ПОСТАНОВА
Іменем України

31 липня 2018 року 
Київ
справа №815/2176/17
адміністративне провадження №К/9901/23858/18

Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду:
головуючого судді (судді-доповідача) -                                                   Данилевич Н.А.,
суддів -                                                                                                                                                                                                                                           Бевзенка В. М., 
                                                                                                                                                                                                                                                                                    Шарапи В.М.,

розглянувши в порядку письмового провадження 
касаційну скаргу Головного територіального управління юстиції в Одеській області на постанову Одеського окружного адміністративного суду від 19 серпня 2017 року (суддя - Аракелян М.М.) та ухвалу Одеського апеляційного адміністративного суду від 12 грудня 2017 року (головуючий суддя - Семенюк Г.В., судді - Потапчук В.О., Шляхтицький О.І.) у справі 
за позовом ОСОБА_2
до Головного територіального управління юстиції в Одеській області
про визнання неправомірним та скасування наказу, -
в с т а н о в и в :
І. ІСТОРІЯ СПРАВИ
Короткий зміст позовних вимог
1.          У квітні 2017 року ОСОБА_2 (далі - ОСОБА_2) звернулась до Одеського окружного адміністративного суду з позовом до Головного територіального управління юстиції в Одеській області (далі - ГТУЮ в Одеській області) про визнання неправомірним та скасування наказу ГТУЮ в Одеській області №74-дв від 17 жовтня 2016 року про притягнення ОСОБА_2 до дисциплінарної відповідальності.
2.          Обґрунтовуючи позов ОСОБА_2 зазначила, що спірним наказом її було притягнуто до дисциплінарної відповідальності за неналежне виконання обов'язків та оголошено догану. У спірному наказі вказано про порушення ОСОБА_2 абзацу 7 ст.5 Закону України «Про нотаріат», але ця норма закону не визначає види дисциплінарних порушень та відповідальність за їх вчинення державним нотаріусом. Законом України «Про нотаріат» не врегульовано питання відповідальності за порушення трудової дисципліни. Також п.3.1 розділу ІІІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010р. №3253/5, на який є посилання в спірному наказі, не регулює питання трудової дисципліни та відповідальності за її порушення державним нотаріусом. Крім того, при прийнятті спірного наказу не вивчалися та не враховувалися обставини щодо стажу роботи на посаді, відсутність та/або наявність дисциплінарних стягнень за період роботи, правомірність вимог заявниці ОСОБА_3
3.          Ухвалою Одеського окружного адміністративного суду від 14 червня 2017 року залишено без задоволення клопотання представника Головного територіального управління юстиції в Одеській області про залишення позовної заяви без розгляду, визнано поважними причини пропуску ОСОБА_2 строку звернення до адміністративного суду з позовом.
4.          При вирішенні питання про визнання поважними причин пропуску строку звернення до адміністративного суду, суд першої інстанції зазначив, що спірним наказом від 17.10.2016 року ОСОБА_2 було ознайомлено 25.10.2017 року, що підтверджується її особистим підписом. Не погодившись з наказом від 17.10.2016 року, позивачка 25.01.2017 року звернулась до Малиновського районного суду з позовом до Головного територіального управління юстиції в Одеській області про визнання протиправним та скасування наказу від 17.10.2016 року. 26.01.2017 року ухвалою Малиновського районного суду м. Одеси відмовлено у відкритті провадження у справі за позовною заявою ОСОБА_2 до Головного територіального управління юстиції в Одеській області про визнання дій протиправними, оскільки справа не підлягає розгляду в порядку цивільного судочинства, а її вирішення належить до юрисдикції адміністративних судів. Не погоджуючись з ухвалою Малиновського районного суду від 26.01.2017 року ОСОБА_2, скористалась своїм правом на її оскарження до апеляційного суду Одеської області. Ухвалою апеляційного суду Одеської області від 27.03.2017 року апеляційну скаргу ОСОБА_2 відхилено, ухвалу Малиновського районного суду м. Одеси від 26.01.2017 року залишено без змін. Копію ухвали від 27.03.2017 року апеляційного суду Одеської області позивачка отримала 03.04.2017 року, що підтверджується довідкою від 05.04.2017 року апеляційного суду Одеської області. Суд дійшов висновку, що очікування результатів вирішення питання щодо суду належної юрисдикції, який має розглядати спір, свідчить про поважність причин пропуску строку звернення до адміністративного суду.
