ПОСТАНОВА
Іменем України

03 грудня 2020 року 
Київ
справа №200/10731/19-а
адміністративне провадження №К/9901/22184/20

Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду:

головуючого судді: Губської О.А.,  
суддів: Білак М.В., Єресько Л.О., 

розглянув у порядку письмового провадження у касаційній інстанції адміністративну справу № 200/10731/19-а
за адміністративним позовом  ОСОБА_1 до Головного територіального управління юстиції у Донецькій області, третя особа: Запорізька філія державного підприємства «Національні інформаційні системи» про скасування наказу та зобов`язання вчинити певні дії, провадження в якій відкрито
за касаційною скаргою ОСОБА_1 на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 19 грудня 2019 року (головуючий суддя Голошивець І.О.) та постанову Першого апеляційного адміністративного суду від 03 березня 2020 року (колегія суддів: головуючий суддя Компанієць І.Д., судді Казначеєва Е.Г., Ястребова Л.В.), 

ВСТАНОВИВ:
І. Суть спору

1.          Позивач звернулася до суду з позовом до Головного територіального управління юстиції у Донецькій області, третя особа: Запорізька філія державного підприємства «Національні інформаційні системи», в якому просила:
1.1.          скасувати наказ №356/2 від 20 серпня 2019 року про зупинення нотаріальної діяльності позивача як приватного нотаріуса Маріупольського міського нотаріального округу в Донецькій області;
1.2.          встановити порядок виконання судового рішення, що воно є підставою для відновлення (розблокування) ДП «Національні інформаційні системи» (Запорізька філія) доступу державному реєстратору до всіх державних реєстрів;
1.3.          зобов`язати відповідача здійснити заходи щодо відновлення (розблокування) ДП «Національні інформаційні системи» (Запорізька філія) доступу державному реєстратору до всіх державних реєстрів;
1.4.          зобов`язати відповідача надати звіт про виконання судового рішення.
2.          Позов обґрунтовано тим, що 15-16 серпня 2019 року Головним територіальним управлінням юстиції у Донецькій області проведена планова виїзна перевірка ведення нотаріальної діяльності ОСОБА_1 . Позивач зазначила, що під час перевірки представникам комісії були видані всі нотаріальні документи, які ними ретельно перевірені. Однак, спірним наказом зупинена нотаріальна діяльність ОСОБА_1 в зв`язку з порушенням нею пункту 4 частини першої статті 29-1 Закону України «Про нотаріат» та пункту 22 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 лютого 2014 року №375/5 (далі - Порядок №375/5), а саме: в зв`язку з необґрунтованою відмовою нотаріуса від надання представникам відповідача документів для перевірки організації нотаріальної діяльності. Позивач вважає наказ протиправним, оскільки нею створено всі умови для проведення перевірки, надано всі необхідні документи, а також усні та письмові пояснення з питань, що стосуються предмета проведеної перевірки. Також, позивач зазначає, що голова комісії з перевірки вимагав надати засвідчені копії договорів дарування та купівлі-продажу, які вона відмовилася надавати, оскільки це суперечить діючому законодавству України.
ІІ. Рішення судів першої та апеляційної інстанцій і мотиви їх ухвалення
3.          Рішенням Донецького окружного адміністративного суду від 19 грудня 2019 року, залишеним без змін  постановою Першого апеляційного адміністративного суду від 03 березня 2020 року, у задоволенні цього позову відмовлено повністю.
3.1.          Відмовляючи у задоволенні позову суд першої інстанції, з висновком якого погодився суд апеляційної інстанції, виходив з того, що відмова позивача від надання документів була необґрунтованою, тому відповідно до пункту 4 частини першої статті 29-1 Закону України «Про нотаріат» та пункту 22 Порядку відповідач правомірно прийняв наказ про зупинення її нотаріальної діяльності як приватного нотаріуса.
ІІІ. Касаційне оскарження
4.          Не погоджуючись з вказаними рішеннями судів першої та апеляційної інстанцій, позивач звернулася з касаційною скаргою, у якій, посилаючись на неправильне застосування судами норм процесуального та матеріального права, просить скасувати ці судові рішення та постановити нове судове рішення про задоволення її позову повністю.
