ПЕРШИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ 
21 січня 2026 року справа №200/4990/25 

м. Дніпро

Перший апеляційний адміністративний суд у складі колегії:
головуючого судді: Компанієць І.Д., суддів: Казначеєва Е.Г., Сіваченка І.В.,
розглянув у порядку письмового провадження апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 02 жовтня 2025 року у справі № 200/4990/25 (головуючий суддя у І інстанції – Куденков К.О.) за позовом ОСОБА_1 до Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області про визнання протиправним і скасування рішення, зобов`язання вчинити певні дії, -

ВСТАНОВИВ:

Позивач звернувся до суду з позовом, в якому просив:
- визнати протиправним та скасувати рішення № 051330003933 від 22.05.2025, прийняте Головним управлінням Пенсійного фонду України в Одеській області за заявою ОСОБА_1 від 13.05.2025 про відмову в призначенні пенсії за віком на пільгових умовах;
- зобов`язати відповідача зарахувати до страхового стажу періоди роботи з 15.04.1992 по 19.11.1993; з 07.12.1994 по 29.10.1996; з 04.02.1998 по 31.12.1998; до пільгового стажу період проходження військової служби з 24.06.1989 по 26.11.1991, до пільгового стажу на підземних роботах за Списком № 1 (Шахтарі) (пост. № 202) періоди роботи з 29.12.1988 по 10.04.1989; з 15.05.1992 по 19.11.1993, з 07.12.1994 по 29.10.1996, з 04.02.1998 по 31.12.1998 та повторно розглянути заяву про призначення пенсії за віком на пільгових умовах від 13.05.2025.
В обґрунтування позову зазначив, що звернувся до пенсійного органу із заявою про призначення пенсії за віком на пільгових умовах, однак рішенням відповідача № 051330003933 від 22.05.2025 у призначенні пенсії було відмовлено із зазначенням, що за доданими документами до страхового та пільгового стажу позивача не враховано спірні періоди військової служби та роботи через певні недоліки трудової книжки та уточнюючих довідок.
Таке рішення відповідача є протиправним та таким, що порушує право позивача на належний соціальний захист.
Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 02 жовтня 2025 року позов задоволено частково.
Визнано протиправним і скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області № 051330003933 від 22 травня 2025 року.
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області повторно розглянути заяву ОСОБА_1 від 13 травня 2025 року про призначення пенсії за віком, із зарахуванням до страхового стажу періодів роботи з 15.04.1992 по 19.11.1993, з 07.12.1994 по 29.10.1996, з 04.02.1998 по 31.12.1998, та до спеціального стажу на підземних роботах за Списком № 1 (Шахтарі) (пост. № 202) періодів роботи з 29.12.1988 по 10.04.1989; з 15.05.1992 по 19.11.1993, з 07.12.1994 по 29.10.1996 (окрім відпусток без збереження заробітної плати), з 04.02.1998 по 31.12.1998 (окрім відпусток без збереження заробітної плати).
В задоволенні решти позовних вимог відмовлено.
Стягнуто на користь ОСОБА_1 за рахунок бюджетних асигнувань Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області суму судових витрат у розмірі 484,48 грн.
Не погодившись з рішенням, відповідач звернувся з апеляційною скаргою, в якій посилаючись на порушення судом першої інстанції норм матеріального та процесуального права, просив скасувати рішення суду першої інстанції, прийняти постанову, якою в задоволенні позовних вимог відмовити.
Обґрунтування апеляційної скарги.
За доданими документами до страхового стажу позивача не зараховано періоди:
- згідно дублікату трудової книжки НОМЕР_1 від 22.06.2012, оскільки записи про роботу зроблено раніше ніж дата видачі дублікату трудової книжки 22.06.2012, що суперечить Інструкції № 58;
- згідно довідок від 17.03.2025№ 16/126-1 та від 16.04.2025 № 16/22-1, оскільки в довідках відсутні накази про прийняття та звільнення з роботи. Стаж зараховано згідно Індивідуальних відомостей про застраховану особу Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
За доданими документами до пільгового стажу позивача не зараховано періоди:
- згідно наданих довідок 17.03.2025 № 16/126-1, від 16.04.2025 № 16/22-1, від 17.03.2025 № 16/126-4 та від 17.03.2025 № 16/126-7, оскільки довідки не відповідають додатку № 5 Порядку, а саме: відсутній підпис головного бухгалтера. Також накази про результати атестації робочих місць від 13.05.1999 № 219 та від ...2004 № 116 не завірено належним чином (відсутня печатка);
- згідно наданої довідки від 17.03.2025 № 16/126-10, оскільки довідка не відповідає додатку № 5 Порядку, а саме: відсутній підпис начальника відділу кадрів.
