КИЇВСЬКИЙ ОКРУЖНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД  	

Р І Ш Е Н Н Я
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И
02 лютого 2026 року справа №320/15442/25
Київський окружний адміністративний суд у складі головуючого судді Вісьтак М. Я., розглянувши у порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення (виклику) сторін за наявними у справі матеріалами (у письмовому провадженні) в приміщенні суду м. Києва адміністративний позов  ОСОБА_1 (адреса:  АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_1 ,) до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області (адреса: майд. Свободи, Держпром, 3 під., 2 пов., м. Харків, 61022, код ЄДРПОУ 14099344) про визнання протиправними та зобов`язання вчинити певні дії (з урахуванням уточненої позовної заяви), 

встановив:

Позивач ОСОБА_1 звернулась у Київський окружний адміністративний суд з адміністративним позовом до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області про визнання протиправними та зобов`язання вчинити певні дії, у якому просить суд:
-Дії Головного управління Пенсійного фонду України у Харківській області, що полягають у незарахуванні до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 визнати протиправними;
-Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Харківській області зарахувати до загального трудового стажу ОСОБА_1 періоди роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 (записи № 9, 10, 11 у трудовій книжці серії НОМЕР_2 );
-Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Харківській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 31.01.2025 про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне забезпечення», з урахуванням висновків суду.
Ухвалою Київського окружного адміністративного суду від 04.04.2025 позовну заяву залишено без руху та встановлено позивачу п`ятиденний строк для усунення недоліків позовної заяви з дня отримання копії даної ухвали.
Ухвалою Київського окружного адміністративного суду від 26.05.2025 відкрито провадження в адміністративній справі, вирішено питання про її розгляд за правилами спрощеного позовного провадження без повідомлення (виклику) сторін.
Ухвалою Київського окружного адміністративного суду від 25.06.2025 постановлено продовжити Головному управлінню Пенсійного фонду України у Харківській області строк для подання відзиву на позовну заяву на 5 (п`ять) календарних днів з дня отримання копії даної ухвали.
Позовні вимоги обґрунтовані тим, що у липні 2024 року ОСОБА_1 уперше звернулася до Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області із заявою про призначення пенсії за віком. Відповідно до принципу екстериторіальності розгляду заяв Пенсійним фондом України, для опрацювання поданої заяви було визначено Головне управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області. За результатами розгляду заяви вказаним органом було прийнято рішення про відмову в призначенні пенсії за віком з підстав незарахування до страхового стажу позивача періоду роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 згідно з трудовою книжкою НОМЕР_3 від 05.08.1983. Підставою для незарахування зазначеного періоду було вказано відсутність назви підприємства у записі про прийняття на роботу, що, на думку відповідача, не відповідає вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, а також неналежне засвідчення виправлення дати звільнення, зокрема відсутність печатки підприємства. Після отримання зазначеної відмови ОСОБА_1 звернулася до архівного відділу Броварської міської ради Броварського району Київської області з метою отримання документів з кадрових питань (особового складу), які могли б підтвердити її трудову діяльність відповідно до записів № 9, 10 та 11 у трудовій книжці. У відповіді архівного відділу повідомлено, що відповідні документи на зберігання не надходили, а їх місцезнаходження архіву невідоме. Вказано, що у січні 2025 року ОСОБА_1 повторно звернулася до Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області із заявою про призначення пенсії за віком. За принципом екстериторіальності для розгляду цієї заяви було визначено Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області. За результатами розгляду повторної заяви також було прийнято рішення про відмову в призначенні пенсії за віком з аналогічних підстав, а саме у зв`язку з незарахуванням до страхового стажу періоду роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 через порушення вимог Інструкції №58 щодо оформлення записів у трудовій книжці, зокрема відсутність назви підприємства у записі про прийняття на роботу. Водночас відповідно до запису №9 від 