ТРЕТІЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
П О С Т А Н О В А
і м е н е м  У к р а ї н и

09 жовтня 2025 року 	м. Дніпро	справа № 280/3798/25	

Третій апеляційний адміністративний суд у складі колегії суддів: 
головуючого - судді  Олефіренко Н.А. (доповідач),
суддів:  Божко Л.А., Дурасової Ю.В.,       
розглянувши в порядку письмового провадження в залі судового засідання Третього апеляційного адміністративного суду в м. Дніпрі апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області на рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 04.07.2025 ( суддя Новікова І.В.) в адміністративній справі №280/3798/25 за позовом   ОСОБА_1   до  Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області  про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити дії,- 
ВСТАНОВИВ:
До Запорізького окружного адміністративного суду надійшов позов ОСОБА_1  до Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області, в якому позивач просить суд:
визнати протиправним та скасувати рішення відповідача від 17 квітня 2025 року №084050021228 про відмову в призначенні пенсії за позивачу;
зобов`язати відповідача зарахувати до страхового стажу позивача період роботи з 10.06.1988 по 06.08.1991, з 01.07.2000 по 11.02.2004 згідно записів у трудовій книжці серії НОМЕР_1 , а також період здійснення підприємницької діяльності з 30.07.2002 по 31.12.2003;
зобов`язати відповідача призначити позивачу пенсію за віком з 06 березня 2025 року.
В обґрунтування заявлених позовних вимог позивачка посилається на те, що їй було протиправно відмовлено у призначенні пенсії у зв`язку з відсутністю необхідного страхового стажу. Позивачка зазначає, що їй було протиправно відмовлено у зарахуванні до страхового стажу позивача період роботи з 10.06.1988 по 06.08.1991, з 01.07.2000 по 11.02.2004, а також період здійснення підприємницької діяльності з 30.07.2002 по 31.12.2003. Позивач зазначає, що нею до органу ПФУ було надано всі документи, які спірні періоди трудової діяльності, а відтак відмова у їх зарахуванні до страхового стажу є протиправною. З урахуванням викладеного у позовній заяві, позивач просив задовольнити позовні вимоги.
Рішенням Запорізького окружного адміністративного суду від 04.07.2025 адміністративний позов задоволено частково.
Визнано протиправним та скасовано рішення Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області від 17 квітня 2025 року №084050021228 про відмову у призначенні пенсії ОСОБА_1 .
Зобов`язано Головне управління Пенсійного фонду України в Донецькій області зарахувати до страхового стажу ОСОБА_1 період роботи з 10.06.1988 по 06.08.1991, з 01.07.2000 по 11.02.2004, згідно записів у трудовій книжці серії НОМЕР_1 , а також період здійснення підприємницької діяльності з 01.10.2002 по 31.12.2002 та з 01.02.2003 по 31.03.2003, а також зобов`язати призначити ОСОБА_1 пенсію за віком з 10.04.2025.
В задоволенні решти позовних вимог  відмовлено.
Не погоджуючись з рішенням суду першої інстанції відповідач звернувся з апеляційною скаргою, в якій просить скасувати рішення суду першої інстанції та ухвалити нове, яким у задоволенні позовних вимог відмовити повністю. В обґрунтування апеляційної скарги   вказує, що судом неповно з`ясовано обставини справи, неправильно застосовано норми матеріального права, що призвело до неправильного вирішення справи.
Враховуючи, що рішення суду першої інстанції ухвалено в порядку спрощеного позовного провадження без повідомлення сторін (у порядку письмового провадження), суд апеляційної інстанції в порядку п.3 ч.1 ст.311 КАС України розглядає справу без виклику учасників справи (в порядку письмового провадження) за наявними у справі матеріалами, оскільки справу може бути вирішено на підставі наявних у ній доказів.
Заслухавши суддю-доповідача, перевіривши матеріали справи та доводи апеляційної скарги у їх сукупності, колегія суддів дійшла висновку, що апеляційну скаргу необхідно залишити без задоволення з таких підстав. 
