ПОСТАНОВА
ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

05 жовтня 2023 року 
м. Київ
справа № 520/5445/21
адміністративні провадження № К/990/15294/23, № К/990/15110/23
Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду:
судді-доповідача - Загороднюка А.Г.,
суддів: Єресько Л.О., Соколова В.М.,
секретаря судового засідання Рудницького І.В.,
представника позивачки Кузнецова В.О.,
представника відповідача 1 Волошиної Н.Л.,
представника відповідача 2 Колотілової Н.В.,
розглянувши у відкритому судовому засіданні касаційні скарги Міністерства юстиції України, Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року (суддя: Мельников Р.В.) та постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року (судді: Бартош Н.С., Подобайло З.Г., Григоров А.М.) у справі за адміністративним позовом ОСОБА_1 до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків), Міністерства юстиції України про визнання дій протиправними та зобов`язання вчинити певні дії,
УСТАНОВИВ:
Короткий зміст позовних вимог та їх обґрунтування
ОСОБА_1 (далі - позивачка, ОСОБА_1 ) звернулась до суду з адміністративним позовом до Міністерства юстиції України (далі - відповідач 1), Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) (далі - відповідач 2), у якому просила:
визнати протиправним і скасувати рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України №7 від 18 лютого 2021 року;
визнати протиправним і скасувати наказ Міністерства юстиції України від 26 лютого 2021 року №775/5 «Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1 »;
визнати протиправним і скасувати наказ Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 09 березня 2021 року №40/В «Про припинення нотаріальної діяльності ОСОБА_1».
Обґрунтовуючи позовні вимоги позивачка зазначила, що правовою підставою для прийняття оскаржуваних рішень та наказів слугувало подання Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20, формування якого, на переконання позивачки, здійснено з порушенням вимог Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 лютого 2014 року № 357/5 (далі - Порядок № 357/5). Також позивачка заперечила допущення порушень при здійсненні нотаріальної діяльності, наведених у поданні. У зв`язку з викладеним, позивачка уважала, що оскаржувані рішення та накази прийнято за відсутності передбачених законом підстав.
Короткий зміст рішень судів попередніх інстанцій
Рішенням Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року, залишеним без змін постановою Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року, адміністративний позов ОСОБА_1 задоволено повністю.
Задовольняючи позовні вимоги, суд першої інстанції, позицію якого підтримав суд апеляційної інстанції, виходив з того, що нормами чинного законодавства визначено чіткий алгоритм дій територіального органу Міністерства юстиції, визначений Порядком №357/5, щодо перевірки звернення фізичної особи стосовно діяльності приватного нотаріуса, результатом вчинення яких є прийняття відповідних рішень.
Проте, як установив суд першої інстанції, відповідач в порушення вимог Порядку № 357/5, без дотримання обов`язку щодо проведення відповідної перевірки, лише за результатами отриманих від позивачки усних та письмових пояснень, склав відповідне подання, яке в подальшому направив для розгляду до Міністерства юстиції України. Крім того, відповідач до застосування спірного заходу у виді анулювання свідоцтва про право зайняття нотаріальною діяльністю не надсилав позивачці наказ, у якому б встановлювався строк для усунення виявлених порушень та помилок.
З огляду на наведені порушення порядку проведення перевірки та не дотримання порядку винесення рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України № 7 від 18 лютого 2021 року, наказу Міністерства юстиції України від 26 лютого 2021 року №775/5 «Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1 » та наказу Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 09 березня 2021 року №40/В «Про припинення нотаріальної діяльності ОСОБА_1», суд першої інстанцій, з яким погодився суд апеляційної інстанції, дійшов висновку, що такі рішення суб`єктів владних повноважень підлягають скасуванню. 
Такі висновки судами попередніх інстанцій сформовано на підставі правової позиції Верховного Суду, викладеної у постановах від 23 травня 2019 року у справі №804/243/18 та від 22 квітня 2021 року у справі №640/7675/20.
Підстави касаційного оскарження та їх обґрунтування
У касаційній скарзі Міністерство юстиції України, покликаючись на порушення судами попередніх інстанцій норм матеріального та процесуального права, просить оскаржувані судові рішення скасувати та ухвалити нове рішення, яким у задоволенні адміністративного позову ОСОБА_1 відмовити повністю.
Касаційну скаргу Міністерства юстиції України подано з підстави, передбаченої пунктом 3 частини четвертої   статті 328 Кодексу адміністративного судочинства України.
Мотивуючи касаційну скаргу скаржник зазначає, що наразі відсутній правовий висновок Верховного Суду стосовно застосування норм права у подібних правовідносинах, а саме положень:
статей 10, 12 Закону України «Про нотаріат» у сукупності з пунктами 3 та 4 Порядку внесення Міністерством юстиції України, територіальними органами Міністерства юстиції або Нотаріальною палатою України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його розгляд Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату, затвердженого наказом Міністерства 28 липня 2011 року № 1904/5 (далі - Порядок № 1904/5) стосовно можливості внесення до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльності у разі наявності підстав, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону, в тому числі якщо такі підстави були виявленні контролюючим органом під час отримання відповідних документів від правоохоронних органів, під час розгляду скарги фізичної особи та під час отримання пояснень самого нотаріуса;
підпункту «ж» пункту 2 частини першої статті 12 у сукупності зі статтями 5, 8, 14 Закону України «Про нотаріат» та приписами Порядку № 357/5 щодо необхідності складання довідки у випадку розголошення приватним нотаріусом нотаріальної таємниці, обставини розголошення якої стали відомі під час розгляду звернення фізичної особи;
підпункту «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат» у сукупності зі статтями 5, 6, 8, 14 Закону України «Про нотаріат», приписами Порядку № 357/5 та Положення про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 2011 року №923 у редакції чинній на час виникнення спірних правовідносин щодо можливості анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю у разі втрати приватним нотаріусом або з його вини архіву нотаріуса чи окремих його документів, якщо про таке порушення стало відомо у ході розгляду звернення фізичної особи, а за результатами розгляду такого звернення довідка не складалася.
статей 10, 12 Закону у сукупності з пунктом 14 та підпунктом 5 пункту 22 Положення про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 31 серпня 2011 року № 923, якими чітко встановлено, що за результатами розгляду подання Вища кваліфікаційна комісія нотаріату більшістю голосів присутніх на засіданні членів, у разі встановлення неодноразового порушення нотаріусом чинного законодавства може ухвалити лише одне з двох рішення: 1) анулювати свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю; 2) відмовити в анулюванні свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Скаржник уважає, що судами першої та апеляційної інстанцій неправильно застосовано наведені норми матеріального права. 
На переконання скаржника, встановлення підстав, передбачених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат», є достатнім для направлення обґрунтованого подання до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату. При цьому скаржник зазначає, що залежно від виявлених та встановлених підстав для направлення подання, до нього долучаються документи (докази), що свідчать про виявлені в діяльності нотаріуса порушення, зокрема, копії документів на підставі яких воно внесено, пояснення нотаріуса, документи органів дізнання і слідства, тощо.