Короткий зміст рішення суду першої інстанції
5.          Постановою Одеського окружного адміністративного суду від 19 серпня 2017 року адміністративний позов задоволено, визнано протиправним та скасовано наказ Головного територіального управління юстиції в Одеській області №74-дв від 17 жовтня 2016 року «Про притягнення ОСОБА_2 до дисциплінарної відповідальності».
6.          Задовольняючи адміністративний позов, суд першої інстанції зазначив, що спірний наказ прийнято у зв'язку з порушенням позивачем абзацу 7 ст.5 Закону України «Про нотаріат», за якою нотаріус зобов'язаний дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву     нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення. Лист державного нотаріуса від 11.08.2016р. №2700/02-14 є документом нотаріального діловодства, оскільки стосується витребовування документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії. Оскаржуваний наказ не містить обставин, які б свідчили про порушення, пов'язані з організацією загального і нотаріального діловодства у державній нотаріальній конторі. При накладенні дисциплінарного стягнення Головним територіальним управлінням юстиції в Одеській області не в повній мірі були досліджені обставини справи, не було враховано ступінь тяжкості вчиненого проступку і заподіяну ним шкоду, обставини, за яких вчинено проступок, і попередню роботу працівника. Громадянка ОСОБА_3 звернулася до Головного територіального управління юстиції в Одеській області зі скаргою 22.08.2016 року, а спірний наказ було видано лише 17.10.2016 року, тобто зі спливом місячного терміну з дня виявлення проступку. Дисциплінарне стягнення на ОСОБА_2 було накладено за результатами розгляду скарги ОСОБА_3 від 22.08.2016р. не по суті порушених у скарзі питань, тобто з порушенням вимог ст.ст.16, 19, 20 ЗУ «Про звернення громадян», а отже відповідний наказ не може бути визнаний законним та обґрунтованим.
Короткий зміст рішення суду апеляційної інстанції
7.          Не погоджуючись з таким судовим рішенням, відповідач подав апеляційну скаргу, в якій просив скасувати рішення суду першої інстанції та прийняти нове рішення, яким відмовити у задоволені позову повністю.
8.          Постановою Одеського апеляційного адміністративного суду від 12 грудня 2017 року апеляційну скаргу ГТУЮ в Одеській області залишено без задоволення, а постанову суду першої інстанції залишено без змін.                                                              
9.          Апеляційний суд, залишаючи рішення суду першої інстанції без змін, погодився з висновками суду першої інстанції та зазначив, що спірний наказ № 74-дв від 17 жовтня 2016 року не містить визначення підстав для притягнення ОСОБА_2 до відповідальності, встановлених Посадовою інструкцією завідувача державною нотаріальною конторою.
Короткий зміст вимог касаційної скарги та відзиву (заперечень)
10.          ГТУЮ в Одеській області (далі - скаржник) у лютому 2018 року звернулось до Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду з касаційною скаргою на постанову Одеського окружного адміністративного суду від 19 серпня 2017 року та ухвалу Одеського апеляційного адміністративного суду від 12 грудня 2017 року.
11.          В касаційній скарзі скаржник, посилаючись на порушення судами норм матеріального та процесуального права, просить скасувати постанову Одеського окружного адміністративного суду від 19 серпня 2017 року та ухвалу Одеського апеляційного адміністративного суду від 12 грудня 2017 року і прийняти нове рішення, яким відмовити у задоволені позову повністю. 
