П О С Т А Н О В А
І М Е Н Е М У К Р А Ї Н И
13 січня 2026 р.	м. Одеса	Справа № 420/13809/25	

П`ятий апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів:
судді-доповідача Димерлія О.О.,
суддів Вербицької Н.В., Шляхтицького О.І., 
розглянувши в порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області на рішення Одеського окружного адміністративного суду від 22.09.2025 року у справі №420/13809/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про визнання протиправними та скасування рішень, визнання бездіяльності протиправною, зобов`язання вчинити певні дії

У С Т А Н О В И В:
05 травня 2025 року ОСОБА_1 (далі – позивач) звернувся до Одеського окружного адміністративного суду з позовною заявою, у якій просив:
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області №156050019693 від 21.01.2025 року про відмову у призначенні пенсії;
- визнати протиправним та скасувати рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про відмову у призначенні пенсії №156050019693 від 14.02.2025 року;
- визнати протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області щодо не зарахування ОСОБА_1 до страхового стажу періодів роботи з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року на заводі «Автогенмаш», та з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року, з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року, з 30.04.2002 року по 07.10.2002 року, з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року;
- зобов`язати Головне Управління пенсійного фонду України в Одеській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 період роботи з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року (Одеський завод «Автогенмаш»), з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року (ВАТ «Одестрансавто»), з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року (ООО «ИВТ – Авто»), з 30.04.2002 року по 07.10.2022 року (ООО «Алекстранс»), з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року (ООО «Ман-Сервис»);
- зобов`язати Головне управління пенсійного Фонду України в Одеській області призначити, нарахувати та виплатити ОСОБА_1 пенсію за віком з дня звернення за призначенням, а саме з 30.08.2023 року. 
Позовні вимоги обґрунтовані тим, що всупереч вимог законодавства України Головним управлінням Пенсійного фонду України в Одеській області не зараховано до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи, зазначені в дублікаті трудової книжки. Як наслідок відсутність необхідного стажу слугувало підставою для відмови у призначенні позивачу пенсії за віком.
За наслідками розгляду зазначеної справи Одеським окружним адміністративним судом 22 вересня 2025 року прийнято судове рішення, яким позовні вимоги ОСОБА_1 задоволено частково.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про відмову ОСОБА_1 в призначенні пенсії №156050019693 від 14.02.2025 року.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 періоди роботи з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року, з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року, з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року, з 30.04.2002 року по 07.10.2022 року, з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року, та прийняти рішення за результатами підрахунку страхового стражу про призначення йому пенсії за віком за його заявою від 23.08.2023 року.
У задоволенні решти позовних вимог - відмовлено. 
Вирішуючи спір та задовольняючи частково позовні вимоги, суд першої інстанції виходив з того, що основним документом, який підтверджує стаж роботи особи є трудова книжка. При цьому, вимоги про підтвердження наявного трудового стажу іншими документами, можливі лише при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній. Як зауважено окружним адміністративним судом, право пенсіонера на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки. 
Так, підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. У свою чергу, перевірка достовірності виданих документів покладається на пенсійний орган, а сумніви останнього щодо обґрунтованості їх видачі, самі по собі не можуть бути підставою для відмови у призначенні пенсії.
Враховуючи вище викладене, суд попередньої інстанції дійшов висновку про те, що територіальний орган ПФУ протиправно не зарахував до страхового стажу позивача спірні періоди його роботи згідно до записів дубліката трудової книжки.
Не погоджуючись з означеним рішенням суду в частині задоволених позовних вимог, Головним управлінням Пенсійного фонду України в Одеській області (далі – скаржник, Головне управління, пенсійний орган) подано апеляційну скаргу, у якій посилаючись на неповне з`ясування судом обставин, що мають значення для справи, просило апеляційний суд скасувати судове рішення в оскаржуваній частині та прийняти в цій частині нове рішення, яким у задоволенні позовних вимог відмовити у повному обсязі.
Доводи апеляційної скарги зводяться до того, що за результатами розгляду документів, доданих до заяви про призначення пенсії, до страхового стажу пенсійним органом не зараховано періоди роботи позивача з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року на заводі «Автогенмаш», та з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року, з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року, з 30.04.2002 року по 07.10.2002 року, з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року, оскільки форма зразку трудової книжки містить герб України, яке у свою чергу неможливо, враховуючи дату видачі – 1981 рік. За наведених обставин, на переконання скаржника, спірне рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про відмову у призначенні пенсії є правомірним.
