ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м  У к р а ї н и

01 грудня 2025 року 	м. Дніпро	справа № 280/1317/25	

Третій апеляційний адміністративний суд 
у складі колегії суддів: головуючого - судді  Добродняк І.Ю. (доповідач),
                               суддів:  Семененка Я.В., Суховарова А.В.,     
розглянувши в порядку письмового провадження в місті Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області
на рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 31 березня 2025 року (суддя М.С. Лазаренко)
у справі № 280/1317/25
за позовом ОСОБА_1 
до Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області
про визнання протиправним та скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії,-

ВСТАНОВИВ:

ОСОБА_1 звернувся до суду з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області, в якому просив:
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонської області про відмову у призначенні пенсії за віком на пільгових умовах від 26.09.2024 № 046350017348;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області повторно розглянути заяву позивача про призначення пенсії за віком на пільгових умовах;
- зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області зарахувати до страхового стажу періоди роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 (Дублікат) від 18.11.2003 за №1 з 23.05.1988 по 05.07.1988, за №4-№6 з 08.07.1991 по 28.09.1995, за №7- №12 з 10.10.1995 по 05.08.1997 та довідки від 19.08.1997 №105/09-591, яка видана шахтою «Шахтарська глибока» про періоди роботи з 10.10.1995 по 05.08.1997.
Позовні вимоги обґрунтовані тим, що дії пенсійного органу по не зарахуванню спірних періодів роботи є протиправними, оскільки періоди трудової діяльності підтверджуються належними та допустимими доказами, що виключає підстави для сумнівів. З відмовою призначити пенсію позивач не погоджується, оскільки відповідно до відомостей, які надані відповідачу, довідок, трудової книжки, позивач набув необхідний стаж та досяг необхідного віку, що є підставою для призначення пенсії.
Рішенням Запорізького окружного адміністративного суду від 31 березня 2025 року адміністративний позов задоволено:
- визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області про відмову у призначенні пенсії за віком на пільгових умовах від 26.09.2024 № 046350017348;
- зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області зарахувати позивачу до пільгового стажу за Списком №1 періоди роботи з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997 відповідно записів дублікату трудової книжки серії НОМЕР_1 від 18.11.2003;
- зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області повторно розглянути заяву позивача від 19.09.2024 про призначення пенсії за віком з урахуванням висновків суду у даній справі. 
Суд першої інстанції виходив з того, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка працівника. При цьому законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок на адміністрацію підприємств, тому її не належне ведення не може позбавити позивача права на включення спірного періоду роботи до його страхового стажу і на отримання пенсії з його врахуванням. 
Суд з`ясував, що відповідач не ставить під сумнів достовірність записів, внесених до дубліката трудової книжки позивача, а вказує лише на окремі недоліки в її заповненні. Вказуючи, що не всі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідних періодів роботи до страхового стажу, суд з`ясував, що записами у трудовій книжці підтверджується характер роботи позивача у спірний період на посадах, що передбачені Списком № 1 п. 1010100а розділу І «Гірничі роботи» згідно постанови Кабінету Міністрів України від 11 березня 1994 року № 162 та постанови Ради Міністрів СРСР №1173 від 22.08.1956, тому сул дійшов висновку, що позивач має право на включення періодів роботи з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997 до пільгового стажу.
Не погодившись з рішенням суду першої інстанції, Головне управління Пенсійного фонду України в Херсонській області подало апеляційну скаргу, в якій, посилаючись на неправильне застосування судом норм матеріального та процесуального права, просить рішення суду першої інстанції скасувати та ухвалити нове рішення про відмову у задоволенні позовних вимог.
Скаржник вказує, що до пільгового стажу за списком №1 позивача правомірно не зараховано період роботи з 10.10.1995 по 05.08.1997 згідно довідки від 19.08.1997, оскільки в довідці зазначено по-батькові, що не відповідає змісту паспорта позивача НОМЕР_2 від 01.08.1996. Вважає, що позивачу також правомірно не зараховано до пільгового стажу та до страхового стажу згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 (дублікат) від 18.11.2003 періоди роботи з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997, адже дата заповнення трудової книжки не відповідає періодам роботи, що зазначені в книжці. Відтак, скаржник наполягає, що спірне рішення про відмову у призначенні пенсії позивачу є правомірним.