02.01.1996 у трудовій книжці позивач була прийнята на посаду продавця продовольчого магазину МПП «ЕРІКА», згідно із записом №10 від 01.06.1996 — переведена на посаду завідувача магазину, а відповідно до запису №11 від 15.01.1997 — звільнена за власним бажанням на підставі наказу. ОСОБА_1 зазначає, що робота позивача у вказаному продовольчому магазині мала постійний характер, займана нею посада була передбачена та затверджена штатним розписом. Як з`ясувалося, підприємство, з яким ОСОБА_1 перебувала у трудових відносинах, припинило свою діяльність. Згідно з відповіддю архівного відділу, відомості про передачу на зберігання документів цього підприємства та інформація щодо осіб, які в ньому працювали, в архіві відсутні. Копію зазначеної відповіді архівного відділу позивач подавала відповідачу під час повторного звернення, однак як додає ОСОБА_1 , відповідь не була врахована при прийнятті рішення. На переконання позивача, формальні недоліки або неточності в оформленні записів у трудовій книжці, допущені не з її вини, не можуть бути підставою для обмеження її права на зарахування фактично відпрацьованого періоду до страхового стажу та, відповідно, для відмови у реалізації конституційного права на соціальний захист. У зв`язку з цим позивач змушена звернутися до суду з метою захисту своїх порушених прав та законних інтересів.
Щодо позиції сторони відповідача.
На адресу Київського окружного адміністративного суду надійшов письмовий відзив Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, із змісту якого випливає, що представник просить суд відмовити у задоволенні позову. В обґрунтуванні відзиву вказано, що 31.01.2025 ОСОБА_1 звернулася із заявою про призначення пенсії за віком. Відповідно до вимог Порядку № 22-1 за принципом екстериторіальності зазначена заява була передана на розгляд до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області, яке є належним органом, уповноваженим на прийняття рішення за результатами її розгляду. Рішенням від 07.02.2025 № 103650013154 позивачу було відмовлено в призначенні пенсії за віком відповідно до частини першої статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. На дату звернення позивач досягла 60-річного віку, однак її страховий стаж становив 23 роки 1 місяць 27 днів при необхідному мінімумі 31 рік. Під час розгляду заяви встановлено, що до страхового стажу не можуть бути зараховані періоди роботи з 02.01.1996 по 05.01.1997, оскільки записи у трудовій книжці здійснені з порушенням вимог Інструкції № 58, зокрема у записі про прийняття на роботу відсутнє найменування підприємства. Крім того, період навчання з 28.08.2008 по 27.01.2009 не підлягає зарахуванню до страхового стажу, оскільки після 01.01.2004 зарахування таких періодів можливе виключно за умови добровільної сплати єдиного соціального внеску, що позивачем не підтверджено. Періоди роботи починаючи з 01.03.1999 зараховані до страхового стажу за даними Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування (форма ОК-5). Головне управління Пенсійного фонду України в Харківській області зазначає, що порушень прав позивача під час розгляду заяви допущено не було. З огляду на викладене, відповідач вважає рішення від 07.02.2025 законним та обґрунтованим, таким, що не підлягає скасуванню, а позовні вимоги — такими, що не підлягають задоволенню у повному обсязі.
Окрім цього, у матеріалах справи міститься письмовий відзив Головного управління Пенсійного фонду України в Київській області, із змісту якого встановлено, що ознайомившись з адміністративним позовом ОСОБА_1 , представник вважає заявлені позовні вимоги необґрунтованими та такими, що не підлягають задоволенню. Рішенням Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області від 07.02.2025 позивачу було відмовлено в призначенні пенсії за віком у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. Вік позивача на момент звернення становив 60 років, однак її страховий стаж склав лише 23 роки 1 місяць 27 днів, що є меншим за мінімальний страховий стаж, визначений частиною першою статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування». При цьому до страхового стажу позивача не було зараховано, зокрема, періоди роботи з 02.01.1996 по 05.01.1997 у зв`язку з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, а також період навчання з 28.08.2008 по 27.01.2009 у зв`язку з відсутністю сплати страхових внесків після 01.01.2004. З огляду на викладене, заявник відзиву вважає, що відсутні правові підстави для визнання його дій протиправними та для задоволення позовних вимог у частині, що стосується Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області.
