ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м У к р а ї н и

28 січня 2026 року 	м. Дніпро	справа № 160/16848/25	

Третій апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: головуючого - судді Малиш Н.І. (доповідач), суддів: Баранник Н.П., Щербака А.А., 
розглянувши в порядку письмового провадження в залі судового засідання Третього апеляційного адміністративного суду в м. Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області на рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 29 вересня 2025 року (суддя 1-ї інстанції Серьогіна О.В.) в адміністративній справі №160/16848/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області, Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області про визнання протиправними дій та зобов`язання вчинити певні дії, - 

ВСТАНОВИВ:
09.06.2025 ОСОБА_1 звернувся до суду із адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області (далі – відповідач-1), Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області (далі – відповідач-2), в якому просив суд:
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду в Полтавській області від 01.04.2025 року № 0461150017460 про відмову у призначенні пенсії за заявою від 01.04.2025 року ОСОБА_1 за віком за відсутності необхідного страхового стажу;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду в Дніпропетровській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 01.04.2025 року про призначення пенсії за віком, з урахуванням висновків суду.
В обґрунтування позовних вимог зазначено, що ОСОБА_1 , ІНФОРМАЦІЯ_1 , 24.03.2025 року звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області із заявою про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», яка за принципом екстериторіальності розглянута Головним управлінням Пенсійного фонду України в Полтавській області та прийнято рішення від 01.04.2024 року № 0461150017460 «Про відмову у призначенні пенсії за віком за відсутності необхідного страхового стажу у позивача. Рішення обґрунтоване тим, що згідно підпункту 2 пункту 2 статті 114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» право на пенсію на пільгових умовах мають працівники зайняті повний робочий день на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці - за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників затверджених Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць - після досягнення 55 років і за наявності страхового стажу не менше 30 років у чоловіків, з них не менше 12 років 6-ти місяців на зазначених роботах. За відсутності страхового стажу, встановленого абзацом першим цього пункту, у період до 01.04.2024 року пенсія за віком на пільгових умовах призначається за наявності на дату досягнення віку, встановленого абзацами першим і третім - тринадцятим цього пункту, страхового стажу, а саме з 01 квітня 2024, по 31 березня 2025 не менше 30 років у чоловіків. До загального страхового стажу не враховано періоди роботи згідно трудової книжки від 09.08.1990 року НОМЕР_1 : з 05.04.1993 року по 15.02.1996 року, оскільки дописано наказ на звільнення; з 15.12.1991 року по 01.04.1993 року, оскільки записи не завірено печаткою; з 11.07.1996 року по 23.06.2000 року, оскільки дописано накази на працевлаштування та звільнення - та дата прийняття на роботу. Довідку від 19.03.2025 року № 55-453 не взято до уваги, оскільки відсутній документ на право підпису начальника управління з трудових відносин департаменту з персоналу адміністрації з персоналу адміністрації з персоналу, корпоративних комунікацій та питань євроінтеграції. Управлінням прийнято рішення: відмовити гр. ОСОБА_1 в призначенні пенсії за віком відповідно до пункту 2 частини 2 статті 114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу роботи, підтвердженого в установленому законодавством порядку, та необхідного пільгового стажу роботи. Враховуючи викладене, просить суд задовольнити позовні вимоги.
Рішенням Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 29 вересня 2025 року позов задоволено частково.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду в Полтавській області від 01.04.2025 року № 0461150017460 про відмову ОСОБА_1 у призначенні пенсії за віком на пільгових умовах за заявою від 24.03.2025 року.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Полтавській області (36000, м. Полтава, вул. Гоголя, буд. 24, код ЄДРПОУ 13907927) повторно розглянути заяву ОСОБА_1 ( АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_2 ) від 24.03.2025 року про призначення пенсії за віком на пільгових умовах по Списку №2 відповідно до п.2 ч.2 ст.114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», з урахуванням висновків суду в даній справі.
У задоволенні решти позовних вимог відмовлено та здійснено розподіл судових витрат у справі.