4.1.          В обґрунтування касаційної скарги вказує доводи, наведені нею у позовній заяві, та зазначає про помилковість, на її думку, висновків судів першої та апеляційної інстанцій, оскільки суди неправильно застосували положення пункту 4 статті 29-1 Закону України «Про нотаріат», яким зазначено, що нотаріальна діяльність приватного нотаріуса тимчасово зупиняється в разі необґрунтованої відмови приватного нотаріуса від надання документів для перевірки організації нотаріальної діяльності.
4.2.          Звертає увагу, що відповідач вимагав надання нотаріально засвідчених копій договорів дарування та купівлі-продажу третіх осіб з договорів дарування та купівлі-продажу, які знаходяться в матеріалах справ нотаріуса.
4.3.          Факт проведення повної перевірки нотаріальної діяльності та надання всіх необхідних документів підтверджує наказ №664/4 від 11 вересня 2019 року про результати перевірки, в якому не вказано, що будь-яких документів не вистачало для повного та всебічного висновку за результатами перевірки.
4.4.          Наголошує, що суди не надали правової оцінки тій обставині, що спірний наказ виданий не на підставі акту про відмову від надання необхідних документів, а на підставі службової записки начальника управління з питань нотаріату Головного територіального управління юстиції у Донецькій області від 19 червня 2019 року.
4.5.          Крім цього, вказує, що керівник управління має право прийняти рішення про тимчасове зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса тільки у випадках, передбачених частиною першою статті 29-1 Закону України «Про нотаріат», а саме: коли нотаріус не має приміщення для розміщення свого робочого місця або таке приміщення не відповідає вимогам закону до нього. Таким чином, наголошує, що в.о. начальника Головного територіального управління юстиції в Донецькій області Гудзенко Л.Г., підписавши спірний наказ, перевищила свої повноваження.
4.6.          Суди не надали оцінки обставинам, на яких відповідач прийняв рішення про відключення позивача від усіх державних реєстрів, оскільки жодної вказівки на помилки при веденні реєстрів чи на наявність скарги на дії позивача спірний наказ не містить.
4.7.          Також зазначає про порушення судом першої інстанції правил частини першої статті 258 Кодексу адміністративного судочинства України та розглянуто справу в строк, що перевищує шістдесят днів з дня постановлення ухвали про відкриття провадження у справі.
5.          Відповідач подав відзив на касаційну скаргу позивача, за змістом якого висловив незгоду з викладеними позивачем в скарзі доводами та повідомив свою думку про правильність висновків судів першої та апеляційної інстанцій щодо відсутності підстав для задоволення цього позову, просив судові рішення залишити без змін, а касаційну скаргу - без задоволення.
IV. Встановлені судами фактичні обставини справи
6.          ОСОБА_1 є приватним нотаріусом Маріупольського міського нотаріального округу Донецької області Головного територіального управління юстиції у Донецькій області.
7.          На виконання графіку проведення комплексних перевірок організації нотаріальної діяльності державних нотаріальних контор, державного нотаріального архіву, приватних нотаріусів Донецької області, додержання порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства на 2019 рік, наказом № 594/4 від 30 липня 2019 року «Про проведення планової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності, дотримання порядку вчинення    нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства приватним нотаріусом Маріупольського міського нотаріального округу ОСОБА_1 » визначено, зокрема, провести планову комплексну перевірку організації нотаріальної діяльності, дотримання порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства приватним нотаріусом Маріупольського міського нотаріального округу ОСОБА_1 15-16 серпня 2019 року та створено комісію.