За наведених мотивів скаржник доводить, що суди попередніх інстанцій помилково зазначили, що до подання обов`язково має долучатися довідка, складена за результатами перевірки нотаріальної діяльності нотаріуса. 
В частині порушення судами попередніх інстанцій норм процесуального права скаржник зазначає, що судами попередніх інстанцій в порушення частини четвертої статті 246 Кодексу адміністративного судочинства України не надано оцінки вчиненню позивачкою дисциплінарного проступку, його тяжкості та наслідкам, а тому не повно з`ясовано обставини цієї справи.
У касаційній скарзі Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м.Харків), покликаючись на порушення судами попередніх інстанцій норм матеріального та процесуального права, просить оскаржувані судові рішення скасувати та ухвалити нове рішення, яким у задоволенні адміністративного позову ОСОБА_1 відмовити повністю.
Касаційну скаргу Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) подано з підстави, передбаченої пунктом 3 частини четвертої статті 328 Кодексу адміністративного судочинства України.
На обґрунтування касаційної скарги скаржник указує на відсутність висновку Верховного Суду стосовно застосування норм права у подібних правовідносинах , а саме положень:
статей 10, 12 Закону України «Про нотаріат» у сукупності з пунктами 3 та 4 Порядку № 1904/5 стосовно можливості внесення до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльності у разі наявності підстав, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону, в тому числі якщо такі підстави були виявленні контролюючим органом під час розгляду звернень (скарг) фізичних або юридичних осіб на дії приватного нотаріуса;
підпункту «ж» пункту 2 частини першої статті 12 у сукупності зі статтями 5, 8, 14 Закону України «Про нотаріат» та приписами Порядку № 357/5 щодо необхідності складання довідки у випадку розголошення приватним нотаріусом нотаріальної таємниці, обставини розголошення якої стали відомі під час розгляду звернення фізичної особи.
Скаржник уважає, що судами попередніх інстанцій сформовано помилковий висновок про те, що у разі наявності підстав для направлення подання до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату має бути складена довідка про перевірку нотаріальної діяльності нотаріуса. 
За доводами скаржника, вимоги пунктів 3 та 4 Порядку № 1904/5 не містять чітко визначеного переліку документів, який має бути доданий до подання територіального органу. Відтак, з погляду скаржника, такий перелік документів визначається в залежності від підстав для направлення подання, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат».
З урахуванням наведених міркувань скаржник уважає, що суди попередніх інстанцій неправильно трактували статті 10, 12 Закону України «Про нотаріат» у сукупності з пунктами 3 та 4 Порядку №1904/5.
В доповнення скаржник указує на помилкове застосування судами попередніх інстанцій висновків Верховного Суду, сформованих у справах №804/243/18, № 640/7675/20, зазначаючи про те, що правовідносини у цих справах не є подібними до розглядуваної справи, зокрема підстави для анулювання нотаріальної діяльності у вказаних справах є різними, як і обставини їх виникнення та встановлення.
Порушення судами попередніх інстанцій норм процесуального права скаржник убачає у тому, що судами першої та апеляційної інстанцій не надавалась оцінка вчиненим приватним нотаріусом порушенням, що, з погляду скаржника, свідчить про поверхневий розгляд справи та наявність підстав для скасування оскаржуваних рішень.
Позиція інших учасників справи
Від позивачки - ОСОБА_1 надійшли відзиви на касаційні скарги, у яких остання просить касаційні скарги залишити без задоволення, а оскаржувані судові рішення без змін.
Одночасно з відзивами на касаційні скарги позивачкою заявлені клопотання про закриття касаційних проваджень за касаційними скаргами Міністерства юстиції України та Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків).
Від скаржників - Міністерства юстиції України та Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) надійшли заперечення проти закриття касаційних проваджень, у яких останні зазначають, що підстави вказані скаржниками при зверненні з касаційними скаргами є такими, що виключають можливість застосування положень статті 339 Кодексу адміністративного судочинства України. Скаржники наголошують, що правовідносини у вказаних позивачкою справах № 804/243/18, №640/7645/20, № 520/5993/21, №320/5840/21 не є подібними до тих правовідносин, які склалися між сторонами у цій справі.
Від скаржників також надійшли додаткові пояснення по справі, у яких останні наполягають на обґрунтованості касаційних скарг. Зокрема, вказують, що за змістом положень Порядку №357/5, в залежності від виду перевірки та підстав для її проведення, перевірка може бути проведена без видання відповідного наказу та створення комісії, та як наслідок, без оформлення довідки. Тобто перелік документів, які додаються до подання, не є вичерпним та залежить від підстав, передбачених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат». Виходячи з цього скаржники переконують, що висновки судів попередніх інстанцій у цій справі ґрунтуються на неправильному тлумаченні положень Закону України «Про нотаріат», Порядку №357/5 та Порядку №1904/5.
Від представника Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) надійшло клопотання про розгляд справи в режимі відеоконференції.
Рух касаційної скарги
Ухвалою Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 01 червня 2023 року (судді: Загороднюк А.Г., Єресько Л.О., Соколов В.М.) визнано поважними причини пропуску Міністерством юстиції України строку на касаційне оскарження рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року та постанови Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року та поновлено цей строк; відкрито касаційне провадження за касаційною скаргою Міністерства юстиції України на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року та постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року у справі №520/5445/21.
Ухвалою Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 01 червня 2023 року (судді: Загороднюк А.Г., Єресько Л.О., Соколов В.М.) визнано поважними причини пропуску Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м.Харків) строку на касаційне оскарження рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року та постанови Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року та поновлено цей строк; відкрито касаційне провадження за касаційною скаргою Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) на рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року та постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року у справі №520/5445/21.
Ухвалою Верховного Суду (суддя: Загороднюк А.Г.) від 12 вересня 2023 року відмовлено у задоволенні клопотання Міністерства юстиції України про зупинення виконання рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року у справі №520/5445/21.
Ухвалою Верховного Суду (суддя: Загороднюк А.Г.) від 12 вересня 2023 року призначено справу до розгляду у судовому засіданні.
Ухвалою Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 21 вересня 2023 року (судді: Загороднюк А.Г., Єресько Л.О., Соколов В.М.) задоволено клопотання представника Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) про розгляд справи в режимі відеоконференції у справі №520/5445/21.
Ухвалою Верховного Суду у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду від 28 вересня 2023 року (судді: Загороднюк А.Г., Єресько Л.О., Соколов В.М.) відмовлено у задоволенні клопотань ОСОБА_1 про закриття касаційних проваджень за касаційними скаргами Міністерства юстиції України та Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) у справі №520/5445/21.
Установлені судами попередніх інстанцій обставини справи
13 грудня 1996 року Головним управлінням юстиції у Харківські області зареєстровано приватну нотаріальну діяльність ОСОБА_1. по Харківському міському нотаріальному округу, реєстраційне посвідчення видане 10 квітня 2007 року Головним управлінням юстиції в Харківській області.
18 листопада 2020 року Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) внесено до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1 згідно із статтею 10 Закону України «Про нотаріат» з підстав, передбачених підпунктами «ж» та «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат».