Судом першої інстанції встановлено, що ОСОБА_1 10.04.2025 звернулася до територіальних органів ПФУ з заявою про призначення пенсії, відповідно до статті 26 Закону України “Про загальнообов`язкового державного пенсійного страхування”.
Рішенням ГУ ПФУ в Донецькій області від 17.04.2025 №13637/03-16, ОСОБА_1 відмовлено в призначенні пенсії за віком з посиланням на відсутність необхідного страхового стажу у 21 рік.
Позивачка, не погодившись з відмовою у зарахуванні спірних періодів до страхового стажу та призначенні пенсії, звернулася з даним адміністративним позовом до суду.
З огляду на фактичні обставини справи, норми законодавства, що регулюють спірні правовідносини, суд апеляційної інстанції вважає за необхідне зазначити таке.   
Правовідносини, що виникають  у  сфері пенсійного забезпечення громадян регулюються Законом України «Про пенсійне забезпечення» №1788-ХІІ від 05.11.1991 та Законом України «Про  загальнообов`язкове державне  пенсійне  страхування»  №1058-IV від 09.07.2003 (в редакціях, чинних на момент виникнення спірних правовідносин).
Відповідно до частини першої статті 8 Закону №1058-IV  право  на отримання пенсій та  соціальних  послуг із солідарної системи мають, зокрема, громадяни України, які застраховані згідно із цим Законом та досягли встановленого цим Законом пенсійного віку чи визнані особами з інвалідністю в установленому законодавством порядку і мають необхідний для призначення відповідного виду пенсії страховий стаж, а в разі смерті цих  осіб  - члени їхніх сімей, зазначені  у  статті 36 цього Закону, та інші особи, передбачені цим Законом.
Частина третя статті 4 Закону № 1058-IV визначає, що виключно законами про пенсійне забезпечення визначаються: види пенсійного забезпечення; умови участі в пенсійній системі чи її рівнях; пенсійний вік для чоловіків та жінок, при досягненні якого особа має  право  на отримання пенсійних виплат; джерела формування коштів, що спрямовуються на пенсійне забезпечення; умови, норми та порядок пенсійного забезпечення; організація та порядок здійснення управління в системі пенсійного забезпечення.
Частиною першою статті 9 Закону № 1058-IV передбачено, що відповідно до цього Закону в солідарній системі призначаються такі пенсійні виплати: 1) пенсія за віком; 2) пенсія по інвалідності; 3) пенсія  у  зв`язку з втратою годувальника.
Частиною першою статті 26 Закону №1058-IV визначено умови призначення пенсії за віком, відповідно до якої особи мають  право  на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років за наявності страхового стажу  не  менше 15 років по 31 грудня 2017 року.
Починаючи з 1 січня 2018 року  право  на призначення пенсії за віком після досягнення віку 60 років мають особи за наявності страхового стажу, зокрема: з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року -  не  менше 31 року.
Відповідно до частини другої статті 26 Закону №1058-IV  у  разі відсутності, починаючи з 1 січня 2018 року, страхового стажу, передбаченого частиною першою цієї статті,  право  на призначення пенсії за віком після досягнення віку 63 роки мають особи за наявності страхового стажу: з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року - від 21 до 31 року.
Відповідно до частини першої статті 24 Закону № 1058-IV страховий стаж період  (строк), протягом якого особа підлягає  загальнообов`язковому державному  пенсійному  страхуванню  та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі  не  меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Періоди  трудової діяльності та інші  періоди,  що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом (абзац перший частини четвертої статті 24 Закону № 1058-IV).
Відповідно до статті 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» від 05.11.1991 №1788-XII (далі - Закон №1788-ХІІ) до стажу роботи зараховується робота, виконувана на підставі трудового договору на підприємствах, в установах, організаціях і кооперативах, незалежно від використовуваних форм власності та господарювання, а також на підставі членства в колгоспах та інших кооперативах, незалежно від характеру й тривалості роботи і тривалості перерв.