12.          В обґрунтування поданої касаційної скарги скаржник зазначив, що він не порушував вимоги Закону України «Про звернення громадян», оскільки термін розгляду скарги ОСОБА_3 щодо організації загального та нотаріального діловодства в Четвертій одеській державній нотаріальні конторі було продовжено на підставі ст.20 цього Закону. Державні нотаріуси несуть дисциплінарну відповідальність за загальними нормами трудового законодавства, які передбачені ст.ст. 147-149 КЗпП України та за спеціальним законодавством згідно Закону України «Про нотаріат». Посилається на те, що днем виявлення проступку є дата висновку за результатами проведеної перевірки, а саме - доповідна записка начальника відділу з питань нотаріату ГТУЮ в Одеській області від 07.10.2016р. №23678/04-24, а тому скаржником не порушено строки притягнення ОСОБА_2 до дисциплінарної відповідальності. Крім того, зазначає, що під час розгляду справи судом першої інстанції відповідач не був належним чином повідомлений про судове засідання від 16.08.2017р. та про подальший розгляд справи в порядку письмового провадження. Вважає, що доводи ОСОБА_2 про обставин пропуску строку звернення до адміністративного суду є необґрунтованими та безпідставними.
13.          Ухвалою Верховного Суду від 30 липня 2018 року зазначену адміністративну справу призначено до розгляду.
II. ФАКТИЧНІ ОБСТАВИНИ СПРАВИ
14.           22 серпня 2016 року на адресу ГТУЮ в Одеській області надійшла скарга громадянки ОСОБА_3, в якій вона просила, серед іншого, прийняти міри щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності завідуючого Четвертої державної нотаріальної контори Одеської області ОСОБА_2, стверджуючи, що 18.08.2016р. ОСОБА_2 відмовила їй у поверненні помилково надісланого ОСОБА_3 листа, привласнила цей лист та в подальшому зловживала владою та своїм посадовим становищем в ході вирішення питання надання запитаної ОСОБА_3 публічної інформації.
15.          Скарга ОСОБА_3, що зареєстрована відповідачем 22.08.2016р., стосовно дій завідувача ОСОБА_4, була подана у зв'язку із суперечкою, що виникла при зверненні ОСОБА_3 до позивача з приводу повернення їй листа від 11.08.2016р. №2700/02-14, що   помилково був надісланий на її адресу з питання спадкової справи ОСОБА_5 внаслідок помилки виконавця при підготовці проекту листа (ОСОБА_6), підписаного ОСОБА_4 як завідувачем державною нотаріальною конторою.
16.          Під час розгляду скарги ОСОБА_3 відповідачем були відібрані пояснення завідуючої Четвертої Одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_2 та ОСОБА_6, яка працює консультантом Четвертої одеської державної нотаріальної контори.
17.          Згідно письмових пояснень ОСОБА_4 під час прийому 18.08.2016р. до неї звернулась ОСОБА_3 з листом-повідомленням Четвертої Одеської державної нотаріальної контори про відкриття спадкової справи до майна померлого 18.07.2016р. ОСОБА_7 та необхідності подачі нотаріально засвідченої заяви. Взявши вказаного листа позивач підняла спадкову справу, яка зберігалась в іншому кабінеті. Після вивчення документів спадкової справи ОСОБА_4 дійшла висновку, що в результаті прикрого непорозуміння лист помилково направлений ОСОБА_3, оскільки ніяких відомостей про неї в спадковій справі не було. Але, незважаючи на цей факт, позивач запитала у ОСОБА_3 ким вона є померлому, на що знітившись, ОСОБА_3 повідомила, що він її далекий родич. Враховуючи цю інформацію, ОСОБА_4 роз'яснила, що заява надійшла від спадкоємця першої черги тому права на спадщину у далеких