У відзиві на апеляційну скаргу ОСОБА_1 спростовує доводи апеляційної скарги пенсійного органу, вказуючи на законність ухваленого рішення та просить його залишити без змін.
В силу приписів пункту 1 частини 1 статті 311 КАС України розгляд справи здійснюється в порядку письмового провадження за наявними у справі матеріалами.
Переглядаючи рішення суду першої інстанції в межах доводів та вимог апеляційної скарги, перевіряючи дотримання судом норм процесуального права при установленні фактичних обставин у справі та правильність застосування норм матеріального права, апеляційний суд дійшов висновку, що апеляційна скарга не підлягає задоволенню з огляду на таке.
Як установлено судом апеляційної інстанції, 23.08.2023 року ОСОБА_1 звернувся до ГУ ПФУ в Одеській області із заявою про призначення пенсії за віком, відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 року №1058-IV (далі - Закон № 1058-IV). До заяви про призначення пенсії за віком позивач додав такі документи:
- паспорт;
- військовий квиток;
- довідка про присвоєння ідентифікаційного номера;
- дублікат трудової книжки від 30.07.2004 серії НОМЕР_1 ;
- копію довідки Київського РВ ОГУ УМВС України в Одеській області від 27.01.2004 року;
- архівну довідку від 12.10.2023 року №2509-А-11.1-21:
- диплом профтехучилища.
Згідно до розписки-повідомлення заява та документи ОСОБА_1 прийняті 23.08.2023 року і зареєстровані за №8246.
Розглянувши вказану заяву, територіальний орган ПФУ здійснив попередній розрахунок страхового стажу ОСОБА_1 зазначивши про те, що такий складає 25 років 7 місяців 23 дні, що свідчить про відсутність необхідного стажу для виникнення у нього права на призначення пенсії за віком. Даний розрахунок оформлений протоколом №156050019693 від 30.08.2023 року.
Не погоджуючись з даним розрахунком стажу, представник ОСОБА_2 звернувся до ГУ ПФУ в Одеській області із адвокатським запитом.
У відповідь на запит, листом від 09.01.2024 за №1500-0220-В/4013 ГУ ПФУ в Одеській області повідомило про те, що за результатами розгляду документів, доданих до заяви (№8246), відповідно до рішення №156050019693 попередньо розрахований страховий стаж ОСОБА_1 становить 25 років 7 місяців 23 дні. Згідно до дубліката трудової книжки від 30.07.2004 року серії НОМЕР_1 до страхового стажу пенсійним органом не враховані періоди роботи:
- з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року завод «Автогенмаш»;
- з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року ВАТ «Одестрансавто».
Неврахування вказаних періодів роботи, ГУ ПФУ в Одеській області пояснило тим, що записи внесені до трудової книжки раніше, ніж дата видачі дубліката. До того ж, територіальний орган Пенсійного фонду повідомив ОСОБА_1 , що під час розрахунку його страхового стажу, періоди роботи з 01.01.1998 року враховані на підставі індивідуальних відомостей про застраховану особу (форма ОК-5).
Водночас, як указав пенсійний орган, періоди роботи з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року та з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року для обчислення пенсії потребують додаткового підтвердження та після чого можуть бути переглянуті.
Не погодившись з відмовою у зарахуванні періодів роботи з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року на заводі «Автогенмаш», з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року у ВАТ «Одестрансавто» до страхового стажу при призначенні пенсії та відмовою у призначенні пенсії, позивач звернувся до суду з позовом.
Рішенням Одеського окружного адміністративного суду від 15.04.2024 року у справі №420/34492/23 у задоволенні позову ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській про визнання протиправним та скасування протоколу, визнання протиправною бездіяльності та зобов`язання вчинити дії - відмовлено.
Постановою П`ятого апеляційного адміністративного суду від 07.01.2025 року у справі №420/34492/23 апеляційну скаргу ОСОБА_1 задоволено частково.
Рішення Одеського окружного адміністративного суду від 15.04.2024 року у справі №420/34492/23 - скасовано.
Ухвалено у справі нове судове рішення, яким позовні вимоги ОСОБА_1 задоволено частково.
Визнано протиправною бездіяльність Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області щодо неприйняття рішення за наслідком розгляду заяви ОСОБА_1 від 23.08.2023 року про призначення пенсії за віком, відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування».