За змістом подання міжрегіонального управління: «Підставою порушення питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1 є встановлення управлінням 20 жовтня 2020 року факту втрати з вини нотаріуса документів архіву за період з 2013 року по 2018 рік та порушення вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат».
Так, 12 жовтня 2020 року та 23 жовтня 2020 року до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) через Міністерство юстиції України надійшли скарги ОСОБА_4 щодо дій приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1. при посвідченні нею 02 березня 2018 року договору дарування частки у праві власності на житловий будинок.
Міжрегіональним управлінням листом від 13 жовтня 2020 року за вих. № 24726/06.1-34/20, на підставі частини 12 статті 8 Закону України «Про нотаріат», для повного та всебічного розгляду скарги витребувані письмові пояснення приватного нотаріуса ОСОБА_1., копії договору дарування від 02 березня 2018 року №701 та документів, на підставі яких він був посвідчений, інші документи нотаріального діловодства, що стосуються посвідчення даного правочину.
До управління 20 жовтня 2020 року за вх. № 70199/4/20 надійшли письмові пояснення позивачки, в яких вона повідомила, що надати копії договору дарування 5/12 частки у праві власності на житловий будинок АДРЕСА_1 та документів, що стали підставою для його укладання, немає можливості, у зв`язку з проведеним обшуком та виїмкою документів за період з 2013 року по 2018 рік зі справ згідно з ухвалою Печерського районного суду міста Києва від 11 лютого 2019 року (справа №757/5972/19-к) та протоколу обшуку від 13 лютого 2019 року прокурора відділу Генеральної прокуратури України В.В. Коновод і додатку до нього від 13 лютого 2019 року. Також, позивачка повідомила, що вказані документи були повернуті з Генеральної прокуратури України її представнику ОСОБА_5. для перевезення, однак документи нотаріального архіву до офісу нотаріуса не повернулися, оскільки були викрадені, у зв`язку з чим у Шевченківському відділу поліції ГУНП в Харківській області відкрито кримінальне провадження № 12019220480001977 від 23 травня 2019 року.
06 листопада 2020 року з метою з`ясування усіх обставин, було проведено оперативну нараду міжрегіонального управління за результатами розгляду скарги ОСОБА_4 , на яку була запрошена ОСОБА_1 , під час якої остання відповіла на ряд питань щодо втрати архіву за період з 2013 року по 2018 рік. 
На підставі наданих документів та пояснень ОСОБА_1 , в тому числі під час оперативної наради, управлінням було з`ясовано наступне.
Ухвалою слідчого судді Печерського районного суду м. Києва від 11 лютого 2019 року №757/5972/19-к було надано дозвіл прокурору третього відділу процесуального керівництва управління організації процесуального керівництва досудовим розслідуванням, яке здійснюється слідчими центрального апарату Державного бюро розслідувань, Департаменту організації і процесуального керівництва досудовим розслідуванням, яке здійснюється слідчим центрального апарату Державного бюро розслідувань Генеральної прокуратури України на проведення обшуку приміщень, за місцем розташування нотаріальної контори, за адресою: АДРЕСА_2 , другий поверх в літ. «А-2», що належить на праві власності ПАТ «Райффайзен Банк Аваль». 
При цьому, приміщення, в якому здійснювала приватну нотаріальну діяльність ОСОБА_1 , і в якому зберігався архів приватного нотаріуса, відповідно до договору, оренди приміщення № 4836-Н від 31 січня 2011 року та додаткової угоди до нього № 4 від 08 вересня 2017 року, є нежитловим приміщенням за адресою: АДРЕСА_2, кімн. НОМЕР_5 на першому поверсі та кімн. НОМЕР_1, НОМЕР_2 , НОМЕР_3 , НОМЕР_4 на другому поверсі двоповерхової частини 7-ми поверхової адміністративної будівлі, літ. «А-7», що перебувала на балансі Харківської дирекції Українського державного підприємства поштового зв`язку «Укрпошта». 
Відповідно до протоколу обшуку від 13 лютого 2019 року з архіву приватного нотаріуса ОСОБА_1 вилучено документи з 2013 року по 2018 рік, які містять відомості про фізичних осіб та адреси житлових комплексів, зазначених в ухвалі слідчого судді Печерського районного суду м. Києва від 11 лютого 2019 року, а саме: ЖК «Уютный дворик» за адресою: м. Харків, пров. Вишневий, 14 ; ЖК «АлексеевскиеАкварели» за адресою: м. Харків, вул. Цілиноградська, 54; ЖК «Воробьевы горы-1» за адресою: м. Харків, вул. Чернівецька, 5 ; ЖК «Воробьевы горы-2» за адресою: м.Харків, вул. Чернівецька, 5-в ; ЖК «Воробьевы горы-3» за адресою: м. Харків, пров. Шевченківський, 30-а ; ЖК «Воробьевы горы-4» за адресою: м. Харків, пров. Шевченківський, 30 ; ЖК «Воробьевы горы-5» за адресою: м. Харків, вул. Чернівецька, 3-в ; ЖК «Воробьевы горы-6» за адресою: м. Харків, пров. Шевченківський, 32 ; ЖК «Воробьевы горы-7» за адресою: м. Харків, пров. Шевченківський, 36 ; ЖК « Бестужевскиесады » за адресою: м. Харків, вул. Бестужева, 11; ЖК «Бестужевские сады-2» за адресою: м. Харків, вул. Бестужева ; ЖК « Воробьевыгоры на полях » за адресою: м. Харків, вул. Весела; ЖК «Воробьевы горы-8» за адресою: м. Харків, пров. Шевченківський , а також документи, пов`язані з діяльністю ОСОБА_7 , ОСОБА_8 , ОСОБА_9 , ОСОБА_10 .
Проте, з пояснень приватного нотаріуса ОСОБА_1 , які вона надала при проведенні оперативної наради, встановлено, що фактично, крім вищевказаних документів, з її архіву були вилучені і інші нотаріальні документи, зокрема, і примірник договору дарування частки житлового будинку від 02 березня 2018 року №701, та документи на підставі яких він посвідчений.
У протоколі обшуку від 13 лютого 2019 року зазначено про те, що ОСОБА_1 заявила, що готова добровільно видати документи та речі, зазначені в ухвалі слідчого судді, і на кожній сторінці протоколу обшуку та додатків до нього власноручно проставила свій підпис.
ОСОБА_1 не були в установленому порядку оскаржена ухвала щодо проведення обшуку та процесуальні дії прокурора.
З пояснень приватного нотаріуса ОСОБА_1., наданих під час оперативної наради, вбачається що звірка документів не проводилась ні під час вилучення документів з нотаріального архіву, ані після її проведення, переліку всіх вилучених документів вона не має. 
Зі слів приватного нотаріуса ОСОБА_1. вона повідомила керівництво Головного територіального управління юстиції у Харківській області у телефонному режимі про виїмку документів, але письмово повідомити не могла, у зв`язку з підпискою про нерозголошення відомостей досудового розслідування.