родичів не виникає. Позивач вказала, що вона вибачилась перед ОСОБА_3 за прикру помилку і за те, що вона була змушена прийти до нотаріальної контори. Після цього ОСОБА_3 пішла і не вимагала ніяких інших пояснень. Лист на її ім'я позивач розірвала та викинула у смітник і пішла в кабінет до консультантів щоб встановити, яким чином виникла така ситуація. Так до Четвертої одеської держнотконтори 17.03.2016 р. надійшла заява від ОСОБА_3 про прийняття спадщини до майна померлого ІНФОРМАЦІЯ_1 «чоловіка ОСОБА_8». На її адресу було направлено 22.03.2016р. за вих. № 875/02-14 листа про необхідність подання такої заяви, справжність підпису під якою буде нотаріально засвідчено. Макет цього листа було використано консультантом для підготовки відповіді ОСОБА_5 на заяву про прийняття спадщини до майна померлого 08.07.2016р. ОСОБА_7 Адресат в листі не був замінений на ОСОБА_5 Обидва примірники вказаного листа були підписані позивачкою, але після перевірки верхній лист на ім'я ОСОБА_3 було виправлено і повернуто консультанту для виправлення. Після зміни в листі-повідомлені адресата на ОСОБА_5 позивачем були передані підписані два примірника для відправлення консультантом ОСОБА_6 помилково були законвертовані обидва листи з однаковою інформацією та направлені один ОСОБА_5, а другий (на ім'я ОСОБА_3 помилково) на адресу ОСОБА_3 Через деякий час до кабінету позивача знову прийшла ОСОБА_3 та спитала про лист на що їй було повідомлено, що вказаного листа немає, а інформація, яка була в ньому її не стосується.
18.          Згідно письмових пояснень консультанта Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_6 від 05.08.2016 року, нею було заведено спадкову справу до майна померлого ІНФОРМАЦІЯ_2 гр. ОСОБА_7 на підставі поштового листа від ОСОБА_5 - заяви про прийняття спадщини після померлого дідуся. В зазначених випадках вона зазвичай пише лист-повідомлення про заведення спадкової справи до майна померлого з певним переліком оригіналів документів з якими необхідно з'явитися до державної нотаріальної контори. В її комп'ютері на робочому столі є спеціальна папка «Листи громадянам», де зберігаються усі відповіді спадкоємцям померлих громадян стосовно прийняття спадщини. Таким чином, кожного разу, коли надходять нові листи, вона має можливість, при відповіді, просто скористатися «макетом» готової відповіді зі зміною адресата, дати та ПІБ померлого. При відповіді на лист ОСОБА_5 ОСОБА_6 скористалася відповіддю на лист ОСОБА_3 про прийняття спадщини після померлого ІНФОРМАЦІЯ_1 гр. ОСОБА_8. Та, нажаль, була неуважна в зміні адресата. Так як усі відповіді на поштову кореспонденцію, перед тим як відправити по почті, підписує завідувач - її помилка була виявлена ОСОБА_2 після того як лист був підписаний. Після чого ОСОБА_6 виправила помилку. Але у зв'язку з великим об'ємом роботи та напливом великої кількості клієнтів в той день ОСОБА_6 знову зробила помилку - при пакетуванні в конверти листів в результаті були відправлені обидва листа - до законної спадкоємиці і до ОСОБА_3
19.          За результатами розгляду скарги громадянки ОСОБА_3 щодо організації загального і нотаріального діловодства в Четвертій Одеській державній нотаріальній конторі та матеріалів перевірки за вказаними у скарзі фактами, заступником начальника відділу з питань нотаріату Головного територіального управління юстиції в Одеській області Бодачевською О.В. було складено доповідну записку «щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності» від 10.10.2016 року №23678/04-24.