8.          В ході проведення перевірки 16 серпня 2019 року на адресу ОСОБА_1 направлено запит 1 за підписом голови комісії Дундар В.В., відповідно до якого запропоновано позивачу надати до 16-30 години 16 серпня 2019 року комісії засвідчені копії документів, що підтверджують факти порушення вимог законодавства протягом перевіряє мого періоду, зокрема:
копію договору купівлі-продажу за реєстровим номером 759 від 14 грудня 2018 року; за реєстровим номером 775 від 16 листопада 2017 року; за реєстровим номером 802 від 27 листопада 2017 року; за реєстровим номером 559 від 28 серпня 2017 року; 
копії документів, що підтверджують відомості про зареєстрованих осіб і копії заяв продавця про відсутність зареєстрованих малолітніх та неповнолітніх осіб і копію дозволу органу опіки та піклування на вчинення такого правочину;
копії довідок, які нотаріус зобов`язаний видати сторонам правочину  відповідно до пункту 1.19 глави 2 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мінюсту від 22 лютого 2012 року;
копії довідок, які видаються спадкоємцям щодо переліку документів, необхідних для оформлення спадщини та видачі свідоцтва про право на спадщину, на виконання вимог пункту 3.29 глави 10 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мінюсту від 22 лютого 2012 року;
копії документів, що підтверджують факт перевірки застосування санкцій, відповідно до вимог пункту 7 глави 3 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мінюсту від 22 лютого 2012 року;
копії реєстру для реєстрації нотаріальних дій з реєстровими номерами 560 - 561, які повторюються (29 вересня 2017 року);
копію договору купівлі продажу від 29 вересня 2017 року за реєстровим номером 706 та копії документів, що підтверджують повноваження продавця та покупця;
копію договору дарування житлового будинку за р № 871 від 28 грудня 2017 року та копію заяви, що підтверджує факт відсутності зареєстрованих та проживаючих малолітніх та неповнолітніх дітей, недієздатних та обмежено дієздатних осіб, копію заяви щодо підтвердження факту особистої приватної    власності дарувальника на житловий будинок, копію заяви дарувальника від 28 грудня 2017 року, копію заяви обдарованої від 28 грудня 2017;
копію договору купівлі-продажу квартири за № 795 від 21 листопада 2017 року та копію квитанції про сплату збору на обов`язкове державне пенсійне страхування у розмірі 600,00 грн;
копію сторінок 15-20 реєстру для реєстрації нотаріальних дій за 2019 рік.
9.          У відповіді на цей запит ОСОБА_1 зазначила, що відповідно до пункту 20 Наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства» від 17 лютого 2014 року № 357/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 лютого 2014 року за № 298/25075, нотаріус не повинен видавати на руки ксерокопії документів зі справ, які стосуються майнових та немайнових прав інших людей, для зберігання або перевезення до дому, до роботи, нотаріусу не відомо. Також   зазначила, що працівники комісії управління юстиції не мають права витребовувати ці документи з архіву приватного нотаріуса, які стосуються третіх осіб з їх майновими правами до себе до дому чи до готелю, чи до роботи, їй не відомо, тому що взагалі це суперечить діючому законодавству. Працівники комісії власноруч вивчали документи, зазначені в запиті № 1 від 16 серпня 2019 року. З метою уникнення претензій третіх осіб, щодо їх майнових та немайнових прав та розголошення нотаріальної таємниці, вважає неможливим надати «з собою» працівникам управління юстиції ці документи.
10.          16 серпня 2019 року головою та членами комісії складений та підписаний Акт про відмову від надання необхідних документів на вимогу членів комісії, в якому зазначено, що приватним нотаріусом Маріупольського міського нотаріального округу ОСОБА_1 відмовлено у наданні членам комісії документів, що підтверджують факт порушення приватним нотаріусом ОСОБА_1 вимог діючого законодавства.
11.          20 серпня 2019 року  в.о. начальника Головного територіального управління юстиції у Донецькій області Гудзенко Л.Г. видано Наказ №356/2 «Про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Маріупольського міського нотаріального округу ОСОБА_1 », яким у зв`язку з необґрунтованою відмовою приватного нотаріуса від надання Головному територіальному управлінню юстиції у Донецькій області в порядку, передбаченому законом, документів для перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства, керуючись статтями 29-1, 29-2 Закону, зупинено нотаріальну діяльність приватного нотаріуса Маріупольського міського нотаріального округу ОСОБА_1 з 20 серпня 2019 року до усунення цих обставин. Підстава: службова записка начальника управління з питань нотаріату Головного територіального управління юстиції у Донецькій області №4-21/631 від 19 серпня 2019 року.
12.          Наказ прийнято відповідно до пункту 4 частини першої статті 291 Закону України «Про нотаріат», пункту 22 «Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства» затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 лютого 2014 року №375/5. 
13.          Не погоджуючись з цим наказом та вважаючи його протиправним, позивач звернулася до суду з цим позовом.
V. Релевантні джерела права й акти їх застосування
14.          Згідно з частиною другою статті 19 Конституції України, органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов`язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.