При цьому у порушення вимог абзацу другого пункту 16.2 розділу XVI Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 за № 3253/5 (зі змінами та доповненнями), копії вилучених документів в архіві нотаріуса не залишені.
ОСОБА_1 було повідомлено, що вказані документи були повернуті з Генеральної прокуратури України її представнику, адвокату ОСОБА_5., для перевезення, при цьому ці документи було викрадено, у зв`язку з чим у Шевченківському відділу поліції ГУНП в Харківській області відкрито кримінальне провадження № 12019220480001977 від 23 травня 2019 року, на підтвердження чого нею було надано копію витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань про відкрите кримінальне провадження.
Однак, під час вивчення наданого витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань було встановлено, що ОСОБА_5 22 травня 2019 року звернувся до Шевченківського відділу поліції Головного управління Національної поліції в Харківській області з повідомленням, що в період з 30 квітня 2019 року по 11 травня 2019 року не встановлені особи з гаражу, розташованого за адресою: АДРЕСА_3 , таємно викрали майно, що належить ОСОБА_5 . 
При цьому будь-яких документів, які б підтверджували зв`язок викраденого майна з гаражу та архівних документів приватного нотаріуса ОСОБА_1., останньою до управління не надані.
Під час оперативної наради ОСОБА_1 було надано копію договору про надання правової допомоги від 31 березня 2016 року на підтвердження повноважень ОСОБА_5 .
Однак, вищезазначений договір про надання правової допомоги не може вважатися документом на представництво інтересів приватного нотаріуса ОСОБА_1. з питань отримання та перевезення документів нотаріального архіву, оскільки такі дії не є правовою допомогою в розумінні Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність», тобто, вбачається, що договір на надання правової допомоги не міг взагалі уповноважувати ОСОБА_5. на отримання документів нотаріального архіву приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1.
Крім того, відповідно до вимог статей 5, 8, 14 Закону України «Про нотаріат» на нотаріуса покладено обов`язок щодо збереження документів нотаріального діловодства та архіву, оскільки саме нотаріус володіє та користується ним у зв`язку із здійсненням нотаріальної діяльності, зберігає нотаріальну таємницю.
Таким чином, приватний нотаріус ОСОБА_1. надала доступ третій особі до архівних документів, чим порушено вимоги статті 8 Закону України «Про нотаріат» щодо збереження нотаріальної таємниці. 
Під час оперативної наради також з`ясовано, що ОСОБА_1 не зверталась до будь-яких правоохоронних органів чи інших установ щодо факту втрати документів.
Приватним нотаріусом ОСОБА_1. були порушені вимоги п. 3.4 р. III Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 року № 3253/5, оскільки остання не повідомила начальнику управління юстиції та не вжила необхідних заходів для розшуку чи відновлення втрачених документів.
За результатами оперативної наради було вирішено про необхідність надання приватним нотаріусом Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1. детальних пояснень по факту обшуку, виїмки та втрати архівних документів у строк до 13 листопада 2020 року.
ОСОБА_1 надала додаткові пояснення від 06 листопада 2020 року №53/01-16, які надійшли до управління 09 листопада 2020 року за вх. № 76383/4/20, у яких зазначено, що станом на 06 листопада 2020 року їй ніякі відомості відносно кримінального провадження від 23 травня 2019 року № 12019220480001977 невідомі.
Для отримання повної та об`єктивної інформації, міжрегіональним управлінням було 27 жовтня 2020 року за вих. № 26068/06.1-25/20 направлено запит до Шевченківського відділу поліції Головного управління Національної поліції в Харківській області щодо звернення приватного нотаріуса ОСОБА_1 з приводу втрати окремих документів нотаріального діловодства (архіву) останньої, їх переліку, руху кримінальної справи №12019220480001977, у тому числі переліку вкраденого майна за вказаним кримінальним провадженням, а також 12 листопада 2020 року за вих. № 27758/06.1-25/20 направлено запит до Офісу Генерального прокурора щодо отримання інформації, на підставі яких документів були повернуті Генеральною прокуратурою України оригінали документів нотаріального діловодства (архіву) приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1, у тому числі з проханням зазначення переліку нотаріальних документів (архіву), які повернуто, з зазначенням відомостей про особу, яка була уповноважена на отримання вилучених представниками Генеральної прокуратури України документів нотаріального діловодства (архіву) та документи, які підтверджували її (його) повноваження. Однак, станом на 18 листопада 2020 року відповіді до управління не надійшли».
Судами з`ясовано, що листом Шевченківського відділу поліції Головного управління Національної поліції в Харківській області № 60/12770 від 04 грудня 2020 року повідомлено міжрегіональне управління, що в заяві ОСОБА_5. про викрадення майна не зазначено, які саме документи викрадено та в якій кількості. Разом з тим, в рамках розслідування вищевказаного кримінального провадження №12019220480001977 приватний нотаріус ОСОБА_1. про викрадення документів нотаріального діловодства (архіву) до слідчого не зверталась.
У зв`язку з вищевикладеними обставинами, Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) було направлено до Міністерства юстиції України подання №28307/06-15/20 від 18 листопада 2020 року про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1.
У зв`язку з направленням до Міністерства юстиції України вказаного подання Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) видано наказ №1593/АГ від 18 листопада 2020 року про тимчасове зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1., яким, зокрема, тимчасово зупинено нотаріальну діяльність по Харківському міському нотаріальному округу приватного нотаріуса ОСОБА_1 з 23 листопада 2020 року до розгляду Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України подання та вирішення питання по суті, але не більше як на шість місяців.
Розгляд подання було поставлено на порядок денний засідання Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, яке відбулося 18 лютого 2021 року в адміністративній будівлі Міністерства юстиції України за адресою: м. Київ, провулок Рильський. 10, каб.202.
18 лютого 2021 року Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату прийнято рішення №7, яким вирішено на підставі підпунктів «ж» й «и» п.2 ч.1 ст. 12 Закону України «Про нотаріат» анулювати свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю, видане Міністерством юстиції України 01 жовтня 1996 року №2423 на ім`я ОСОБА_1 .
Відповідно до вказаного рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату №7 від 18 лютого 2021 року Міністерством юстиції України видано наказ від 26 лютого 2021 року №775/5 «Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1 ».
На підставі вказаного наказу Міністерства юстиції України від 26 травня 2021 року №775/5 «Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1 » Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м.Харків) видано наказ №40/В від 09 березня 2021 року «Про припинення нотаріальної діяльності ОСОБА_1», яким, зокрема, припинено приватну нотаріальну діяльність приватного нотаріуса ОСОБА_1 по Харківському міському нотаріальному округу з 09 березня 2021 року та припинено дію реєстраційного посвідчення від 13 грудня 1996 року №31, повторно виданого Головним управлінням юстиції в Харківській області 10 квітня 2017 року.
Уважаючи вказані вище рішення та накази протиправними, а свої права порушеними, позивачка звернулась з цим позовом до суду.
ДЖЕРЕЛА ПРАВА Й АКТИ ЇХНЬОГО ЗАСТОСУВАННЯ 
Відповідно до частини другої   статті 19 Конституції України   органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені   Конституцією   та законами України.