За приписами статті 48 Кодексу законів про працю України, положення якої кореспондуються зі статтею 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення», трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Порядок підтвердження наявного трудового стажу при відсутності трудової книжки або відповідних записів  у  ній встановлюється Кабінетом Міністрів України.
Пунктом 1 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів  у  ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 (далі - Порядок № 637), передбачено, що основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів  у  ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Документи, визначені цим Порядком, є підставою для внесення  відомостей  до частини персональної електронної облікової картки в  реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування,  що відображає трудову діяльність застрахованої особи, в тому числі за  період  до 1 січня 2004 року.
Пунктом 3 зазначеного Порядку №637 передбачено, що за відсутності трудової книжки, а також  у  тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про  періоди  роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про  періоди  роботи.
Відповідно до пункту 24 Порядку №637 для підтвердження стажу роботи приймаються лише ті відомості про  період  роботи, що внесені до довідки на підставі документів, або відповідно до вимог цього Порядку. Довідки, видані колгоспами при залишенні членом колгоспу роботи, а також довідки, видані в більш пізній  період  колгоспами, які згодом припинили свою діяльність,  можуть  братися до уваги й тоді, коли вони  не  містять підстав видачі.
Згідно пункту 18 Порядку № 637 за відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені в пункті 17 цього Порядку, стаж роботи установлюється на підставі показань  не  менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
Системний аналіз наведених норм  права  свідчить про те, що основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. За відсутності трудової книжки, а також  у  тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про  періоди  роботи, трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Аналогічна правова позиція викладена  у  постановах Верховного Суду   від 12 вересня 2022 року  у  справі №569/16691/16-а,   від 20 лютого 2020 року  у  справі №415/4914/16-а, від 21 травня 2020 року  у  справі №550/927/17, від 16 червня 2020 року  у  справі №682/967/17  та від 19 червня 2020 року  у  справі №359/2076/17.
З матеріалів справи вбачається, що судом встановлено, що відповідачем до страхового стажу позивачки не було зараховано період з 10.06.1988 по …, оскільки відсутні відомості про звільнення з кооперативу “Ремонт квартир”
Суд зазначає, що відповідно до відомостей трудової книжки позивачки НОМЕР_1 , судом встановлено, що 10.06.1988 ОСОБА_1 прийнята маляром в кооператив “Ремонт квартир”.
Також, додатково 07.08.1991 ОСОБА_1 була прийнята у члени зазначеного кооперативу.
Водночас звільнилась ОСОБА_1 з  кооперативу “Ремонт квартир” лише 24.04.1992.
Отже, посилання відповідача на те, що у трудовій книжці відсутній запис про звільнення “з 10.06.1988 по …”, не відповідають дійсності, оскільки звільнення взагалі не відбувалось у цей період, а тому відповідно запису і не може бути.
Так, відповідачем протиправно було відмовлено у зарахуванні до страхового стажу періоду з 10.06.1988 по 06.08.1991, оскільки такий період трудової діяльності підтверджується записами трудової книжки.
Щодо періоду роботи з 01.07.2000 по 11.02.2004 в ПП “Желен”, судом встановлено, що підставою для відмови у зарахуванні зазначеного періоду до страхового стажу стало те, що відсутні відомості про роботу в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов`язкового державного соціального страхування.
Разом з тим, суд зазначає, що відомостями трудової книжки позивачки підтверджується, що у період з 02.06.1995 по 11.02.2004 ОСОБА_1 працювала на посаді бармена у ПП “Желен”.
Колегія суддів критично ставиться до означених тверджень скаржника, та зазначає наступне.
Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства  соціального захисту  населення України 29.07.93 №58 затверджена нова Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників (Інструкція №58).