20.          У вказаній записці зазначено, що в ході перевірки скарги громадянки ОСОБА_3 було встановлено, що 11.08.2016 року ОСОБА_6, яка працює консультантом Четвертої одеської державної нотаріальної контори та виконує роботу з підготовки проектів документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, реєструє вхідну та вихідну кореспонденцію, ознайомившись із змістом заяви ОСОБА_5 про прийняття спадщини після померлого ОСОБА_7, підготувала та надала на підпис завідувачу Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_2 лист із зазначенням невірного змісту в реквізиті «Адресат». Замість ОСОБА_5 була зазначена ОСОБА_3 та адреса місця проживання останньої. Лист зазначеного змісту був підписаний завідувачем Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_2 та надісланий на адресу ОСОБА_3 Внаслідок зазначених дій консультанта ОСОБА_6 та завідувача державної нотаріальної контори ОСОБА_2, ОСОБА_3 25.08.2016 року звернулась до Четвертої одеської державної нотаріальної контори із заявою про прийняття спадщини після ОСОБА_7, а в подальшому була змушена встановлювати всі обставини, які призвели до отримання нею зазначеного листа, внаслідок чого погіршився стан її здоров'я. 22.08.2016 року ОСОБА_3 звернулась до Головного територіального управління юстиції в Одеській області зі скаргою. Вищезазначені дії завідувача Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_4 є порушенням абзацу 7 ст.5 Закону України «Про нотаріат», відповідно до якого нотаріус зобов'язаний дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства. Згідно з п.3.1 розділу III Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, відповідальними за організацію загального і нотаріального діловодства у конторі, архіві є завідувачі. Крім того, в діях консультанта Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_6 вбачається недбале ставлення до виконання своїх посадових обов'язків, визначених посадовою інструкцією, затвердженою наказом завідувача Четвертої державної нотаріальної контори № 3/01-04 від 25.08.2015 року.
21.          Згідно вказаної доповідної записки запропоновано Управлінню кадрової роботи та державної служби ГТУЮ в Одеській області розглянути питання щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності завідувача Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_2 за неналежну організацію нотаріального діловодства в державній нотаріальній конторі та щодо притягнення до дисциплінарної відповідальності консультанта Четвертої одеської державної нотаріальної контори ОСОБА_6 за недбале ставлення до виконання своїх посадових обов'язків.
22.          На підставі доповідної записки заступника начальника відділу з питань нотаріату ГТУЮ в Одеській області Бодачевської О.В. від 10.10.2016 року №23678/04-24 та пояснень ОСОБА_2 Головним територіальним управлінням юстиції в Одеській області було прийнято наказ від 17.10.2016 року №74-дв «Про притягнення до дисциплінарної відповідальності ОСОБА_2», відповідно до якого, враховуючи вимоги ст.ст. 147-149 Кодексу законів про працю України, вирішено ОСОБА_2, завідувача Четвертої одеської державної нотаріальної контори, за неналежне виконання своїх службових обов'язків притягнути до дисциплінарної відповідальності - оголосити догану.
23.          Підстави для відповідальності завідуючого державною нотаріальною конторою встановлені розділом 3 «Відповідальність» Посадової інструкції завідувача Четвертої Одеської державної нотаріальної контори, затвердженої заступником начальника ГУЮ в Одеській області Продіусом К.В. 07 травня 2010 року, відповідно до якого завідуюча відповідно до чинного законодавства несе відповідальність за невиконання чи неналежне виконання службових обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав; порушення чинного законодавства при забезпеченні нотаріальними послугами громадян, підприємств, установ та організацій, при надані додаткових послуг правового та технічного характеру; не належні облік та зберігання нотаріальних документів, печатки, штампів, спеціальних бланків нотаріальних документів, матеріальних цінностей; порушення присяги нотаріуса, обмежень, встановлених ст..3,9 Закону України «Про нотаріат»; порушень правил внутрішнього трудового розпорядку, затверджених Головним управлінням юстиції. Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних або недбалих дій завідувача (державного нотаріуса) відшкодовується в порядку, передбаченому законодавством.
24.          Оскаржуваний наказ № 74-дв від 17 жовтня 2016 року не містить визначення підстав для притягнення ОСОБА_2 до відповідальності, встановлених Посадовою інструкцією завідувача державною нотаріальною конторою.