15.          Статтею 2 Кодексу адміністративного судочинства України визначено, що  завданням адміністративного судочинства є справедливе, неупереджене та своєчасне вирішення судом спорів у сфері публічно-правових відносин з метою ефективного захисту прав, свобод та інтересів фізичних осіб, прав та інтересів юридичних осіб від порушень з боку суб`єктів владних повноважень. 
16.          У справах щодо оскарження рішень, дій чи бездіяльності суб`єктів владних повноважень адміністративні суди перевіряють, чи прийняті (вчинені) вони: 1) на підставі, у межах повноважень та у спосіб, що визначені Конституцією та законами України; 2) з використанням повноваження з метою, з якою це повноваження надано; 3) обґрунтовано, тобто з урахуванням усіх обставин, що мають значення для прийняття рішення (вчинення дії); 4) безсторонньо (неупереджено); 5) добросовісно; 6) розсудливо; 7) з дотриманням принципу рівності перед законом, запобігаючи всім формам дискримінації; 8) пропорційно, зокрема з дотриманням необхідного балансу між будь-якими несприятливими наслідками для прав, свобод та інтересів особи і цілями, на досягнення яких спрямоване це рішення (дія); 9) з урахуванням права особи на участь у процесі прийняття рішення; 10) своєчасно, тобто протягом розумного строку.
17.          За приписами статті 11 Кодексу адміністративного судочинства України розгляд і вирішення справ в адміністративних судах здійснюються на засадах змагальності сторін та свободи в наданні ними суду своїх доказів і у доведенні перед судом їх переконливості.
18.          Відповідно до пункту четвертого частини першої статті 29-1 Закону України «Про нотаріат» нотаріальна діяльність приватного нотаріуса тимчасово зупиняється на час дії таких обставин: у разі необґрунтованої відмови приватного нотаріуса від надання Міністерству юстиції України, Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в порядку, передбаченому цим Законом, документів для перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства - до усунення цієї обставини.
19.          Статтею 29-2 цього Закону встановлено, що рішення про тимчасове зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса у випадках, передбачених частиною першою статті 29-1 цього Закону, приймає керівник Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
20.          Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі зобов`язані протягом трьох робочих днів з дня видання наказу про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса письмово повідомити приватного нотаріуса про зупинення його нотаріальної діяльності.
21.          Наказ про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса може бути оскаржений ним до Міністерства юстиції України або до суду.
22.          Приватний нотаріус зобов`язаний зупинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про тимчасове зупинення його нотаріальної діяльності.
23.          Згідно із статтею 33 Закону Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять перевірку організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства за певний період. Проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається, крім перевірки звернень громадян чи юридичних осіб у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
24.          Перевірка організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, крім повторних перевірок, передбачених цим Законом, проводиться не частіше одного разу на два роки виключно на робочому місці (у конторі) приватного нотаріуса з обов`язковим повідомленням його про проведення такої перевірки.
25.          Приватний нотаріус зобов`язаний надавати посадовим особам, уповноваженим проводити перевірку, відомості і документи щодо організації нотаріальної діяльності, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства.
26.          У разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса або неодноразових порушень ним правил нотаріального діловодства Міністерство юстиції   України,   Головне управління юстиції   Міністерства   юстиції України в Автономній Республіці   Крим, головні управління юстиції в областях, містах   Києві та Севастополі, які   проводили перевірку, можуть зупинити або припинити   нотаріальну діяльність   приватного нотаріуса   з   підстав   та   у порядку,   передбачених   цим   Законом.
27.          У разі виявлення під час перевірки неодноразового грубого порушення порядку вчинення нотаріальних дій свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю приватного нотаріуса може бути анульовано у порядку та на підставах, передбачених цим Законом.
28.          Порядок проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства затверджується Міністерством юстиції України.
29.          Порядок проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства затверджено наказом Міністерства юстиції України від 17 лютого 2014 року №357/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 лютого 2014 року за №298/25075 (далі - Порядок).
30.          Відповідно до пункту 2 Порядку планова перевірка - комплексна перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і виконання правил нотаріального діловодства.