Порядок правового регулювання діяльності нотаріату в Україні визначає Закон України «Про нотаріат» від 02 вересня 1993 року № 3425-XII (далі - Закон України «Про нотаріат»).
За визначенням наведеним у статті 1 Закону України «Про нотаріат»   нотаріат в Україні - це система органів і посадових осіб, на які покладено обов`язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені цим Законом, з метою надання їм юридичної вірогідності.
Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (приватні нотаріуси).
На нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах або займаються приватною нотаріальною діяльністю, законом може бути покладено вчинення інших дій, відмінних від нотаріальних, з метою надання їм юридичної вірогідності.
Згідно з частиною першою статті 2 Закону України «Про нотаріат» правовою основою діяльності нотаріату є   Конституція України, цей Закон, інші законодавчі акти України.
Статтею 2-1 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що державне регулювання нотаріальної діяльності полягає у встановленні умов допуску громадян до здійснення нотаріальної діяльності, порядку зупинення і припинення приватної нотаріальної діяльності, анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю; здійсненні контролю за організацією нотаріату, проведенням перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання   правил нотаріального діловодства; визначенні органів та осіб, які вчиняють нотаріальні дії, здійснюють контроль за організацією нотаріату, проводять перевірки організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства; визначенні ставок державного мита, яке справляється державними нотаріусами; встановленні переліку додаткових послуг правового і технічного характеру, які не пов`язані із вчинюваними нотаріальними діями, та встановленні розмірів плати за їх надання державними нотаріусами; встановленні   правил професійної етики нотаріусів.
Контроль за організацією нотаріату, перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними   порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства   здійснюються Міністерством юстиції України та його територіальними органами.
Відповідно до частини першої статті 10 Закону України «Про нотаріат» для визначення рівня професійної підготовленості осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, та вирішення питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю при Міністерстві юстиції України утворюється Вища кваліфікаційна комісія нотаріату. Персональний склад Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату затверджується наказом Міністерства юстиції України.
Частиною дев`ятою статті 10 Закону України «Про нотаріат» передбачено, що питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю розглядається Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату за поданням відповідно Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або Нотаріальної палати України у випадках, визначених цим Законом.
За приписами частини десятої статті 10 Закону України «Про нотаріат» порядок внесення відповідно Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі або Нотаріальною палатою України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його розгляд Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату встановлюється Міністерством юстиції України.
Статтею 33 Закону України «Про нотаріат» встановлено, що Міністерство юстиції України, його територіальні органи проводять перевірку організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства за певний період. Проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається, крім перевірки за зверненням фізичної чи юридичної особи в межах предмета звернення та відповідно до повноважень Міністерства юстиції України, його територіальних органів (частина перша статті 33).
У разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, порядку вчинення нотаріальних дій або неодноразових порушень правил нотаріального діловодства Міністерство юстиції України, його територіальний орган, які проводили перевірку, можуть зупинити або припинити нотаріальну діяльність приватного нотаріуса з підстав та в порядку, передбачених цим Законом (частина четверта статті 33).
У разі виявлення під час перевірки неодноразового грубого порушення порядку вчинення нотаріальних дій свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю приватного нотаріуса може бути анульовано у порядку та на підставах, передбачених цим Законом (частина п`ята статті 33).
Порядок проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства затверджується Міністерством юстиції України (частина шоста статті 33).
Відповідно до статті 10 Закону України «Про нотаріат» розроблено Порядок внесення Міністерством юстиції України, головними територіальними управліннями юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі або Нотаріальною палатою України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю та його розгляд Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 28 липня 2011 року №1904/5 (далі - Порядок №1904/5).
Пунктом 2 Порядку №1904/5 визначено, що подання Мін`юсту, територіальних органів Міністерства юстиції або Нотаріальної палати України про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю (далі - подання) вноситься до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату (далі - Комісія) не пізніше тридцяти днів з дня встановлення підстав для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, якщо інший строк не передбачено законом. 
У разі витребовування додаткової інформації такий строк може бути продовжено за вмотивованим поданням до сорока п`яти днів за погодженням начальника територіального органу Міністерства юстиції або територіального уповноваженого Нотаріальної палати України. 
Нотаріус може ознайомитися з поданням та доданими до нього матеріалами у визначеному департаменті Мін`юсту, територіальному органі Міністерства юстиції, Нотаріальній палаті України, які внесли таке Подання, з правом робити виписки та копії до винесення рішення Комісії. Подання розглядається Комісією не більше шести місяців з дня його надходження та з урахуванням строку, передбаченого пунктом 8 частини першої статті 29-1 Закону.
Подання Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції повинно містити: інформацію про наявність підстав, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону; зазначення конкретних порушень, які були допущені нотаріусом; пропозиції щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Відповідно до пункту 3 Порядку №1904/5 подання Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції повинно містити: інформацію про наявність підстав, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону; зазначення конкретних порушень, які були допущені нотаріусом; пропозиції щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Згідно з пунктом 4 Порядку №1904/5 до подання Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції додаються: засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів, на підставі яких внесено подання; доповідна записка про перевірку роботи нотаріуса; пояснення нотаріуса на предмет обставин, викладених у Поданні (у разі наявності); копії документів про зупинення нотаріальної діяльності (щодо приватного нотаріуса); копії документів, що свідчать про виявлені в діяльності нотаріуса порушення; документи, що свідчать про вжиті заходи щодо виявлених в роботі нотаріуса порушень; відповідні документи органів дізнання і слідства, прокуратури, суду тощо; засвідчена в установленому порядку копія рішення Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції про направлення до Комісії Подання, яке прийняте відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» або Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань».
Перелік документів, які додаються до подання, визначається Мін`юстом, територіальним органом Міністерства юстиції залежно від підстав, передбачених   пунктом 2   частини першої статті 12 Закону.
Відповідно до пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат»   свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю може бути анульовано Міністерством юстиції України за рішенням Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, прийнятим на підставі подання Міністерства юстиції України, його територіальних органів, у випадках: а) втрати громадянства України або виїзду за межі України на постійне проживання; б) винесення щодо нотаріуса обвинувального вироку суду, який набрав чинності; в) винесення ухвали про застосування щодо нотаріуса примусових заходів медичного характеру, що набрала законної сили; г) закриття кримінального провадження щодо нотаріуса з нереабілітуючих підстав; д) винесення рішення суду, що набрало законної сили, про обмеження дієздатності особи, яка виконує обов`язки нотаріуса, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, оголошення її померлою; е) неодноразового порушення нотаріусом законодавства або грубого порушення закону, яке завдало шкоди інтересам держави, фізичним та юридичним особам, при вчиненні нотаріальних дій та/або інших дій, покладених на нотаріуса відповідно до закону, за умови що такі порушення встановлені рішенням суду; є) невідповідності нотаріуса займаній посаді внаслідок стану здоров`я, що перешкоджає нотаріальній діяльності; ж) порушення нотаріусом вимог, передбачених   частиною четвертою   статті 3,   частиною першою   статті 8 та   статтею 9   цього Закону; з) набрання законної сили рішенням суду про порушення нотаріусом вимог законодавства при вчиненні ним нотаріальної дії; и) знищення чи втрати нотаріусом або з його вини архіву нотаріуса або окремих документів; і) неодноразового порушення нотаріусом   правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції України;
Пунктами 7 - 9 Порядку №1904/5 встановлено що попередній розгляд подання здійснюється членом комісії, якому головуючим на засіданні комісії доручаються вивчення подання і підготовка висновку за результатами розгляду матеріалів подання.