Адміністративна справа розглянута апеляційним судом відповідно до ст.311 Кодексу адміністративного судочинства України в порядку письмового провадження.
Відповідно до ч.1 ст.308 КАС України суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність і обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги.
Перевіривши законність та обґрунтованість рішення суду в межах доводів апеляційної скарги, дослідивши матеріали справи, суд апеляційної інстанції вважає за необхідне зазначити таке.
Як встановлено судом та підтверджено матеріалами справи, позивач звернувся до Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області із заявою про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV.
Заяву позивача та додані до неї документи розглянуто за принципом екстериторіальності Головним управлінням Пенсійного фонду України в Херсонській області, яким прийнято рішення від 26.09.2024 № 046350017348 про відмову у призначенні пенсії за віком на пільгових умовах.
За результатами розгляду документів, доданих до заяви від 19.09.2024, до страхового стажу позивача не зараховано: періоди роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 (дублікат) від 18.11.2003 з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997, оскільки дата заповнення трудової книжки (18.11.2003) не відповідає періодам роботи зазначеним в книжці, чим порушено вимоги Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, закладах і організаціях від 20.07.1974 №162.
Не прийнято до розгляду довідку від 19.08.1997 №105/09-591, яка видана шахтою «Шахтарська глибока» про періоди роботи з 10.10.1995 по 05.08.1997, оскільки зазначене  по-батькові позивача не співпадає з паспортними даними.
Пенсійним органом встановлено, що страховий стаж особи складає 24 роки 2 місяці 17 днів. Пільговий стаж - складає 00 років 5 місяців 8 днів.
Вважаючи рішення від 26.09.2024 № 046350017348 про відмову у призначенні пенсії протиправним, позивач звернувся до суду за захистом своїх прав.
Переглядаючи рішення суду в межах доводів апеляційної скарги,  суд апеляційної інстанції виходить із такого.
Згідно ст. 114 Закону України №1058-ІV «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09 липня 2003 року на пільгових умовах пенсія за віком призначається працівникам, зайнятим повний робочий день на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затвердженим Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, - після досягнення 50 років і за наявності страхового стажу не менше 25 років у чоловіків, з них не менше 10 років на зазначених роботах, і не менше 20 років у жінок, з них не менше 7 років 6 місяців на зазначених роботах. 
Відповідно до пп.2 п.2.1 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України №22-1 від 25.11.2005, до заяви про призначення пенсії за віком додаються документи, наведені у цьому пункті, в тому числі: документи про стаж, що визначені Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 (далі - Порядок підтвердження наявного стажу роботи). За періоди роботи після впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування (далі - персоніфікований облік) орган, що призначає пенсію, додає індивідуальні відомості про застраховану особу з реєстру застрахованих осіб за формою згідно з додатком 4 до Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 18 червня 2014 року № 10-1, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 08 липня 2014 року за № 785/25562 (у редакції постанови правління Пенсійного фонду України від 27 березня 2018 року № 8-1) (далі - Положення), а у разі необхідності - за формою згідно з додатком 3 до Положення (далі - індивідуальні відомості про застраховану особу).
Підпунктом 5 пункту 2.1 Порядку №22-1 визначені документи, які підтверджують право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах, а саме:
довідка про підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсії за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній відповідно до пункту 20 Порядку підтвердження наявного стажу роботи (у випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсію на пільгових умовах згідно з пунктами 1-6, 8 частини другої, частиною третьою статті 114 Закону та пунктом 23 розділу XV «Прикінцеві положення» Закону). У разі ліквідації підприємства, установи, організації без визначення правонаступника пільговий стаж підтверджується комісією з питань підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії, згідно з Порядком підтвердження періодів роботи, що зараховуються до стажу для призначення пенсії, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 10 листопада 2006 року № 18-1, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 24 листопада 2006 року за № 1231/13105 (далі - Порядок підтвердження періодів роботи, що зараховуються до стажу для призначення пенсії). Орган, що призначає пенсію, додає рішення цієї комісії;
