ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ 
05 березня 2026 року справа №200/7317/25 

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: судді-доповідача Гаврищук Т.Г., суддів Блохіна А.А., Сіваченка І.В., розглянувши в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 р. у справі №200/7317/25 (головуючий І інстанції Голубова Л.Б.) за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,-

УСТАНОВИВ:

Позивач звернулась до суду з позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, в якому просила:
- визнати протиправним та скасувати рішення про відмову у призначенні пенсії від 15.08.2025 року № 103550011346;
- зобов`язати зарахувати до страхового стажу періоди її роботи з 10.05.1983 року по 01.11.1991 року, з 02.04.1992 року по 15.09.1993 року та з 01.07.2000 року по 23.10.2003 року;
- зобов`язати повторно розглянути заяву від 08.08.2025 року про призначення пенсії за віком.
Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 року позов задоволено.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 15.08.2025 року №103550011346 про відмову ОСОБА_1 у призначенні пенсії.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 08.08.2025 року про призначення пенсії за віком, зарахувавши до її страхового стажу періоди роботи з 10.05.1983 року по 01.11.1991 року, з 02.04.1992 року по 15.09.1993 року та з 01.07.2000 року по 23.10.2003 року.
Не погодившись з таким судовим рішенням, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій посилаючись на порушення судом першої інстанції норм матеріального права, просив скасувати рішення місцевого суду, прийняти нове, яким відмовити у задоволенні позовних вимог в повному обсязі.
В обґрунтування апеляційної скарги апелянтом зазначено, що до страхового стажу не враховано періоди роботи згідно трудової книжки від 10.05.1983 НОМЕР_1 :
- з 10.05.1983 по 01.11.1991, оскільки номер та дата наказу при прийнятті на роботу дописано іншим чорнилом, а згідно довідки від 08.08.2025 №03-39/46 відсутні номер та дата наказу при прийнятті на роботу. Довідка потребує зустрічної перевірки підприємства;
- з 02.04.1992 по 15.09.1993, оскільки відсутній запис про дату прийняття на роботу та номер і дата наказу при прийнятті на роботу, а згідно довідки від 30.07.2025 №01-36/362 відсутня дата прийняття на роботу та номер і дата наказу при прийнятті на роботу. Довідка потребує зустрічної перевірки підприємства.
Звертає увагу суду, що за період з 01.07.2000 року по 23.10.2003 року встановлена відсутність відомостей про роботу позивача, як в трудовій книжці НОМЕР_1 , так і в Індивідуальних відомостях про особу встановлено відсутність даних про нарахування заробітної плати за вказаний період, отже в даному випадку вказаний період не підлягає врахуванню до страхового стажу.
Відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України справу розглянуто в порядку письмового провадження. 
Суд, заслухавши суддю-доповідача, дослідивши матеріали справи, доводи апеляційної скарги, здійснюючи апеляційний перегляд у межах доводів та вимог апеляційної скарги, відповідно до частини 1 статті 308 Кодексу адміністративного судочинства України, встановив наступне.
Позивач – ОСОБА_1 є громадянкою України, про що свідчить паспорт серії НОМЕР_2 . Згідно паспортних даних позивач зареєстрована за адресою: АДРЕСА_1 .
Судом встановлено, що позивач 08.08.2025 року звернулась до Пенсійного фонду України із заявою про призначення пенсії за віком, надавши до заяви копії всіх необхідних документів.
Рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, яке розглянуло заяву за принципом екстериторіальності, від 15.08.2025 року № 103550011346 відповідач відмовив у призначенні пенсії з підстав відсутності необхідного страхового стажу – 32 років.
До страхового стажу позивачу не зараховано періоди роботи згідно її трудової книжки серії НОМЕР_1 від 10.05.1983 року:
- з 10.05.1983 року по 01.11.1991 року, оскільки номер та дата наказу при прийнятті на роботу дописано іншим чорнилом, а згідно довідки Управління освіти і науки Бориспільської міської ради від 08.08.2025 року № 03-39/46 відсутні номер та дата наказу при прийнятті на роботу. Довідка потребує зустрічної перевірки підприємства.
- з 02.04.1992 року по 15.09.1993 року, оскільки відсутній запис про дату прийняття на роботу та номер і дата наказу при прийнятті на роботу, а згідно довідки Комунальної установи Бориспільської міської ради «Бориспільський трудовий архів» від 30.07.2025 № 01-36/362 відсутня дата прийняття на роботу та номер і дата наказу про прийняття на роботу. Довідка потребує зустрічної перевірки підприємства.
- в ВАТ «СПМК-241» з 01.07.2000 по 23.10.2003 року, оскільки відсутні відомості про роботу в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
В спірному рішенні зазначено, що страховий стаж позивача складає 25 років 11 місяців 5 днів.