31.          Відповідно до пункту 3 Порядку основними завданнями перевірки є:
1) перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, у тому числі дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса (далі - робоче місце), страхування цивільно-правової відповідальності, наявності осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів, умов зберігання архіву, печаток, штампів, спеціальних бланків нотаріальних документів тощо;
2) перевірка дотримання державними і приватними нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів (у випадках, передбачених законодавством, - копій документів), які необхідні для вчинення нотаріальних дій та долучені до примірника нотаріально оформленого документа, документів, необхідних для проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, наявність на документах необхідних реквізитів (печаток, підписів, реєстрових номерів, дати тощо);
3) перевірка дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій, у тому числі під час проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень;
4) виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, порядок вчинення нотаріальних дій та ведення нотаріального діловодства;
5) виконання державними і приватними нотаріусами обов`язку щодо підвищення професійного рівня (проходження підвищення кваліфікації, участь у конференціях і семінарах з питань права, дотримання правил професійної етики, затверджених Міністерством юстиції);
6) визначення якості нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб;
7) надання рекомендацій з усунення   причин,   унаслідок яких допущено порушення;
8) застосування до державних і приватних нотаріусів заходів реагування, передбачених законодавством, у разі виявлення під час перевірки допущених ними порушень;
9) узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень, недоліків та помилок, що допускаються державними і приватними нотаріусами;
10) розповсюдження позитивного досвіду роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.
32.          Згідно з пунктом 12 Порядку підставою для проведення планової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій і виконання правил нотаріального діловодства є графік проведення такої перевірки.
33.          Відповідно до пункту 20 Порядку під час проведення перевірки члени комісії зобов`язані бути об`єктивними та неупередженими. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної та нотаріальної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.
34.          Пунктом 22 Порядку передбачено, що відмова від надання необхідних документів на вимогу членів комісії є ухиленням від перевірки. Про ухилення від перевірки або відмову від надання необхідних документів на вимогу членів комісії складається акт, який підписується головою та членами комісії. Ухилення від перевірки або відмова від надання необхідних документів на вимогу членів комісії є підставою для застосування до таких осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.
35.          Згідно з пунктом 26 Порядку у визначений строк проведення перевірки нотаріус зобов`язаний перебувати на робочому місці відповідно до свого режиму роботи, створити умови для проведення перевірки, надати комісії всі необхідні документи та відомості, а також за потреби усні та письмові пояснення з питань, що стосуються предмета проведення перевірки.
36.          Відповідно до пункту 32 Порядку приватному нотаріусу надається право на усунення виявлених під час перевірки недоліків, якщо таке можливо безпосередньо під час перевірки. У такому разі такі недоліки у довідці про результати перевірки не зазначаються.
37.          Приписами пункту 33 Порядку встановлено, що за наслідками перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства комісія протягом п`яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки із зазначенням оцінки роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса та з викладеними у ній висновками і рекомендаціями.
Загальна оцінка роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса визначається як «добре», «задовільно», «незадовільно».
Довідка готується згідно з перевіреними достовірними фактами, що свідчать про наявність недоліків, помилок і порушень, з посиланням на норми законодавства.
За змістом довідка повинна бути вичерпною та конкретною.
38.          Пунктом 35 Порядку встановлено, що до довідки за результатами перевірки роботи нотаріальної діяльності приватного нотаріуса долучаються копії (фотокопії) документів, що підтверджують факт допущених порушень, недоліків чи помилок, пояснення та заперечення нотаріуса щодо встановлених порушень (за наявності).
У довідці також зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та у разі відмови нотаріуса надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів факт відмови має бути відображений у довідці за результатами перевірки.
39.          Згідно з пунктом 39 Порядку за результатами перевірки приватного нотаріуса, на підставі висновків комісії Міністерство юстиції, головне управління юстиції видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок.
Копія наказу направляється до виконання державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу для врахування пропозицій комісії впродовж п`яти робочих днів з дня ознайомлення з довідкою про результати проведеної перевірки та долучається до відповідного наряду державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, а також до реєстраційної справи приватного нотаріуса.
40.          Строк, який надається державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, визначається у кожному випадку окремо, але не більше одного місяця з дня отримання наказу.
Після закінчення строку, установленого для усунення порушень та помилок, завідувач державної нотаріальної контори, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус, діяльність яких перевірялась, зобов`язані письмово повідомити про заходи, які були вжиті ними для усунення цих порушень і помилок, та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо.