Після попереднього розгляду членом комісії подання розглядається на засіданні комісії у присутності нотаріуса, щодо якого внесено подання, представника визначеного департаменту Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції або територіального уповноваженого.
Розгляд подання на засіданні комісії розпочинається з доповіді члена комісії, який підготував висновок, після чого заслуховуються представник визначеного департаменту Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції або територіальний уповноважений та нотаріус, щодо якого складено Подання.
Приписами пункту 10 Порядку №1904/5 визначено, що на засіданні заслуховуються члени Комісії, досліджуються та аналізуються подані документи.
У разі відсутності безспірного підтвердження факту порушення закону комісія відхиляє подання.
У разі відсутності необхідної інформації стосовно обставин, викладених у поданні, або наявності додаткових відомостей комісія може перенести розгляд питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю до вирішення зазначених питань або повернути на доопрацювання до визначеного департаменту Мін`юсту, територіального органу Міністерства юстиції, Нотаріальної палати України, але не більше ніж на тридцять днів з дня його надходження та з урахуванням строку, передбаченого   пунктом 8   частини першої статті 29^-1   Закону.
Відповідно до пункту 12 Порядку №1904/5 за результатами розгляду подання комісія може ухвалити одне з таких рішень:
про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;
про відмову в анулюванні свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Рішення про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю може бути оскаржено до суду (частина друга статті 12   Закону України «Про нотаріат»).
Згідно з пунктом 14 Порядку № 1904/5 на підставі рішення комісії про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю видається відповідний наказ Міністерства юстиції України.
ПОЗИЦІЯ ВЕРХОВНОГО СУДУ
Відповідно до частини першої   статті 341 Кодексу адміністративного судочинства України суд касаційної інстанції переглядає судові рішення в межах доводів та вимог касаційної скарги, які стали підставою для відкриття касаційного провадження, та на підставі встановлених фактичних обставин справи перевіряє правильність застосування судом першої чи апеляційної інстанції норм матеріального і процесуального права.
Суд касаційної інстанції не має права встановлювати або вважати доведеними обставини, що не були встановлені у рішенні або постанові суду чи відхилені ним, вирішувати питання про достовірність того чи іншого доказу, про перевагу одних доказів над іншими, збирати чи приймати до розгляду нові докази або додатково перевіряти докази (частина друга   статті 341 Кодексу адміністративного судочинства України).
Предметом оскарження у цій справі є правомірність рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату при Міністерстві юстиції України №7 від 18 лютого 2021 року, наказу Міністерства юстиції України від 26 лютого 2021 року №775/5 «Про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, виданого на ім`я ОСОБА_1 » та наказу Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 09 березня 2021 року №40/В «Про припинення нотаріальної діяльності ОСОБА_1», згідно з якими анульовано свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю та припинено приватну нотаріальну діяльність ОСОБА_1 .
При цьому, як установлено судами попередніх інстанцій, підставою для прийняття оскаржуваних рішень та наказів слугувало подання Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20, внесене до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю №2423, виданого Міністерством юстиції України 01 жовтня 1996 року, на ім`я ОСОБА_1 .
Обґрунтовуючи свої вимоги позивачка вказала на те, що подання Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20 було внесене на розгляд Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату з порушенням вимог Порядку № 357/5, а також заперечувала допущення порушень, наведених у цьому поданні.
Задовольняючи позовні вимоги, суди першої та апеляційної інстанцій погодились з доводами позивачки про те, що направлення подання від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20 до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату було здійснене з порушенням порушення вимог Порядку № 357/5, зокрема без видання відповідного наказу про проведення перевірки, створення комісії для проведення перевірки, та як наслідок, без оформлення довідки за результатами такої перевірки. При цьому вказані порушення процедури внесення подання суди у цій справі уважали достатніми для висновку про протиправність спірних рішень відповідачів та їх скасування.
Переглядаючи оскаржувані рішення судів першої та апеляційної інстанцій в межах доводів касаційних скарг, надаючи оцінку правильності застосування цими судами норм чинного законодавства, Верховний Суд виходить з наступних міркувань.
Зокрема, щодо дотримання процедури внесення подання на розгляд Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, колегія суддів зазначає таке.
Зі змісту наведених вище положень чинного законодавства слідує, що питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю вирішується Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату на підставі подання Міністерства юстиції України, його територіального органу.
Таке подання повинно містити, зокрема інформацію про наявність підстав, визначених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат», зазначення конкретних порушень, які були допущені нотаріусом, а також пропозиції щодо анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Перелік документів, які додаються до подання, визначається Міністерством юстиції України, його територіальним органом залежно від підстав, передбачених пунктом 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат».
При цьому аналіз положень пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат», які визначають підстави для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, дозволяє виокремити дві категорії таких випадків: 
випадки, які потребують повноцінної перевірки та оцінки, та підтвердження яких результатами проведеної перевірки у порядку, визначеному статтею 33 Закону України «Про нотаріат», є важливою передумовою для внесення подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю (підпункти «е», «і» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат») та;
випадки, які мають чітку юридичну основу та можуть слугувати самостійними підставами для внесення подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, без необхідності їх перевірки у порядку, визначеному статтею 33 Закону України «Про нотаріат» (підпункти «а», «б», «в», «г», «д», «є», «ж», «з», «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат»).
Встановлення наведених вище підстав Міністерством юстиції України, територіальним органом Міністерства юстиції України можливе не лише за результатами проведеної перевірки організації діяльності нотаріуса (у тому числі за зверненнями фізичних та юридичних осіб), а і за інших обставин (у тому числі, у випадку отримання відповідних документів від органів дізнання, слідства, прокуратури, суду, пояснень самого нотаріуса тощо).
З наведеного випливає, що проведення перевірки організації діяльності нотаріуса у порядку, визначеному статтею 33 Закону України «Про нотаріат», та складення довідки за результатами її проведення не є обов`язковою передумовою для направлення подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю за встановлення органом контролю підстав, передбачених підпунктами «а», «б», «в», «г», «д», «є», «ж», «з», «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат». Вказані підстави, у разі їх встановлення Міністерством юстиції України, його територіальним органом, самостійно оцінюються та перевіряються органом контрою на предмет обґрунтованості таких підстав та підтвердження їх належними документами при вирішення питання про направлення подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату.
Повертаючись до обставин цієї справи колегія суддів зазначає, що підставою для прийняття зазначених вище рішень та наказів слугувало подання Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20 про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1 на підставі підпунктів «ж» та «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат».
