ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

18 березня 2026 року 	м. Дніпро	справа № 280/6501/25	

Третій апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: головуючого - судді Малиш Н.І. (доповідач), суддів: Баранник Н.П., Щербака А.А., 
розглянувши в порядку письмового провадження в залі судового засідання Третього апеляційного адміністративного суду в м. Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області на рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 20 жовтня 2025 року (суддя 1-ї інстанції Максименко Л.Я.) в адміністративній справі №280/6501/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області про визнання рішення протиправним, його скасування та зобов`язання вчинити певні дії, -

ВСТАНОВИВ:
28.07.2025 ОСОБА_1 звернулась до суду із позовною заявою до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, в якій просила суд:
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 20.06.2025 № 083950025745 про відмову ОСОБА_1 у призначенні пенсії за віком;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 період її роботи з 11.01.1991 по 16.05.1997 та призначити ОСОБА_1 пенсію за віком з 25.05.2025.
В обґрунтування заявлених позовних вимог позивач посилається на те, що записами № 9-10 трудової книжки НОМЕР_1 підтверджується період роботи позивача з 11.01.1991 по 12.02.1999 бухгалтером в ПП «Еридан Трейд». Вказує, що записи чіткі, містять посилання на накази про прийняття та звільнення, запис про звільнення засвідчено печаткою відповідно до вимог законодавства. Вказує, що здійснений неналежним чином запис у трудовій книжці позивача, не є тим недоліком, який може мати наслідком порушення конституційного права позивача на пенсійне забезпечення. Додатково для підтвердження періоду роботи з 11.01.1991 по 12.02.1999 на підприємстві ПП «Еридан Трейд» позивачем було надано довідку УПФУ в Жовтневому районі м. Запоріжжя від 07.07.2004 № 5330 про сплату збору до Пенсійного фонду України. Вказує, що відмовляючи у зарахуванні періоду роботи з 11.01.1991 по 12.02.1999 до страхового стажу позивача відповідач покликається на неналежне оформлення записів у трудовій книжці позивача НОМЕР_1 . Вважає, що такі мотиви прийняття рішення відповідачем суперечить чинному законодавству та не узгоджується із релевантними правовими висновками Верховного Суду. На підставі чого, вважає оскаржуване рішення протиправним та просить позовні вимоги задовольнити.
Рішенням Запорізького окружного адміністративного суду від 20 жовтня 2025 року позов задоволено частково.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області №083950025745 від 20.06.2025 про відмову у призначенні пенсії.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області (майдан Свободи, Держпром, 3 під., 2 пов., м. Харків, 61022, ЄДРПОУ 14099344) зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_2 ) період роботи з 11.01.1991 по 16.05.1997 і повторно розглянути її заяву від 13 червня 2025 року про призначення пенсії.
В іншій частині вимог відмовлено та здійснено розподіл судових витрат у справі.
Відповідачем на вказане рішення суду подана апеляційна скарга, в якій посилаючись на неправильне застосування судом першої інстанції норм матеріального права, просить суд апеляційної інстанції скасувати рішення суду та прийняти нове, яким у задоволенні позову відмовити повністю.
В апеляційній скарзі відповідач зазначає про правомірність прийнятого рішення щодо відмови позивачу у призначенні пенсії за віком. Скаржник наголошує, що на підставі поданих до заяви документів ним обґрунтовано не зараховано до страхового стажу позивача період роботи з 11.01.1991 по 12.02.1999, оскільки відповідні записи у трудовій книжці не містять прізвища, ім`я, по батькові та підпису відповідальної особи. Крім того, скаржник зазначає, що довідку від 07.07.2004 № 5330 не було враховано, оскільки для підтвердження зазначеного періоду роботи необхідно надати довідку з посиланням на первинні документи, а також документ про перейменування підприємства. Відтак, на думку скаржника, відсутні правові підстави для зарахування зазначеного періоду роботи до страхового стажу позивача.
Представником позивача подано відзив на апеляційну скаргу, в якому просить відмовити у її задоволенні.
В силу пункту 3 частини 1 статті 311 Кодексу адміністративного судочинства України суд апеляційної інстанції розглядає справу в порядку письмового провадження за наявними у справі матеріалами.
Дослідивши матеріали справи, перевіривши в межах доводів апеляційної скарги дотримання судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, апеляційний суд дійшов висновку, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню, з наступних підстав.
Судом першої інстанції встановлено, що 13.06.2025 позивач звернулась із заявою про призначення пенсії за віком до територіального органу Пенсійного фонду України.
За принципом екстериторіальності заява позивача про призначення пенсії за віком була розглянута Головним управлінням Пенсійного фонду України в Харківській області та рішенням від 20.06.2025 № 083950025745 ОСОБА_1 відмовлено в призначенні пенсії за віком у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу передбаченого частинною 1 статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
У рішенні зазначено, що за доданими до заяви про призначення пенсії документами до страхового стажу позивача не зараховано періоди роботи згідно з трудовою книжкою НОМЕР_1 від 03.11.1983: не зараховано період роботи з 11.01.1991 по 12.02.1999, оскільки відсутні ПІБ та підпис відповідальній особи; не взято до уваги довідку від 07.07.2004 за № 5330, оскільки для зарахування періоду роботу з 11.01.1991 по 12.02.1999 необхідно надати довідку про період роботи з посиланням на первинні документи та довідку про перейменування.