41.          Якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті або якщо державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, державним чи приватним нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Міністерство юстиції, територіальний орган Міністерства юстиції приймають рішення про застосування до цих осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.
VI. Позиція Верховного Суду
42.          Перевіривши доводи касаційної скарги, виходячи з меж касаційного перегляду, визначених статтею 341 Кодексу адміністративного судочинства України, а також надаючи оцінку правильності застосування судом апеляційної інстанції норм матеріального та процесуального права, Верховний Суд виходить із такого.
43.          Приписами частини першої статті 341 Кодексу адміністративного судочинства України визначено, що суд касаційної інстанції переглядає судові рішення в межах доводів та вимог касаційної скарги та на підставі встановлених фактичних обставин справи перевіряє правильність застосування судом першої чи апеляційної інстанції норм матеріального і процесуального права.
44.          Судами попередніх інстанцій встановлено, що спірні правовідносини виникли у зв?язку з прийняттям відповідачем наказу №356/2 від 20 серпня 2019 року, яким  зупинено нотаріальну діяльність позивача як приватного нотаріуса Маріупольського міського нотаріального округу в Донецькій області.
45.          Переглядаючи судові рішення судів першої та апеляційної інстанцій та вирішуючи питання щодо правильності застосування цими судами норм чинного законодавства, Верховний Суд виходить з такого.
46.          Суди попередніх інстанцій, розглядаючи цю справу, встановили, що спірний наказ прийнято відповідачем за результатами проведеної планової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності, дотримання порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил ведення нотаріального діловодства ОСОБА_1 як приватним нотаріусом Маріупольського міського нотаріального округу в Донецькій області.
47.          Також суди встановили, що вказана перевірка проводилась відповідно до Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства» від 17 лютого 2014 року № 357/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 лютого 2014 року за № 298/25075.
48.          Суди першої та апеляційної інстанції дослідили зміст наказу №356/2 від 20 серпня 2019 року та установили, що він прийнятий відповідно до пункту 4 частини першої статті 29-1 Закону України «Про нотаріат», пункту 22 «Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства» затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17 лютого 2014 року №375/5, у зв`язку з необгрунтованою відмовою приватного нотаріуса від надання Головному територіальному управлінню юстиції у Донецькій області в порядку, передбаченому цим Законом, документів для перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства. 
49.           Водночас, суди встановили, що в ході проведення перевірки 16 серпня 2019 року на адресу ОСОБА_1 направлено запит 1 за підписом голови комісії Дундар В.В., відповідно до якого позивачу запропоновано надати до 16-30 години 16 серпня 2019 року комісії засвідчені копії документів, що підтверджують факти порушення вимог законодавства протягом перевіряє мого періоду. 
50.          Також в цьому запиті міститься прохання до позивача надати письмові пояснення щодо порушень, зазначених в цьому запиті, а також попереджено про те, що відмова від надання копій необхідних документів на вимогу членів комісії є підставою застосування заходів реагування, передбачених статтею 29-1 Закону України «Про нотаріат».
51.          Виходячи з означених встановлених судами попередніх інстанцій обставин справи та, зокрема, зі змісту запиту 1, Верховний Суд констатує, що запитувані у позивача документи та пояснення по суті виявлених під час перевірки порушень витребовувались головою комісії з перевірки з метою виконання вимог пункту 33 Порядку №375/5, а саме: для  складання довідки про результати проведеної перевірки із зазначенням оцінки роботи приватного нотаріуса та з викладеними у ній висновками і рекомендаціями.
52.          Проте, зазначаючи в запиті 1 перелік виявлених під час проведеної перевірки порушень в діяльності позивача як приватного нотаріуса та перелік витребовуваних копій документів, які підтверджують ці порушення, голова комісії з перевірки фактично засвідчив здійснення такої перевірки на підставі цих наданих позивачем документів, вказавши їх у запиті доказами виявлених під час перевірки порушень.
53.          Водночас, Верховний Суд вважає, що відповідач безпідставно здійснив підміну юридичних понять, чим порушив встановлену чинним законодавством процедуру проведення перевірки та послався у запиті 1 на пункт 26 Порядку №357/5, вказавши про те, що ці документи витребовуються для проведення перевірки в той час, коли така перевірка вже була проведена. Крім цього, позивача попереджено про відповідальність передбачену статтею 29-1 Закону України «Про нотаріат» за відмову від надання документів для перевірки. 