ІІІ. ДЖЕРЕЛА ПРАВОВОГО РЕГУЛЮВАННЯ (в редакції, чинній на час виникнення спірних правовідносин)
25.          Стаття 2-1 Закону України від 02 вересня 1993 року №3425-XII «Про нотаріат»: державне регулювання нотаріальної діяльності полягає у встановленні умов допуску громадян до здійснення нотаріальної діяльності, порядку зупинення і припинення приватної нотаріальної діяльності, анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю; здійсненні контролю за організацією нотаріату, проведенням перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства; визначенні органів та осіб, які вчиняють нотаріальні дії, здійснюють контроль за організацією нотаріату, проводять перевірки організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства; визначенні ставок державного мита, яке справляється державними нотаріусами; встановленні переліку додаткових послуг правового і технічного характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, та встановленні розмірів плати за їх надання державними нотаріусами; встановленні правил професійної етики нотаріусів. Контроль за організацією нотаріату, перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства здійснюються Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
26.          Частина 1 статті 3 Закону України «Про нотаріат»: нотаріус - це уповноважена державою фізична особа, яка здійснює нотаріальну діяльність у державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві або незалежну професійну нотаріальну діяльність, зокрема посвідчує права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняє інші нотаріальні дії, передбачені законом, з метою надання їм юридичної вірогідності, а також здійснює функції державного реєстратора прав на нерухоме майно у порядку та випадках, встановлених Законом України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень».
27.          Абзац сьомий статті 5 Закону України «Про нотаріат»: нотаріус зобов'язаний: дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення.
28.          Стаття 17 Закону України «Про нотаріат»: державні нотаріальні контори створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджуються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати. Державна нотаріальна контора є юридичною особою, яка створюється та реєструється у встановленому законом порядку. Очолює державну нотаріальну контору завідуючий, який призначається із числа осіб, які мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю. Призначення на посаду державного нотаріуса і завідуючого державною нотаріальною конторою та звільнення з посади провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
29.          Стаття 18 Закону України «Про нотаріат»: міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять перевірку організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів. Порядок проведення перевірки, передбаченої частиною першою цієї статті, затверджується Міністерством юстиції України.
30.          Абзац четвертий пункту 2.4 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010р. №3253/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 23 грудня 2010 р. за № 1318/18613: нотаріальне діловодство включає: складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги.
31.          Пункт 3.1 Правил №3253/5: відповідальними за організацію загального і нотаріального діловодства та архіву (далі - діловодство) у конторі, архіві є завідувачі. Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ. В односкладовій конторі відповідальним за організацію діловодства та архіву є завідувач державної нотаріальної контори. Державні нотаріуси багатоскладової контори, архіву є відповідальними за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні.
32.          Пункт 1 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014р. №357/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 лютого 2014р. за № 298/25075 (далі - Порядок №357/5): цей Порядок визначає механізм здійснення Міністерством юстиції України (далі - Міністерство юстиції), Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне управління юстиції) перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства.
33.          Абзац четвертий пункту 2 Порядку №357/5: позапланова перевірка - не запланована Міністерством юстиції, головним управлінням юстиції комплексна, цільова або контрольна перевірка організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ними правил нотаріального діловодства, а також перевірка за зверненнями фізичних і юридичних осіб.
34.          Пункт 14 Порядку №357/5: перевірка за зверненнями фізичних та юридичних осіб проводиться у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції, головного управління юстиції шляхом витребування від державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації, та письмових пояснень нотаріуса або з виїздом за місцезнаходженням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, робочого місця приватного нотаріуса.
35.          Пункт 33 Порядку №357/5: за наслідками перевірки організації роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства комісія протягом п'яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки із зазначенням оцінки роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса та з викладеними у ній висновками і рекомендаціями. Загальна оцінка роботи державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса визначається як «добре», «задовільно», «незадовільно». Довідка готується згідно з перевіреними достовірними фактами, що свідчать про наявність недоліків, помилок і порушень, з посиланням на норми законодавства. За змістом довідка повинна бути вичерпною та конкретною.
36.          Пункт 38 Порядку №357/5: один примірник довідки за результатами перевірки подається начальнику головного управління юстиції, який приймає рішення про способи реалізації висновків та пропозицій за результатами комплексної, цільової, контрольної перевірки, а другий примірник отримують завідувач державної нотаріальної контори, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус, діяльність яких перевірялась.