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 23.08.2023 року про призначення пенсії за віком, відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» № 1058-IV від 09.07.2003 року та прийняти відповідне рішення, з урахуванням висновків, викладених у цій постанові.
У задоволенні іншої частини позовних вимог - відмовлено.
Як з`ясовано апеляційним судом, в матеріалах справи міститься лист-відповідь ГУ ПФУ в Одеській області від 31.01.2025 року на запит представника позивача, в якому зазначено, що пенсійним органом виконано вимоги постанови П`ятого апеляційного адміністративного суду від 07.01.2025 року по справі №420/34492/23. 
Так, на виконання вище вказаного рішення суду відділом призначення пенсій управління пенсійного забезпечення, надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг ГУ ПФУ в Одеській області повторно розглянуто заяву ОСОБА_1 від 23.08.2023 року про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» №1058-IV від 09.07.2003 року з урахуванням висновків, викладених у цій постанові та прийнято рішення про відмову у призначенні пенсії від 21.01.2025 року №156050019693. (а.с.35)
У рішенні від 21.01.2025 року №156050019693, зокрема, зазначено про те, що страховий стаж позивача становить 25 років 8 місяців 24 дні при необхідному - 30 років згідно до вимог статті 26 Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування»№1058. За доданими документами до страхового стажу не зараховано:
- періоди роботи з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року, з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року, з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року, з 30.04.2002 року по 07.10.2002 року, з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року згідно до трудової книжки (дублікат) НОМЕР_1 від 30.07.2004 року, оскільки форма зразку трудової книжки містить герб України, що неможливо, враховуючи дату видачі 1981 рік. Для зарахування вище зазначених періодів роботи на підставі первинних документів необхідно надати уточнюючі довідки.
Періоди роботи з 01.01.1998 року зараховано по відомості про сплачені страхові внески у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування за формою ОК-5. 
Відтак, Головним управлінням Пенсійного Фонду України в Одеській області прийнято рішення №156050019693 від 21.01.2025 року про відмову у призначенні пенсії за віком відповідно до статті 26 Закону у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу 30 років. (а.с.96)
Крім того, 14.02.2025 року ГУ ПФУ в Одеській області скеровано лист-відповідь представнику позивача на адвокатський запит. Як слідує зі змісту листа-відповіді, на виконання постанови П`ятого апеляційного адміністративного суду від 07.01.2025 року по справі №420/34492/23 Головним управлінням повторно розглянуто заяву ОСОБА_1 від 23.08.2023 року про призначення пенсії за віком відповідно до Закону України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» з урахуванням висновків, викладених у цій постанові та прийнято рішення про відмову у призначенні пенсії від 21.01.2025 року №156050019693.
Разом з цим, Головним управлінням уточнено текст рішення про відмову у призначенні пенсії від 21.01.2025 року №156050019693 та на його заміну прийнято нове рішення про відмову у призначенні пенсії від 14.02.2025 року №156050019693. Зокрема, під час повторного розгляду заяви ОСОБА_1 про призначення пенсії та доданих до неї документів, до страхового стажу не враховано періоди роботи:
- з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року, з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року, з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року, з 30.04.2002 року по 07.10.2002 року, з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року, оскільки дублікат трудової книжки від 30.07.2004 року серії НОМЕР_1 оформлено з порушенням вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року №58. 
Так, як вказано пенсійним органом, форма зразку трудової книжки містить герб України, а трудова діяльність розпочата 15.07.1981 року. Відтак, для зарахування вище зазначених періодів необхідно надати уточнюючі довідки. Страховий стаж особи становить 25 років 8 місяців 24 дні при необхідному 30 років. (а.с.61)
Вказані вище обставини слугували підставою для звернення позивача до суду із цим позовом.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відтак, межі дій суб`єкта владних повноважень - органу пенсійного фонду чітко визначені Конституцією та законами України.
Положеннями статті 46 Конституції України гарантовано право громадянам на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом. Пенсії, інші види соціальних виплат та допомоги, що є основним джерелом існування, мають забезпечувати рівень життя, не нижчий від прожиткового мінімуму, встановленого законом.
Тобто, право особи на отримання пенсії, як складова права на соціальний захист, є її конституційним правом.
Призначення, виплата та перерахунок призначеної пенсії регулюється, зокрема, Законом України «Про пенсійне забезпечення» від 05 листопада 1991 року №1788-XII (далі - Закон №1788-XII) та Законом України «Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 року №1058-IV (далі – Закон №1058-IV).