Клопотань від сторін про розгляд справи в судовому засіданні з повідомленням (викликом) сторін не надходило.
Оскільки розгляд справи відбувався в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення учасників справи, судове засідання в справі не проводилось та особи, які беруть участь у справі не викликались.
На підставі викладеного, судовий розгляд справи здійснювався за правилами спрощеного позовного провадження на підставі наявних у суду матеріалів, без фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувального технічного засобу (ч. 4 ст. 229 Кодексу адміністративного судочинства України).
Розглянувши справу у порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення (виклику) сторін за наявними у справі матеріалами (у письмовому провадженні), дослідивши письмові докази наявні у матеріалах справи, всебічно перевіривши обставини, на яких вони ґрунтуються у відповідності з нормами права, що підлягають застосуванню до даних правовідносин, суд встановив наступні обставини.
Позивач ОСОБА_1 у липні 2024 року вперше звернулася до Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області із заявою про призначення пенсії за віком.
За принципом екстериторіальності заява позивача була передана на розгляд до Головного управління Пенсійного фонду України в Миколаївській області, яке за результатами розгляду прийняло рішення про відмову в призначенні пенсії, зокрема з підстав незарахування до страхового стажу періоду роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 через порушення вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників. 
Після отримання зазначеної відмови ОСОБА_1 звернулася до архівного відділу Броварської міської ради з метою отримання документів, що підтверджують її трудову діяльність у відповідний період, однак отримала відповідь про відсутність таких документів у архіві та відсутність відомостей щодо їх місцезнаходження. 
У січні 2025 року ОСОБА_1 повторно звернулася до Головного управління Пенсійного фонду України у Київській області із заявою про призначення пенсії за віком, яка за принципом екстериторіальності була передана на розгляд до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області. 
За результатами розгляду цієї заяви відповідачем було прийнято рішення про відмову в призначенні пенсії за віком у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу, оскільки до страхового стажу не зараховано, зокрема, період роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 через недотримання вимог щодо оформлення записів у трудовій книжці, а саме відсутність назви підприємства у записі про прийняття на роботу. 
Судом також встановлено, що згідно із записами № 9, 10, 11 у трудовій книжці серії НОМЕР_2 , ОСОБА_1 у вказаний період працювала продавцем, а згодом завідувачем продовольчого магазину МПП «ЕРІКА», який на момент розгляду справи припинив свою діяльність, а первинні кадрові документи щодо його діяльності та працівників відсутні в архівних установах.
Надаючи оцінку спірним правовідносинам, суд зазначає наступне.
Відповідно до статті 1 Конституції України, Україна є суверенна і незалежна, демократична, соціальна, правова держава.
Стаття 3 Конституції України, відповідно, гарантує, що людина, її життя і здоров`я, честь і гідність, недоторканність і безпека визнаються в Україні найвищою соціальною цінністю.
Офіційне тлумачення положення статті 1 Конституції України міститься у рішенні Конституційного Суду України № 3-рп/2012 від 25 січня 2012 року, згідно якого Основними завданнями соціальної держави є створення умов для реалізації соціальних, культурних та економічних прав людини, сприяння самостійності і відповідальності кожної особи за свої дії, надання соціальної допомоги тим громадянам, які з незалежних від них обставин не можуть забезпечити достатній рівень життя для себе і своєї сім`ї.
Відповідно до частин першої та другої статті 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом. Це право гарантується загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням за рахунок страхових внесків громадян, підприємств, установ і організацій, а також бюджетних та інших джерел соціального забезпечення; створенням мережі державних, комунальних, приватних закладів для догляду за непрацездатними.