документи про проведення атестації робочих місць за умовами праці відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 01 серпня 1992 року № 442 «Про Порядок проведення атестації робочих місць за умовами праці» (для зарахування до стажу, що дає право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах, періодів роботи з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 або із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, після 21 серпня 1992 року).
Положенням ст. 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення» №1788-XII встановлено, що основним документом, що підтверджує наявний трудовий стаж для призначення пенсій є трудова книжка. Це ж передбачено і п.1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 №637.
Відповідно до вказаного Порядку №637 за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Відповідно до п.20 Порядку №637 у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників (додаток №5).
У довідці повинно бути вказано періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка, в тому числі виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій.
Отже, основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. І лише у двох випадках: за відсутності трудової книжки як такої або необхідних записів у ній, які визначають право на пенсійне забезпечення, необхідне надання уточнюючої довідки підприємства, установи або організації.
Аналогічна позиція викладена Верховним Судом у постановах від 20 лютого 2018 року у справі №234/13910/17 та від 07 березня 2018 року у справі №233/2084/17.
В спірному випадку пенсійний орган рішенням від 26.09.2024 № 046350017348 відмовив  позивачу у призначенні пенсії за віком на пільгових умовах через відсутність необхідного страхового та пільгового стажу на дату звернення.
При цьому пенсійний орган не зарахував періоди роботи згідно записів трудової книжки НОМЕР_1 (дублікат) від 18.11.2003 з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997, оскільки дата заповнення трудової книжки (18.11.2003) не відповідає періодам роботи зазначеним в книжці, чим порушено вимоги Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, закладах і організаціях від 20.07.1974 №162, та не прийняв до розгляду довідку від 19.08.1997 №105/09-591, що видана шахтою «Шахтарська глибока» про періоди роботи з 10.10.1995 по 05.08.1997, оскільки зазначене  по-батькові позивача не співпадає з паспортними даними.
В свою чергу, з наявного в матеріалах справи дублікату трудової книжки позивача серії НОМЕР_1 від 18.11.2003 вбачаються наступні відомості про трудову діяльність позивача:
- з 23.05.1988 по 05.07.1988 учень гірника 1 розряду на підземній ділянці;
- з 25.06.1989 по 23.04.1991 служба в армії;
- з 08.07.1991 по 28.09.1995 гірник на підземних роботах;
- з 10.10.1995 по 05.08.1997 гірник 5 розряду з повним робочим днем на підземній ділянці видобутку вугілля;
- з 20.03.2017 по 14.03.2018 виплата допомоги по безробіттю;
- з 22.01.2024 по теперішній час гірник 2 розряду з повним робочим днем у шахті.
Станом на день видачі позивачу дублікату трудової книжки НОМЕР_1 (дублікат) від 18.11.2003 порядок ведення трудових книжок визначений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 №58.
Розділом 5 Інструкції №58 врегульований порядок оформлення дублікатів трудових книжок працівникам.
Так, приписами п. 5.1. Інструкції № 58 передбачено, що особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов`язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.
Згідно з пунктом 5.2 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.
Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов`язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Суд першої інстанції, застосувавши наведені правові норми, правильно зазначив, що  обов`язок щодо внесення достовірних та правильних записів до трудової книжки працівника покладається саме на роботодавця. Неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком.
При цьому суд апеляційної інстанції зауважує, що норми чинного законодавства, у тому числі  Інструкції №58, не містять вимоги щодо відповідності дати видачі трудової книжки (дубліката трудової книжки) даті працевлаштування. Враховуючи, що заповнення трудової книжки вперше може здійснюватися пізніше дня прийому на роботу, дата заповнення трудової книжки може не співпадати з датою працевлаштування.