54.          Втім, суди попередніх інстанцій не звернули увагу на вказане та помилково застосували норми права, які регулюють спірні правовідносини, у зв`язку з чим дійшли хибних висновків про правомірність посилання в означеному запиті 1 з посиланням на пункт 26 Порядку №375/5 та статтю 29-1 Закону України «Про нотаріат». 
55.          Щодо питання правомірності спірного наказу відповідача №356/2 від 20 серпня 2019 року та відповідних висновків судів першої та апеляційної інстанцій Верховний Суд зазначає таке.
56.          Суди попередніх інстанцій встановили, що перевірка, за наслідками якої відповідач прийняв спірний наказ призначена наказом №594/4 від 30 липня 2019 року.
57.          Водночас, пункт 4 цього наказу містить вимогу до голови комісії з перевірки надати довідку про результати цієї перевірки начальнику управління юстиції в строк до 23 серпня 2019 року.
58.          Проте, доказів надання такої довідки вказаній особі головою комісії у зазначений строк матеріали справи не містять.
59.          Однак, Порядком №375/5 передбачено алгоритм дій територіального органу Міністерства юстиції щодо перевірки діяльності приватного нотаріуса, результатом вчинення яких є прийняття відповідних рішень.
60.          Згідно з цим Порядком №375/5, зокрема та не виключно, для проведення перевірки утворюється комісія. 
За наслідками перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства комісія протягом п`яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки із зазначенням оцінки роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса та з викладеними у ній висновками і рекомендаціями.
Другий примірник довідки за результатами перевірки отримує приватний нотаріус, діяльність якого перевірялась.
За результатами перевірки приватного нотаріуса, на підставі висновків комісії Міністерство юстиції, територіальний орган Міністерства юстиції видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок.
Копія наказу направляється до виконання приватному нотаріусу для врахування пропозицій комісії впродовж п`яти робочих днів з дня ознайомлення з довідкою про результати проведеної перевірки.
Якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті або якщо приватним нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Міністерство юстиції, територіальний орган Міністерства юстиції приймають рішення про застосування до цих осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.
61.          Статті 29-1 та 29-2 Закону України «Про нотаріат» визначають підстави та порядок зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса. 
62.          Проте, суди попередніх інстанцій встановили, що відповідач обмежився лише витребуванням у позивача копій відповідних документів, обґрунтовуючи такі дії/вимоги пунктом 26 Порядку №357/5.
63.           Верховний Суд наголошує, що будь-яких виключень або обмежень щодо вчинення необхідних дій, прийняття рішень, які є підставою для проведення перевірки, а також оформлення результатів її проведення за наслідком перевірки діяльності приватного нотаріуса указаний Порядок №357/5 не містить.
64.          За цих обставин Верховний Суд констатує, що така недбалість відповідача як суб`єкта владних повноважень під час проведення та фіксування результатів комплексної перевірки приватного нотаріуса ОСОБА_1 , яка виразилась у недотриманні встановленого Порядком № 375/5 алгоритму дій територіального органу юстиції під час проведення такої перевірки, є критичною, оскільки вказує на порушення встановленої процедури у розумінні Порядку  №357/5.
65.          Відповідач цих обставин не спростував.
Висновок за результатами розгляду касаційної скарги 
66.          Перед усім, Верховний Суд акцентує увагу, що висновок про правомірність дій/рішень відповідача як суб`єкта владних повноважень можливий виключно за умови неухильного дотримання ним процедури здійснення контролюючих функцій, порушення якої унеможливлює залишення чинними рішень, прийнятих за її наслідками.
67.          Аналогічні висновки щодо застосування норм права у подібних правовідносинах, викладено у постановах Верховного Суду від 12 червня 2020 року у справі № 580/481/19 та від 08тлипня 2020 року № П/811/937/17.
68.          Отже, Верховний суд доходить висновку про те, що прийнявши спірний наказ відповідач порушив норми чинного законодавства України, оскільки реалізація результатів перевірки здійснена без дотримання вимог законодавства, а також з порушенням прав особи, до якої застосовано заходи реагування.