Зі змісту зазначеного подання убачається, що правовою підставою для порушення питання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1 стало встановлення управлінням 20 жовтня 2020 року факту втрати з вини нотаріуса документів архіву за період з 2013 року по 2018 рік та порушення вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат».
Щодо цього судами попередніх інстанцій з`ясовано, що 12 жовтня 2020 року та 23 жовтня 2020 року до Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Харків) через Міністерство юстиції України надійшли скарги ОСОБА_4 щодо дій приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1. при посвідченні нею 02 березня 2018 року договору дарування частки у праві власності на житловий будинок.
Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Харків) у зв`язку з надходженням скарги ОСОБА_4 листом від 13 жовтня 2020 року за вих. № 24726/06.1-34/20 витребувало від приватного нотаріуса ОСОБА_1. письмові пояснення щодо підстав посвідчення договору дарування від 02 березня 2018 року №701, а також копії договору дарування від 02 березня 2018 року №701 та документи, на підставі яких він був посвідчений, а також інші документи нотаріального діловодства, що стосуються посвідчення даного правочину.
У відповідь на вказаний запит, приватний нотаріус ОСОБА_1. листом від 15 жовтня 2020 року № 45/01-16, який надійшов на адресу управління 20 жовтня 2020 року за вх. № 70199/4/20, повідомила, що не має можливості надати копії договору дарування 5/12 частки у праві власності на житловий будинок АДРЕСА_1 та документів, що стали підставою для його укладання, у зв`язку з проведеним обшуком та виїмкою документів за період з 2013 року по 2018 рік зі справ згідно з ухвалою Печерського районного суду міста Києва від 11 лютого 2019 року (справа №757/5972/19-к) та протоколу обшуку від 13 лютого 2019 року прокурора відділу Генеральної прокуратури України В.В. Коновод і додатку до нього від 13 лютого 2019 року. 
Також, позивачка повідомила, що вказані документи були повернуті з Генеральної прокуратури України її представнику ОСОБА_5. для перевезення, однак документи нотаріального архіву до офісу нотаріуса не повернулися, оскільки були викрадені, у зв`язку з чим у Шевченківському відділу поліції ГУНП в Харківській області відкрито кримінальне провадження № 12019220480001977 від 23 травня 2019 року.
06 листопада 2020 року №53/01-16 приватний нотаріус ОСОБА_1. надала додаткові пояснення, які надійшли до управління 09 листопада 2020 року за вх. № 76383/4/20, у яких зазначила, що про зникнення архіву їй стало відомо 25 травня 2019 року від адвоката ОСОБА_5., з яким остання має укладений договір про надання правової допомоги від 31 березня 2016 року. Станом на 06 листопада 2020 року жодні відомості відносно кримінального провадження від 23 травня 2019 року № 12019220480001977 їй невідомі.
З метою отримання повної та об`єктивної інформації, Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Харків) листом від 27 жовтня 2020 року за вих. № 26068/06.1-25/20 направило запит до Шевченківського відділу поліції Головного управління Національної поліції в Харківській області щодо звернення приватного нотаріуса ОСОБА_1 з приводу втрати окремих документів нотаріального діловодства (архіву) останньої, їх переліку, руху кримінальної справи №12019220480001977, у тому числі переліку вкраденого майна за вказаним кримінальним провадженням.
Крім того, листом від 12 листопада 2020 року за вих. № 27758/06.1-25/20 Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції (м. Харків) направило запит до Офісу Генерального прокурора щодо отримання інформації, на підставі яких документів були повернуті Генеральною прокуратурою України оригінали документів нотаріального діловодства (архіву) приватного нотаріуса Харківського міського нотаріального округу ОСОБА_1.
Шевченківський відділ поліції Головного управління Національної поліції в Харківській області листом від 04 грудня 2020 року № 60/12770 повідомив, що в заяві ОСОБА_5. про викрадення майна не зазначено, які саме документи викрадено та в якій кількості. Також зазначив, що в рамках розслідування вищевказаного кримінального провадження №12019220480001977 приватний нотаріус ОСОБА_1. не зверталась до слідчого із заявою про викрадення документів нотаріального діловодства (архіву).
Викладені обставини вказують на те, що виявлені підстави, передбачені підпунктами «ж» та «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат», для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1 , були встановлені Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) з письмових пояснень приватного нотаріуса, які в подальшому були підтверджені відомостями, отриманими від правоохоронних органів.
Водночас той факт, що означені письмові пояснення були отримані у ході розгляду скарг ОСОБА_4 від 12 жовтня 2020 року та 23 жовтня 2020 року, не свідчать про те, що встановлення Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) підстав для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю позивачки відбулось за результатами розгляду звернень фізичної особи, оскільки виявлені територіальним органом Міністерства юстиції за результатами отримання письмових пояснень позивачки підстави для внесення подання не стосуються предмета розгляду зазначених вище скарг.
При цьому положеннями пункту 2 Порядку № 1904/5 передбачено, що у випадку виявлення підстав для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, Міністерство юстиції України, територіальний орган Міністерства юстиції зобов`язані внести до Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату подання про анулювання свідоцтва про зайняття нотаріальною діяльністю. 
Внесення такого подання повинно бути здійснене Міністерством юстиції України, територіальним органом Міністерства юстиції не пізніше тридцяти днів з дня встановлення відповідних підстав для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Як зазначено вище, підстави для внесення згаданого вище подання були виявлені Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) з письмових пояснень позивачки 20 жовтня 2020 року (вх. № 70199/4/20).
Оскільки подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю №2423, виданого Міністерством юстиції України 01 жовтня 1996 року на ім`я ОСОБА_1 , було сформовано Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) 18 листопада 2020 року, відповідачем 2 не порушено передбачений пунктом 2 Порядку № 1904/5 тридцятиденний строк для внесення такого подання на розгляд Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату.
З урахуванням вищенаведеного, колегія суддів уважає обґрунтованими доводи касаційних скарг про те, що формування подання від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20 Східним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1 на підставі підпунктів «ж» та «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат» було здійснено відповідно до вимог Закону України «Про нотаріат» та Порядку № 1904/5.
Виходячи з цього Суд констатує, що висновки судів першої та апеляційної інстанцій про те, що направлення означеного подання відбулось з порушенням вимог Порядку № 357/5, зокрема без видання відповідного наказу про проведення перевірки, створення комісії для проведення перевірки, та як наслідок, без оформлення довідки за результатами такої перевірки, ґрунтуються на помилковій оцінці фактичних обставин справи та хибному тлумаченні положень Закону України «Про нотаріат», Порядку №357/5 та Порядку №1904/5.
При цьому варто зазначити, що висновки судів першої та апеляційної інстанцій у цій сформовано на підставі висновків Верховного Суду, викладених у постановах від 23 травня 2019 року у справі №804/243/18 та від 22 квітня 2021 року у справі №640/7675/20. 