37.          Пункт 39 Порядку №357/5: за результатами перевірки державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса, на підставі висновків комісії Міністерство юстиції, головне управління юстиції видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок. Копія наказу направляється до виконання державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу для врахування пропозицій комісії впродовж п'яти робочих днів з дня ознайомлення з довідкою про результати проведеної перевірки та долучається до відповідного наряду державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, а також до реєстраційної справи приватного нотаріуса.
38.          Пункт 41 Порядку №357/5: строк, який надається державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву, приватному нотаріусу для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, визначається у кожному випадку окремо, але не більше одного місяця з дня отримання наказу. Після закінчення строку, установленого для усунення порушень та помилок, завідувач державної нотаріальної контори, завідувач державного нотаріального архіву, приватний нотаріус, діяльність яких перевірялась, зобов'язані письмово повідомити про заходи, які були вжиті ними для усунення цих порушень і помилок, та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо.
39.          Пункт 43 Порядку №357/5: якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті або якщо державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, державним чи приватним нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Міністерство юстиції, головне управління юстиції приймають рішення про застосування до цих осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.
40.          Стаття 140 Кодексу законів про працю України: Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи, свідомим ставленням до праці, методами переконання, виховання, а також заохоченням за сумлінну працю. У трудових колективах створюється обстановка нетерпимості до порушень трудової дисципліни, суворої товариської вимогливості до працівників, які несумлінно виконують трудові обов'язки. Щодо окремих несумлінних працівників застосовуються в необхідних випадках заходи дисциплінарного і громадського впливу.
41.          Стаття 147 Кодексу законів про працю України: за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано тільки один з таких заходів стягнення: 1) догана; 2) звільнення. Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення.
42.          Стаття 147-1 Кодексу законів про працю України: дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду) даного працівника. На працівників, які несуть дисциплінарну відповідальність за статутами, положеннями та іншими актами законодавства про дисципліну, дисциплінарні стягнення можуть накладатися також органами, вищестоящими щодо органів, вказаних у частині першій цієї статті. Працівники, які займають виборні посади, можуть бути звільнені тільки за рішенням органу, який їх обрав, і лише з підстав, передбачених законодавством.
43.          Стаття 149 Кодексу законів про працю України: до застосування дисциплінарного стягнення власник або уповноважений ним орган повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення. При обранні виду стягнення власник або уповноважений ним орган повинен враховувати ступінь тяжкості вчиненого проступку і заподіяну ним шкоду, обставини, за яких вчинено проступок, і попередню роботу працівника. Стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.
44.          Частина 1 статті 19 Закону України від 02 жовтня 1996 року №393/96-ВР «Про звернення громадян»: органи державної влади і місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, об'єднання громадян, засоби масової інформації, їх керівники та інші посадові особи в межах своїх повноважень зобов'язані:об'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти заяви чи скарги;  &?у;…&?я; вирішувати питання про відповідальність осіб, з вини яких було допущено порушення. &ls;…&gs;
ІV. ПОЗИЦІЯ ВЕРХОВНОГО СУДУ
45.          Вирішуючи питання про обґрунтованість поданої касаційної скарги, Верховний Суд виходить з наступного.
46.          Суд касаційної інстанції наголошує на тому, що перегляд судових рішень здійснюється в межах доводів та вимог касаційної скарги, перевірка правильності застосування судом першої чи апеляційної інстанції норм матеріального і процесуального права - на підставі встановлених фактичних обставин справи (частина 1 статті 341 КАС України).
47.          Суд касаційної інстанції не має права встановлювати або вважати доведеними обставини, що не були встановлені у рішенні або постанові суду чи відхилені ним, вирішувати питання про достовірність того чи іншого доказу, про перевагу одних доказів над іншими, збирати чи приймати до розгляду нові докази або додатково перевіряти докази (ч. 2 ст. 341 КАС України).