Відповідачем-2 на вказане рішення суду подана апеляційна скарга, в якій посилаючись на неправильне застосування судом першої інстанції норм матеріального права, просить суд апеляційної інстанції скасувати рішення суду та прийняти нове, яким у задоволенні позову відмовити повністю.
В апеляційній скарзі пенсійний орган зазначає про правомірність прийнятого ним рішення №046150017460 від 01.04.2025, яким позивачу було відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до пункту 2 частини 2 статті 114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» через відсутність необхідного страхового стажу роботи, підтвердженого в установленому законодавством порядку, та необхідного пільгового стажу роботи. Звертає увагу на те, що трудова книжка позивача заповнена з порушенням вимог інструкції ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях. Також вказує на неможливості зарахування до пільгового стажу по Списку №2 періоду роботи позивача згідно довідки №55-453 від 19.03.2025, оскільки відсутній документ на право підпису начальника управління з трудових відносин департаменту з персоналу адміністрації з персоналу, корпоративних комунікацій та питань євроінтеграції.
Позивач та відповідач-1 правом подання відзиву на апеляційну скаргу не скористались.
В силу пункту 3 частини 1 статті 311 Кодексу адміністративного судочинства України суд апеляційної інстанції розглядає справу в порядку письмового провадження за наявними у справі матеріалами.
Дослідивши матеріали справи, перевіривши в межах доводів апеляційної скарги дотримання судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, апеляційний суд дійшов висновку, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню, з наступних підстав.
Судом першої інстанції встановлено, що позивач 24.03.2025 року звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області із заявою про призначення пенсії за віком на пільгових умовах по Списку №2 відповідно до п.2 ч.2 ст.114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
Заяву ОСОБА_1 від 24.03.2025 року було розглянуто за принципом екстериторіальності Головним управлінням Пенсійного фонду України в Полтавській області.
Рішенням Головного управління Пенсійного фонду в Полтавській області від 01.04.2025 року № 0461150017460 позивачу було відмовлено в призначенні пенсії за п.2 ч.2 ст.114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» у зв`язку з відсутністю необхідного пільгового та страхового стажу. Зазначено, що страховий стаж ОСОБА_1 становить 26 років 11 місяців 04 дні, пільговий стаж за Списком №2 відсутній. До загального страхового стажу не враховано періоди роботи згідно трудової книжки від 09.08.1990 року НОМЕР_1 : з 05.04.1993 року по 15.02.1996 року, оскільки дописано наказ на звільнення; з 15.12.1991 року по 01.04.1993 року, оскільки записи не завірено печаткою; з 11.07.1996 року по 23.06.2000 року, оскільки дописано накази на працевлаштування та звільнення - та дата прийняття на роботу. Довідку від 19.03.2025 року № 55-453 не взято до уваги, оскільки відсутній документ на право підпису начальника управління з трудових відносин департаменту з персоналу адміністрації з персоналу адміністрації з персоналу, корпоративних комунікацій та питань євроінтеграції.
Не погоджуючись із таким рішенням відповідача щодо відмови в призначенні пенсії за віком на пільгових умовах по Списку №2, позивач звернувся до суду із цим позовом.
Задовольняючи позовні вимоги суд першої інстанції дійшов висновку про їх обґрунтованість проте частково задовольнив позовні вимоги не перебираючи на себе дискреційних повноважень пенсійного органу.
Позивачем означене рішення суду першої інстанції не оскаржується.
Переглядаючи судове рішення, в межах доводів та вимог апеляційної скарги, колегія суддів суду апеляційної інстанції зазначає наступне.
Згідно із положеннями частини другої статті 19 Конституції України, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Частиною першою статті 46 Конституції України передбачено, що громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Згідно із пунктом 6 частини першої статті 92 Конституції України виключно законами України визначаються основи соціального захисту, форми і види пенсійного забезпечення.
Правовідносини, що виникають у сфері пенсійного забезпечення громадян регулюються Законом України «Про пенсійне забезпечення» №1788-ХІІ від 05.11.1991 та Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» №1058-IV від 09.07.2003 (в редакціях, чинних на час спірних правовідносин).