За змістом частини першої статті 26 Закону №1058-IV (в редакції, чинній на час звернення позивачки за призначенням пенсії) особи мають право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років та наявності страхового стажу не менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року право на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу, зокрема, з 1 січня 2023 року по 31 грудня 2023 року - не менше 30 року.
Згідно із частиною першою статті 24 Закону №1058-IV страховий стаж - це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду України відповідно до вимог цього Закону за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку, а за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку - на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності цим Законом, а також даних, включених на підставі цих документів до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування (частина друга статті 24 Закону №1058-IV).
Частиною четвертою статті 24 Закону №1058-IV передбачено, що періоди трудової діяльності та інші періоди, які враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, яке діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Приписами частини першою статті 56 Закону №1788-XII (в редакції, чинній на момент виникнення спірних відносин) установлено, що до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
До стажу роботи зараховується також, зокрема, будь-яка інша робота, на якій працівник підлягав державному соціальному страхуванню, або за умови сплати страхових внесків, період одержання допомоги по безробіттю, а також робота в`язнів і робота за угодами цивільно-правового характеру за умови сплати страхових внесків.
Відповідно до статті 62 Закону №1788-ХІІ основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Згідно до положень пункту 1 Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній від 12 серпня 1993 року №637 (далі – Порядок №637, у відповідній редакції) основним документом, що підтверджує стаж роботи за період до впровадження персоніфікованого обліку у системі загальнообов`язкового державного соціального страхування (далі - персоніфікований облік), є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
За вимогами пункту 2.1 Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону №1058-IV, затвердженого постановою Правління Пенсійного фонду України від 25 листопада 2005 року №22-1 (далі - Порядок №22-1), до заяви про призначення пенсії за віком, зокрема, додаються документи про стаж, що визначені Порядком №637.
Відповідно до положень пунктів 3, 17, 18 Порядку №637 за відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу роботи приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, а також виписки або довідки, складені на основі даних, наявних в інформаційних (автоматизованих) та/або інформаційно-комунікаційних системах підприємств, установ, організацій, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. 
За відсутності зазначених у цьому пункті документів для підтвердження стажу роботи приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків.
За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв`язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, трудовий стаж установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Зміст наведених вище правових норм свідчить, що основним документом, який підтверджує стаж роботи є трудова книжка, а за відсутності останньої або відповідних записів у ній, їх неправильності чи неточності, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. 
Такими документами, зокрема, є архівні та уточнюючі довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання, тощо. У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
За позицією Верховного Суду, викладеною, зокрема, у постанові від 21 лютого 2018 року у справі №687/975/17, на особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці. Неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком.
Окрім того, Верховний Суд у постанові від 11 листопада 2020 року у справі №677/831/17 зазначив, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
В контексті обставин цієї справи та доводів ГУ ПФУ, покладених ним в основу свого рішення про відмову у призначенні пенсії, судова колегія зазначає, що відсутність у ОСОБА_1 необхідного страхового стажу за позицією пенсійного органу полягає у не врахуванні до страхового стажу періодів роботи позивача, записи про які містяться в дублікаті трудової книжки від 30.07.2004 серії НОМЕР_1 .
Так, порядок ведення трудових книжок працівників визначено в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженій наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 року №58, відповідно до пункту 2.2 якої до трудової книжки вносяться:
- відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; 
- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; 
- відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
Відповідно до підпункту 5.1 - 5.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України № 58 від 29.07.1993 року, особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов`язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки. 
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень). Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. 
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис. Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані. У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов`язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Відповідно до пп. 2.11- 2.12 Інструкції № 58, відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім`я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
З огляду на наведене, при заповненні як трудової книжки, так і дублікату трудової книжки, на першій сторінці в графі "дата заповнення" проставляється дата заповнення, актуальна саме на день заповнення відповідно трудової книжки або дубліката, оскільки після заповнення титульного аркушу трудової книжки записи в ній засвідчуються підписом особи, відповідальної за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому заповнювалась трудова книжка.