При вирішенні справи суд виходить з наступного.
Згідно з частиною 1 статті 24 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Частиною 2 статті 24 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" визначено, що страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом.
Згідно із частиною 3 статті 24 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" страховий стаж обчислюється в місяцях. Неповний місяць роботи, якщо застрахована особа підлягала загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню або брала добровільну участь у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови, що сума сплачених за цей місяць страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати, є не меншою, ніж мінімальний страховий внесок.
У відповідності до статті 26 Закону № 1058-ІV, особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
В період з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року, право на призначення пенсії за віком мають особи після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 32 років.
Відповідно до ст. 62 Закону № 1788-XII та ч. 1 ст. 48 Кодексу Законів про працю України основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Згідно Порядку № 637, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами (п.1 Порядку).
Відповідно до п.3 Порядку № 637 встановлено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Системний аналіз наведених норм права свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. Лише за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Аналогічна правова позиція викладена, зокрема, у постановах Верховного Суду від 20 лютого 2020 року у справі №415/4914/16-а, від 21 травня 2020 року у справі №550/927/17, від 16 червня 2020 року у справі №682/967/17 та від 19 червня 2020 року у справі №359/2076/17, від 18 листопада 2022 року у справі № 560/3734/22.

Щодо доводів апелянта, до страхового стажу не враховано періоди роботи з 10.05.1983 по 01.11.1991, оскільки номер та дата наказу при прийнятті на роботу дописано іншим чорнилом та з 02.04.1992 по 15.09.1993, оскільки відсутній запис про дату прийняття на роботу та номер і дата наказу при прийнятті на роботу, суд зазначає наступне.
В трудовій книжці позивача серії НОМЕР_1 від 10.05.1983, наявна інформація про її роботу:
- 10.05.1983 року прийнята на посаду лаборанта;
- 01.11.1991 року звільнена за власним бажанням в зв`язку з находженням на утриманні дитини до 8 років.
- 02.04.1992 року переведено тимчасово на посаду секретаря-машиністки;
- 14.08.1992 року переведено на посаду бухгалтера;
- 28.10.1992 року переведено на посаду лаборанта;
- 15.09.1993 року звільнено з займаної посади, за власним бажанням по догляду за дитиною до досягнення шкільного віку.
Позивачем також надано уточнюючі довідки Управління освіти і науки Бориспільської міської ради від 08.08.2025 року № 03-39/46 та Комунальної установи Бориспільської міської ради «Бориспільський трудовий архів» від 30.07.2025 № 01-36/362.
Суд зазначає, що до 1993 року діяла Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1974 № 162 (в період внесення спірних періодів роботи до трудової книжки позивача).
Згідно з п. 2.3. Інструкції № 162, всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження та заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, а при звільнені - в день звільнення та повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Відповідно до п. 2.4 Інструкції № 162, усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Згідно з п.2.6 Інструкції № 162, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Згідно з 4.1 Інструкції №162, при звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження і заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи в даному підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Контроль за дотриманням порядку ведення трудових книжок здійснювався в порядку, передбаченому постановою Ради Міністрів СРСР і ВЦРПС від 6 вересня 1973 року № 656 «Про трудові книжки робітників і службовців» (п. 8.1. Інструкції).
Згідно пункту 18. постанови Ради Міністрів СРСР і ВЦРПС № 656 від 06.09.1973 «Про трудові книжки робітників та службовців» відповідальність за організацію робіт з ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
Системний аналіз вищезазначених положень, дає підстави дійти обґрунтованого висновку, що законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок на адміністрацію підприємств, тому її не належне ведення не може позбавити позивача права на включення спірного періоду роботи до її страхового стажу і на отримання пенсії з його врахуванням.
Крім того, згідно з правової позиції Верховного Суду, викладеної у постанові від 24.05.2018 року у справі № 490/12392/16-а, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини підприємства не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань нарахування/призначення пенсії.
Суд звертає увагу, що підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці.
Допис номера та дати наказу при прийнятті на роботу іншим чорнилом, відсутність запису про дату прийняття на роботу та номера і дати наказу при прийнятті на роботу, не може бути підставою для виключення вказаних періодів роботи з трудового стажу позивача, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист.
Наведене в повній мірі узгоджується з правовою позицією Верховного Суду, викладеній у постанові від 21.02.2018 року у справі № 687/975/17.
За правовим висновком, викладеним у постанові Верховного Суду від 06 березня 2018 року у справі №754/14898/15-а, не всі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальною обставиною є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Враховуючи вище викладене, а також беручи до уваги те, що трудова книжка містить усі необхідні відомості про роботу позивача у спірні періоди, суд дійшов висновку, що у відповідача були відсутні підстави їх не враховувати.
Таким чином, відповідачем неправомірно не зарахований до страхового стажу позивача період з 10.05.1983 по 01.11.1991 та з 02.04.1992 по 15.09.1993, що відображений в її трудовій книжці.