Суд апеляційної інстанції погоджується з судом першої інстанції, що дублікат трудової книжки позивача містять всі необхідні записи про роботу у спірні періоди, ці записи є належними та допустимими доказами підтвердження трудового стажу позивача. Дублікат трудової книжки позивача містить відомості про дату прийняття і звільнення позивача з роботи, а також номер і дату видачі відповідних наказів. Виявлені відповідачем недоліки в заповненні дубліката трудової книжки не є такими, що виключають можливість зарахування відповідних періодів роботи до страхового стажу позивача, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах.
Суд апеляційної інстанції враховує, що Верховний Суд неодноразово наголошував на тому, що працівник не відповідає за правильність записів у трудовій книжці та не повинен контролювати роботодавця щодо її заповнення. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у трудовій книжці. Така правова позиція викладена, зокрема, в постанові Верховного Суду від 11 травня 2022 року у справі №120/1089/19-а.
Крім того, частина 3  статті 44 Закону  №1058-IV наділяє органи Пенсійного фонду правом вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
Виходячи з наведеного, приймаючи до уваги, що відповідачем не доведено в установленому порядку  вчинення відповідної перевірки відомостей трудової книжки позивача у разі наявності сумнівів в їх достовірності, суд апеляційної інстанції погоджується з висновком суду першої інстанції, що відповідач безпідставно не зарахував до страхового стажу позивача періоди роботи відповідно до дублікату трудової книжки.
Також, як правильно встановив суд першої інстанції, записами у трудовій книжці позивача серії НОМЕР_1 (дублікат) підтверджується характер роботи позивача з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997 на посадах, що передбачені Списком № 1 п. 1010100а розділу І «Гірничі роботи» згідно постанови Кабінету Міністрів України від 11 березня 1994 року № 162 та постанови Ради Міністрів СРСР №1173 від 22.08.1956.
Стосовно не зарахування відповідачем періоду роботи згідно довідки від 19.08.1997 №105/09-591, яка видана шахтою «Шахтарська глибока» про періоди роботи з 10.10.1995 по 05.08.1997, оскільки по-батькові не відповідає паспортним даним позивача, суд апеляційної інстанції вважає, що суд першої інстанції, дослідивши в сукупності зміст означеної вище довідки та паспорту позивача, надав належну оцінку обставинам, про які вказує відповідач, і дійшов висновку, що в даному випадку підставою для незарахування до пільгового стажу позивача періоду роботи стала допущена описка. 
З цього приводу суд апеляційної інстанції також додатково  зауважує, що подані відповідачу на розгляд документи не дають підстав для сумніву, що довідка, видана шахтою «Шахтарська глибока» від 19.08.1997 №105/09-591 про період роботи з 10.10.1995 по 05.08.1997, стосується  саме позивача. 
Окрім того, суд першої інстанції правильно виходив з того, що довідки, які підтверджують спеціальний трудовий стаж, надаються виключно, якщо в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсію на пільгових умовах, а в даному випадку дублікат трудової книжки позивача містить оформлені належним чином записи про займану посаду,  період і характер виконуваної позивачем роботи, що передбачена Списком № 1 п. 1010100а розділу І «Гірничі роботи» згідно  постанови Кабінету Міністрів України від 11 березня 1994 року  № 162  та  постанови Ради Міністрів СРСР №1173 від 22.08.1956.
Відтак, суд апеляційної інстанції погоджується з висновком суду першої інстанції про наявність підстав на включення періодів роботи з 23.05.1988 по 05.07.1988, з 08.07.1991 по 28.09.1995, з 10.10.1995 по 05.08.1997 до пільгового стажу позивача за Списком №1, а отже спірне рішення пенсійного органу про відмову у призначенні пенсії позивачу за віком на пільгових умовах від 26.09.2024 № 046350017348 є протиправним та підлягає скасуванню.
Доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції.
Передбачені ст. 317 КАС України підстави для скасування рішення суду першої інстанції та ухвалення нового рішення відсутні. 
Керуючись ст. 311, 315, 316, 321, 322, 327, 329 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -
УХВАЛИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області залишити без задоволення.
Рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 31 березня 2025 року у справі № 280/1317/25 - залишити без змін.
Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили відповідно до ст.325 КАС України, може бути оскаржена до касаційного суду у випадках та строки, встановлені ст.ст.328, 329 КАС України.
   
Головуючий - суддя                                                                      І.Ю. Добродняк 

                               суддя                                                                      Я.В. Семененко 

                               суддя                                                                      А.В. Суховаров