Положеннями статті 6 Кодексу адміністративного судочинства України встановлено, що суд при вирішенні справи керується принципом верховенства права, відповідно до якого, зокрема, людина, її права та свободи визнаються найвищими цінностями та визначають зміст і спрямованість діяльності держави. Суд застосовує принцип верховенства права з урахуванням судової практики ЄСПЛ. Звернення до адміністративного суду для захисту прав і свобод людини і громадянина безпосередньо на підставі Конституції України гарантується.
Відповідно до ст. 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцію та законами України.
Принципи, засади і механізми функціонування системи загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, призначення, перерахунку і виплати пенсій, надання соціальних послуг з коштів Пенсійного фонду, що формуються за рахунок страхових внесків роботодавців, бюджетних та інших джерел, передбачених цим Законом, а також регулює порядок формування Накопичувального пенсійного фонду та фінансування за рахунок його коштів видатків на оплату договорів страхування довічних пенсій або одноразових виплат застрахованим особам, членам їхніх сімей та іншим особам визначені Законом України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" від 09.07.2003 №1058-IV (далі - Закон №1058-IV).
Відповідно до статті 4 Закону №1058-IV, законодавство про пенсійне забезпечення базується на Конституції України, складається з Основ законодавства України про загальнообов`язкове державне соціальне страхування, цього Закону, законів України "Про недержавне пенсійне забезпечення", «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи", «Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб", міжнародних договорів з пенсійного забезпечення, згода на обов`язковість яких надана Верховною Радою України (далі - закони про пенсійне забезпечення), а також інших законів та нормативно-правових актів, прийнятих відповідно до законів про пенсійне забезпечення, що регулюють відносини у сфері пенсійного забезпечення в Україні.
Згідно ст. 5 Закону №1058-IV, цей Закон регулює відносини, що виникають між суб`єктами системи загальнообов`язкового державного пенсійного та соціального страхування. Дія інших нормативно-правових актів може поширюватися на ці відносини лише у випадках, передбачених цим Законом та Законом України "Про загальнообов`язкове державне соціальне страхування".
Щодо незарахування періоду з 02.01.1996 по 15.01.1997 у наслідок недоліків трудової книжки позивача серії НОМЕР_2 , суд зазначає наступне.
У відповідності до статті 24 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування" страховий стаж - період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Згідно з положеннями частини першої статті 56 Закону України "Про пенсійне забезпечення" до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв. При обчисленні стажу роботи в колгоспі за період після 1965 року, якщо член колгоспу не виконував без поважних причин встановленого мінімуму трудової участі в громадському господарстві, враховується час роботи за фактичною тривалістю.
Статтею 62 Закону України "Про пенсійне забезпечення" встановлено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 затверджено "Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній" (далі - Порядок № 637).
Пунктом 1 Порядку № 637 передбачено, що основним документом, який підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Відповідно до пункту 3 цього Порядку за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Аналіз наведених норм свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка, а за відсутності останньої або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Відповідно до пункту 2.4. Інструкції про порядок ведення трудових книжок № 58 від 29 липня 1993 року, затвердженої Міністерством праці України, Міністерством юстиції України і Міністерством соціального захисту населення України (далі по тексту - Інструкція № 58) усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження); записи виконуються арабськими цифрами; записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Підставою відмови позивачу у зарахуванні до страхового стажу періодів роботи у зв`язку з неналежним оформленням трудової книжки, суд не може визнати правомірними з огляду на те, що громадянин не може здійснювати контроль та впливати на правильність оформлення трудової книжки, а тому не може нести і негативних наслідків порушення порядку її ведення.
Слід звернути увагу, що підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової документації.
Судом встановлено, що позивачу належить трудова книжка серії НОМЕР_2 , яка, крім іншого, подавалась відповідачу для розгляду питання про призначення пенсії.
Вказана трудова книжки містить усі належним чином внесені записи про роботу позивача у спірному періоді, тобто записи є чітко викладеними та зрозумілими.