Пільговий стаж зараховано на підставі даних Реєстру застрахованих осіб з урахуванням інформації в таблицях «Відомості по спеціальному стажу».
На підставі цього, Головним управлінням Пенсійного Фонду України в Одеській області прийнято про відмову в призначенні пенсії за віком на пільгових умовах відповідно до пункту 1 частини 2 статті 114 Закону через відсутність необхідного страхового стажу - 25 років.
Позивачем рішення суду першої інстанції не оскаржується.
Відповідно до частини першої статті 308 Кодексу адміністративного судочинства України (далі – КАС України) суд апеляційної інстанції переглядає справу за наявними у ній і додатково поданими доказами та перевіряє законність та обґрунтованість рішення суду першої інстанції в межах доводів апеляційної скарги.
З огляду на наведене суд перевіряє законність та обґрунтованість рішення суду першої інстанції тільки в межах доводів апеляційної скарги відповідача ГУ ПФУ в Одеській області.
Враховуючи режим роботи суддів та працівників апарату Першого апеляційного адміністративного суду з часу введення на території України правового режиму воєнного стану, з метою збереження життя та здоров`я, а також забезпечення безпеки суддів та працівників апарату суду, дана постанова прийнята колегією суддів за умови наявної можливості доступу колегії суддів до матеріалів адміністративної справи.
Апеляційним судом витребувано у Донецького окружного адміністративного суду справу, суд першої інстанції листом повідомив, що всі документи у цій справі сформовано в електронному вигляді та експортовано в КП “Діловодство спеціалізованого суду”.
Верховний Суд листом від 19.08.2022 № 2097/0/2-22 на лист вх. № 1730/0/1-22 щодо надання Науково-консультативною радою при Верховному Суді висновку з питань, пов`язаних з електронним адміністративним судочинством повідомив, що підстав для звернення до НКР щодо надання вченими-членами НКР наукових висновків немає. Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи у паперовій або електронній формі в порядку, визначеному Положенням про Єдину судову інформаційно-телекомунікаційну систему та/або положеннями, що визначають порядок функціонування її окремих підсистем (модулів) (ч. 9 ст. 18 КАС України).
Відповідно до листів Державної судової адміністрації України від 01.08.2018 № 15-14040/18, від 13.09.2018 № 15-17388/18 судами забезпечено сканування та експортування в підсистему “Електронний суд” матеріалів всіх судових справ, як перебували в провадженні суддів станом на 01.08.2018. Тобто вказана підсистема містить усі матеріали судової справи.
Отже, враховуючи зазначені листи, апеляційний суд вважає за можливе здійснити апеляційний перегляд за документами, наявними в підсистемі “Електронний суд”.
Відповідно до п. 3 ч. 1 ст. 311 КАС України суд апеляційної інстанції розглядає справу у порядку письмового провадження.
Суд, заслухавши доповідь судді-доповідача, перевіривши матеріали справи, обговоривши доводи апеляційної скарги, розглядаючи апеляційну скаргу в межах викладених доводів, встановив наступне.
Фактичні обставини справи.
ОСОБА_1 , РНОКПП НОМЕР_2 , 13.05.2025 звернувся через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України із заявою про призначення пенсії за віком на пільгових умовах, відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 114 Закону України "Про загальнообов`язкове державне пенсійне страхування".
За наслідками розгляду заяви ОСОБА_1 ГУ ПФУ в Одеській області прийняло рішення № 051330003933 від 22.05.2025 про відмову в призначенні пенсії за віком на пільгових умовах через відсутність необхідного страхового стажу - 25 років. 
У спірному рішенні зазначено, що вік заявника 55 років 3 місяці. Страховий стаж заявника становить 13 років 1 місяць 27 днів, з урахуванням кратності 19 рік 1 місяць 27 днів. Пільговий стаж за Список № 1 становить 6 років 4 місяці 28 днів.