Позивач не погодившись з рішенням відповідача, з вимогою вчинити певні дії, звернулась з даним адміністративним позовом до суду.
Задовольняючи позовні вимоги суд першої інстанції дійшов висновку про їх обґрунтованість проте частково задовольнив позовні вимоги не перебираючи на себе дискреційних повноважень пенсійного органу.
Позивачем означене рішення суду першої інстанції не оскаржується.
Переглядаючи судове рішення, в межах доводів та вимог апеляційної скарги, колегія суддів суду апеляційної інстанції зазначає наступне.
Згідно із положеннями частини другої статті 19 Конституції України, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Частиною першою статті 46 Конституції України передбачено, що громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Згідно із пунктом 6 частини першої статті 92 Конституції України виключно законами України визначаються основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення.
Правовідносини, що виникають у сфері пенсійного забезпечення громадян регулюються Законом України «Про пенсійне забезпечення» №1788-ХІІ від 05.11.1991 та Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» №1058-IV від 09.07.2003 (в редакціях, чинних на момент виникнення спірних правовідносин).
Відповідно до частини першої статті 8 Закону №1058-IV право на отримання пенсій та соціальних послуг із солідарної системи мають, зокрема, громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані особами з інвалідністю в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих осіб - члени їхніх сімей, зазначені у статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом.
Частина третя статті 4 Закону № 1058-IV визначає, що виключно законами про пенсійне забезпечення визначаються: види пенсійного забезпечення; умови участі в пенсійній системі чи її рівнях; пенсійний вік для чоловіків та жінок, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат; джерела формування коштів, що спрямовуються на пенсійне забезпечення; умови, норми та порядок пенсійного забезпечення; організація та порядок здійснення управління в системі пенсійного забезпечення.
Частиною першою статті 9 Закону № 1058-IV передбачено, що відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв`язку з втратою годувальника.
Частиною першою статті 26 Закону №1058-IV визначено умови призначення пенсії за віком, відповідно до якої особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу, зокрема: з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років.
Відповідно до частини другої статті 26 Закону №1058-IV у разі відсутності, починаючи з 1 січня 2018 року, страхового стажу, передбаченого частиною першою цієї статті, право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 63 роки мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - від 22 до 32 років.
Відповідно до частини першої статті 24 Закону № 1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
За змістом частини другої статті 24 Закону № 1058-IV страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом (абзац перший частини четвертої статті 24 Закону № 1058-IV).
Відповідно до статті 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.1991 №1788-XII (далі - Закон №1788-ХІІ) до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
За приписами статті 48 Кодексу законів про працю України, положення якої кореспондуються зі статтею 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення», трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Пунктом 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 (далі - Порядок № 637), передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Документи, визначені цим Порядком, є підставою для внесення відомостей до частини персональної електронної облікової картки в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, що відображає трудову діяльність застрахованої особи, в тому числі за період до 1 січня 2004 року.
Пунктом 3 зазначеного Порядку №637 передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Відповідно до пункту 18 Порядку № 637 за відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, стаж роботи установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Системний аналіз наведених норм права свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Аналогічна правова позиція викладена у постановах Верховного Суду від 12 вересня 2022 року у справі №569/16691/16-а, від 20 лютого 2020 року у справі №415/4914/16-а, від 21 травня 2020 року у справі №550/927/17, від 16 червня 2020 року у справі №682/967/17 та від 19 червня 2020 року у справі №359/2076/17.
Як вбачається з матеріалів справи, у межах спірних правовідносин позивачем заявлено вимоги щодо визнання протиправним рішення від 20.06.2025 про відмову у призначенні пенсії за віком, а також щодо незарахування до страхового стажу періоду її трудової діяльності з 11.01.1991 по 16.05.1997.
Суд першої інстанції встановив, що трудова книжка серії НОМЕР_1 від 03.11.1983 містить відомості про трудовий стаж позивачки, зокрема записи про її роботу у період з 11.01.1991 по 12.02.1999 на посаді бухгалтера, які засвідчені печаткою підприємства та містять посилання на відповідні накази про прийняття і звільнення.
З оскаржуваного рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області та доводів апеляційної скарги вбачається, що підставою для відмови у зарахуванні зазначеного періоду до страхового стажу визначено відсутність у записах трудової книжки прізвища, ім`я, по батькові та підпису відповідальної особи.