Відповідно до частини першої статті 8 Закону №1058-IV право на отримання пенсій та соціальних послуг із солідарної системи мають, зокрема, громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані особами з інвалідністю в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих осіб - члени їхніх сімей, зазначені у статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом.
За змістом частини першої статті 4 цього Закону законодавство про пенсійне забезпечення базується на Конституції України, складається з Основ законодавства України про загальнообов`язкове державне соціальне страхування, цього Закону, законів України «Про недержавне пенсійне забезпечення», «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи», «Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб», міжнародних договорів з пенсійного забезпечення, згода на обов`язковість яких надана Верховною Радою України (далі - закони про пенсійне забезпечення), а також інших законів та нормативно-правових актів, прийнятих відповідно до законів про пенсійне забезпечення, що регулюють відносини у сфері пенсійного забезпечення в Україні.
Частина третя статті 4 Закону № 1058-IV визначає, що виключно законами про пенсійне забезпечення визначаються: види пенсійного забезпечення; умови участі в пенсійній системі чи її рівнях; пенсійний вік для чоловіків та жінок, при досягненні якого особа має право на отримання пенсійних виплат; джерела формування коштів, що спрямовуються на пенсійне забезпечення; умови, норми та порядок пенсійного забезпечення; організація та порядок здійснення управління в системі пенсійного забезпечення.
Частиною першою статті 9 Закону № 1058-IV передбачено, що відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія у зв`язку з втратою годувальника.
Частиною 1 статті 26 Закону №1058 визначено умови призначення пенсії за віком, відповідно до якої особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2025 року по 31 грудня 2025 року - не менше 32 років.
Відповідно до абзаців першого, другого пункту 2 розділу XV Прикінцеві положення Закону №1058-IV пенсійне забезпечення застрахованих осіб, які працювали або працюють на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 та на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, на посадах, що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах, які відповідно до цього Закону мають право на пенсію на пільгових умовах, здійснюється згідно з окремим законодавчим актом через професійні та корпоративні фонди. До запровадження пенсійного забезпечення через професійні та корпоративні фонди особам, зазначеним в абзаці першому цього пункту, пенсії призначаються за нормами цього Закону.
Статтею 114 Закону № 1058-IV врегульовані питання щодо призначення пенсії за віком на пільгових умовах та за вислугу років для окремих категорій працівників.
Так, згідно з частиною першою статті 114 Закону № 1058-IV право на пенсію за віком на пільгових умовах незалежно від місця останньої роботи мають особи, які працювали на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 та на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, на роботах, що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах, зазначених у частинах другій і третій цієї статті, а пенсії за вислугу років - на умовах, зазначених у частині четвертій цієї статті. Розміри пенсій для осіб, визначених цією статтею, обчислюються відповідно до статті 27 та з урахуванням норм статті 28 цього Закону.
Відповідно до пункту 2 частини другої статті 114 Закону № 1058-IV на пільгових умовах пенсія за віком призначається працівникам, зайнятим повний робочий день на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затвердженим Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, - після досягнення 55 років і за наявності страхового стажу не менше 30 років у чоловіків, з них не менше 12 років 6 місяців на зазначених роботах, і не менше 25 років у жінок, з них не менше 10 років на зазначених роботах.
Працівникам, які не мають стажу роботи з шкідливими і важкими умовами праці, передбаченого абзацом першим цього пункту, але мають не менше половини стажу на зазначених роботах, за наявності передбаченого абзацами першим і п`ятнадцятим - двадцять третім цього пункту відповідного страхового стажу пенсії на пільгових умовах призначаються із зменшенням пенсійного віку, встановленого абзацом першим частини першої статті 26 цього Закону: чоловікам - на 1 рік за кожні 2 роки 6 місяців такої роботи.
Відповідно до частини першої статті 24 Закону № 1058-IV №1058-IV страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом (частина друга статті 24 Закону №1058-IV).