Також зазначено, що за доданими документами до страхового стажу не зараховано періоди: роботи згідно дублікату трудової книжки НОМЕР_1 від 22.06.2012, оскільки записи про роботу зроблено раніше ніж дата видачі дублікату трудової книжки 22.06.2012, що суперечить Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах і організаціях від 29.07.1993 № 58. Згідно довідок від 17.03.2025 № 16/126-1 та від 16.04.2025 № 16/22-1, оскільки в довідках відсутні накази про прийняття та звільнення з роботи. Стаж зараховано згідно Індивідуальних відомостей про застраховану особу Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування. За доданими документами до пільгового стажу не зараховано періоди: згідно наданих довідок 17.03.2025 № 16/126-1, від 16.04.2025 № 16/22-1, від 17.03.2025 № 16/126-4 та від 17.03.2025 №16/126-7, оскільки довідки не відповідають додатку № 5 Порядку, а саме: відсутній підпис головного бухгалтера. Також накази про результати атестації робочих місць від 13.05.1999 № 219 та від ...2004 № 116 не завірено належним чином (відсутня печатка), згідно наданої довідки від 17.03.2025 № 16/126-10, оскільки довідка не відповідає додатку №5 Порядку, а саме: відсутній підпис начальника відділу кадрів. Пільговий стаж зараховано на підставі даних Реєстру застрахованих осіб з урахуванням інформації в таблицях «Відомості по спеціальному стажу».
З копії трудової книжки (дублікат) НОМЕР_1 від 22.06.2012, встановлено, що в ній наявні записи:
- № 1-2 щодо роботи позивача з 28.12.1988 по 10.04.1989 на посаді учня електрослюсаря підземного на період виробничої практики;
- № 3-6 щодо роботи позивача у період з 15.04.1992 на посаді учня гірника підземного, з 22.08.1992 - учня гірника з ремонту гірничих виробок підземним, з 12.02.1993 по 19.11.1993 - гірником з ремонту гірничих виробок підземним. 
Також на сторінках 6-11 трудової книжки (дублікат) позивача є записи:
- щодо прийняття позивача 07.12.1994 на посаду учня гірника очисного вибою, з повним робочим днем на підземній роботі в Державному підприємстві «Дзержинськвугілля» (Відокремлений підрозділу шахта «Північна»);
- щодо роботи позивача у період з 24.01.1995 по 29.10.1996 на посаді гірника очисного вибою з повним робочим днем на підземній роботі в Державному підприємстві «Дзержинськвугілля» відокремленого підрозділу шахта «Північна»;
- щодо прийняття позивача 04.02.1998 на посаду учня забійника на відбійних молотках, з повним робочим днем на підземній роботі в Державному підприємстві «Дзержинськвугілля» відокремленого підрозділу шахта «Північна»;
- щодо переведення позивача 26.03.1998 на посаду забійника на відбійних молотках, з повним робочим днем на підземній роботі в Державному підприємстві «Дзержинськвугілля» відокремленого підрозділу шахта «Північна»;
- щодо роботи позивача у період з 22.08.1998 по 16.05.2002 на посаді гірника очисного вибою, з повним робочим днем на підземній роботі в Державному підприємстві «Дзержинськвугілля» відокремленого підрозділу шахта «Північна».
На підтвердження роботи позивача у Відокремленому підрозділі «Шахта «Північна» позивачем надано копії архівних довідок Державного підприємства «Торецьквугілля» від 17.03.2025 № 16/126-1 і від 16.04.2025 № 16/22-1 про підтвердження спеціального стажу, який дає право на призначення пенсії, в яких зазначено, що ОСОБА_1 працював повний робочий день працював на Відокремленому підрозділі «Шахта «Північна» і був зайнятий повний робочий день на підземних роботах:
- з 07.12.1994 по 16.12.1994 уч. пункт як підземний учень гірника очисного забою, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1;
- з 17.12.1994 по 23.01.1995 як підземний учень гірника очисного забою, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1, пункт 1.1.а;
- з 24.01.1995 по 29.10.1996 як підземний гірник очисного забою, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1, пункт 1.1.а;
- з 04.02.1998 по 06.02.1998 уч пункт в якості підземний учень забійника на відбійних молотках, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1;
- з 07.02.1998 по 25.03.1998 в якості підземний учень забійника на відбійних молотках, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1;
- з 26.03.1998 по 19.08.1998 в якості підземний забійник на відбійних молотках, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1;
- з 20.08.1998 по 21.08.1998 уч. Пункт в якості підземний учень ГРОЗ, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1;
- з 22.08.1998 по 16.05.2002 в якості підземний ГРОЗ, що передбачено Списком 1, розділ 1, підрозділ 1.