Принагідно суд зазначає, що частиною третьою статті 44 Закону № 1058-IV передбачено, що органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію. На такі перевірки не поширюється дія положень законодавства про здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності.
Отже, органи Пенсійного фонду України уповноважені самостійно витребовувати у підприємств, установ/ організацій) усі необхідні для вирішення питання про призначення пенсії особі документи, при цьому така вимога передує винесенню рішення щодо призначення пенсії, а не висувається у вже прийнятому рішенні про відмову у призначенні пенсії.
Матеріалами справи підтверджено, що в дослідженому випадку відповідач не скористався правом на збір додаткових документів, на перевірку чи уточнення необхідних обставин.
Суд звертає увагу, що соціальний захист державою осіб, які мають право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом, охоплює комплекс заходів, які здійснює держава в межах її соціально-економічних можливостей. Позивач як громадянин України, стаж якого підтверджений трудовою книжкою, що є основним документом, який підтверджує трудовий стаж, має право на відповідний соціальний захист з боку держави. При цьому держава в особі своїх органів не може відмовляти у виконанні своїх позитивних зобов`язань, в даному випадку у наданні соціального захисту, з формальних підстав.
Поряд з цим, як визначено статтею 24 Закону №1058-IV страховий стаж - це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Страховий стаж обчислюється в місяцях. Неповний місяць роботи, якщо застрахована особа підлягала загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню або брала добровільну участь у системі загальнообов`язкового державного пенсійного страхування, зараховується до страхового стажу як повний місяць за умови, що сума сплачених за цей місяць страхових внесків з урахуванням сум страхових внесків, сплачених виходячи з мінімальної заробітної плати, є не меншою, ніж мінімальний страховий внесок.
Щодо неналежного засвідчення виправлення у трудовій книжці позивача, суд вважає за доцільне вказати наступне.
Спільним Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України N 58 від 29.07.93 р. затверджено Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників (далі – Інструкція № 58).
Відповідно до п.п. 1.1., 1.5. Інструкції № 58, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку, регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 (301-93-п) «Про трудові книжки працівників", цією Інструкцією та іншими актами законодавства.
Пунктом 2.2. Інструкції № 58 визначено, що до трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
Згідно п.п. 2.3., 2.4. Інструкції № 58, записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Відповідно до п.п. 2.27., 4.1. Інструкції № 58, запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 - причина звільнення; у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
У разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Власник або уповноважений ним орган зобов`язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Відповідно до п.п. 2.6., 2.8. Інструкції № 58, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов`язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.
У даному адміністративному спорі відповідач піддав сумніву достовірність записів трудової книжки позивача, зокрема до стажу не враховано роботу з 02.01.1996 по 15.01.1997, оскільки запис про виправлення дати звільнення засвідчений не в установленому порядку.
Разом з цим, суд наголошує, що однією з підстав для призначення пенсії за віком є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. Управління ПФУ не врахувало, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці, право на пенсійне забезпечення особи не повинно безумовно залежати від дій чи бездіяльності осіб, які зобов`язані вести облік трудового стажу працівників і відповідно забезпечувати зберігання цих даних.
Аналогічного правового висновку дійшов Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду у справі № 307/541/17 року, який виклав у постанові від 19.12.2019 року.
У постанові Верховного Суд від 21.02.2018 у справі № 687/975/17 суд касаційної інстанції підтримав висновок, згідно якого, на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення документів на підприємстві, в свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань з призначення пенсії за віком.
Відповідно до правової позиції Верховного Суду, викладеної у постанові від 24.05.2018 у справі № 490/12392/16-а, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення, неналежний порядок ведення та заповнення будь-якої документації з вини підприємства. 
Існуючий недолік не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист, що також відповідає позиції Верховного Суду, викладеній у постановах від 06.02.2018 у справі № 677/277/17 та від 06.03.2018, 29.03.2019, у справі № справа № 548/2056/16-а, у справі № 754/14898/15-а.