Як установлено судом першої та апеляційної інстанцій, згідно із записами дублікату трудової книжки від 30.07.2004 серії НОМЕР_1 позивач працював в спірні періоди: 
- з 15.07.1981 року по 04.04.1982 року на посаді токарем третього розряду в Одеському заводі «Автогенмаш», з 23.05.1986 року по 16.06.2000 року на посаді водія експедитора у ВАТ «Одестрансавто», з 16.06.2000 року по 30.04.2002 року на посаді водія вантажного автомобіля - ООО «ИВТ – Авто», з 30.04.2002 року по 07.10.2022 року на посаді водія вантажного автомобіля - ООО «Алекстранс», з 08.10.2002 року по 31.12.2003 року на посаді водія вантажного автомобіля ООО «Ман-Сервис». (а.с.17-18 зворотній бік)
Апеляційний суд наголошує, що зазначені записи у трудовій книжці (дублікат) від 30.07.2004 серії НОМЕР_1 містять чіткі та послідовні відомості щодо роботи позивача у спірний період, є зрозумілими, виправлень не містять, мають штампи підприємства з підписами відповідних осіб, а також посилання на накази підприємств, на підставі яких призначено і звільнено ОСОБА_1 з посади, тобто є належними та допустимими доказами в підтвердження страхового стажу.
У свою чергу, роблячи висновок про відсутність підстав для зарахування до страхового стажу позивача вище вказаних періодів роботи, по суті орган Пенсійного фонду свою позицію побудував виключно на припущеннях (сумнівах) щодо не підтвердження наявності у позивача страхового (трудового) стажу у певні періоди.
При цьому, колегія суддів зауважує, що за частиною третьою статті 44 Закону №1058-IV органи пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію.
У даному випадку, матеріали справи не містять доказів звернення ГУ ПФУ до відповідних підприємств, установ та організацій з метою надання необхідних додаткових документів, а також здійснення відповідної перевірки достовірності поданих позивачем та відображених у його дублікаті трудової книжки відомостей щодо періодів роботи та страхового (трудового) стажу ОСОБА_1 .
Судова колегія зазначає, що хоча й витребування та перевірка додаткових документів і довідок є правом пенсійного органу, однак перекладання обов`язку доказування під час розгляду справи у відповідності до приписів частини 2 статті 77 КАС України, зокрема надання відомостей позивачем є неприйнятним. Нездійснення пенсійним органом перевірки зазначених у дублікаті трудової книжки відомостей не може слугувати умовою для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Тобто, в розрізі цієї справи та за умови підтвердження трудового стажу, як громадянин України, позивач наділений правом на відповідний соціальний захист з боку держави, яка в особі своїх органів не може відмовляти у його наданні з формальних підстав.
Більше того, як правильно зауважено окружним адміністративним судом, чинним законодавством України встановлено пріоритетність записів у трудовій книжці відносно відомостей про період роботи, що можуть міститися в інших документах. 
Відтак, необхідність надання уточнюючої довідки підприємств, установ, організацій або їх правонаступників для підтвердження спеціального трудового стажу можливе лише у випадку, коли в трудовій книжці відсутні відповідні відомості.
З огляду на викладене, на переконання колегії суддів, у даному випадку відсутні правові підстави для відмови позивачу в зарахуванні до страхового стажу спірних періодів роботи, оскільки такі підтверджені належним та допустимим доказом, а саме дублікатом трудової книжки.
Установлені в межах розгляду даної справи фактичні обставини у повному обсязі спростовують наведені відповідачем в апеляційній скарзі доводи.
Підсумовуючи вище наведене, колегія суддів уважає, що суд попередньої інстанції під час розгляду цієї справи об`єктивно, повно та всебічно дослідив обставини, які мають суттєве значення для вирішення справи, дав їм правильну юридичну оцінку і ухвалив законне, обґрунтоване рішення без порушень норм матеріального та процесуального права.
У відповідності до ст. 315, 316 КАС України за наслідками розгляду апеляційної скарги, якщо суд першої інстанції правильно установив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права, суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а рішення суду без змін.
Керуючись ст. 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 328, 329 КАС України, апеляційний суд

П О С Т А Н О В И В:
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області – залишити без задоволення, а рішення Одеського окружного адміністративного суду від 22.09.2025 року у справі №420/13809/25 за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про визнання протиправними та скасування рішень, визнання бездіяльності протиправною, зобов`язання вчинити певні дії - залишити без змін.
Постанова апеляційного суду набирає законної сили з дати її підписання суддями та може бути оскаржена до Верховного Суду протягом тридцяти днів з дня отримання сторонами копії судового рішення.

Суддя-доповідач 		О.О. Димерлій	
Судді	  	Н.В. Вербицька   О.І. Шляхтицький