У вказаних довідках наявні відомості про відпустки без збереження заробітної плати, наведені підстави видачі та відомості про атестацію робочих місць. Ці довідки скріплені печаткою підприємства, підписані керівником підприємства, начальником відділу кадрів, бухгалтером архіву і завідуючим архіву.
Відповідно до копії військового квитка НОМЕР_3 , виданого 02.02.1998, позивач проходив військову службу з 24.06.1989 по 26.11.1991 (строкова військова служба).
Відповідно до копії диплома НОМЕР_4 , виданого 19.06.1989, ОСОБА_1 поступив в 1985 році в Дзержинський гірничий технікум і в 1989 році закінчив повний курс цього технікуму за спеціальністю гірнича електромеханіка.
Крім того, позивач надав до суду копії наказів про результати атестації робочих місць.
Згідно розрахунку стажу форму РС-право щодо позивача спірні періоди з 15.04.1992 по 19.11.1993; з 07.12.1994 по 29.10.1996; з 04.02.1998 по 31.12.1998 не зараховані до страхового стажу. Також спірні періоди з 29.12.1988 по 10.04.1989; з 15.05.1992 по 19.11.1993, з 07.12.1994 по 29.10.1996, з 04.02.1998 по 31.12.1998 не зараховані до спеціального стажу позивача.
Суд першої інстанції, частково задовольняючи позов, виходив з того, що порушення роботодавцем порядку заповнення трудової книжки не може бути підставою для позбавлення особи права на пенсію, отже приймаючи оскаржуване рішення відповідач не врахував, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.
Записами в трудовій книжці та довідками Державного підприємства «Торецьквугілля» підтверджено пільговий характер роботи позивача у спірні періоди.
Оцінка суду.
Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
Відповідно до статті 46 Конституції України громадяни мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення їх у разі повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом.
Відповідно до ч. 1 ст. 114 Закону № 1058-IV встановлено, що право на пенсію за віком на пільгових умовах незалежно від місця останньої роботи мають особи, які працювали на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 та на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, на роботах, що дають право на призначення пенсії за віком на пільгових умовах, зазначених у частинах другій і третій цієї статті, а пенсії за вислугу років - на умовах, зазначених у частині четвертій цієї статті. Розміри пенсій для осіб, визначених цією статтею, обчислюються відповідно до статті 27 та з урахуванням норм статті 28 цього Закону.
Приписами п. 1 ч. 2 вказаної статті передбачено, що на пільгових умовах пенсія за віком призначається: працівникам, зайнятим повний робочий день на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затвердженим Кабінетом Міністрів України, та за результатами атестації робочих місць, - після досягнення 50 років і за наявності страхового стажу не менше 25 років у чоловіків, з них не менше 10 років на зазначених роботах, і не менше 20 років у жінок, з них не менше 7 років 6 місяців на зазначених роботах.
За відсутності стажу роботи, встановленого абзацом першим цього пункту, у період до 1 квітня 2024 року пенсія за віком на пільгових умовах призначається за наявності на дату досягнення віку, встановленого абзацами першим і третім - тринадцятим цього пункту, страхового стажу: з 1 квітня 2015 року по 31 березня 2016 року - не менше 20 років 6 місяців у чоловіків і не менше 15 років 6 місяців у жінок; з 1 квітня 2016 року по 31 березня 2017 року - не менше 21 року у чоловіків і не менше 16 років у жінок; з 1 квітня 2017 року по 31 березня 2018 року - не менше 21 року 6 місяців у чоловіків і не менше 16 років 6 місяців у жінок; з 1 квітня 2018 року по 31 березня 2019 року - не менше 22 років у чоловіків і не менше 17 років у жінок; з 1 квітня 2019 року по 31 березня 2020 року - не менше 22 років 6 місяців у чоловіків і не менше 17 років 6 місяців у жінок; з 1 квітня 2020 року по 31 березня 2021 року - не менше 23 років у чоловіків і не менше 18 років у жінок; з 1 квітня 2021 року по 31 березня 2022 року - не менше 23 років 6 місяців у чоловіків і не менше 18 років 6 місяців у жінок; з 1 квітня 2022 року по 31 березня 2023 року - не менше 24 років у чоловіків і не менше 19 років у жінок; з 1 квітня 2023 року по 31 березня 2024 року - не менше 24 років 6 місяців у чоловіків і не менше 19 років 6 місяців у жінок.