Відповідно до частини третьої статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж враховується в одинарному розмірі, крім випадків, передбачених цим Законом.
Відповідно до частини четвертої статті 24 Закону №1058-IV періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Пільговий порядок обчислення стажу роботи, передбачений законодавством, що діяло раніше, за період з 1 січня 2004 року застосовується виключно в частині визначення права на пенсію за віком на пільгових умовах та за вислугу років.
За приписами статті 48 Кодексу законів про працю України, положення якої кореспондуються зі статтею 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення», трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Згідно із пунктом 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року №637 (далі - Порядок №637), визначено, що за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Пунктом 3 зазначеного Порядку №637 передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Особливості підтвердження трудового стажу окремих категорій працівників визначені пунктом 20 Порядку № 637, згідно з яким у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток № 5). У довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, куди включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка. У разі коли підприємства, установи, організації або їх правонаступники розміщуються на територіях, зазначених в абзаці другому пункту 18 цього Порядку, стаж роботи, що дає право на призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установленої для окремих категорій працівників, може підтверджуватися за даними, наявними в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування. У разі відсутності правонаступника, а також у разі знищення архівів у зв`язку з воєнними (бойовими) діями підтвердження періодів роботи, що зараховуються до стажу роботи, а також до стажу роботи для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установленої для окремих категорій працівників, здійснюється у порядку, визначеному Пенсійним фондом України за погодженням із Мінсоцполітики та Мінфіном.
Колегія суддів зазначає, що в період з 11.03.1994 по 16.01.2003 діяли Списки виробництв, робіт; професій, посад і показників, зайнятість в яких дає право на пенсію на пільгових умовах, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 11 березня 1994 року № 162.
У період з 17.01.2003 по 24.06.2016 - діяли Списки виробництв, робіт; професій, посад і показників, зайнятість в яких дає право на пенсію на пільгових умовах, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 16.01.2003 року № 36.
Починаючи з 03.08.2016 - діють Списки виробництв, робіт; професій, посад і показників, зайнятість в яких дає право на пенсію на пільгових умовах, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 24.06.2016 року № 461.
Відповідно до пункту 4.2 Порядку № 383 результати атестації (як уперше проведеної, так і чергової) застосовуються при обчисленні стажу, який дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, упродовж 5 років після затвердження її результатів, за умови, якщо впродовж цього часу на даному підприємстві не змінились докорінні умови і характер праці (виробництво, робота, робоче місце), що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах. У разі докорінної зміни умови і характеру праці для підтвердження права на пенсію за віком на пільгових умовах має бути проведена позачергова атестація.
Пунктом 10 Порядку № 383 визначено, що для підтвердження стажу роботи зі шкідливими і важкими умовами праці необхідно подати трудову книжку із оформленими належним чином записами про займану посаду і період виконуваної роботи, виписку із наказу по підприємству про проведення атестації на відповідному робочому місці та, у разі відсутності в трудовій книжці відомостей, що визначають право на пенсію на пільгових умовах, уточнюючу довідку, передбачену пунктом 20 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 № 637.
Системний аналіз наведених норм права свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Аналогічна правова позиція викладена у постановах Верховного Суду від 12 вересня 2022 року у справі №569/16691/16-а, від 20 лютого 2020 року у справі №415/4914/16-а, від 21 травня 2020 року у справі №550/927/17, від 16 червня 2020 року у справі №682/967/17 та від 19 червня 2020 року у справі №359/2076/17.
Проте, якщо у трудовій книжці не зазначені відомості про умови праці та характер виконуваної роботи, то для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників.
Аналогічна позиція неодноразово викладалась Верховним Судом, зокрема, у постановах від 04 липня 2023 року у справі № 580/4012/19, від 21 травня 2020 року у справі №550/927/17, від 20 лютого 2018 року у справі № 234/13910/17 та від 7 березня 2018 року у справі №233/2084/17.