48.          Оскільки ОСОБА_2 притягнута до дисциплінарної відповідальності за неналежну організацію нотаріального діловодства, до спірних правовідносин підлягають застосуванню законодавчі приписи ст.18 Закону України «Про нотаріат» та Порядку №357/5, який, зокрема, визначає механізм здійснення головними управліннями юстиції в областях перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, дотримання державними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства. При цьому, перевірка за зверненнями фізичних осіб є різновидом позапланової перевірки, під час якої перевіряється робота державної нотаріальної контори у межах предмета звернення.
49.          За результатами перевірки державної нотаріальної контори, на підставі висновків комісії Міністерство юстиції, головне управління юстиції видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок. І лише якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті або якщо державною нотаріальною конторою, державним нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Міністерство юстиції, головне управління юстиції приймають рішення про застосування до цих осіб заходів реагування, передбачених чинним законодавством.
50.          Наведені законодавчі приписи розповсюджуються і на процедуру розгляду скарги фізичної особи за Законом України «Про звернення громадян» щодо організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства.
51.          Під час розгляду справи, судами попередніх інстанцій не було встановлено того, що за результатами перевірки складалась відповідна довідка та позивачу була надана можливість викласти свої заперечення або пояснення щодо висновків комісії. Також не було встановлено того, що відносно позивача приймався наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень і помилок та за наслідками проведення перевірки ОСОБА_2 ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, а тому у ГТУЮ в Одеській області не було підстав для застосування заходів реагування, передбачених чинним законодавством.
52.          Щодо посилання скаржника на те, що він був несвоєчасно повідомлений про судове засідання в суді першої інстанції, яке відбулось 16.08.2017р., Суд вважає, що, з огляду на участь представника ГТУЮ в Одеській області при розгляді справи в суді апеляційної інстанції, відсутні підстави для скасування судових рішень з направленням справи на новий розгляд з цих підстав.
53.          Також Суд вважає вірним висновок суду першої інстанції про визнання поважними причин пропуску строку звернення до суду з огляду на встановлені в ухвалі Одеського окружного адміністративного суду від 14 червня 2017 року обставини щодо відмови у  відкритті провадження за позовною заявою ОСОБА_2 за правилами цивільного судочинства.
54.          Статтею 351 КАС України передбачено, що підставами для скасування судових рішень повністю або частково і ухвалення нового рішення або зміни рішення у відповідній частині є неправильне застосування норм матеріального права або порушення норм процесуального права. Порушення норм процесуального права може бути підставою для скасування або зміни рішення лише за умови, якщо це порушення призвело до ухвалення незаконного рішення. Неправильним застосуванням норм матеріального права вважається: неправильне тлумачення закону або застосування закону, який не підлягає застосуванню, або незастосування закону, який підлягав застосуванню. Зміна судового рішення може полягати в доповненні або зміні його мотивувальної та (або) резолютивної частин.
55.          Враховуючи те, що у справі немає необхідності досліджувати нові докази або встановлювати обставини, а рішення судів є помилковими лише в зазначенні мотивів відмови у задоволенні адміністративного позову у певній частині, то відповідно до ч.4 ст.351 КАС України Суд касаційної інстанції вважає за необхідне залишити касаційну скаргу ГТУЮ в Одеській області без задоволення та змінити оскаржувані судові рішення в мотивувальній частині.
56.          Керуючись статтями 341,    343,    349, 351,    356,    359 Кодексу адміністративного судочинства України, Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду, -
п о с т а н о в и в :
57.          В задоволенні касаційної скарги Головного територіального управління юстиції в Одеській області - відмовити.
58.          Постанову Одеського окружного адміністративного суду від 19 серпня 2017 року та ухвалу Одеського апеляційного адміністративного суду від 12 грудня 2017 року змінити в частині мотивів відмови у задоволенні адміністративного позову, в іншій частині - залишити без змін.
59.          Постанова набирає законної сили з дати її прийняття та не оскаржується.
Суддя-доповідач Н.А. Данилевич
Судді                                                                                           В. М. Бевзенко 
                                                                                          В.М. Шарапа