До трудової книжки вносяться, зокрема: відомості про працівника: прізвище, ім`я та по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення (п. 2.2. Інструкції №58).
За вимогами пунктів 2.3., 2.4. Інструкції №58 записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись  у  точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але  не  пізніше тижневого строку, а в разі звільнення -  у  день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 5 січня 1993 р.,  у  графі 2 трудової книжки записується « 05.01.1993».
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів  у  ній, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року №637 (далі - Порядок №637).
Відповідно до пунктів 1-2 Порядку №637, основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів  у  ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших-документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.  У  разі коли документи про трудовий стаж  не  збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.
Отже, за відсутності трудової книжки або відповідних записів  у  ній застосовуються норми Порядку №637 щодо підтвердження трудового стажу.
В даному випадку, трудовою книжкою повністю підтверджується її робота  у спірний період,  записи виконані відповідно вимог Інструкції та мають всі необхідні реквізити: дати записів, номери та дати наказів, печатки та підписи посадових  осіб.
Колегія суддів зазначає, що на особу  не може  перекладатись обов`язок доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені  у  її трудовій книжці. Посилання на неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства  не може  бути підставою для позбавлення позивача її конституційного  права  на  соціальний захист  щодо вирішення питань надання пенсії.
Висновки аналогічного характеру викладені в постанові Верховного Суду від 29.03.2019  у  справі №548/2056/16-а, від 21.02.2018  у  справі №687/975/17.
Водночас, за змістом наведених норм відповідальним за заповнення трудової книжки є уповноважений орган.
За правовим висновком, викладеним  у  постанові Верховного Суду від 06.03.2018  у  справі №754/14898/15-а,  не  всі недоліки записів  у  трудовій книжці  можуть  бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальною обставиною є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а  не  правильність записів  у  трудовій книжці.
Поряд із цим суд зауважує, що особа  не може  відповідати за правильність та повноту оформлення її трудової книжки та бухгалтерських документів уповноваженою особою і, тому неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини уповноваженого органу  не може  бути підставою для позбавлення позивача її конституційного  права  на  соціальний захист  щодо вирішення питань надання пенсії за віком на загальних підставах або обрахунку страхового стажу.
Висновок суду узгоджується із позицією Верховного Суду, викладеною  у  постанові від 21.02.2018 по справі №687/975/17.
При цьому, колегія суддів враховує, що відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 року №301 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, а тому власне недотримання  правил  ведення трудової книжки  може  мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а  не  для особи стосовно якої її оформлено, а отже, й  не може  впливати на її особисті  права.
Таким чином, здійснення записів  у  трудовій книжці та їх належне оформлення законодавцем покладено на роботодавця, а  не  на працівника, отже, відповідальність за можливе  не  вчинення такого запису або його неналежне оформлення  не може  бути перекладена на працівника та призводити до позбавлення його  права  на врахування фактично відпрацьованого часу  у  складі трудового стажу, який враховується для призначення пенсії.
Аналогічна правова позиція  у  подібних правовідносинах була висловлена Верховним Судому постановах від 02 лютого 2018 року  у  справі №677/277/17, від 26 червня 2019 року  у  справі №423/3762/16-а, від 11 липня 2019 року  у  справі №683/737/17, від 09 серпня 2019  у  справі №654/890/17,   від 12 вересня 2022 року  у  справі №569/16691/16-а   згідно із якою відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання  правил  ведення трудової книжки  може  мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення.
Колегія суддів зазначає, що  право  позивача на встановлені законом гарантії  не може  бути поставлене в залежність від якості виконання обов`язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки, а на особу  не може  перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені  у  його трудовій книжці.
Неточність в записах в трудовій книжці та інших документах  не може  бути підставою для виключення певних періодів роботи з трудового стажу, що дає особі  право  на призначення пенсії, оскільки працівник  не  повинен відповідати за правильність та повноту оформлення та належний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства.