Дослідивши матеріали справи, обставини спірних правовідносин, доводи сторін, надавши оцінку наданим доказам, суд дійшов висновку, що записи трудової книжки, якими посвідчено страховий стаж позивача не містять недоліків, через які неможливо встановити факт її належності позивачу та роботи на відповідних посадах, у відповідному підприємстві, в зазначений період часу.
Окрім того, відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 № 301 "Про трудові книжки працівників", відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Зазначене свідчить, що недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, якій належить трудова книжка, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Такий правовий висновок щодо застосування норм права наведений у постанові Верховного Суду від 06.02.2018 у справі № 677/277/17.
Суд зазначає, що в силу наведених вище норм, необхідність підтверджувати трудовий стаж іншими, ніж трудова книжка, документами, виникає лише у разі якщо у трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи.
Таким чином, позивач не повинен відповідати за неналежне виконання установою-страхувальником свого обов`язку щодо належного оформлення записів у трудових книжках працівників, а отже, відсутність підпису відповідальної особи при внесенні запису при звільненні не може бути підставою для незарахування до страхового стажу при призначенні пенсії позивачу періоду його роботи.
Аналогічний висновок підтримано у постанові Верховного Суду від 30.12.2021 у справі №348/1249/17, від 11.10.2023 у справі №340/1454/21.
Суд вважає, що незарахування спірного періоду роботи позивача до його страхового стажу суперечить принципу правової визначеності, який є одним з елементів верховенства права та згідно із яким обмеження основних прав людини та громадянина і втілення цих обмежень на практиці допустиме лише за умови забезпечення передбачуваності застосування правових норм, встановлюваних такими обмеженнями. Тобто обмеження будь-якого права повинне базуватися на критеріях, які дадуть змогу особі відокремлювати правомірну поведінку від протиправної, передбачати юридичні наслідки своєї поведінки.
Оцінюючи доводи відповідача, суд дійшов висновку, що відмова у зарахуванні спірного періоду роботи до страхового стажу ґрунтується виключно на формальних недоліках оформлення записів у трудовій книжці та не враховує реальних обставин трудової діяльності позивача.
Судом установлено, що факт перебування позивача у трудових відносинах у спірний період відповідачем не заперечується, недостовірність або фіктивність записів у трудовій книжці не доведена, а самі записи є логічно послідовними та узгоджуються між собою. 
Водночас відповідач обмежився формальним підходом до оцінки поданих документів, не врахувавши обставину припинення діяльності підприємства, на якому працювала позивач, та об`єктивну відсутність можливості отримання первинних кадрових документів.
За таких умов суд доходить висновку, що формальні неточності у записах трудової книжки, допущені не з вини позивача та за відсутності доказів недостовірності цих записів, не можуть бути самостійною та достатньою підставою для незарахування відповідного періоду роботи до страхового стажу та, відповідно, для відмови у реалізації права позивача на пенсійне забезпечення.
Підсумовуючи вищевикладене, суд зазначає, що дії відповідача щодо незарахування до страхового стажу відповідних періодів роботи підлягають визнанню протиправними, а спірний стаж зарахуванню.
Згідно з частиною першою статті 9 Кодексу адміністративного судочинства України розгляд і вирішення справ в адміністративних судах здійснюються на засадах змагальності сторін та свободи в наданні ними суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості.
Частиною першою статті 72 Кодексу адміністративного судочинства України встановлено, що доказами в адміністративному судочинстві є будь які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи, та інші обставини, що мають значення для правильного вирішення справи.
Відповідно до частини другої статті 73 Кодексу адміністративного судочинства України предметом доказування є обставини, які підтверджують заявлені вимоги чи заперечення або мають інше значення для розгляду справи і підлягають встановленню при ухваленні судового рішення.
Достатніми є докази, які у своїй сукупності дають змогу дійти висновку про наявність або відсутність обставин справи, які входять до предмета доказування.