Щодо доводів апелянта, що за період з 01.07.2000 року по 23.10.2003 року встановлена відсутність відомостей про роботу позивача, як в трудовій книжці НОМЕР_1 , так і в Індивідуальних відомостях про особу встановлено відсутність даних про нарахування заробітної плати за вказаний період, суд зазначає наступне.
В трудовій книжці позивача серії НОМЕР_1 від 10.05.1983, наявна інформація про її роботу:
- ВАТ «СПМК-241» 06.09.1999 зарахована на роботу бухгалтером;
- 23.10.2003 звільнена з роботи за угодою сторін.
Правові та організаційні засади забезпечення збору та обліку єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування, умови та порядок його нарахування і сплати та повноваження органу, що здійснює його збір та ведення обліку, визначає Закон України від 08 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 2464).
Відповідно до пункту 2 частини першої статті 1 Закону № 2464 єдиний внесок на загальнообов`язкове державне соціальне страхування (далі – єдиний внесок) – це консолідований страховий внесок, збір якого здійснюється до системи загальнообов`язкового державного соціального страхування в обов`язковому порядку та на регулярній основі з метою забезпечення захисту у випадках, передбачених законодавством, прав застрахованих осіб на отримання страхових виплат (послуг) за діючими видами загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Страхувальники – це роботодавці та інші особи, які відповідно до цього Закону зобов`язані сплачувати єдиний внесок (пункт 10 частини першої статті 1 Закону № 2464).
Відповідно до абзацу другого пункту 1 частини першої статті 4 Закону №2464 платниками єдиного внеску роботодавці: підприємства, установи та організації, інші юридичні особи, утворені відповідно до законодавства України, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності відповідно до відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців), у тому числі філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи зазначених підприємств, установ і організацій, інших юридичних осіб, які мають окремий баланс і самостійно ведуть розрахунки із застрахованими особами.
Згідно з пунктом 1 частини другої статті 6 Закону № 2464 платник єдиного внеску зобов`язаний своєчасно та в повному обсязі нараховувати, обчислювати і сплачувати єдиний внесок.
Платник єдиного внеску зобов`язаний подавати звітність та сплачувати до органу доходів і зборів за основним місцем обліку платника єдиного внеску у строки, порядку та за формою, встановленими центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, за погодженням з Пенсійним фондом та фондами загальнообов`язкового державного соціального страхування. У разі надсилання звітності поштою вона вважається поданою в день отримання відділенням поштового зв`язку від платника єдиного внеску поштового відправлення із звітністю (пункт 4 частини другої статті 6 Закону № 2464).
Відповідно до частини одинадцятої статті 9 Закону № 2464 у разі несвоєчасної або не в повному обсязі сплати єдиного внеску до платника застосовуються фінансові санкції, передбачені цим Законом, а посадові особи, винні в порушенні законодавства про збір та ведення обліку єдиного внеску, несуть дисциплінарну, адміністративну, цивільно-правову або кримінальну відповідальність згідно із законом.
Індивідуальні відомості про застраховану особу Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування (форма ОК-5, станом на 08.08.2025), щодо спірного періоду з 01.07.2000 року по 23.10.2003 не містять інформацію про суму заробітку для нарахування пенсії та сплату страхових внесків, тому ці періоди не підлягають зарахуванню до страхового стажу роботи.
Суд враховує, що систему персоніфікованого обліку запроваджено з 1 липня 2000 року.
Трудова книжка є основним документом, що підтверджує страховий стаж до цієї дати, після цієї дати страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог Закону №1058-IV за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку.
Отже, спірний період роботи має бути підтверджений Індивідуальними відомостями про застраховану особу (Форма ОК-5).
Суд першої інстанції дійшов висновку про те, що обов`язок по сплаті страхових внесків та відповідальність за несвоєчасну або не в повному обсязі сплату внесків законом покладено на страхувальника. А отже, пенсійним органом неправомірно не зарахований до страхового стажу позивача період роботи з 01.07.2000 року по 23.10.2003 року.
Проте, судом першої інстанції не було враховано, що відсутність відомостей стосовно нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку (який) відповідно до закону нараховуються страхові внески, свідчить про відсутність підстав для зарахування відповідного періоду до страхового та пільгового стажу роботи.
Отже, в цій частині рішення місцевого суду підлягає зміні шляхом виключення із задоволених позовних вимог вказаних періодів.
За змістом частини першої статті 317 КАС України підставами для скасування судового рішення суду першої інстанції повністю або частково та ухвалення нового рішення у відповідній частині або зміни рішення є: неповне з`ясування судом обставин, що мають значення для справи; недоведеність обставин, що мають значення для справи, які суд першої інстанції визнав встановленими; невідповідність висновків, викладених у рішенні суду першої інстанції, обставинам справи; неправильне застосування норм матеріального права або порушення норм процесуального права.
Керуючись статтями 308, 311, 315, 317, 321, 322, 325, 328, 329, 331 Кодексу адміністративного судочинства України, суд,-

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 р. у справі №200/7317/25 - задовольнити частково.
Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 р. у справі №200/7317/25 – змінити, внаслідок чого в резолютивній частині:
- в абзаці першому слово «задовольнити» замінити висловом «задовольнити частково»;
- в абзаці третьому виключити період «з 01.07.2000 року по 23.10.2003 року».
В іншій частині рішення Донецького окружного адміністративного суду від 15 жовтня 2025 р. у справі №200/7317/25 - залишити без змін.
Повний текст постанови складений 05 березня 2026 року.
Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена до Верховного Суду протягом тридцяти днів з дня проголошення в порядку, передбаченому ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України.

Головуючий суддя Т.Г. Гаврищук

Судді: А.А. Блохін

І.В. Сіваченко