Як вбачається з матеріалів справи, у межах спірних правовідносин питання полягає у правомірності прийняття Головним управлінням Пенсійного фонду України в Полтавській області рішення від 01.04.2025 № 0461150017460 про відмову позивачу в призначенні пенсії за віком на пільгових умовах за Списком №2, прийнятого за результатами розгляду його заяви від 24.03.2025.
Судом апеляційної інстанції встановлено, що відмова в призначені пенсії зокрема обґрунтована відсутністю страхового та пільгового стажу роботи по Списку №2. У спірному рішенні вказано, що до загального страхового стажу не враховано періоди роботи згідно трудової книжки від 09.08.1990 НОМЕР_3 з 15.12.1991 по 01.04.1993, оскільки записи не завірені печаткою; з 05.04.1993 по 15.02.1996, оскільки дописано наказ на звільнення; з 11.07.1996 по 23.06.2000, оскільки дописано накази на працевлаштування та звільнення та дата прийняття на роботу. Також зазначено, що довідку від 19.03.2025 №55-453 не було взято до уваги, оскільки відсутній документ на право підпису начальника управління з трудових відносин департаменту з персоналу адміністрації з персоналу, корпоративних комунікацій та питань євроінтеграції.
Дослідивши трудову книжку позивача серії НОМЕР_1 від 09.08.1990, судом встановлено, що остання у спірні періоди містить наступні записи про його роботу:
- з 15.12.1991 по 01.04.1993 – комірником на підприємстві;
- з 05.04.1993 по 15.02.1996 – на підприємстві «Світязь» на посаді заготовника;
- з 11.07.1996 по 23.06.2000 – заготовником на підприємстві; 
- з 06.07.2000 по 27.07.2004 – сортувальником-здавачем металу у Криворізькому державному гірничо-металургійному комбінаті «Криворіжсталь» (наразі - ПАТ «АрселорМіттал Кривий Ріг»);
- з 28.07.2004 по 23.09.2019 – слюсарем систем випарного охолодження на цьому ж підприємстві.
Суд апеляційної інстанції критично ставиться до тверджень скаржника з приводу недоліків заповнення трудової книжки позивача у спірні періоди, оскільки обов`язок щодо заповнення трудових книжок покладено саме на роботодавця.
Так, на момент заповнення трудової книжки позивача була чинна Інструкція «Про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях», що затверджена постановою Держкомпраці СРСР по праці і соціальних питаннях від 20.06.1974 року № 162 (далі - Інструкція №162).
Відповідно до п.2.2 розділу 2 Інструкції №162 заповнення трудової книжки вперше здійснюється адміністрацією підприємства у присутності робітника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. В трудову книжку вносяться: дані про робітника: прізвище, ім`я та по-батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність.
Пунктом 2.3. розділу 2 Інструкції №162 передбачено, що усі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди і заохочення вносяться адміністрацією підприємства після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні в день звільнення і повинні повністю відповідати тесту наказу (розпорядження).
З кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) в трудову книжку про прийом на роботу, переводах на іншу постійну роботу і звільнення, адміністрація зобов`язана ознайомити власника цієї книжки під підпис в особовій картці (п.2.4. розділу 2 Інструкції).
Відповідні вимоги щодо заповнення трудових книжок містяться і в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерством праці України, Міністерством юстиції України, Міністерством соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 та зареєстрована в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 за № 110 (далі - Інструкція № 58).
Відповідно до п. 2.4 Інструкції №58 усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення.
Згідно з п.2.6 Інструкції №58 у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Відповідно до п. 4.1 Інструкції №58, у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Аналізуючи вищевказані норми, суд доходить до висновку, що законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок працівників та внесення в них достовірних відомостей саме на роботодавців, також на керівників підприємств (роботодавців) покладено і обов`язок по заміні печаток і штампів цих підприємств.
Приписами пункту 18 Постанови Ради Міністрів СРСР і ВЦРПС № 656 від 06.09.1973 «Про трудові книжки робітників та службовців» визначено, що відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання і видачу несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.