Питання про достатність доказів для встановлення обставин, що мають значення для справи, суд вирішує відповідно до свого внутрішнього переконання (частини перша та друга статті 76 Кодексу адміністративного судочинства України).
Згідно з частинами 1, 2 статті 77 Кодексу адміністративного судочинства України кожна сторона повинна довести ті обставини, на яких ґрунтуються її вимоги та заперечення, крім випадків, встановлених статтею 78 цього Кодексу. В адміністративних справах про протиправність рішень, дій чи бездіяльності суб`єкта владних повноважень обов`язок щодо доказування правомірності свого рішення, дії чи бездіяльності покладається на відповідача. Суб`єкт владних повноважень повинен подати суду всі наявні у нього документи та матеріали, які можуть бути використані як докази у справі.
Дослідивши матеріали позову, положення законодавства України та детально оцінивши надані докази в їх сукупності, суд дійшов висновку, що позов підлягає задоволенню, з огляду на вище зазначене.
Відповідно до частини першої статті 139 Кодексу адміністративного судочинства України при задоволенні позову сторони, яка не є суб`єктом владних повноважень, всі судові витрати, які підлягають відшкодуванню або оплаті відповідно до положень цього Кодексу, стягуються за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень, що виступав відповідачем у справі, або якщо відповідачем у справі виступала його посадова чи службова особа.
Під час звернення до суду позивачем був сплачений судовий збір у розмірі 1 211, 20 грн., що підтверджується квитанцією про сплату № 96 від 28.03.2025.
Враховуючи задоволення позову, вказана сума судового збору підлягає стягненню на користь позивача за рахунок бюджетних асигнувань суб`єкта владних повноважень Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області.
На підставі наведеного та керуючись статтями 243-246, 250 Кодексу адміністративного судочинства України, суд –

вирішив:

Адміністративний позов ОСОБА_1 (адреса: АДРЕСА_1 , РНОКПП НОМЕР_1 ,) до Головного управління Пенсійного фонду України в Харківській області (адреса: майд. Свободи, Держпром, 3 під., 2 пов., м. Харків, 61022, код ЄДРПОУ 14099344) про визнання протиправними та зобов`язання вчинити певні дії (з урахуванням уточненої позовної заяви) – задовольнити.
Визнати протиправними дії Головного управління Пенсійного фонду України у Харківській області, що полягають у незарахуванні до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997.
Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Харківській області зарахувати до загального трудового стажу ОСОБА_1 періоди роботи з 02.01.1996 по 15.01.1997 відповідно до записів № 9, 10, 11 у трудовій книжці серії НОМЕР_2 .
Зобов`язати Головне управління Пенсійного фонду України у Харківській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 31.01.2025 про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне забезпечення», з урахуванням висновків суду.
Стягнути на користь ОСОБА_1 витрати по сплаті судового збору у розмірі 1 211 (одна тисяча двісті одинадцять) грн. 20 коп. за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України Харківській області (адреса: майд. Свободи, Держпром, 3 під., 2 пов., м. Харків, 61022, код ЄДРПОУ 14099344).

Копію рішення направити сторонам у справі (їх представникам) відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України.
Рішення набирає законної сили після закінчення строку подання апеляційної скарги всіма учасниками справи, якщо скаргу не було подано. У разі подання апеляційної скарги рішення, якщо його не скасовано, набирає законної сили після повернення апеляційної скарги, відмови у відкритті апеляційного провадження чи закриття апеляційного провадження або прийняття постанови судом апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду.
Апеляційна скарга на рішення суду подається до Шостого апеляційного адміністративного суду протягом тридцяти днів з дня його проголошення.
У разі оголошення судом лише вступної та резолютивної частини рішення, або розгляду справи в порядку письмового провадження, апеляційна скарга подається протягом тридцяти днів з дня складення повного тексту рішення.

Суддя Вісьтак М.Я.