Суд апеляційної інстанції критично оцінює такі доводи скаржника, оскільки обов`язок щодо належного ведення та заповнення трудових книжок покладається саме на роботодавця.
Так, на момент заповнення трудової книжки позивача була чинна Інструкція «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях», що затверджена постановою Держкомпраці СРСР по праці і соціальних питаннях від 20.06.1974 року № 162 (далі - Інструкція №162).
Відповідно до п.2.2 розділу 2 Інструкції №162 заповнення трудової книжки вперше здійснюється адміністрацією підприємства у присутності робітника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. В трудову книжку вносяться: дані про робітника: прізвище, ім`я та по-батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність.
Пунктом 2.3. розділу 2 Інструкції №162 передбачено, що усі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди і заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні в день звільнення і повинні повністю відповідати тесту наказу (розпорядження).
З кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) в трудову книжку про прийом на роботу, переводах на іншу постійну роботу і звільнення, адміністрація зобов`язана ознайомити власника цієї книжки під підпис в особовій картці (п.2.4. розділу 2 Інструкції).
Відповідні вимоги щодо заповнення трудових книжок містяться і в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерством праці України, Міністерством юстиції України, Міністерством соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 за № 110 (далі - Інструкція № 58).
Відповідно до п. 2.4 Інструкції №58 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення.
Згідно з п.2.6 Інструкції №58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Відповідно до п. 4.1 Інструкції №58, у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Аналізуючи вищевказані норми, суд доходить до висновку, що законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок працівників та внесення в них достовірних відомостей саме на роботодавців, також на керівників підприємств (роботодавців) покладено і обов`язок по заміні печаток і штампів цих підприємств.
Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Колегія суддів суду апеляційної інстанції наголошує, що працівник не несе відповідальності за заповнення трудової книжки, оскільки записи у його трудову книжку вносяться відповідальним працівником підприємства, а не особисто таким працівником. Обов`язок ведення трудових книжок (заповнення, внесення відповідних записів та засвідчення з проставленням печатки підприємства або відділу кадрів, внесення виправлень та/або змін до записів) законодавцем покладено на адміністрацію підприємств (власника або уповноважений ним орган). Крім того, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому, власне, недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 по справі №677/277/17.
Також, колегія суддів звертає увагу, що підставою для призначення пенсії є наявність страхового стажу необхідної тривалості, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Пенсійний орган не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Аналогічний висновок викладено в постанові Верховного Суду від 06.03.2018 у справі №754/14898/15-а.
В контексті обставин цієї справи та доводів Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, покладених ним в основу свого рішення про відмову у призначенні пенсії за віком позивачу та апеляційної скарги, суд апеляційної інстанції враховує й те, що за приписами частини третьої статті 44 Закону №1058-IV органи пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
Отже, скаржник, маючи сумніви щодо підтвердження факту наявності у позивача необхідного страхового стажу, враховуючи конкретні обставини цієї справи, мав право на звернення до підприємства, в якому працювала остання, із вимогою про надання необхідних додаткових документів, здійснення відповідної перевірки достовірності поданих відомостей та умов праці, передбачених законодавством для визначення права на пенсію, проте доказів вчинення таких дій суб`єктам владних повноважень у ході судового розгляду надано не було.
З огляду на викладене, з урахуванням наведених законодавчих норм, висновків Верховного Суду та встановлених обставин, суд першої інстанції дійшов до правильного висновку про протиправність оскаржуваного рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області та з метою відновлення законних прав та інтересів позивача, зобов`язав пенсійний орган зарахувати до страхового стажу останньої спірний період її роботи та повторно розглянути заяву про призначення пенсії за віком від 13.06.2025.
Згідно ч. 1 ст. 316 КАС України, суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
З урахуванням викладеного, колегія суддів дійшла висновку, що судом першої інстанції правильно встановлені обставини справи, судове рішення ухвалено з дотриманням норм матеріального та процесуального права, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції, тому відсутні підстави для задоволення апеляційної скарги та скасування рішення.
Розподіл судових витрат не здійснюється у відповідності до норм ст. 139 КАС України.
Керуючись ст.ст. 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

УХВАЛИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області залишити без задоволення.
Рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 20 жовтня 2025 року в адміністративній справі №280/6501/25 – залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена в касаційному порядку у випадках та строки визначені ст.ст. 328, 329 КАС України.
Повне судове рішення складено 18 березня 2026 року. 

Головуючий - суддя Н.І. Малиш 

суддя Н.П. Баранник 

суддя А.А. Щербак