З приводу цього колегія суддів відзначає, що висновки Верховного Суду, викладені у справах №804/243/18 та № 640/7675/20, не є релевантними до обставин цієї справи, позаяк у наведених справах Верховним Судом надавалася оцінки правомірності внесення подання на підставі підпунктів «е» та «з» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат» в разі виявлення таких підстав під час проведеної перевірки організації діяльності нотаріуса за результатами розгляду звернень фізичних осіб. 
Водночас у цій справі спірним є інше правове питання, зокрема можливість внесення подання на підставі підпунктів «ж» та «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат» в разі виявлення таких підстав під час розгляду скарги фізичної особи з пояснень самого нотаріуса та документів правоохоронних органів.
Щодо виявлених підстав для анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю позивачки, колегія суддів зазначає таке.
Відповідно до підпунктів «ж» та «и» пункту 2 частини першої статті 12 Закону України «Про нотаріат», свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю може бути анульовано Міністерством юстиції України у разі порушення нотаріусом вимог, передбачених, зокрема частиною першою статті 8 цього Закону (підпункт «ж»); знищення чи втрати нотаріусом або з його вини архіву нотаріуса або окремих документів (підпункт «и»).
За визначенням, наведеним у частині першій статті 8 Закону України «Про нотаріат» нотаріальна таємниця - це сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов`язки тощо.
В силу частини другої вказаної норми Закону України «Про нотаріат» нотаріус зобов`язаний зберігати нотаріальну таємницю, навіть якщо його діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайомленням з документами і нотаріальна дія або дія, яка прирівнюється до нотаріальної, не вчинялась. 
Особи, винні в порушенні нотаріальної таємниці, несуть відповідальність у порядку, встановленому законом (частина четверта вказаної норми Закону України «Про нотаріат»).
Також, абзацом сьомим статті 5 Закону України «Про нотаріат» закріплено, що нотаріус зобов`язаний дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення.
Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса згідно з положеннями статті 14 Закону України «Про нотаріат» є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв`язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності. 
Приватний нотаріус зобов`язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.
Як убачається з позовної заяви, позивачка доводила протиправність оскаржуваних рішень та наказів, зокрема, й тим, що не допускала порушень, наведених у поданні Східного міжрегіонального управлінням Міністерства юстиції (м. Харків) від 18 листопада 2020 року № 28307/06-15/20. 
В цьому сенсі позивачка звертала увагу, що архів приватного нотаріуса ОСОБА_1. було вивезено працівниками правоохоронних органів на підставі ухвали Печерського районного суду міста Києва від 11 лютого 2019 року у справі № 757/5972/19-к, опис таких документів не складався. В подальшому, вказані документи, після їх повернення правоохоронним органом, були викрадені з гаража адвоката ОСОБА_5. У зв`язку з викладеними обставинами, позивачка переконувала, що жодної вини приватного нотаріуса ОСОБА_1. у втраті архіву, який є власністю держави, й окремих документів немає.
Щодо порушення обов`язку стосовно збереження нотаріальної таємниці, що полягає у наданні адвокату ОСОБА_5. доступу до архівних документів, позивачка послалася на положення пункту 7 частини першої статті 20 Закону України «Про адвокатуру та адвокатську діяльність» та положення договору про надання правової допомоги від 01 червня 2018 року № 02/0601/2018, наполягаючи правомірності своїх дій та відсутності з її боку порушень в означеній частині.
Проте, вирішуючи спір по суті, суди у цій справі відповідних обставин не досліджували та не перевіряли доводи позивачки щодо обґрунтованості підстав для анулювання про право на зайняття нотаріальною діяльністю ОСОБА_1.
Колегія суддів зазначає, що встановлення вказаних вище обставин у розрізі наведених вище доводів позивачки має вирішальне значення для правильного вирішення справи.
Верховний Суд, своєю чергою, обмежений у праві додаткової перевірки зібраних у справі доказів та не може встановлювати або вважати доведеними обставини, які не були встановлені в оскаржуваній постанові (частина друга статті 341 Кодексу адміністративного судочинства України).
Враховуючи наведене, з огляду на те, що для правильного вирішення цього спору необхідно додатково дослідити докази та встановити додаткові обставини, Верховний Суд дійшов висновку про наявність підстав для нового розгляду цієї справи.
Висновки за результатами розгляду касаційної скарги.
За змістом пункту 2 частини першої статті 349 Кодексу адміністративного судочинства України суд касаційної інстанції за наслідками розгляду касаційної скарги має право скасувати судові рішення судів першої та (або) апеляційної інстанцій повністю або частково і передати справу повністю або частково на новий розгляд, зокрема за встановленою підсудністю або для продовження розгляду.
Відповідно до пункту 1 частини другої   статті 353 Кодексу адміністративного судочинства України підставою для скасування судових рішень судів першої та (або) апеляційної інстанцій і направлення справи на новий судовий розгляд є порушення норм процесуального права, на які посилається скаржник у касаційній скарзі, яке унеможливило встановлення фактичних обставин, що мають значення для правильного вирішення справи, якщо суд не дослідив зібрані у справі докази, за умови висновку про обґрунтованість заявлених у касаційній скарзі підстав касаційного оскарження, передбачених пунктами 1, 2, 3 частини другої   статті 328 цього Кодексу.
Справа направляється до суду апеляційної інстанції для продовження розгляду або на новий розгляд, якщо порушення допущені тільки цим судом. В усіх інших випадках справа направляється до суду першої інстанції (частина четверта статті 353 Кодексу адміністративного судочинства України).
Таким чином, рішення судів першої та апеляційної інстанцій підлягають скасуванню із направленням справи на новий розгляд до суду першої інстанції відповідно до вимог статті 353 Кодексу адміністративного судочинства України.
Суду першої інстанції під час нового розгляду необхідно ретельно дослідити спірні правовідносини з урахуванням викладених у цій постанові висновків і надати оцінку заявленим позовним вимогам крізь призму частини другої статті 2 Кодексу адміністративного судочинства України та з урахуванням установленого статтею 6 цього Кодексу принципу верховенства права, а також прийняти рішення та постановити рішення відповідно до вимог статті 242 Кодексу адміністративного судочинства України.
Судові витрати
З огляду на результат касаційного розгляду, судові витрати розподілу не підлягають.
Керуючись статтями 341, 345, 349, 353, 355, 356, 359 Кодексу адміністративного судочинства України, Суд
П О С Т А Н О В И В:
Касаційні скарги Міністерства юстиції України, Східного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м.Харків) задовольнити частково.
Рішення Харківського окружного адміністративного суду від 20 вересня 2021 року та постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 09 листопада 2022 року у справі №520/5445/21 скасувати.
Направити справу №520/5445/21 на новий розгляд до суду першої інстанції - Харківського окружного адміністративного суду.
Постанова набирає законної сили з дати її прийняття, є остаточною та оскарженню не підлягає.
Суддя-доповідач                                                                              А.Г. Загороднюк
судді                                                                                                   Л.О. Єресько
                                                                                                           В.М. Соколов
Повний текст постанови виготовлено та підписано - 10 жовтня 2023 року.