Працівникам, які не мають стажу роботи з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці, передбаченого абзацом першим цього пункту, але мають не менше половини стажу на зазначених роботах, за наявності передбаченого абзацами першим і п`ятнадцятим - двадцять третім цього пункту відповідного страхового стажу пенсії на пільгових умовах призначаються із зменшенням пенсійного віку, встановленого абзацом першим частини першої статті 26 цього Закону: чоловікам - на 1 рік за кожний повний рік такої роботи; жінкам - на 1 рік 4 місяці за кожний повний рік такої роботи.
На підставі статті 62 Закону № 1788-XII основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Згідно з пунктом 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 (далі Порядок 637) , основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
Відповідно до пункту 3 Порядку № 637 за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи (пункт 3 вказаної Постанови).
Пунктом 17 Порядку № 637 передбачено, що за відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливість їх одержання у зв`язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
Відповідно до частини третьої статті 44 Закону № 1058 органи Пенсійного фонду мають право вимагати відповідні документи від підприємств, організацій і окремих осіб, видані ними для оформлення пенсії, а також в необхідних випадках перевіряти обґрунтованість їх видачі та достовірність поданих відомостей про осіб, які підлягають загальнообов`язковому державному пенсійному страхуванню, умови їх праці та інших відомостей, передбачених законодавством для визначення права на пенсію. На такі перевірки не поширюється дія положень законодавства про здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності.
Пунктом 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.08.1993 № 110 (далі Інструкція № 58) встановлено, що усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р., у графі 2 трудової книжки записується "05.01.1993".
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Станом на час внесення спірних записів в трудову книжку позивача, зокрема, діяла Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, установах, організаціях, затверджена 20.06.1974 № 162 ДК СРСР по праці і соціальним питанням (далі Інструкція № 162), пункт 2.3 якої містить положення, подібні положенням пункту 2.4 Інструкції № 58.
Пунктом 1.4 Інструкції № 162 визначалося, що питання, пов`язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання та обліку, регулюються постановою Ради Міністрів СРСР та ВЦСПС віл 06.09.1973 № 656 "Про трудові книжки працівників та службовців" (далі - Порядок № 656) та цією Інструкцією.
Згідно з пунктом 2.2 Інструкції № 162 до трудової книжки вносяться: відомості про працівника: прізвище, ім`я та по-батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв`язку з цим винагороди.
На підставі пункту 4.1 Інструкції № 58 у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
Відповідно до пункту 18 Порядку № 656 відповідальність за організацію робіт з ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації. Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання та видачу несе спеціально уповноважена особа, що призначається наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а у передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Крім того, аналогічні норми містяться і у постанові Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 "Про трудові книжки працівників" № 301, що відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Таким чином, законодавцем покладено обов`язок ведення трудових книжок на адміністрацію підприємств, тому її не належне ведення не може позбавити позивача права на включення періодів роботи до його страхового (пільгового) стажу і на отримання пенсії з їх врахуванням.
Отже, недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на його особисті права.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 06.02.2018 року у справі № 677/277/17, що відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення.
Такого ж висновку дійшов Верховний Суд в постанові від 24.05.2018 року у справі № 490/12392/16-а.
Записи у трудовій книжці (дублікат) підтверджують періоди роботи позивача з 15.04.1992 по 19.11.1993; з 07.12.1994 по 29.10.1996; з 04.02.1998 по 31.12.1998, а тому ці періоди підлягають зарахуванню до страхового стажу позивача.
Також трудова книжка позивача (дублікат) і довідки Державного підприємства «Торецьквугілля» від 17.03.2025 № 16/126-1 і від 16.04.2025 № 16/22-1 підтверджують спеціальний стаж за спірні періоди з 07.12.1994 по 29.10.1996 і з 04.02.1998 по 31.12.1998.
Вказані довідки відповідають установленій Порядком № 637 формі довідки і містять всі необхідні відомості, зокрема про атестацію робочих місць. Водночас у затвердженій формі довідки відсутні посилання на необхідність зазначення наказів про прийняття та звільнення з роботи, суд зазначає, що ці довідки містять підписи бухгалтера архіву. 
Суд зауважує, що формальні неточності в документах, за загальним правилом, не можуть бути підставою для органів пенсійного фонду для обмеження особи у реалізації конституційного права на соціальний захист.