Варто звернути увагу, що наявність сумнівів  у  відповідача відповідно до зазначеного законодавства,  може  бути підставою для перевірки, в ході якої має бути встановлено обставини, які перешкоджають зарахуванню  періоду  роботи до стажу, однак  не можуть  нівелювати відомості трудової книжки та  позбавляти  особу  права  на належне пенсійне забезпечення з урахуванням набутого  нею  трудового стажу.
Вищевказане узгоджується з позицією, викладеною  у  постанові Верховного Суду від 06.03.2018  у  справі №127/9055/17.
Колегія суддів звертає увагу, що підставою для призначення пенсії є наявність необхідного страхового стажу, а  не  дотримання формальних вимог при заповненні трудової книжки. Пенсійний орган  не  врахував, що  не  всі недоліки записів  у  трудовій книжці  можуть  бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а  не  правильність записів  у  трудовій книжці.
Зазначений висновок викладено в постанові Верховного Суду від 06.03.2018 по справі №  754/14898/15-а.
Таким чином, формальні неточності  у  документах, за загальним правилом,  не можуть  бути підставою для органів Пенсійного фонду для обмеження особи  у  реалізації конституційного  права  на  соціальний захист.
Аналогічні висновки містяться  у  постановах Верховного Суду від 25 квітня 2019 року  у  справі №593/283/17, від 30 вересня 2019 року  у  справі №638/18467/15-а, від 23 жовтня 2019 року  у  справі №263/3783/17, від 19 червня 2020 року  у  справі №359/2076/17, від 20 січня 2021 року  у  справі №588/647/17, від 18 листопада 2022 року  у  справі №560/3734/22  та інших.
Окрім того, орган, що призначає пенсію, має  право  вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних  осіб  дооформлення  у  тримісячний строк з дня подання заяви прийнятих і подання додаткових документів, передбачених законодавством, а також перевіряти обґрунтованість їх видачі.
Аналогічного висновку дійшов Верховний Суд  у  постановах від 30.09.2019  у  справі №638/18467/15-а  та   від 12 вересня 2022 року  у  справі №569/16691/16-а.
В той же час, відповідачем  не  подано жодного доказу про вжиття певних заходів з метою отримання інформації щодо достовірності інформації зазначеної  у  трудовій книжці позивача, натомість відмовлено  у  зарахуванні до страхового стажу періодів роботи позивача.
На підставі викладеного, судова колегія вважає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права і прийшов до обґрунтованого висновку про часткове задоволення позовних вимог, а доводи апеляційної скарги не спростовують висновки суду першої інстанції.
Згідно з пунктом 1 частини 1 статті 315 та статті 316 КАС України, за наслідками розгляду апеляційної скарги на судове рішення суду першої інстанції суд апеляційної інстанції має право залишити апеляційну скаргу без задоволення, а судове рішення або ухвалу суду - без змін, якщо визнає, що суд першої інстанції правильно встановив обставини справи та ухвалив судове рішення з додержанням норм матеріального і процесуального права.
Таким чином, колегія суддів вважає, що апеляційна скарга підлягає залишенню без задоволення, а рішення суду першої інстанції - без змін. 
Керуючись ст.ст. 243, 250, 308, 311, 315, 316, 321, 322, 325, 329 КАС України, суд 
ПОСТАНОВИВ:                                                     
Апеляційну скаргу Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області залишити без задоволення.
Рішення Запорізького окружного адміністративного суду від 07.07.2025 в адміністративній справі №280/1152/25 залишити без змін.
Постанова суду апеляційної інстанції набирає законної сили 09 жовтня 2025 року та касаційному оскарженню не підлягає, крім випадків, передбачених пунктом другим частини п`ятої статті 328 КАС України.
Повне судове рішення складено 14 жовтня 2025 року.

Головуючий - суддя                                                                      Н.А. Олефіренко 

                               суддя                                                                      Л.А. Божко 

                               суддя                                                                      Ю. В. Дурасова