69.          Вказане є підставою для визнання оспорюваного наказу протиправним та скасування його Судом, отже свідчить про обґрунтованість відповідних вимог позивача та наявність підстав для їх задоволення.
70.          На наведені обставини суди попередніх інстанцій не звернули увагу, у зв`язку з чим дійшли помилкового висновку про відмову у задоволенні вказаної позовної вимоги.
71.          Втім, Верховний Суд вказує про відсутність правових підстав для задоволення решти вимог позивача, оскільки останні стосуються процесуальних питань порядку виконання судового рішення та під час вирішення цієї справи є передчасними.  
72.          Таким чином, доводи касаційної скарги спростовують висновки судів попередніх інстанцій в означеній частині та приймаються Судом як належні.
73.          При цьому Верховний Суд враховує, що ухвалюючи оскаржувані судові рішення в цій справі та відмовляючи у задоволенні позову повністю, суди першої та апеляційної інстанції повно встановили обставини справи, але допустили неправильне застосування норм матеріального права, що призвело до ухвалення незаконних рішень.
74.          Статтею 351 Кодексу адміністративного судочинства України визначає підстави для скасування судових рішень повністю або частково і ухвалення нового рішення у відповідній частині або зміни рішення.
75.          Відповідно до частини першої статті 351 Кодексу адміністративного судочинства України, підставами для скасування судових рішень повністю або частково і ухвалення нового рішення або зміни рішення у відповідній частині є неправильне застосування норм матеріального права або порушення норм процесуального права.
76.          Таким чином, відповідно до повноважень, наданих статтею 349 Кодексу адміністративного судочинства України, Верховний Суд вважає необхідним скасувати вказані судові рішення та ухвалити нове рішення, яким задовольнити адміністративний позов частково.
VIІ. Судові витрати
77.          З огляду на результат касаційного розгляду та наявність документально підтверджених понесених позивачем судових витрат в розмірі 1548,80 грн, пов`язаних із сплатою судового збору, ці судові витрати підлягають розподілу Судом за правилами статті 139 Кодексу адміністративного судочинства України, а саме: пропорційно до розміру задоволених позовних вимог. Оскільки з трьох вимог позову Суд дійшов висновку про наявність підстав для задоволення однієї вимоги, тому на користь позивача належить стягнути 516,27 грн (1548,80 грн/3 вимоги позову).
Керуючись статтями 3, 341, 345, 349, 351, 355, 356, 359 Кодексу адміністративного судочинства України, Верховний Суд
ПОСТАНОВИВ:
1.          Касаційну скаргу ОСОБА_1 на рішення Донецького окружного адміністративного суду від 19 грудня 2019 року та постанову Першого апеляційного адміністративного суду від 03 березня 2020 року задовольнити частково.
2.          Рішення Донецького окружного адміністративного суду від 19 грудня 2019 року та постанову Першого апеляційного адміністративного суду від 03 березня 2020 року скасувати.
3.          Ухвалити нове судове рішення, яким адміністративний позов ОСОБА_1 до Головного територіального управління юстиції у Донецькій області, третя особа: Запорізька філія державного підприємства «Національні інформаційні системи» про скасування наказу та зобов`язання вчинити певні дії задовольнити частково.
4.          Визнати протиправним і скасувати наказ Головного територіального управління юстиції у Донецькій області №356/2 від 20 серпня 2019 року про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса Маріупольського міського нотаріального округу в Донецькій області  ОСОБА_1 .
5.          В іншій частині позовних вимог відмовити.
6.          Стягнути з Головного територіального управління юстиції у Донецькій області (84301, Донецька область, м. Краматорськ, вул. Ярослава Мудрого, 39/3, код ЄДРПОУ 34898944) за рахунок бюджетних асигнувань шляхом безспірного списання на користь ОСОБА_1 (  АДРЕСА_1 , паспорт НОМЕР_1 ) сплачений нею судовий збір за подання касаційної скарги в розмірі 516 (п?ятсот шістнадцять)  гривень 27 копійок.
Постанова набирає законної сили з дати її прийняття, є остаточною та оскарженню не підлягає.

Головуючий                                                                                                О. А. Губська

Судді                                                                                                             М.В. Білак

                                                                                                        Л.О. Єресько