Окрім того, суд зазначає, що законодавець пов`язує необхідність підтвердження трудового стажу для призначення пенсії лише за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи за певні періоди роботи.
Водночас, матеріали справи не містять доказів на підтвердження того, що дані трудової книжки позивача (в частині спірних періодів роботи) містять неправдиві або недостовірні відомості, а тому, зазначені відповідачем недоліки не можуть бути самостійною підставою для відмови у зарахуванні вказаних періодів роботи до стажу роботи позивача.
Аналогічна правова позиція викладена Верховним Судом в постанові від 24 травня 2018 року у справі 490/12392/16-а (провадження К/9901/2310/18) в якій зазначено, що певні недоліки щодо заповнення трудової книжки не можуть бути підставою для неврахування відповідного періоду роботи для обрахунку стажу при призначенні пенсії.
Суд звертає увагу, що підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
Отже, періоди з 07.12.1994 по 29.10.1996 і з 04.02.1998 по 31.12.1998 підлягають зарахуванню до спеціального стажу позивача за Списком № 1 (окрім відпусток без збереження заробітної плати) і Постанови № 202.
За таких обставин колегія суддів погоджується з висновком суду першої інстанції про часткове задоволення адміністративного позову.
Статтею 242 Кодексу адміністративного судочинства України передбачено, що рішення суду повинно ґрунтуватися на засадах верховенства права, бути законним і обґрунтованим. Законним є рішення, ухвалене судом відповідно до норм матеріального права при дотриманні норм процесуального права. Обґрунтованим є рішення, ухвалене судом на підставі повно і всебічно з`ясованих обставин в адміністративній справі, підтверджених тими доказами, які були досліджені в судовому засіданні, з наданням оцінки всім аргументам учасників справи.
За приписами пункту 1 частини першої статті 316 КАС України суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвали судове рішення з додержанням норм матеріального та процесуального права.
Оскільки судове рішення в межах доводів апеляційної скарги є обґрунтованим, ухваленим з дотриманням норм матеріального та процесуального права, доводи апеляційної скарги не спростовують висновків суду першої інстанції, тому підстав для її задоволення та скасування рішення суду першої інстанції не вбачається.
Як визначено пунктом 3 частини шостої статті 12 Кодексу адміністративного судочинства України для цілей цього Кодексу справами незначної складності є справи щодо оскарження фізичними особами рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень щодо обчислення, призначення, перерахунку, здійснення, надання, одержання пенсійних виплат, соціальних виплат непрацездатним громадянам, виплат за загальнообов`язковим державним соціальним страхуванням, виплат та пільг дітям війни, інших соціальних виплат, доплат, соціальних послуг, допомоги, захисту, пільг.
Згідно з пунктом 2 частини п`ятої 5 статті 328 Кодексу адміністративного судочинства України не підлягають касаційному оскарженню судові рішення у справах незначної складності, крім випадків, якщо: а) касаційна скарга стосується питання права, яке має фундаментальне значення для формування єдиної правозастосовчої практики; б) особа, яка подає касаційну скаргу, відповідно до цього Кодексу позбавлена можливості спростувати обставини, встановлені оскарженим судовим рішенням, при розгляді іншої справи; в) справа становить значний суспільний інтерес або має виняткове значення для учасника справи, який подає касаційну скаргу; г) суд першої інстанції відніс справу до категорії справ незначної складності помилково.
Отже зазначена справа відноситься до справ незначної складності, тому судове рішення за наслідками апеляційного розгляду в цій справі касаційному оскарженню не підлягає, крім випадків, визначених п. 2 ч. 5 ст. 328 Кодексу адміністративного судочинства України.
Керуючись статтями 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 327, 328, 329 Кодексу адміністративного судочинства України, суд, -

ПОСТАНОВИВ:

Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Одеській області на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 02 жовтня 2025 року у справі № 200/4990/25 – залишити без задоволення.
Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 02 жовтня 2025 року у справі № 200/4990/25 – залишити без змін.
Постанова суду апеляційної інстанції за наслідками апеляційного перегляду набирає законної сили з дати її ухвалення 21 січня 2026 року є остаточною та касаційному оскарженню не підлягає, крім випадків, визначених ст. 328 КАС України.
Повне судове рішення складено 21 січня 2026 року.

Головуючий суддя І.Д. Компанієць

Судді Е.Г. Казначеєв

І.В. Сіваченко