Аналогічні положення містить і постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 №301 «Про трудові книжки», за змістом пункту 4 якої відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб`єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Колегія суддів суду апеляційної інстанції наголошує, що працівник не несе відповідальності за заповнення трудової книжки, оскільки записи у його трудову книжку вносяться відповідальним працівником підприємства, а не особисто таким працівником. Обов`язок ведення трудових книжок (заповнення, внесення відповідних записів та засвідчення з проставленням печатки підприємства або відділу кадрів, внесення виправлень та/або змін до записів) законодавцем покладено на адміністрацію підприємств (власника або уповноважений ним орган). Крім того, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому, власне, недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 по справі №677/277/17.
Колегія суддів звертає увагу, що підставою для призначення пенсії є наявність страхового стажу необхідної тривалості, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Пенсійний орган не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Аналогічний висновок викладено в постанові Верховного Суду від 06.03.2018 у справі №754/14898/15-а.
Також, колегія суддів критично ставиться до зауважень пенсійного органу про неможливість зарахування до пільгового стажу за Списком №2 спірні періоди роботи позивача згідно довідки про підтвердження наявного трудового стажу від 19.03.2025 №55-453, виданої ПАТ «АрселорМіттал Кривий Ріг», у зв`язку з відсутністю інформації про право підпису начальника управління з трудових відносин департаменту з персоналу адміністрації з персоналу, корпоративних комунікацій та питань євроінтеграції, оскільки скаржником жодним чином не обґрунтовано причин не врахування відомостей трудової книжки в частині спірного стажу позивача.
В контексті обставин цієї справи та доводів Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області, покладених ним в основу свого рішення про відмову у призначенні пенсії позивачу та апеляційної скарги, суд апеляційної інстанції враховує й те, що за частиною третьою статті 44 Закону №1058-IV органи пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
Проте, в матеріалах справи відсутні докази, які б свідчили про вчинення скаржником дій, спрямованих на проведення перевірки відомостей зазначених у трудовій книжці позивача, а також наданій довідці №55-453 від 19.03.2025 для визначення права на пенсію за віком на пільгових умовах, як і не доведено відсутності у трудовій книжці позивача, яка у даному випадку є основним документом, що підтверджує стаж відповідних записів чи неточностей.
З огляду на викладене, з урахуванням наведених законодавчих норм, висновків Верховного Суду та встановлених обставин, колегія суддів вважає вірним висновок суду першої інстанції, що рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області №0461150017460 від 01.04.2025 було прийнято суб`єктам владних повноважень не на підставі та не у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України, не відповідає критеріям, визначеним частиною другою статті 2 Кодексу адміністративного судочинства України, тому є протиправним та підлягає скасуванню, у зв`язку з чим ефективним відновленням порушеного права та інтересів позивача в даному випадку є саме зобов`язання пенсійного органу повторно розглянути заяву останнього від 24.03.2025 про призначення пенсії за віком на пільгових умовах по Списку №2 відповідно до п.2 ч.2 ст.114 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», з урахуванням висновків суду в даній справі.
Згідно ч. 1 ст. 316 КАС України, суд апеляційної інстанції залишає апеляційну скаргу без задоволення, а рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
З урахуванням викладеного, колегія суддів дійшла висновку, що судом першої інстанції правильно встановлені обставини справи, судове рішення ухвалено з дотриманням норм матеріального та процесуального права, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції, тому відсутні підстави для задоволення апеляційної скарги та скасування рішення.
Розподіл судових витрат не здійснюється у відповідності до норм ст. 139 КАС України.
Керуючись ст. ст. 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

УХВАЛИВ:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Полтавській області залишити без задоволення.
Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 29 вересня 2025 року в адміністративній справі №160/16848/25 – залишити без змін.
Постанова суду набирає законної сили з дати її ухвалення та може бути оскаржена в касаційному порядку у випадках та строки визначені ст.ст. 328, 329 КАС України.
Повне судове рішення складено 28 січня 2026 року. 

Головуючий - суддя Н.І. Малиш 

суддя Н.П. Баранник 

суддя А.А. Щербак